EBS_总帐功能点操作手册.doc

总帐功能点操作手册作者：韩业邦创建日期：2012-03-10更新日期：2012-03-16版本：1.1文档控制更新记录版本日期姓名说明1.02012-03-10韩业邦1.12012-03-16 韩业邦功能点补充审阅序号姓名角色说明123分发序号姓名角色说明123目录一、基本概念21.1键弹性域：21.2说明性弹性域：61.3值集：71.4段值：91.5累计组：121.6菜单：141.7职责：151.8预置文件：16二、帐簿管理172.1总帐组织结构172.2总账分类账（账套）：192.3总账科目表192.4总账本位币：202.5总账日历：212.6总账会计期：222.7子分类帐方法：23三、凭证管理233.1日记帐来源：233.2定义日记帐类别：243.3凭证编号：253.4凭证录入：263.5凭证复核：293.6凭证调整：3037凭证反冲323.7凭证审批：343.8凭证过账：393.9外币凭证403.10统计凭证413.11经常性日记帐423.12成批分摊凭证453.13凭证导入45六、外币业务476.1币种设置476.2汇率类型：486.4余额重估54七、余额查询5571帐户组合：557.2汇总帐户：567.3汇总模版：567.4帐户余额查询：57八、总帐预算608.1预算定义608.2预算组织定义608.3预算控制组定义608.4预算控制级别608.5预算控制设置618.6预算录入和查询61九、总帐报表619.1标准报表61平均余额试算表：61平均余额审核报表：629.2FSG报表定义629.3行集和列集629.5报表输出67十、总帐安全性7010.1交叉验证规则7010.2安全性规则72一、基本概念1.1键弹性域：概念：用于建立可以输入和显示与业务相关信息的自定义字段的一项 Oracle 应用产品功能，其中oracle应用产品中的总帐管理系统会计弹性域为键弹性域。弹性域分类：关键弹性域和描述性弹性域关键弹性域通过描述了由弹性域标识的实体的特殊特性，在application中，关键弹性域包括：总账科目、库存物品、固定资产等。描述性弹性域虽然不要求像键弹性域一样产生有意义的代码，但是它们也描述了实体的其他特性。描述性弹性域在applications数据库表中被视为属性列，而关键弹性域被视为段列。关键弹性域允许根据需要使用任意代码组合以描述实体。每个关键弹性域确定一个实体具有多少段、每个段的含义、每个段可具有的值以及每个段值表示的含义。会计科目弹性域是标识唯一科目表的关键弹性域的一个实例。说明性弹性域可以帮助系统获取业务所特有的重要附加信息。键弹性域设置：路径：总账超级用户设置财务系统弹性域关键字段下面以“总账管理系统”的“会计弹性域”为例。键弹性域涉及“总账管理系统”、“库存管理系统”、“资产”、“人力资源管理系统”等，对于每一个系统，都对应若干弹性域。“总账管理系统”下有accounting flexfield、GL ledger flexfleld、Reporting Attributes Accounts.在系统构建的阶段需要设置会计科目弹性域。步骤1：在工具栏中单击“查找”按钮，在出现的对话框中单击 “总账管理系统 Accounting Flexfiled”选项，将出现如下图所示的对话框。具体操作如下：1 再出现的对话框中，输入要创建的弹性域名称，并搜索。如下图示：2步骤2：此键弹性域支持多结构，所以可以单击工具栏上的“新建”按钮，插入新建弹性域结构，如下图所示。12说明：应用产品：为谁而建的弹性域，就应用哪个产品。（这里是为总账管理系统设置的会计弹性域。）代码、标题：会计弹性域的一个名称。（尽量简短、明了、唯一、英文字母为佳。）视图名称：如果要生成此结构的数据库视图，则输入视图名称。（这里没有要求。）允许动态插入：这样可允许动态生成账户各段的组合，不过值集的值仍需预先定义交叉验证段：可以限制用户输入无效帐户段值组合。使用交叉验证与段验证是有区别的，使用交叉验证规则可以防止不存在的组合。如企业既要生产电脑又生产汽车，就要防止出现创建不伦不类的对象，如，宝马车cpu，联想电脑车灯。，更直观的来说，假如我有一个弹性域，其中公司段有01和02两个可能的值，但成本中心段也有多个，而且01公司段只能对应001到009范围内的成本中心段，而02公司对应010到019这样的成本中心段。那么这时就有必要创建交叉验证规则，确保用户不会出现如01-010这样的错误组合。段分隔符：在应用表单显示级连的段值或说明时，需选择要用来分隔弹性域段值或说明的字符。在选择分隔符时务必小心，以免与弹性域数据发生冲突。请不要使用段值中使用的字符。如下图所示共有四种，并无实在的意义。安全性：允许哪些职责操作哪些段的哪些值，主来用来设置平衡段的访问规则，所以如果有多个实体，那么一定要设置；否则看需要冻结弹性域定义：通过选定“冻结弹性域定义”复选框来冻结弹性域结构。