公文常识_20140429223557.doc

常用的公文种类有：7 d/ h- 4 x, 8 ; a) Z% T一、决议。经会议讨论通过的重要决策事项，用“决议”。7 D8 z4 - J. L二、决定。对重要事项或重大行动作出安排，用“决定”。 M( m* X, eX5 O( a; 三、公告。向内外宣布重要事项或者法定事项，用“公告”。; kw K5 _9 M/ 四、通告。在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。/ 五、通知。发布规章和行政措施，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部，用“通知”。! C% & N! G3 A4 ?6 F; A六、通报。表扬先进，批评错误，传达重要精神、交流重要情况，用“通报”。 七、报告。向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。 八、请示。向上级机关请求指示、批准，用“请示”。 e+ e( o; J! u G4 F九、批复。答复下级机关的请示事项，用“批复”。* ! P4 y* o0 V7 O B/ f十、条例。用于制定规范工作、活动和行为的规章制度，用“条例”。& l+ nk9 RP- M. m1 8 F W# |b4 j十一、规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范，用“规定”。3 c4 |- E+ L3 s* |. $ F十二、意见。对某一重要问题提出设想、建议和安排，用“意见”。8 hX% jP; Q5 ( W十三、函。不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等，用“函”。1 B8 U$ M% V& U, f! p# k1 M- I十四、会议纪要。记载、传达会议议定事项和主要精神，用“会议纪要”。2 T9 G% ! _3 g6 P4 n1 x公文格式9 K0 ?: L# G, 7 n% C第一条 公文一般由眉首，正文、文尾三部分组成。, S6 J% _8 I+ z2 C4 ?8 s第二条 公文眉首包括发文机关、发文字号、签发人、紧急程度、机密等级等内容，一般用横线与正文部分隔开。 C. f2 r0 W# b a+ d% % w一、发文机关(公文版头)用醒目、整齐、庄重字体套红印刷，置于眉首上部，居中。a# ?+ P, k% |. I: X2 二、发文字号由发文机关代字、年份和顺序号组成，置于发文机关之下、横线之上，居中。r/ j; yk4 Q3 C: k三、向上级报送的重要文件，要标注签发人，置于发文字号的同行右端。7 wY0 Az6 _3 N2 |$ e. T四、紧急文件分“急件”、“特急件”两种，标于眉首右上角。 B! ? q1 S5 ( o五、秘密文件应准确标明“绝密”、“机密”、“秘密”，标于眉首右上角。* c* M! y1 9 a G- s第三条 正文部分一般包括标题、主送机关、内容、附件、落款、附注等。, s( m4 K, E 5 d一、标题置于眉首之下，主送机关之上，居中。标题一般包括发文机关名称、事由和公文种类，要准确简要地概括公文的主要内容，除发布和批转上级规章性文件外，标题一般，不加书名号，也不用其它标点符号。( n4 c3 r. S- e0 S5 a5 x二、“公告”“通告”“条例”“规定”“决议”“决定”等公文可不标明主送机关，其它公文应标明主送机关。主送机关一般置于正文内容之上、左端顶格。“决议”“决定”若标明主送机关也可置于文稿尾抄送栏。! l9 B6 三、正文内容的结构层次序数依次为“一、”“(一)”“1.”“(1)”。规章和规范性文件，按有关规定，用章、节、条、款、项标明层次。; z# d/ K9 b#四、附件名称标于内容之后，成文日期之前。附件一般与主件合订发送，不能合订的应在附件首页左上角注明文件发文字号，与主件同时发送。 |) 9 X% V+ T! P& 9 |五、文件落款，指正文末尾的发文机关名称、印章和成文日期。成文日期以领导签发日期为准。! R3 r. 2 ) x( b V& U六、公文除会议纪要外，应当加盖公章。加盖印章的公文一般不再另署发文机关名称。7 a7 v: # # _2 J/ z/ e: s文尾部分，包括主题词、抄送栏、印发机关栏、印发日期、份数等项。, f+ m8 G2 H, o- M: S! h9 S& w) x$ y第四条 主题词。