文秘专业校内仿纯真训初探论文.doc

文秘专业校内仿纯真训初探论文 摘要：实践教学是培养学生的职业技能、职业资格、职业能力的重要途径，建设与其相适应的校内实训仿真环境是实现校内实践教学的先决条件，而校内实训环境的仿真程度则是决定校内实践教学成果的关键因素。本文通过仿真一体化办公室建设和仿真网络无纸化办公环境的建设来讲述文秘实训环境的仿真建设；通过“模拟公司”教学法在文秘仿真实训环境中的运用来探讨在文秘校内实训静态仿真环境下的动态情景的建设。 关键词：文秘；校内实训；仿真环境 本文着眼于文秘专业的校内教学，初步探讨以仿真办公室为基础，以仿真教学软件为辅助，以“模拟公司”教学法为实现途径的实训仿真环境建设，并就具体的操作方法进行一般性介绍，冀对文秘专业教育教学和人才培养贡献绵薄。 一、实训环境的仿真建设 （一）仿真一体化办公室建设 文秘人员从业的办公环境就是办公室环境，仿真办公室是文秘专业实训环境的硬件设施和首要条件。为了节约空间和完整地体现办公室功能，我们进行了仿真一体化办公室建设，其构建要融合秘书工作的各项职能，完全按照真实的办公条件和办公环境来进行，内容包括办公材料仿真和空间布局仿真。在建设工作中，我们注重做、学、教相统一，充分发挥学生的积极性，让学生参与建设，在参与中达到锻炼的目的。 在办公材料上，仿真一体化办公室完全按照企事业单位办公室的办公材料构建而成。具体操作以现代化公司的办公设备为参照，选择先进的、齐全的办公物资。从满足一般实训需求的角度，这些物资设备主要包括办公桌、屏风、打印机、复印机、档案柜、一体机、电话、电脑、碎纸机、传真机、打孔机等，还一些小型的办公用品，如文件夹、装订机、回形针、印油、材料纸、复印纸、文件袋、文件盒、登记簿等。同时，我们还仿真公文和模拟印章，以在公文处理实训过程中既达到实践性操作的高度仿真，不会产生真实的效力。 在空间布局上，为了节约空间和完整地体现秘书工作的各项职能，我们把办公室、文印室、档案室融合为一个仿真一体化办公室。仿真一体化办公室大致分成三个区域，即办公区、文印区、档案区。每个区域都根据现行公司办公室的布局规范进行合理的布局，是真实办公室的模拟再现。 办公区采用的是开放式办公室模式，具体又包括接待区和业务处理区。接待区放置茶座和椅子，设在近门处，以便送往迎来不对办公构成太大影响；业务处理区则设在办公室中央区域，彼此间可用米左右高度的屏风分隔，所有座位的朝向统一朝向大门，分成两排，双向而坐，办公时可以相互合作又不会相互干扰。业务处理区的办公桌上配备了电脑、电话、打印机、文件夹、装订机、起钉机、浆糊、计算器、回形针、印油等日常办公设备和用品，以便学生在具体实践操作中学习文秘工作各项技能。办公区整体采用直线式条块组合，教师桌或领导桌单独出来，放置于业务处理区的右上方，便于纵观全局、指导和监督。 文印区包括先进的复印机、速印机、一体化打印机、扫描仪、碎纸机和各种规格的复印纸，位于办公区旁边靠墙位置，关窗并安装深色窗帘，以防日晒，保护设备，也使布局更加美观。 档案区放置档案柜和档案架，文件夹、文件袋、文件盒若干置于其中，另配一套办公桌和办公椅，以及登记簿、打孔机、白色装订纱线、裁纸刀、香糊等档案处理用品。档案区与办公室区和文印区之间使用高屏风相隔，位于一体化办公室的最里面，以加强档案保密和维护。 （二）仿真网络无纸化办公环境的建设 在仿真办公化办公室环境的建设硬件建设的基础上，还要辅之以仿真办公软件的应用，建设仿真网络无纸化办公环境，从而使实训办公室在硬件和软件上都实现真正彻底的仿真。 在现代化、信息化迅猛发展的今天，文秘人员的办公模式也日新月异，新型的网络化办公向传统的“公文往返式”办公提出挑战，方便、快捷的电子政务得以推广，并迅速地在全球兴起一股“无纸化办公”的新潮流。面对时代发展、科技进步，我们积极主动应对，不断改革教学内容，把自动化、网络、无纸化办公的新知识、新技能引进文秘实践课堂，强化文秘职业技能训练，而在校内仿真实训环境的建设上，我们要积极营造一个新型的无纸化办公环境，以满足时代给秘书工作提出的新的要求。 