如果要设置或修改弹性域段，则要把冻结的弹性域解冻。否则，大多数所要做的更改将无法进行。段：这里的段可以理解为“弹性”，若干个段的值集可以相互组合，代表不同的意义以满足业务需求。(数量上不能超过30个。)步骤3：上一步骤完成后，单击上图 “段（M）”按钮，在出现的对话框中单击“打开”按钮，将出现如下对话框，可以在此创建段。截图：现将重要参数做如下说明：显示：指明是否要此段出现在弹性域窗口中。如果您不显示段，则应提供默认类型和默认值，这样用户就无需为此段输入值。如果您不显示某个段，但又不为它提供默认值，则用户在使用此弹性域时会看到错误消息。（如果要定义“会计弹性域”，则必须显示所有段。）索引：如果要定义“会计弹性域”，可能会选定“索引”复选框。值集：输入您要弹性域用来验证此段的值集名。要求：指明您是否要求为此段输入值。如果要求，则用户在退出该弹性域窗口之前必须输入一个值；否则，该段是可选项。（“会计弹性域”中的所有段均必须输入值。）启用安全性：指明是否允许对此段使用安全性规则。否则任何已定义的安全性规则均被禁用。 如果此段的值集不允许使用安全性规则，则此字段为只显示字段。范围：如果您要弹性域根据此结构中另一段值来验证段值，则在“范围”字段中选择“下限”或“上限”。（如果为一个段选择“下限”，则必须也为该结构中的另一个段选择“上限”（反之亦然）。否则不能编译弹性域。）显示大小：段所能显示的字符长度。说明大小：在窗口显示段值时，其段值说明的字符长度。级连说明大小：在窗口显示段值说明时，作为级连弹性域值的级连说明一部分时的字符长度。1.2说明性弹性域：概念：组织可以扩展捕获额外信息的字段，这些额外信息不能通过 Oracle 应用产品跟踪得到。说明性弹性域作为单字符、未命名字段显示在窗口中。组织可以自定义此字段来捕获特定于业务的额外信息。说明性弹性域包括两种不同类型的段：全局段和上下文相关段。我们可以决定要在说明性弹性域结构中使用的段。全局段是始终显示在说明性弹性域弹出式窗口中的段，它与上下文（表单中的任何其它信息）无关。上下文相关段是可能会显示的段，是否显示要取决于表单中的其它信息。如果存在上下文相关段，则说明性弹性域需要上下文信息（上下文值）来确定要显示的上下文相关段。说明性弹性域可以从表单上的某个字段，或说明性弹性域弹出式窗口中的特殊字段（上下文字段）中获取上下文信息。如果说明性弹性域从某个表单字段（可能对用户显示，也可能隐藏）中导出上下文信息，则该表单字段称为说明性弹性域的参考字段。1.3值集：概念：每个段都对应一个值集。公司段的值集为包含所有公司代码的值列表，包括法律实体及基于公司管理需要而设定的运营实体。成本中心段的值集可能是企业中的一个具体行政组织，也可能表示共享一个成本中心的多个行政组织的组合，还可能是表示基于统计管理需要而设定的多个成本中心的组合。“账户”段的弹性域限定词为“自然账户段”，其值列表即法定科目表及为统计需要而设置的汇总科目。设置：路径：总账超级用户设置弹性域关键字段步骤4：在步骤三的上图中输入所需信息后，即可建立了弹性域结构的段,然后点击上图所示右下角“值集”按钮。（当然值集和值的设置，也可以通过以下步骤来完成。如下图所示：）格式类型：值集的格式，系统提供了一下几种格式类型，字符、日期（不再使用）、时间（不再使用）、数字、标准日期、标准日期时间；安全性类型：无安全性、分层安全性、不分层安全性；不分层安全性：父值的安全性规则对子值没有影响。分层安全性：父值的安全性规则同样适用于子值，可以看到子值，但是不能使用。无安全性：不能设置安全性规则验证类型：系统提供的验证类型有，无、独立、表、对、从属、特定、可转换独立、可转换从属。其中无表示允许用户输入任意值时，只要该值符合值集格式规则；独立表明其值集提供了预定义的段值列表，这些值可能有关联的说明；表表示值集提供了类似于独立集的预定义值列表，但是其值存储在应用表中。最大尺寸：该值集所允许的最大字符数( 这里说明一下，列表字符长为25，所以值集名不能大于25，否则段中输入值集时不合法报错。)列表类型：值列表、长值列表、弹出式列表（这里说明的是，值集建立完成后，可以立刻选择添加到段下，如下图所示。）步骤5：与步骤四相同，点击下图右下角所示的“弹性域限定词”按钮。（这里举例集团级别的弹性域限定词名称为平衡段，即在集团这一级别内，会计账户借贷永远是平衡的。）1.4段值：概念：会计科目的弹性域结构是由几个段组成的。在EBS系统的会计科目弹性域结构中，体现国家法律法规要求的“会计科目”成为其中必不可少的一个组成段即“自然账户”段，系统在自然账户之上所附加“公司、部门”等多个段信息，大大方便了在公司内及公司间的会计数据的统计分析工作。这里我设置了四个段的会计弹性域，如下图所示：设置：路径：总账管理模块-设置-财务系统-弹性域-键-值步骤1：在出现的对话框中，查询值所属的值集。您可以按值集，或者按使用值集进行验证的弹性域段或并发程序参数来查找值。