置于横线之上左端，按主题词表规定标引，词目间间隔一个汉字距离。4 J3 ; d4 - o/ f第五条 抄送栏。在主题词横线之下。抄送单位可使用规范化的简称。第六条 印发机关及日期栏。在抄送栏下用横线与抄送栏隔开，左端署印发机关全称，右端署印发日期。: + h& 8 N2 g5 a第七条 文件份数。标于印发机关及日期栏横线之下，居右。& t) i7 U+ R7 L7 3 h8 o3 V第八条 公文文字从左至右横写，横排。公文用纸为A4型，并用统一印制的红头公文纸印刷，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。公文标题用二号宋体字，内容用三号仿宋体。公文的含义： 一、含义 $ ?4 E- f: C$ s, D T2 ?; j公文，即公务文书的简称，属于应用文。公文有广义和狭义之分。广义的公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。狭义的公文，是指党政机关处理公务时所使用的公文。7 & X1 b0 g5 z6 8 f 二、分类 - X6 e2 J: zE3 G& S公文按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、指示、公告、通知、通知、通报等。平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。通知、公文纪要有时也可作为平行文。4 t7 n& P. p3 T: % I公文按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文。公文内容有时限要求，需迅速传递办理的，称紧急公文。紧急文件可分为特急和急件两种，紧急公文应随到随办，时限要求越高，传递、办理的速度也就要求越快，但要“快中求准”。随着社会的发展，对公文的时效要求越来越高，即使常规公文，也应随到随办，以提高办文效率。/ f1 q* B1 f % Y* k- _公文按其机密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。绝密、机密、秘密公文又称保密文件，是指内容涉及党和国家的机密，需要控制知密范围和知密对象的文件。文件的密级越高，传达、阅办、保管的要求也越严。0 t) z2 j% h+ |8 g8 ?& ?|O 三、公文的行文关系 ) I8 e+ 1 K! h; | X( v, （1）行文关系，是各级党政机关、各个部门和单位之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。机关部门、单位之间的相互关系，一般可分为同一系统上下级之间的相互隶属关系，同一系统的平级机关之间以及同一机关各部门之间的平行关系，不同系统的机关、部门之间不相隶属关系。行文关系是根据行文单位各处的隶属关系和职权范围确定的。6 u. y: P1 g$ I7 S4 u（2）建立正确的行文关系，遵守必要的行文规则，有助于机关、部门、单位维护正常的领导和管理，避免行文混乱，防止“公文旅行”，克服文牍主义，提高工作效率。一定的行文关系，规定和约束了公文按照一定的方向运行，通称为行文方向。行文方向是行文关系的反映。行文方向分为上行文、平行文和下行文。在具体行文中，根据组织关系和工作需要，可以采取逐级、多级、越级、直达、直接等不同的行文方式。% # L* x G g* tB7 Y（3）遵照以下规则：按照职权范围行文、按隶属关系行文、一般应当逐级行文等。4 t0 z4 u3 5 Y$ （4）行文其他注意事项：主送与抄送应准确得当；一般应一文一事；准确把握联合行文规定、公布公文如不另行文，应在公布时注明。) r$ I7 d ; w2 2 j( d: ( 8 P& K, m6 公文处理方法% e9 r( ?% H D$ b- |W1 P/ Z1 ) 9 v 第一节 公文处理基本原则7 U7 8 j9 ZS公文处理基本原则是对客观规律的正确反映，是衡量公文处理活动优劣的质量标准。, y, x4 A; T/ Je; N0 公文处理基本原则是：法制、实事求是、全面质量、时效、集中统一、党政分工、简化。% 4 l) c3 w+ a8 m; w0 c6 C 第二节 收文处理程序与方法6 ; a% E! l4 W2 U0 Y2 d3 T一、收文处理的一般过程7 E) A2 K( $ f8 s. E; g收文处理是指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理活动。