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文档简介
,会议,主讲人:,1,目录,一、会前准备,二、会议期间,三、会议后期,2,一、会前准备,3,1.会务人员安排,4,2.确定会议主题、流程、时间,明确会议主题、名称,名称尽量简洁明晰,切合主题。,注意会议时间的确定勿与其他会议时间冲突,协调各方,尽量安排在正常上班时间。,策划会议流程、主要内容,若会议议程较多时长较长,可适当安排中场休息时间。,5,3.确定参会人员、准备会议材料,确定参会人员名单时,如有需要,注意区分参会人员角色。,按照参会人员角色划分准备签到表、人员通讯录及会议所需分发的文件材料,文件材料较多时注意装订整齐有条理。,准备好会议所需PPT、影音资料等,放在电脑醒目位置确保能在需要展示时第一时间找到。,6,4.安排会议场所、发布会议通知,考虑会议的性质及与会人数的多少,安排适当的会议场所,确保当天可用并满足会议流程需求。,会议通知包括简要的会议议程说明、参会人员、会议时间、会议地点。按照需求选择通知方式:电话通知,书面、邮件通知。,如有需与会人员发言等需与会人员准备材料的环节,提前发布通知,提出要求:发言从那些角度写、应该写什么、什么时间上报稿子、审核等事项。,7,5.准备会议所需物品,进行会场布置,准备好各项会议记录工具,会议记录本、相机等,可带适量纸笔防止参会人员忘记携带。,注意茶叶纸杯带够,携带热水,杯中茶叶量注意不要过多或过少,尽量每杯平均。,提前进行会场布置,注意桌子的摆放,如需席卡等注意摆放位置,会前调试好投影仪、麦克风等器材,注意确认会议所需材料能正常播放演示。,8,二、会议期间,9,1.会务人员安排,10,2.会议开始及进行中注意事项,提前到达会场,会前注意参会人员的签到及引领,会议即将开始前注意再次通知尚未到场人员。,提醒参会人员手机调成震动或静音,会中注意维持会场秩序。,注意给领导倒茶顺序,一般茶水不能倒满,会议进行中注意给领导加水及加水时间,加水时拿起水杯,切勿在桌面上直接添加。,会中安排专人拍摄,照片切忌模糊,应多角度拍摄,适当拍摄特写。,11,三、会议后期,12,1.会务人员安排,13,2.会场整理,维护好参会人员出场秩序。,清理会场桌面,清扫地面杂物。,关闭会场投影仪、灯光、空调等,收纳好麦克风、仪器线路等相关器材,确保器材完好。,整理携带好所有会议材料及会前准备的物品,关好门窗,及时归还会前借用物品。,14,3.会议总结,整理好会议中的文字记录和图片、视频、音频记录,进行备案。,完成会议记录,内容应包括:会议议程各项内容、主要人员发言材料、会议讨论内容和总结性结论。,及时撰写会议总结及相关新
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