步骤2：在如下图所示的对话框中，添加段值。重要参数做如下说明：截图：转换的值：如果值集类型为“可转换独立”或“可转换从属”，则启用“转换值”字段说明：对该值所作的说明或解释启用：是否启用该值步骤3：输入相关信息。如果定义的值集用于“会计科目弹性域”的值，请定义层次结构和限定词信息。如下图所示：“账户”段的弹性域限定词为“自然账户段”，其值列表即法定科目表及为统计需要而设置的汇总科目。“自然账户段”的“段限定词”，它规定以下的内容：是否允许预算，是否允许过账，所属于的账户类型，第三方控制账户，调节。“弹性域限定词”与“段限定词”是两个不同的概念，段限定词的取值受控于弹性域限定词的取值。为会计科目弹性域添加“公司、部门、会计科目、备用”四个段，其中“公司，部门、会计科目”三个段必设段，分别对应“平衡段、成本中心段、自然账户”。在“弹性域限定词”里面都必须进行设置。系统允许会计科目弹性域结构设置最多30个段，但必须至少包含三个段“平衡段、自然账户段、成本中心段”，由于会计科目弹性域结构一经设定并使用之后，以后修改比较困难，故通常会设定一个或多个预留段。1.5累计组：概念：累计组是父值的集合。只能为累计组分配含有子值的父值。父值和子值属于同一值集，此值集随后将连到键弹性域段。 父值是与一个或多个子值关联的值。可以将父值分配给累计组。可以通过定义属于父值的子值范围来创建父子关系。可以将使用父子关系用于报告和其它应用。 子值是属于父值范围内的值。子值可以属于多个父值。子值并不是从属值；也就是说，实际的子值并不依赖另一个段的值。在定义键段值之前，可以使用“累计组”窗口定义累计组。然后，在定义父值时将父值分配给累计组。设置：路径：总账超级用户设置财务系统弹性域关键字组步骤1：在打开的如下所示的对话框中，输入代码、名称、说明(可选)，然后单击保存即可完成累计组的创建。步骤2：在段值窗口中，选择“值；层次结构；限定词”标签，如下图所示，可将某一父值加入到累计组中。截图：注意：如果父段值含有子值，则不允许过账（限定词为“否”）。下图为“自然账户”下设置一累计组，在定义“自然账户”值集时引用。注意：累计组对应的限定词里的“是否允许过账”应该设置为“否”。在“自然账户”值集中进行引用。1.6菜单：概念：最基本的菜单是系统预置的若干“表单功能”所组成，基于某些特殊需要，系统还可以提供虽不可见但可由表单内包含的逻辑调用的某些非表单“子功能”。用户可以自定义包括若干系统预置的“基本菜单”作为“子菜单”的用户菜单，自定义的“用户菜单”也可以作为“子菜单”来使用，这样就形成了一个菜单结构。设置：路径：系统管理员应用产品菜单为了方便用户进行操作，将所有用户需要的子菜单集中在一起，分配为一个总的菜单（如此设置，使系统的灵活性与安全性有机结合），然后指定给设定的某个职责。最后供职责设置时对菜单的调用。这里以总账超级用户的菜单为例，它需要包括的子菜单有日记账、预算、查询、币种、合并、报表、设置、其它等。1.7职责：概念：设置：路径：系统管理员安全性责任定义这里以总账超级用户职责为例，引用了上面定义的菜单“GL_SUPERUSER”。另外还可以设置“请求组”、“数据组”、“排除功能”、“有效日期”等。每个责任必须对应关联一个确定的菜单，但可以使用“排除”功能使之具有不同的菜单结构组合。“责任名”总是从属某一“应用产品”，不同的模块可定义具有完全相同的“责任名”，但这两个完全相同的责任名在“配置文件”作层次结构设置时，可以具有不同的值，这为系统提供了灵活性。责任一经定义就不可删除，只能通过设置有效期使之失效。人员的定义：设置路径：人员信息录入：1.8预置文件：概念：设置总帐应用产品中每个配置文件选项的值，来指定总帐管理系统如何控制对数据的访问和处理。可以在以下一个或多个层上设置配置文件选项：地点、应用、责任和用户。只能在用户层使用“更新个人配置文件选项”窗口来设置配置文件选项。而系统管理员可以在不同层使用“更新系统配置文件选项”窗口来设置配置文件选项。EBS系统的配置文件的“应用设置”非常方便灵活。系统的配置文件设置具有“结构层次性”，对于某一个具体的配置文件，系统允许最多可以在6个层级进行设置并发挥作用。而具体能在上述6个层级中的哪些层级“可见、可设置”，则取决于这些配置文件的原始定义的相关属性。设置：路径：系统管理员-配置文件-系统实际应用程序访问“配置文件”时，将按照从“地点”到“用户”，由低到高的“优先级”顺序发挥作用。设置：路径：系统管理员配置文件系统这里以总账的部分预置文件为例。最高优先级的“用户层”如果留空不取值，则系统将默认上一层级（责任层）的设置值作为自己的值，如果上一层级留空，系统将逐级前移直至最低优先级的“地点层”。二、帐簿管理2.1总帐组织结构概念：R12中法人实体的设置与R11有所不同。在定义“分类账”时的“会计科目设置管理器”中分配法人实体LE。