文具申购规程范本.doc

文 件 名文具申购规程范本检索编码CM030156页 码41一、安装文具框架采购协议框架采购系统：Hw-pump;部门信息（框架采购）： Hw-pump。二、文具申购流程1.部门申购（15日完成）2.一级部门计划员审核（17日完成）3.一级部门计划员汇总（17日完成）4.营销管理办公室审核（20日完成）三、申购原则1.按必需的原则，对于可有可无的文具一律不申购。2.严格按20元/人/月，新人60元/人/月来进行文具申购（硒鼓、胶片、易得利除外）。四、填写方式为便于控制费用，每月文具申购分两张单。第1张单：用于申购硒鼓、墨盒、胶片、复印纸、易得利等耗材，不计入部门限额文具费用；第2张单：用申购除第1张单以外的文具，按每人标准文具费用来进行申购。在第2张单中的第一项备注中注明：部门总人数、其中新进人员人数，查明超支原因，以便于一级计划员进行审批：对于不按要求填写的文具申购，一级文具计划员有权不予受理。文 件 名文具申购规程范本检索编码CM030156页 码42五、填单注意事项1.填单前应查看本部门的部门信息是否正确，如部门信息有改动（部门主管或计划员变动），请将变动信息发邮件。2.在编码查询中查看文具的图片，具体做法为：进行编码查询点击相应的文具点击查看图形（此项功能正在调试阶段，下月要开始启用）。六、一级部门计划员的职责1.按标准进行审核，对违反标准和填写不规范的申购坚决予以驳回。2.负责汇总本系统所有文具申购。七、文具盒收货及发货流程供应商送货至收货人，由收货人发至相应一级部门，各一级部门秘书轮流担当本一级部门文具分发工作。文具收货人名单：负责国内营销部及产品部的收货工作；：负责宣传策划部及机关部门的收货工作；：负责国际营销部及交换事业部的收货工作。八、申购问题如申购有问题，可联系本系统维护人（TEL：， NOTES：）。文 件 名文具申购规程范本检索编码CM030156页 码43九、附相关部门职责1.申购部门职责(1)营销管理办确认本部门的收货人，及时维护框架部门信息及收货人信息（具体在部门信息框架采购数据库中操作），保证部门信息中的部门代码、名称、上级部门、人员信息、收货人及其详细的联系信息与实际情况一致。根据本部门各物品的实际申购审批流程，提出系统中流程信息的更改申请。监控本部门框架物品的申购及本部门收货人的操作情况。(2)申购人根据本部门需求，填写框架物品申购单（框架采购系统数据库中操作），对于框架采购中，物品描述不清楚的，可查看该物品的详细说明及图片。跟踪所填的申购单状态，提醒相关人员及时处理，直至申购单状态变为有效PR。填写本月申购时，预测下月的申购数量（必须为计划员）。根据邮件通知，及时与收货人交接清自己所申购的物品。(3)部门收货人根据系统中的应收货数量，清点供应商的供货数量，并在系统中确认。打印“框架采购收货清单”，原件送采购核算处，复印件保留存档（9月1日后，“框架采购收货清单”由中央收发监控部从系统中打印）。文 件 名文具申购规程范本检索编码CM030156页 码44按领货清单，将物品分发给申购人。在供应商的送货单“收货人”栏签名。(4)流程各环节处理人根据邮件提示，及时完成相关的审批、汇总等操作2.行政采购部(1)确认框架采购的物品及供应商，并及时修改网上信息。(2)根据实际需要，及时调整框架采购物品的价格（维护AVL）。(3)将框架物品的图片信息及相关的详细说明信息上网。(4)分配框架采购的各类物品，各供应商所占比例。(5)跟踪供应商的供货质量及框架协议执行情况。(6)计算、审核印刷品的PO单金额。3.中央收发监控部(1)根据供应商的送货通知，监督、确认各