3 a9 & n+ W1 j+ J8 d. 收文处理的一般程序为：签收、外收文登记、启封、内收文登记、分办、摘编，拟办、承办、注办，组织传阅、催办、查办，处置办毕公文。9 h/ k9 h0 D2 i5 O5 I. * $ t j上述具体的工作活动，依其性质的不同可分为收文办理与收文管理两大类活动。# w: 1 6 c; E% r4 D4 y) X二、收文办理活动方法要点; H8 B+ H7 S- r- N（一）拟办4 b! z$ 6 a- h拟办实际上是一项辅助决策活动，目的在于为决策活动提供可供选择的方案。3 z( 1 j/ + P: Y$ G0 X$ e2 c8 T拟办的范围。$ g; w5 a/ |做好拟办工作应注意的事项。7 X! 6 K a! O/ y9 7 h F（二）批办$ b Q! Z r; O* ?批办是一项由法定责任者履行法定的事务处置权的决策性活动，它规定了对具体公文的处置方法、程序、具体承办责任、承办原则与要求等，对公文效用的实现具有决定性影响。% R Y* b 9 g6 我国各级行政机关的公文批办工作实行合理分工、分层负责的制度。 批办的范围。% : P( J2 c% g) t1 a批办公文时应注意的事项。. ?- c2 Y$ H z3 v3 Z（三）承办% j, h* v1 F# F! V- X. R- wx由于公文只有经过承办才能产生切实的效用，因此，它是公文办理中的中心环节。 承办公文的方式有多种。 承办公文是公务机关各级工作人员的重要职责，承办工作的依据。7 W; T9 t1 N: 承办公文时应注意的事项。$ I M1 a cYU4 p- Q6 R（四）注办8 X7 a3 o. D) f: V& p# G+ s, a1 l! 注办的主要作用是备忘待查，为日后查考了解某一公文的承办过程、承办方式、承办结果提供依据。同时，这顶活动还有利于建立井然有序的承办工作秩序，避免重复和混乱。 注办由承办人随手完成。 E6 u/ y) X# e1 U三、收文管理活动的方法要点! P% t3 E5 P9 _0 _: h（一）公文签收, i) k5 W4 a; M( E4 U6 O& u( 签收是指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续之后，分别从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或者通过自备的通信设备收取公文。# H& E% F- Y8 + W5 da8 V0 b（二）公文登记3 I- A2 Y- h% F) Q5 K公文登记的形式主要有簿式、卡片式、联单式三种。+ L% |8 S! p% l( （三）启封2 h5 r y _- k6 x公文在启封时必须注意遵循特定的规则。2 E s% q4 k6 l4 p) J（四）分办2 w) k3 W5 A& F! |& b9 Q4 r( r) i; b分办的实质是为公文确定运转方向，它是一项事关公文能否准确、迅速、有效地得到实质性办理的决定性的工作。3 g a) Z0 | m# q- j% k) U分办的主要依据。/ z0 0 |9 N, m9 Z# i（五）公文摘编0 I9 m; R3 ?* j9 o7 c摘编指对重要公文在投入办理之前所做的加工，包括编写文摘或提要，编写综述，汇集有关数据资料等。摘编的目的主要在于为公文的办理提供便利，节省办理时间，使公文能更加快捷、有效地得到办理。7 ! v9 q# X, f摘编的方法。# B& a5 i; m 6 / _5 |( Z/ T（六）传阅的组织) At8 G( o$ S; a1 q+ f正确组织公文传阅可使公文得到及时有效的运转处理，避免延误时机、空费时间和精力，从而实现并放大公文的效能。3 m* X& 1 c) G: i$为使组织传阅的活动能取得更好的效果，应注意遵循特定规则。: C5 !（七）公文的催办4 O. 4 L G4 i( - j催办是指根据承办时限和有关要求对公文承办过程所实施的催促和检查活动。这项活动有利于加速公文的有效运转，防止失控，有助于避免公文的积压延误，对公文效用的迅速有效地实现具有推动作用。( J7 S5 X2 z( A( I$ o/ 7 M催办有两种形式，一种是内催办，一种是外催办。5 ( pw _, J I7 $ 0 （八）公文的查办9 _3 8 y9 t$ L% $ y3 G公文查办是指核查重要公文的执行情况，督促并协助承办单位全面、具体地落实公文精神，解决有关问题的活动。