一个分类账设置（主分类账或辅分类账）可以添加多个LE，但每个LE只能一个SOB，这与真实世界的法规要求是吻合的。一个法人实体下面可以有多个业务单元。（注意，在分类账设置之前，业务组最好先在库存职责下建立。）业务实体是系统组织设置的重要组成部分，它与法人实体本身没有必然的关系，与会计科目弹性域结构中的“公司段”也没有直接关系。从企业实际业务管理角度去看，业务实体可以看作是在系统在中按照业务的相似性，把多个不同公司的业务处理过程及数据划分成相对独立的“管理单元”。在每个管理单元内部，各公司的业务运作共享相关数据并执行统一的业务策略。设置：路径：总账超级用户设置财务系统会计科目设置管理器会计科目设置创建法人实体。填写“标识信息”和“法定地址”。创建会计科目设置：分配法人主体。点击“添加另一行”，将上面建立的法人实体分配为会计科目。定义会计科目表示：输入主要分类账的名称，引用会计科目弹性域处设置的弹性域结构，输入会计日历，定义本位币和子分类账会计方法。2.2总账分类账（账套）：会计科目弹性域结构（COA）、币种（Currency）、日历（Calendar）三者的组合构成了EBS R11及之前系统的所谓“账套”。在R12中，再增加一个维度“会计方法或会计惯例”，即成为“分类账（Ledger）”。所谓“会计方法或会计惯例”。EBS R12中定义的一个“主要分类账”可以附带定义与之关联的多个“辅助分类账”。2.3总账科目表概念：会计科目是企业进行财务数据核算工作的基础，各个国家基于企业截长补短与税收工作的需要而制定的会计法律法规都对之有相应规定。我国的新会计准则将会计科目分为六大类：资产类，负债类，共同类，所有者权益类，成本类，损益类。但是当会计业务管理需求复杂，企业从单公司向多公司集团化发展时，就必须考虑在系统层面如何方便对多个公司的会计数据进行集中统一管理。Oracle的ERP产品最初是从财务软件发展起来的。其中包含“多公司信息”的所谓“会计科目弹性域结构”设计，使得财务工作的集团管控更加具备技术上的可能性与方便性。设置：在前面的会计科目弹性域已经提及，这里省略。2.4总账本位币：概念：本位币，也称主币，是一个国家的基本通货和法定的计价结算货币。所谓基本通货，是指一个国家的计价标准单位。币种设置：路径：总账超级用户设置币种定义EBS系统初始安装已经预置了几乎所有企业可能使用到的币种，必要时还可以加，用户可以决定哪些币种需要启用，以及维护使用时的“精确度”。系统初始安装时仅默认启用了USD，其它币种需要作启用设置。设置本位币：在币种下面填入将要指定给本位币的币种，这里我指定RMB为本位币。2.5总账日历：概念：EBS中的日历设置包括两大类，一类是会计工作相关的，包括“会计日历”、“会计事务处理日历”等，它们的使用范围较小，有专门用途，一般是在总账模块设置；一类是工作日日历，它与企业的日常业务工作相关，使用范围广泛，大多数涉及库存组织的业务模块都可能与之相关。而此处的日历是指总账日历。设置：路径：总账超级用户设置日历定义期间类型为如上图，然后将定义的日期类型指定给“会计日历”。一共13个期，第13期为调整期。期间类型引用之前定义的类型。2.6总账会计期：概念：会计期有打开，关闭，永久关闭，从不打开和将来录入五种状态。打开：允许日记账分录和过账，可以打开无限的会计期，但这要会降低过账的速度关闭：在会计期重新打开之前不允许日记账分录和过账，但允许报告和查询。当要在已关闭的会计期中过账日记账，需要重新打开已关闭的会计期，然后手工关闭该会计期永久关闭：不允许日记账分录和过账。无法更改此期间状态，但允许报告和查询从不打开：不允许日记账分录和过账。总账管理系统将对日历中第一个打开期间之间的任何期间，或者任何定义的但不可在将来输入的期间指定此状态。无法更改此期间状态。将来录入：允许日记账分录，但不允许过账。期间尚未打开，但在“账套”窗口中指定的可将来输入的期间之内。将来可录入的期间数是一人固定值，可以在账簿定义窗口指定总结：oracle定义了五种会计期状态：可否输入凭证可否过账备注从未打开否否将来是否打开是是关闭否否能再打开永久关闭否否不能再打开设置：路径：总账超级用户设置打开/关闭2.7子分类帐方法：概念： 确定子分类帐会计程序如何处理会计事件的一组相容的应用产品会计定义。为分类帐分配子分类帐会计方法。（ 例如，美国的 GAAP 会计方法就是一个子分类帐会计方法，它包括一个美国 GAAP 应用产品会计定义，用于 Oracle Payables、Oracle Assets 和其它 Oracle 应用产品。此方法分配给使用美国 GAAP 的分类帐）EBS R12“多账簿”功能的核心与关键是各相关模块（子分类账应用产品）在向总账模块传送日记账时，如何自动为总账中的“主要分类账和辅助分类账”自动生成各自的日记账分录。这就涉及到分别为主辅分类账设置“子分类账会计选项”的问题，它包括两个步骤:一是为系统定义哪些应用模块可以使用子分类账会计方法。