用好Word中的大纲级别

用好用好 Word 中的段落中的段落“大纲级别大纲级别” 在在 Word 中，大家对段落的对齐方式、缩进、段前、段后间距等属性 都比较熟悉，但是，你是否注意到段落的另外一个非常重要的属性 中，大家对段落的对齐方式、缩进、段前、段后间距等属性 都比较熟悉，但是，你是否注意到段落的另外一个非常重要的属性 大纲级别（如图大纲级别（如图 1）。）。 实际上， 段落的大纲级别在很多地方都非常有用， 下面我们就来 详细了解一下它的作用和应用（注意：下面的操作都是在 实际上， 段落的大纲级别在很多地方都非常有用， 下面我们就来 详细了解一下它的作用和应用（注意：下面的操作都是在 Word XP 中进行的，其他版本请参考使用）。中进行的，其他版本请参考使用）。 一、用大纲级别结合文档结构图快速定位一、用大纲级别结合文档结构图快速定位 我们在 我们在 Word 中打开一篇文档，在菜单栏上选择中打开一篇文档，在菜单栏上选择“视图视图文档结 构图 文档结 构图”（如图（如图 2），如果这篇文档已经设置好各级大纲级别，我们可 以在左边的文档结构图中看见很多分好级别的目录。 这时如果我们在 左侧的文档结构图中点击一个条目， 那么在右侧的文档中， 光标就会 自动定位到相应的位置。 ），如果这篇文档已经设置好各级大纲级别，我们可 以在左边的文档结构图中看见很多分好级别的目录。 这时如果我们在 左侧的文档结构图中点击一个条目， 那么在右侧的文档中， 光标就会 自动定位到相应的位置。 利用文档结构图的这一功能查阅文档 （特别是长文档） 的时候会 非常方便。 利用文档结构图的这一功能查阅文档 （特别是长文档） 的时候会 非常方便。 也许有的朋友会说， 我打开的文档在文档结构图中怎么看不到条目？ 那是因为这篇文章没有设置大纲级别，参考图 也许有的朋友会说， 我打开的文档在文档结构图中怎么看不到条目？ 那是因为这篇文章没有设置大纲级别，参考图 1，除，除“正文文本正文文本”级别 的段落不出现在文档结构图中外， 其它级别的段落都会排列在文档结 构图中。 级别 的段落不出现在文档结构图中外， 其它级别的段落都会排列在文档结 构图中。 这种排列有从属关系，也就是说，大纲级别为 这种排列有从属关系，也就是说，大纲级别为 2 级的段落从属 于 级的段落从属 于 1 级，级，3 级的段落从属于级的段落从属于 2 级级9 级的段落从属于级的段落从属于 8 级。在文档 结构图中，点击条目前面的 级。在文档 结构图中，点击条目前面的“”号或号或 “”号，可以把有从属关系的 条目折叠或展开， 这种方法与 号，可以把有从属关系的 条目折叠或展开， 这种方法与 Windows 资源管理器左窗格中的目录 和子目录的操作方法有点相似。 资源管理器左窗格中的目录 和子目录的操作方法有点相似。 明白了上述原理， 我们就可以给文档中的章节标题设置好大纲级 别，以便利用文档结构图快速查看文档。在实际应用中，我发现有些 人利用格式刷给章节标题设置大纲级别，这的确是一种不错的方法， 明白了上述原理， 我们就可以给文档中的章节标题设置好大纲级 别，以便利用文档结构图快速查看文档。在实际应用中，我发现有些 人利用格式刷给章节标题设置大纲级别，这的确是一种不错的方法， 但这并不是最好的方法。因为我们一般都是用但这并不是最好的方法。因为我们一般都是用“样式样式”来给文档排版 的，而段落的 来给文档排版 的，而段落的“样式样式”中本身就包括了大纲级别的设置，所以，我们只 要给段落应用了正确的 中本身就包括了大纲级别的设置，所以，我们只 要给段落应用了正确的“样式样式”，段落的大纲级别也就自动地设置了。，段落的大纲级别也就自动地设置了。 那么我们应该怎样设置一篇文章的大纲级别呢？下面我们就来 介绍设置方法和技巧 那么我们应该怎样设置一篇文章的大纲级别呢？下面我们就来 介绍设置方法和技巧 二、在大纲视图中设置大纲级别二、在大纲视图中设置大纲级别 那么我们应该怎样设置一篇文章的大纲级别呢？ 那么我们应该怎样设置一篇文章的大纲级别呢？ 现在我们打开一篇文档，点击水平滚动条上的 现在我们打开一篇文档，点击水平滚动条上的“大纲视图大纲视图”按钮， 把文档切换到大纲视图。如图 按钮， 把文档切换到大纲视图。如图 3 所示，在大纲视图中，在文档中的 每一段落前面都显示有一个标记， 其中小正文形的标记表示该段落的 大纲级别为 所示，在大纲视图中，在文档中的 每一段落前面都显示有一个标记， 其中小正文形的标记表示该段落的 大纲级别为“正文本文正文本文”，类似，类似“”的标记表示该段落的大纲级别非的标记表示该段落的大纲级别非 “正文文本正文文本”。 