物料采购流程.doc

佛山市高明永川机车配件制造有限公司文件编号YC-CG-P-02 文件名称采购作业流程文件版本A/0生效日期页 码第 6 页 共 6 页注：1.该流程负责人为采购部负责人，负责维护流程的运行、检查、培训指导、问题点收集、处理。2.在运行过程中遇到运作不畅等情况时，请通知优卓老师。3.与管理变革前文件有冲突时，一律依本文件执行。文件更改一览表版本更改内容更改日期更改人评 审 栏部 门人事部工程部品管部PMC部生产部(链轮车间)生产部(链条车间)采购部销售部财务部稽核中心会 签广东优卓企业管理研究所（签名）佛山市高明永川机车配件制造有限公司常务副总（签名）总经理（签名）采购作业流程图：序号 流程责任部门责任人作业内容1采购申请 询价、比价、议价采购订货通知单 采购单审批下达采购单采购跟踪来料接收退货处理 货款结算 订单结案各部门请购人按物料请购作业流程操作2采购部采购员无供应商的由采购员询价、比价、议价后直接购买，采购额在100元以上的须请示副总批准，采购额在300元以上请求总经理批准。有供应商的在询价、比价、议价后，经副总以上核准后购买。3采购部采购员采购员根据批准后的请购单制作采购订货通知单；无供应商的不需要采购订货通知单。4采购部总经办采购负责人董事长常务副总采购部负责人审核采购订货通知单，主要原材料由董事长批准；非主要原材料类由常务副总批准后实施采购。5采购部采购员采购员将审批后的采购订货通知单下达到供应商，并要求供应商在24小时内确认后回传。6采购部采购员采购员对采购物料的交期、品质等情况进行跟踪；分批交货的物料按PMC的物料交货排期跟催。7采购部PMC部采购员仓管员采购员通知仓库收货，仓库清点后通知品管检验。8PMC部采购部仓管员采购员仓管员将不合格物料的品种、数量、规格、供应商通知采购员，采购联系供方办理退货。9采购部财务部采购员财务根据合同核对账目，办理付款凭证财务按合同和付款凭证按期付款10采购部采购员采购员将入库单与相关的采购订单核对，采购批量交完后进行结单。1.0 目的为了规范和完善采购作业程序，确保物料的采购得到合理、有效的管控，特制定本作业流程。2.0 适用范围 适合所有物料的采购、采购入库及不合格品退换货的过程实施。3.0 职责3.1 总经办：负责所有报价单的批准，及机器设备、贵重配件的请购单批准。3.2 采购部：负责物料的采购 、退换货、进度跟催、对账等。3.3 PMC部仓库：负责物料管控，并按指令对不良物料作退换货处理。3.4 品管部：负责物料的品质验收工作，对供应商产品品质进行考核、统计；对供应商品质管理的辅导工作。3.5 工程部：所有采购产品图纸资料及时、准确提供，对采购新开发物料样品确认与评估。3.6 财务部：所有厂商帐单的审核、付款工作；采购单价的建立及采购订单的审核工作。4.0 作业程序：4.1.0 采购申请4.1.1 采购员对物料申购单的是否按物料请购作业流程操作，未按物料请购作业流程填写审批的有权拒绝受理；4.1.2 生产物料、包装材料、常用化工料、常用五金等常备库存物料由PMC部填写物料申购单，经PMC经理审核，常务副总以上批准后生效；4.1.3 其它杂项物料申请与审批详见物料请购作业流程中的杂项物品申购参照表；4.2.0 询价、比价、议价4.2.1 对于已经开发固定供应商的物料，要求多家报价后，并进行对比还价，将最后的报价呈常务副总以上批准后购买。4.2.2 对于没固定供应商的，采购员外出采购，采购额100元以上电话报常务副总同意后实施采购；采购额300元以上电话报总经理同意后实施采购，专职外出采购员不受此条例约束，但采购单价在2000元以上必须请求总经理批准后，方可实施采购。4.2.3 对于有合同有固定单价的物料，物料价格的每一次更新都必须由总经理签字批准后方可生效，采购员在一个工作日内将总经理签字的新价格以书面形式报董事长、总经理、常务副总、财务。并按总经理签字的最新价格更新采购客户资料，于每月5号前以书面形式上交总经理。4.3.0 采购订货通知单4.3.1 根据总经理或常务副总审批合格的请购单，对于已有固定供应商的物料，根据上月供应商评价表进行分配比例转换成采购订货通知单。4.3.2 对于没固定供应商，没有固定价格的外出零星采购， 无需转换成采购订货通知单，按4.2.2规定采购。 4.4.0 采购订货通知单审批程序4.4.1 所有采购订货通知单由采购部负责人审核；4.4.2 属主要原材料类的钢材由董事长批准；4.4.3 除主要原材料类的钢材外，其它物料由常务副总批准；4.5.0 下达采购单4.5.1 将审批后的采购订货通知单传真至对应的供应商，并电话询问供应商是否收到我公司订单，确保每份订单传递对象的准确性、及时性。4.5.2 供应商收到我公司采购订货通知单，要求供应商在24小时内回复准确的交期，交货数量，供货单价等相关信息，要求供方签署并以书面形式回传。4.5.3 对于采购订货通知单供方回复有异处，应征得需求部门及批准人同意后方可实采购；4.6.0 采购跟踪4.6.1 所有物料在下达采购订货通知单后，都必须登记到采购物料跟踪表，以便进行及时跟踪。4.6.2 所有物料交期省内提前3天/省外提前7天（凌源除外）询问对方的生产情况，在对方回复发货日期当天，打电话落实并确定是否已发货，并取得司机联系电话，以便在途跟踪。4.6.3 要求等电话通知分批到货的物料，物控员及仓管员在要求到货时间提前3天通知采购员，采购员联系供方后，通知仓管员具体到货时间。4.7.0 来料接收4.7.1 来料接收按仓库进料作业流程操作。4.7.2 来料品质检验按进料检验作业流程操作。4.7.3 对于发货运的材料，由于没有送货员到厂，采购员代理办理入库手续。4.8.0 退货处理：4.8.1 对于检验不合格的材料和生产过程中发现不合格的材料，仓管员将退货厂商、数量、金额、批次通知采购员，采购员通知供商退货处理。4.8.2 采购员通知供方退货，省内的当月内退货，省外的次月内退完。（凌钢须公司领导协调）4.9.0 货款结算4.9.1 账目核对与货款办理：根据合同，入库数量，材料有无质量扣款、延期扣款和挑选费用等与供应商在每月25日前核对好上月往来账目，且办理付款凭证，为财务提供付款依据。4.9.2 钢材每批核对办理付款凭证，且根据合同付款期提前一个星期办理好付款凭证交财务。4.10.0 采购订单结案4.10.1采购员将入库单与相关的采购订单核对，采购批量交完后进行结单，采购员将采购订单跟踪表相应的项目未交表格中剪切到已结表格中，标志相应的采购订货通知单正式结案。5.0.管理规定：5.1 未按规定进行采购的，或未按流程规定的时间内作业的，责任人捐款10元/单。5.2 确有特殊情况先采购后补单的(只限小额、少量特殊的物料),需先以联络单的形式进行审批,后于核准人回公司1个工作日内必须完成