系统已经预定义了包括PO/AP/AR/CST/FA等在内的21个需要用到子分类账会计方法的应用产品。二是为已经定义的子分类账的应用模块分别针对主、辅分类账设置“子分类账会计选项”。三、凭证管理3.1日记帐来源：日记帐来源可以识别日记帐分录的来源。总帐管理系统会提供许多预定义的日记帐来源。另外，应至少为非 Oracle 支系统的每个日记帐分录定义一个日记帐来源，以便可以帮助跟踪导入的日记帐分录。 对于每个日记帐来源，可以指定是否为从支系统导入的汇总日记帐导入详细参考信息。也可以选择冻结日记帐来源，以防止用户更改自此来源过帐至总帐管理系统的任何日记帐。 如果已经为帐套启用日记帐审批，可以在过帐日记帐之前，要求高级管理层对具有特定日记帐来源的日记帐进行审批。可以为特定来源定义公司间和暂记帐户并为其运行自动过帐程序，也可以按来源导入日记帐，并按来源使用“外币日记帐”或“普通日记帐”报表报告日记帐。 总帐管理系统将提供以下预定义的日记帐分录来源：AX库存分录，AX应收款分录，AX应付款分录，固定资产系统，平均余额合并，预算日记账，结转日记账分录，合并系统，历史数据兑换，人工保留分录，库存控制系统，人工日记账分录，制造，成批分配，成批维护移动/合并，成批维护移动/合并冲销，系统默认值，应付款系统，工资系统，个人系统，项目会计，采购系统，帐户应收款系统，经常性日记账分录，重估日记账分录，收入会计系统，电子表格，统计日记账分录，预算转账。设置：路径：总账超级用户设置日记账来源导入日记账参考： 对于每个日记帐来源，可以指定是否为从支系统导入的汇总日记帐导入详细参考信息。冻结日记账：选择冻结日记帐来源，以防止用户更改自此来源过帐至总帐管理系统的任何日记帐。 要求日记账审批： 如果已经为帐套启用日记帐审批，可以在过帐日记帐之前，要求高级管理层对具有特定日记帐来源的日记帐进行审批。使用关键字导入： 可以为特定来源定义公司间和暂记帐户并为其运行自动过帐程序，也可以按来源导入日记帐，并按来源使用“外币日记帐”或“普通日记帐”报表报告日记帐。 3.2定义日记帐类别：日记账类别可以帮助按用途或类型区分日记账分录，例如应计费用、付款或收款。在输入日记账时，请指定一个类别。可以为特定的类别定义公司间帐户和暂记帐户。还可以使用单据序列按类别有顺序地对日记帐分录进行编号。日记帐类别会以标准报表的形式出现，例如通用日记帐报表。总账提供的预定义的日记账类别有：月份终止应计费用分录，调整日记账分录，分配，预算，结转日记账分录，前溯，合并，贷项通知单应用，贷项通知单，借项通知单，递延折旧，固定资产折旧，折扣，外币损益，装运费用，统计人数分录，人工成本，杂项收款，成批维护移动/合并，成批维护移动/合并冲销，物料事务处理，按公司间相反逻辑要求的默认类别，现金支出，工资分配分录，账户应付款发票，采购订单，比率调整，现金收款，库存收据，重新分类，已调节付款，请购，重估日记账分录，收入，账户应收款发票，税务日记账分录，商业收据，使用成本，在制品。设置：路径：总账超级用户设置日记账类别总账提供的预定义的日记账类别有：月份终止应计费用分录，调整日记账分录，分配，预算，结转日记账分录，前溯，合并，贷项通知单应用，贷项通知单，借项通知单，递延折旧，固定资产折旧，折扣，外币损益，装运费用，统计人数分录，人工成本，杂项收款，成批维护移动/合并，成批维护移动/合并冲销，物料事务处理，按公司间相反逻辑要求的默认类别，现金支出，工资分配分录，账户应付款发票，采购订单，比率调整，现金收款，库存收据，重新分类，已调节付款，请购，重估日记账分录，收入，账户应收款发票，税务日记账分录，商业收据，使用成本，在制品。3.3凭证编号： 概念：对凭证进行唯一的编号，可以对凭证进行有效的管理与跟踪，也可以提供完整性的证明。例如，单据序列可用于反映每项事务处理，甚至是失败的事务处理。 设置： 路径：总账管理系统财务系统序列单据定义步骤1：定义单据序列：输入单据序列的名称、应用产品、有效日期。（注意：一旦选定了与序列关联的应用产品，便不可再对其进行更改。）步骤2：选择单据序列的编号类型，一旦选定便不能对其进行更改。自动：指在生成单据时，按创建日期和时间的顺序将唯一编号分配给每张单据。人工编号：要求用户在生成单据之前，为每张单据分配编号。步骤3：如果要每张单据均显示一则消息（在屏幕底部附近的消息行内），以便将序列名和值（编号）告知用户，请选定“消息”复选框。 此复选框仅适用于自动编号类型的序列。消息仅在表单显示时才出现，并且不会被写入请求的日志文件中。 一旦定义了序列，便不能再更改消息选项。步骤4：为序列中的第一张单据输入值。此字段只适用于自动或连续编号类型的序列。最大序列值为 1.0e+27。 如果将此字段留空，则系统会自动将值 1 分配给第一张单据。 一旦定义了序列，便不能再更改此初始值。步骤5：分配序列：在如下图所示的对话框中，输入应用产品、类别、起始日期、序列等参数值，然后单据保存按钮。