我们把光标定位在一个 我们把光标定位在一个“”标记的段落前， 在大纲工具栏上点击标记的段落前， 在大纲工具栏上点击 “折叠折叠”按钮，可以把从属在它下面的其它级别的段落和按钮，可以把从属在它下面的其它级别的段落和“正文文本正文文本” 逐层折叠起来， 完全折叠后， 该段落的下面会出现一条类似波浪线的 下划线。同样的道理，点击工具栏上的 逐层折叠起来， 完全折叠后， 该段落的下面会出现一条类似波浪线的 下划线。同样的道理，点击工具栏上的“展开展开”按钮，也可以把从属在 该段落下面的其它段落逐层展开。 按钮，也可以把从属在 该段落下面的其它段落逐层展开。 在大纲视图中，除了可以使用折叠和展开的方法快速地查阅文 档，我们还可以利用它重新组织文档和快速地改变段落的大纲级别。 在大纲视图中，除了可以使用折叠和展开的方法快速地查阅文 档，我们还可以利用它重新组织文档和快速地改变段落的大纲级别。 重新组织文档 重新组织文档 先把段落下面的内容完全折叠起来，如图 先把段落下面的内容完全折叠起来，如图 4 所示，单击所示，单击“将文档将文档 另存另存”前面的前面的“”标记选中这个段落， 然后点击大纲工具栏上的标记选中这个段落， 然后点击大纲工具栏上的“向下 移动 向下 移动”按钮，这时，文档中的按钮，这时，文档中的“将文档另存将文档另存”和下面的和下面的“取消嵌入取消嵌入 TrueType 字体字体”就互相交换了位置。就互相交换了位置。 点击大纲工具栏上的 点击大纲工具栏上的“展开展开”按钮，展开这两个段落下面的内容， 你会惊奇地发现，下移后的 按钮，展开这两个段落下面的内容， 你会惊奇地发现，下移后的“将文档另存将文档另存”下面的内容还是原来的内 容， 原来排在 下面的内容还是原来的内 容， 原来排在“将文档另存将文档另存”下面的下面的“取消嵌入取消嵌入 TrueType 字体字体”中的全 部内容，现在也排在了 中的全 部内容，现在也排在了“将文档另存将文档另存”的上面。利用这种方法，可以快 速地重新组织文档内各部分的内容， 这可比用剪切、 粘贴的方法方便 多了。 的上面。利用这种方法，可以快 速地重新组织文档内各部分的内容， 这可比用剪切、 粘贴的方法方便 多了。 改变段落的大纲级别 改变段落的大纲级别 把光标定位在一个大纲级别为 把光标定位在一个大纲级别为“正文文本正文文本”的段落前， 在大纲工具 栏上点击 的段落前， 在大纲工具 栏上点击“提升提升”按钮， 这个段落就和就和它的上一级段落同级了； 把 光标定位在一个大纲级别为 按钮， 这个段落就和就和它的上一级段落同级了； 把 光标定位在一个大纲级别为 1 级的段落前，点击大纲工具栏上的级的段落前，点击大纲工具栏上的“降 低 降 低”按钮， 这个段落的大纲级别就降低了一级， 点击工具栏上的按钮， 这个段落的大纲级别就降低了一级， 点击工具栏上的“降为 正文 降为 正文”按钮，这个段落的大纲级别就变为按钮，这个段落的大纲级别就变为“正文文本正文文本”了。利用这种方 法，我们就不用打开图 了。利用这种方 法，我们就不用打开图 1 的对话框设置的对话框设置“段落段落”的大纲级别，非常方 便 的大纲级别，非常方 便 三、用大纲级别自动生成目录三、用大纲级别自动生成目录 当我们拿到一篇文稿或一本书的时候总会先看一下它的目录，了解一下该书的大体内 容。现在，如果文档已经设置好了大纲级别，就可以方便轻松地自动生成目录，步骤如下。 当我们拿到一篇文稿或一本书的时候总会先看一下它的目录，了解一下该书的大体内 容。现在，如果文档已经设置好了大纲级别，就可以方便轻松地自动生成目录，步骤如下。 首先我们利用上面介绍的方法调整好各段落的大纲级别，接着把光标定位到文档的最 前面，然后打开 首先我们利用上面介绍的方法调整好各段落的大纲级别，接着把光标定位到文档的最 前面，然后打开“插入插入”菜单，选择菜单，选择“引用引用索引和目录索引和目录”命令，打开命令，打开“索引和目录索引和目录”对话框， 切换到 对话框， 切换到“目录目录”选项卡， 如图选项卡， 如图 5 所示， 在预览窗口显示的目录设置是根据所示， 在预览窗口显示的目录设置是根据“样式样式”和和“大纲级别大纲级别” 进行的。进行的。 点击 点击“选项选项”按钮，在打开的对话框上清除按钮，在打开的对话框上清除“样式样式”复选框前面的小钩后点击复选框前面的小钩后点击“确定确定”，这 样目录就只按大纲级别进行设置了。在图 ，这 样目录就只按大纲级别进行设置了。在