; Q6 6 j0 m- I4 查办工作的常用方式与催办方式基本相同，并往往结合并用几种具体方式。- f( O9 Z7 o+ t+ P/ ) . G6 N# U : H# c: 第三节 发文处理程序与方法; M b : Y, K. q& m一、发文处理的一般过程3 Y7 R7 n5 T( s) s s发文处理是指机关内部为制发公文所进行的创制、处置与管理活动。* ?8 w8 ?6 S5 L: c4 S6 d发文处理的一般程序为：拟稿、会签、核稿、签发，注发、缮印、用印或签署，分装、发出，处置办毕公文。这一程序具有很强的确定性与不可逆性。3 I4 X# x! l4 d& K O- N二、发文办理活动的方法要点5 Y. i# m- v9 z4 Z/ P& f3 ! f（一）文稿撰拟2 , z( u2 M d% g+ o（二）会商4 ? a C* U& w5 OV会商的作用主要是维护公文的合法性、有效性，维护政令的统一一致。0 K3 X) H, m* k, y6 H: Z+ g会商由发文机关主动组织，就有关问题协商完毕后，应请这些机关或部门的有关责任者签注会商意见。; p2 g7 o0 h3 8 B/ x# （三）核稿2 x; 3 I j4 e4 P+ V* . E从一定意义上说，核稿是拟稿工作的延续，而另一方面它又是终审定稿工作的一个组成部分。这项工作对控制公文数量与质量有着重要意义，同时，还可以节省各级领导者用于审阅批改公文的时间和精力。, g! R( A$ Yw! g; i8 ? z审核具有全面性，无论公文内容还是形式或程序都在核查之列。4 c3 Z2 A% p2 |, z3 G1 W（四）签发+ q N f. C! f签发是对文稿的又一次全面核查，更是对公文质量与正式效用的最终确认。签发人在批注之前，必须对文稿做全面审核，及时纠正或弥补文稿中的错漏，确认无误后再行批注正式发出意见并签注姓名和日期。文稿经签发成为定稿后，其他人不经签发人同意，均不得再做任何修改，否则将负行政或法律责任。$ 2 j1 G& e. d3 M0 签发的种类。0 j2 y# g/ y$ d2 S# $ n) F（五）签署- # x2 n! Q0 & Q- M签署是指签发公文的领导人亲笔在正式发出和使用的公文正本落款处签注姓名的活动。 签署权的归属。- E: s% t$ 6 b9 v5 X三、发文管理活动的方法要点9 8 ?) e* M, x! t2 y（一）注发2 c! a( S9 p, j# u( t5 U注发需要根据领导意图（主要是签发意见）以及有关规定和有效表达公文内容的需要进行。+ O8 h$ Qh+ I+ |& e5 u（二）缮印的方式与程序! i/ e8 X, & . O* O缮印即缮写、印刷的简称。缮写就是誉录抄写；印刷就是应用专门的印刷技术批量“复制”文字、图形或图像。它们均为制作书面公文的主要方式。+ ( , ! |% U! qY4 EQ c（三）校对的内容与方法7 r& s2 4 J3 C5 6 R7 校对就是以定稿和格式设计要求为基准，对校样（反映印版全貌的纸样）或缮写誉录完毕的文件进行全面核对检查，以发现并纠正各种错漏，确保文件质量。$ M- p8 |. % S: H) 校对工作的主要内容。% d X+ d, e: k, p3 C6 P* i校对方法：对校法、折校法、读校法。) Y# l7 I. R3 m+ U2 I/ O（四）公文用印+ v/ M: u- Q# O/ F& ! x用印就是在文件上加盖印章，以表明印章所代表的国家机构或其他社会组织对文件承担法律责任，表明其对公文法律效力的认可。5 C-用印时应注意遵循规定的原则。% x5 n& g2 m. Z/ , + f（五）公文分装的步骤与方法2 M8 x9 ?7 h% o7 d分装是指按照规定具体拣配和封装公文的活动，其具体步骤一般包括：清点、拣配、登记、装封、捆包（袋）、转交外收发签收。/ w& S* g$ X. W$ P( ?# c: T6 ?（六）公文的对外发出. e! R1 0 x+ u+ 2 发出公文就是将已封装完毕的公文以多种方式传递给受文者。这项活动主要是机关外收发（通信部门）的职责。( L7 O* M: L2 v/ pv0 w0 W公文除需直接专门投送给规定的收文机关之外，大多数情况下是通过间接传递通道转投。这些通道主要包括：普通邮寄、机要通信、机要交通、公文交换、电信等。6 R5 c3 P( E T$ _2 V: B 第四节 办毕公