路径：总账管理系统-财务系统-序列-单据-分配3.4凭证录入：输入日记帐分录的期间。如果在批层输入了期间，则必须对批中每个日记帐分录使用相同的期间。如果未在批层输入期间，请为日记帐分录选择任何“打开会计期”或“将来可输入的会计期”。请注意，只能在“打开会计期”内过帐日记帐。 “余额类型”是一个仅显示的字段。在输入实际日记帐时它会显示“实际”余额；而在输入预算日记帐时则显示“预算”余额。 可以输入冲销日期、冲销期间和冲销方法，然后生成该有效日期和期间的冲销日记帐分录。也可以在不分配冲销期间的情况下，冲销日记帐分录。冲销方法可以是： 转换借项/贷项：总帐管理系统通过转换原始日记帐分录的借项金额和贷项金额来创建冲销日记帐。在冲销应计费用时常使用此方法。 更改符号：总帐管理系统通过将原始日记帐金额的符号由正号更改为负号来创建冲销日记帐。在冲销日记帐以更正数据录入错误时，经常会使用此冲销方法。 操作：路径：总账超级用户日记账录入步骤1：在打开的如下图所示的对话框中，单据“新建批”按钮。 截图：步骤2：在下图所示的对话框中，输入可选的批名，以在总帐和日记帐分录报表中标识批。同一会计期内不能具有重复的批名。输入需要过帐日记帐批分录的会计期。总帐管理系统会将此会计期默认为最近打开的期间。（注意：凭证过账和审批都是以批为的单位的，若审批或过账了某批中的一个日记账，则整个批都审批或过账；一个凭证批中的所有凭证的会计期必须相同，但币种可以不同；）截图：步骤3：选择“日记帐类型”，指明是要输入标准日记帐还是平均日记帐。如果要对照着批控制总额来验证日记帐批的借项总额，请输入控制总额。当然也可以在日记帐分录层输入控制总额。重要参数做如下说明：资金检查和保留资金：在总账启用了预算控制及维护了预算数据后才会生效。过账：指该批凭证是否已经过账（已过帐、为过账）；资金：指明该批是否已通过预算检测（要求、已通过、警告、未通过）；审批：指明是否已通过审批（通过、正在进行、要求、拒绝）。步骤4：单击上图中的“日记账”按钮，将会出现如下图所示的对话框。步骤5：为日记账输入唯一的日记帐名称。如果未输入日记帐名称，总帐管理系统将使用以下格式自动为分录分配一个名称：日记帐标识日期。如果在输入日记帐之前未输入批名，总帐管理系统将使用此批中的第一个日记帐名称来创建默认的批名。步骤6：“余额类型”是一个仅显示的字段。在输入实际日记帐时它会显示“实际”余额；而在输入预算日记帐时则显示“预算”余额。输入“类别”以说明日记帐分录的用途。步骤7：如果对日记帐分录使用自动计税，请在“税务”字段中输入“要求”，以指明需要输入附加税务信息。否则，请输入“不要求”。只有在为总分类账启用了自动计税，系统才会显示此字段。步骤8：如果需要对照着日记帐控制总额来验证日记帐行的借项总额，请输入“控制总合计”。接受默认币种（帐套的本位币），或更改日记帐币种以输入外币或统计日记帐。如果要在单个帐套中输入公司间事务处理，您可以指定结算公司。步骤9：输入冲销日期、冲销期间和冲销方法。冲销方法可以是： 转换借项/贷项：总帐管理系统通过转换原始日记帐分录的借项金额和贷项金额来创建冲销日记帐。在冲销应计费用时常使用此方法。 红字冲销法：总帐管理系统通过将原始日记帐金额的符号由正号更改为负号来创建冲销日记帐。在冲销日记帐以更正数据录入错误时，经常会使用此冲销方法。步骤10：输入日记账行信息。输入账户、借项或贷项金额。单击工具栏上的保存按钮。期间： 输入日记帐分录的期间。如果在批层输入了期间，则必须对批中每个日记帐分录使用相同的期间。如果未在批层输入期间，请为日记帐分录选择任何“打开会计期”或“将来可输入的会计期”。请注意，只能在“打开会计期”内过帐日记帐。 余额类型： “余额类型”是一个仅显示的字段。在输入实际日记帐时它会显示“实际”余额；而在输入预算日记帐时则显示“预算”余额。 冲销： 输入冲销日期、冲销期间和冲销方法，然后生成该有效日期和期间的冲销日记帐分录。也可以在不分配冲销期间的情况下，冲销日记帐分录。冲销方法可以是： 转换借项/贷项：总帐管理系统通过转换原始日记帐分录的借项金额和贷项金额来创建冲销日记帐。在冲销应计费用时常使用此方法。 更改符号：总帐管理系统通过将原始日记帐金额的符号由正号更改为负号来创建冲销日记帐。在冲销日记帐以更正数据录入错误时，经常会使用此冲销方法。行：选择凭证所涉及的会计科目，注意判断借贷方向，另外填写相关的金额。3.5凭证复核：概念：复核凭证是会计机构、会计人中结合日常财务工作进行监督的基本形式，它可以保证会计核算质量，防止发生贪污，舞弊等违法行为。在凭证复核中一定要严肃认真、坚持原则、履行职责，对内容不完整，手续不齐全，书写不清楚，计算不准确的凭证，应退还有关部门和人员及时办手续或进行更正；对违法收、支坚决制止和纠正。设置：操作路径：总账超级用户日记账录入步骤1：查找之前录入并保存的凭证LL-FIRST-ONE，点击左下角的按钮“复核日记账”。