实行无纸化办公一个必备条件就是办公自动化平台的搭建，安装运用与其相适应的办公自动化系统，如可安装浙科办公自动化模拟软件。这类软件或系统一般具有信息管理、文件管理、邮件管理、公文管理、网络会议、工作流程管理等功能。利用这些功能，基本能实现办公的无纸化。 我们在校内仿真实训环境的建设上，加强了办公自动化平台的搭建，在仿真一体化实训室安装办公自动化模拟软件，积极营造一个真实的新型无纸化办公环境，通过组织学生学习和运用办公自动化模拟软件，掌握现代文秘人员无纸化办公的职业技能。 二、“模拟公司”教学法在文秘仿真实训环境中的运用 （一）“模拟公司”仿真公司情景环境建设 在文秘校内实训教学中，我们通过办公自动化模拟软件，有意识的把文秘专业按照年级和班级分成若干公司和分公司，设置不同公司之间进行交流和贸易往来，以及同一公司之间进行紧密协作，从而构建一个仿真公司环境。 在这个仿真的公司环境里，每个年级和班级的学生都应了解和熟悉自己所在公司的名称、性质、主要业务及运作方式，在其中经历全部业务操作过程，了解和弄清各环节之间的联系。学生可以在此进行文秘办文模拟实训、文秘办会模拟实训、文秘办事模拟实训、文秘档案模拟实训。模拟时除货物、资金和印章是虚拟的不发生实体转移和不生效外，其他如收发文、接听电话、会议组织、接待工作、文件打印、档案管理等均按照现实的秘书活动进行设计和运作。 （二）“模拟公司”角色的扮演 按照现行公司的组织结构，对办公自动化系统中的模拟公司结构进行划分。一般由指导教师担任公司董事长，由董事长根据公司产品和服务项目的不同，在每个公司或分公司下设总经理和若干部门，如：秘书部、财务部、人事部、市场部、研发部、客服部、宣传部等，每个部门下面又分部长和成员。此划分结构确定下来后，可在办公自动化软件里的公司结构图上直接设置。 学生明确自己在公司的角色后，应及时登陆办公自动化系统，以明确自己的任务和职责，办公自动化软件会自动设置不同角色的使用权限，并且，每个成员的分工和角色定位会在办公自动化软件上记录下来，以便人事部门利用软件进行人事的无纸化办公管理。 教学过程就是老师和学生进入工作岗位，进行公司角色的扮演。在学生进行公司角色扮演时，我们对学生提出两点要求：其一，强调着装和语言必须符合其角色。在着装上，要看场合穿服装，学生进行角色扮演时就像其他公司的职员上班一样，办公场合应穿套装、正装，不许穿休闲装、牛仔裤；在语言上，扮演同一公司职员的学生谈话时提及公司应讲“我们公司”，在商务活动中要使用尊称“您”，在接听电话时注意电话礼仪：“你好！我是公司的”，见到领导要有礼貌的称呼“经理”“部长”等。其二，行为、思想符合其角色。如扮演总经理的学生就要有全局的眼光和思想，思考公司的运作和前景，为公司前景作策划，当然行为上要起到领导者的引导作用；而每个部门的成员则要从本部门的性质和主要业务着眼，思考问题，及时收集信息，提出建议，积极主动做好本职工作。这些心理和行为方面的适应性，对学习场所向劳动现场过渡的氛围环境营造非常有效，学生经过角色扮演可以真实体验“职业人生涯”。这就是“模拟公司教学法”效用的关键所在，让学生自觉进行角色的转变，由学习者转向劳动者，从学生思维转向职业思维。 （三）“模拟公司”项目任务的实施 “模拟公司”运作的基本方式是在“工作岗位”上学习。在“工作岗位”上就是项目任务的承担和实施，“模拟公司”的运作就是职员在一项项的项目任务实施中自主的学习过程。 教师，也就是董事长，要给出目标任务；各总经理、部长、职员则要围绕这个任务寻找实施解决的途径，收集资料或将先前所学的理论知识运用到实际操作中，完成项目任务。在整个教学过程中，教师和学生模仿公司企业中的上下级关系。上司即老师是掌握全局的项目任务的制定和给予者，所以教师要根据教学内容和要求精心设计任务，给学生一个多向思考的空间，激活学生的思维，让学生自己判断并找出有用的信息，从而由被动的学习逐渐转变为