2014届毕业生人事档案归档迁移工作流程及应注意事项(草.doc

2014届毕业生人事档案归档迁移工作流程及应注意事项各学院：2014届毕业生人事档案归档迁移工作即将开始，为顺利完成毕业生档案材料的整理、归档和迁移工作，结合档案馆在整理转递2013届毕业生档案过程中所遇到的问题，现将学生档案迁移工作流程总结如下，希望各学院按此流程开展学生档案迁移的各项工作，以免给毕业生带来不便。工作流程及应注意事项总结如下：一、工作流程配合档案馆完成二次装袋完成材料的整理、初次装袋和移交提交毕业生档案材料签收表及未能按时毕业学生的名单（一）到档案馆领取档案袋，完成材料的整理、初次装袋和移交1、归档范围（1）、毕业生材料：包括成绩单、高等学校毕业生登记表、普通高等学校毕业生就业通知书（存根），学位授予通知书、论文答辩情况表等；（2）、奖惩材料：获得院、校级及以上的奖励审批材料；违反校规、校纪，触犯国家法律等行为被处理的各类处分材料（警告、严重警告、记过、留校察看和开除学籍）；（3）、组织发展材料：加入中国共产党、共青团（入党、入团志愿书、申请书、自传、转正申请书）或民主党派的相应申请及组织审批材料；（4）、学籍变动材料：转专业、休学、退学、复学、转学、入伍、出境或死亡等原因引起的学籍变动材料；（5）、其他供组织人事部门参考的应归档材料。2、初次装袋、移交（1）本、专科毕业生 （2010级本科生、2011级专升本）应归档毕业生材料整理到档案馆领取云南师范大学学生档案袋将打印、剪裁好的学生基本情况简表贴在所领取的学生档案袋上（该表请准备一式两份，学院张贴一份，另一份移交档案时带到档案馆）将所有学院形成的应归档材料装袋、在档案袋上标清“份数”（没有的材料在“份数”栏内划“”）填写、打印毕业生档案材料签收表一式二份以班级为单位捆绑后移交档案馆档案馆签收。附表二（2）毕业研究生（2011级研究生）按照研究生部相关要求完成材料整理填写、打印学生档案材料签收表一式二份以班级、专业为单位捆绑后移交档案馆档案馆签收。附表二 毕业研究生请准备学生基本情况简表一份，移交材料时交给档案馆。（二）配合档案馆完成二次装袋工作 各学院完成一次装袋后，请联系档案馆商洽二次装袋时间。（三）提交未能按时毕业学生的名单 附表三因为入伍、休学等原因不能按时毕业的学生，请填写2014年未能按时毕业学生基本情况表，在备注栏注明未能按时毕业的原因；有明确处理意见的，请注明处理意见。该名单在移交毕业生档案的同时提交给档案馆。注：学生基本情况简表、毕业生档案材料签收表、2014年未能按时毕业学生基本情况表请自行在档案馆网页下载。二、应注意事项1、各学院在整理学生档案材料入档时，归档材料必须要求为原件，为办理完毕的正式材料，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期及组织审盖章，复印件不能替代原件入档。2、归档材料在特殊情况下需存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。3、请学院在归入毕业生材料时，认真仔细核对归入毕业生本人材料，务必要装袋准确、齐全，切勿将材料漏装、错装。4、毕业生个人信息釆集准确，要求不能手填，以免出现问题时能够联系到学生本人。5、请学院提供普通高等学校毕业生就业通知书地址汇总表（附表二 地址为报到证抬头）电子和纸质各一份。请按专业、班级、学号顺序排列。（学院在釆集毕业生档案去向地址时，请要求学生尽量详细到省、市、县门牌号。如：云南省昆明市XXX街XX号XXXXX单位）6、有更改地址的毕业生，在更换报到证后请学生本人即时到档案馆变更地址。7、请学院通知考取、推免研究生的学生即时凭调档通知到档案馆填写详细地址并交调档通知。8、因毕业生档案是以机要方式转递，请学院在釆集毕业生档案去向地址时问清楚毕业生所就业单位是否与机要局有机要关系，以免退回无法转递。9、请毕业生在办理离校手续的同时再次确定本人档案地址。 备注：请各学院汇总2014届毕业生辅导员人员名单并报档案馆。 联系人：程宗省 65912830 石 敏 65912831附件一：学生基本情况简表姓名： 陈丹 政治面貌： 党员 性别： 女 学号： 104080261 学院： 外国语学院 年级： 10级 专业（班级）： 英语教育 （102班） 层次（专/本/研）： 本 联系电话：姓名： 政治面貌： 性别： 学号： 学院： 年级： 专业（班级）： 层次（专/本/研）： 联系电话： 备注：填写联系电话必须能够畅通，以免学生档案地址出现问题无法投递时，能够联系到本人）附件三：2014年未能按时毕业学生基本情况表学院班级学号姓名性别处理及未毕业原因附件二：毕业生档案材料签收表此表在移交学生档案时同时交两份，签收后双方各保存一份