即可对先前输入的日记账进行复核。点击复核日记账后，出现以下图。注意：（在打开的如下图所示的对话框窗口中，可以查看日记账的基本信息，如有错误，可以直接修改名称、类别、税、有效日期、冲销方法、账户及借/贷项金额等。）3.6凭证调整：概念：在凭证复核之后，如何发现凭证的内容出现错误，应当及时调整。由应付、应收、采购等子模块引入的凭证是不能直接在总账中修改的，如果这些凭证出现了错误，只能在子模块中进行调整，然后再引入到总账中来调整以前的错误凭证，只有手工录入的凭证可以在总账中直接修改，前提是没有过账。设置：操作：1. 过账前调整：大多数的信息可以直接在凭证上修改。如行的内容如会计科目、借贷项金额，日记账类别，有效日期；有些信息不能直接修改，如期间和币种，不能进行直接调整，需要经过下面的按钮“更改期间”和“更改币种”来进行调整；另外还有一部分信息是不能修改和调整的。如日记账所属的分类账、所属的期间、余额类型、日记账类型及折换的信息。 “更改期间”： 更改币种，单击“更改币种”按钮，在如下图所示的对话框中修改币种信息。若更改为外币，则需要输入汇率类型或汇率。2. 过账后调整，如果日记账已经过账，则必须要冲销日记账，建立一个冲销日记账批，在这个批中冲销掉要修改的已过账的日记账，同时加入修改后的日记账。这点内容就是后面要说的“日记账冲销”。37凭证反冲概念：我们只能冲销那些已经过账的日记账，冲销方法有两种，转换借项/贷项：总帐管理系统通过转换原始日记帐分录的借项金额和贷项金额来创建冲销日记帐。在冲销应计费用时常使用此方法。 红字冲销法：总帐管理系统通过将原始日记帐金额的符号由正号更改为负号来创建冲销日记帐。在冲销日记帐以更正数据录入错误时，经常会使用此冲销方法。 操作： 路径：总账管理系统日记账输入 步骤1：查找到要冲销的日记账，如下图所示： 步骤2：选择冲销方法，然后单击“冲销”按钮。（注意上图的“冲销”按钮是灰色的，表示不能运行，因为凭证还未“过账”，出现错误可以直接修改，无需再冲销。）这里选择装换借项/贷项冲销方法。冲销完成后，该日记账变为如下图所示的记账方式：（借项/贷项相互转化）步骤3：如选择借项/贷项相互转化方法，则冲销完成后，日记账将变为如下图所示的记账方式. 截图：3.7凭证审批：概念：凭证审批以确保日记账过账到账户余额之前，相应管理人员已审批日记账分录和日记账批。“日记账审批”使用工作流来控制和监控审批流程，并在需要时发送通知给日记账批的编制人和审批人。也可以自定义某些日记账审批组件以满足组织的特定需要。该流程提供以下四种结果：不要求审批（日记账不需要审批）；批准（日记账批已由所有必要的审批人批准）；拒绝（日记帐批已被审批人拒绝）；验证失败（日记帐批未通过验证流程且从未提交给审批人）设置：在使用日记帐审批之前，为帐套启用日记帐审批。并且必须将日记帐来源设置为使用日记帐审批。最后，必须创建审批层次结构并定义审批人权限。1. 在定义账套时，选定“账套”窗口中的“启用日记账审批”复选框。2. 在定义日记账来源处，要求审批来源。操作： 路径：总账管理系统设置日记账来源3要创建审批层次结构。（1） 输入新人员“李力”与“郝，玉斌”路径：人力资源管理系统人员输入与维护（2） 分别将两个人员指定给三个用户Lida和LLL和114325324路径：系统管理员安全性用户定义（3） 将“郝玉斌”指定为“李力”的主管，“李力”为“李大”的主管。操作：路径：总帐管理系统设置员工输入查找到“李力”的信息后，再点击右下角“其他信息”，在出来的页面中点击“分配”按钮，将其主管设置为“郝玉斌”。（4） 设置人员的权限。将李四的权限设置为5000，张三的设置为100000.路径：总账超级用户设置员工权限（5） 设置允许编制人自审批。路径：系统管理员配置文件系统操作：路径：总账超级用户日记账输入1. 编制人权限够，可以自审批。查找到之前录入的日记账。如上图右上角所示，以LLL(李力) 身份进入系统，做了一笔权限之内的分录（15元）。系统会提示已经审批。并且“过账”按钮变亮。(如果审批权限不够，过账按钮是灰色的，表示不可过账。)如下图，做了一笔金额为25元的交易，大于LLL的审批权限。2. 编制人审批权限不够，需要上交主管审批然后切换到“郝，玉斌”使用的账户“114325324”下，进行审批。点击链接进行审批。3.8凭证过账：概念： 单位各项经济业务编制会计分录以后，应记入有关账户，这个记账步骤通常称为“过账”。过账的具体做法主要有两种：一是在编制会计分录的基础上逐笔过账；二是定期汇总同类业务的会计分录，一次性过入有关的分类账户。过账以后，一般要在月终进行结账，即结算出各账户的本期发生额合计和期末余额。根据日记账中所确定的会计分录，分别记入分数账有关账户借方或贷方的工作。日记账指按照经济业务发生时间的先后顺序作出分录并进行登记的账簿。一般而言，为了方便起见，凭证以批的形式进行过账。过账日记账批可以更新明细和汇总账户的余额。可以过账实际、预算或保留等几种类型的日记账批。操作：路径：总账管理系统日记账输入步骤1：过账日记账批。首先查找到欲过账的日记账批，如下图所示：然后单击“过账”按钮即可。截图：步骤2：过账日记账。首先查找到欲过账的日记账，如下图所示：然后单击“过账”按钮即可。可以在工具栏“查看”中查看最近提交的请求。3.9外币凭证概念：在 Oracle General Ledger 中，与您为分类帐定义的分类帐币种不同的币种。在输入和支付外币发票时，Oracle Payables 自动按您定义的汇率将外币转换成您的分类帐币种。Oracle General Ledger 自动按您定义的汇率将外币日记帐分录转换成您的分类帐币种。设置：录入外币凭证时，需先定义好外币、汇率类型及汇率。（详见：31.币种设置、32.汇率类型、33.汇率设置等信息）操作：路径：总账管理系统日记账输入步骤1：在如下所示的对话框中，输入基本参数值（可参考：20.凭证录入）(这里没定义，因此折换类型不可用，如果定义了折换类型，那么会自动出来汇率。)步骤2：在币种中输入外币，如USD。输入汇率类型，如果选择汇率类型为user，此时还需要输入汇率，如果选择其他汇率类型，总帐管理系统将根据在“每日汇率”窗口中输入的汇率自动输入每日折换率，如下图所示：3.10统计凭证概念：一种可以在其中输入非财务信息的日记帐分录，这些信息包括人数、生产单位和销售单位。 操作：路径：总账管理系统-日记账-输入步骤1：在如下所示的对话框中，输入基本参数值（可参考：20.凭证录入） 截图： 步骤2：将 STAT 指定为日记帐币种。在日记帐行中输入统计借项金额和贷项金额。对于统计日记帐，借项不必等于贷项。保存所作工作即可。3.11经常性日记帐可以为每个经常性日记帐分录定义无数个日记帐分录行。日记帐分录行指定了要使用经常性日记帐更新的帐户，每一行还包含要过帐至指定帐户的金额，或用于计算日记帐金额的公式。创建标准经常性日记帐分录：可以为每期均使用相同帐户和金额的日记帐创建标准经常性日记帐分录设置： 路径：总账管理系统日记账定义经常性步骤1：在下图所示的对话框中，输入一些必要信息：批名、说明、经常性批类型、分类账、日记账名称、类别、币种、有效日期等。若币种为外币，则需输入折换类型。 截图： 步骤2：若新建时需从其他经常性批复制信息，可单击“自动复制”按钮。当选中“启用安全性“时，下面的”分配访问权限“按钮才有效。步骤3：单击“行”按钮，进入“经常性凭证分录行”窗口，如下图所示：输入行号、账户、行说明（可选）等信息。截图：步骤4：若是骨架日记帐分录，可在公司中不输入任何信息，生产经常性日记账后，再填写此账户相对应的信息。步骤5：若是标准经常性日记帐分录，可在公司中输入金额，此方法用户账户不变、金额也不变的日记账分录。（注意：相对于资产类账户而言，金额为正，记为借方，为负则记为贷方）步骤6：输入行号9999来指明经常性日记账分录的自动抵消行。其作用是当定义的分录借贷不平衡时，将差额记入该账户。如下图所示：截图：步骤7：保存以上所作的工作。操作：路径：总账管理系统-日记账-生产-经常性步骤1：在下图所示的对话框中，选择欲生产的经常性批，然后输入期间，在单击“生成”按钮。若需修改该批的相关信息，可单击“经常性日记账”按钮。截图：步骤2：查找到该日记账，如下图所示，然后进行相关的操作，如修改、调整、审批、过账等。路径：总账管理系统-日记账-输入截图：3.12成批分摊凭证 概念：我们可以使用成批分配日记帐来冲销现有余额、过帐新分配额，或者生成增加现有余额以与当前分配额相匹配的日记帐。我们可以为任何打开或将来可输入的期间范围生成成批分配日记帐批。3.13凭证导入 概念：凭证导入就是可以从 Oracle 和非 Oracle 源系统导入的会计数据来创建日记帐分录。导入的日记帐分录与任何其它日记帐分录一样，可以对其进行复核、更改和过帐。“日记帐导入”支持多科目表，以及外币、公司间、统计、预算和保留等多种日记帐。 操作： 路径：总账管理系统-日记账-导入-运行 步骤1：在打开的如下图所示的对话框中，输入来源、分类账、选择标准或特定值。 截图： 步骤2：通过为每个请求指定唯一的组标识，我们可以并行导入相同或不同来源的数据。 如果未指定组标识，则总帐管理系统将从所指定的日记帐分录来源中导入所有数据。 步骤3：选择是否要导入说明性弹性域，以及导入时是否要对其进行验证。如果未选择创建汇总日记帐，则可以同时导入说明性弹性域和日记帐信息。我们可以导入须经验证的说明性弹性域，并且仅在验证成功后才生成日记帐，也可以导入未验证的说明性弹性域并直接生成所有日记帐。 步骤4：输入“日期范围”，以使总帐管理系统仅导入会计结算日期在该范围内的日记帐。如果未指定日期范围，总帐管理系统将导入所有日记帐数据。 步骤5：如果在帐套中允许暂记过帐，则可以选择“将误差过帐至