归档文件整理规则具体操作指南ppt课件.ppt

1,归档文件整理规则,具体操作指南,2,一、归档文件第一阶段-收集,3,收集与确定归档范围,收集工作是整个档案鉴定工作的首要环节，主要用途是把要归档的文件整理出来，把没有参考利用价值的文件材料剔除。,4,收集的原则,历史的观点全面的观点发展的观点,5,齐全是指文件材料不同的版本、稿次要全；完整是指反映同一问题或方面的文件材料收集要全面；准确是指文件材料是实际的真实反映，图物相符，文事一致。,收集的原则,6,2、收集应注意的问题,以文件材料为主，不是“有收必归”。以文件价值为主，不是“有文必归”。归与不归，不能光看有无红字版头和文号。以本机关为主，不是“外机关都不要”。要注意宏观文件材料，也要注意微观文件材料。,7,2、收集应注意的问题,数量：（1）归档文件材料一般为一份，重要的、利用频繁的和有特殊需要的可适当增加份数；-指发文需2套（2）具有长期保存价值或具有凭证作用的电子文件，应制成一套相应的纸质文件一并归档。,8,2、收集应注意的问题,时间：（顺带讲一下其他档案)（1）管理类文件一般应在办理完毕后,第二年上半年归档；（2）产品、科研、基建项目文件在项目结束后三个月内归档，周期长的项目可分阶段、分单项归档；（3）外购设备或引进项目的文件在开箱验收或项目接收后登记归档；（4）会计文件在会计年度终了后，由财务部门整理保存一年，次年上半年归档案室保存；（5）下列文件应随时归档：A、变更、补充的文件；B、基建、设备的维修文件；C、产品、设备更换的新零部件文件；D、机构变动和职工调动、离岗等留在部门或个人手中的文件；E、本单位人员外出参加公务活动形成的文件。,9,3、文件材料归档与不归档范围,1987年12月4日国家档案局颁发了机关文件材料归档范围和不归档范围。各机关单位必须以此作为鉴定工作和判定文件材料归档和不归档的基本依据。,10,应归档的文件材料,1.上级来文需要贯彻执行的上级重要会议文件,上级业务主管部门的法规性文件,上级视察工作形成的文件材料,代上级草拟并被采用的文件,上级单位转发本单位的文件等.,11,2.本单位形成的文件,本单位重要会议文件;各种正式发文;请示与上级的批复;反映本单位业务活动的文件材料;各种工作计划、统计报表;本单位领导公务活动中形成的重要信函、电话记录;本单位成立、合并、撤消、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料;本单位的历史沿革、大事记、年鉴;反映本单位重要活动事件的简报、荣誉奖励证书;信访工作材料;本单位与有关单位签订的合同、协议书等文件材料;本单位职工劳动、工资、福利方面的文件材料;本单位外事活动中形成的文件材料等.,12,3.下级报送的文件,下级单位报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件;下级单位报送的法规性备案文件等.,13,4.相关文件,普查工作中形成的文件材料;同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主管业务但需要执行的法规性文件;有关业务单位对本单位工作检查形成的重要文件;同级机关和非隶属单位与本单位联系、协商工作的文件材料等.,14,不归档的文件材料,1.本单位的重份文件.2.一般事务性的无查考、保存价值的文件.3.上级单位普发的供本单位参阅、不需办理的文件材料.4.上级单位征求意见的未定稿的文件.5.未成文的草稿及一般性文件的历次修改稿.6.未经会议讨论,未经领导审阅、签发的未生效文件.7.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料.8.无特殊保存价值的信封以及一般的民众来信.,15,归档与不归档范围,一、应归档的：主要是本单位形成的文件材料，反映本单位主要工作职能活动的，有查考、保存价值的文件材料。二、不归档的：普发的、不办理的、不涉及本单位人与事的、重复的文件材料。,16,二、归档文件第二阶段-鉴定,17,国家档案局对文件材料规定的保管期限有2种，即永久、定期。定期为30年和10年。,价值鉴定与划分保管期限,18,1、确定划分保管期限的原则,三项基本原则：1、凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远查考利用价值的文件材料列为永久保管。（举例说明）,19,1、确定划分保管期限的原则,2、凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。3、凡是在短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。,20,2、确定划分保管期限应注意的问题,注意文件之间的联系，防止孤立地看其价值。注意考察文件的实际内容，防止从形式上看其价值。注意考虑文件的长远需要，防止静止地看其价值。要综合研究文件的各种作用，防止片面地看其价值。,21,永久保管的档案,(一)本机关制定的法规政策性文件材料；(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。,22,定期保管的档案,（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本机关一般性事务管理文件材料；（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。,23,3、归档文件整理的组织工作。,24,（一）是做好归档文件登记、收集工作。,1、文件材料的收集范围和归档范围应当是一致的，但收集时宁可多收，不可少收，以免遗漏有保存价值的文件材料。整理时要进行一次全面的鉴定和调整，可把真正没有保存价值的文件再剔除出去。,25,2、一般文件只收集印本和定稿（即领导人的签发稿）。3、用铅笔、圆珠笔抄与或者字迹模糊不清的文件定稿，应退回文件撰写部门重新抄写后再收。4、签发手续不全和张残缺的文件材料应补齐后再收。,（一）是做好归档文件登记、收集工作。,26,（一）是做好归档文件登记、收集工作。,5、正文和附件要同时收。6、文件处理单要同文件一起收。7、请示与批复要收齐。口头、电话批复的应注意收集批复记录，最好将答复标注在请示文件上。没有批复的，请示也要收。,27,（一）是做好归档文件登记、收集工作。,8、经多方查找证明，确定已经丢失的文件材料，应当用纸写上文件材料的名称，注明丢失原因，加盖公章，然后收集。,28,（二）、制定文件材料归档范围和保管期限表,（1）深入实际，掌握全面情况（2）切合实际，增强操作性（3）以本机关为主，突出重点,29,机关工作活动中形成的文件，按其来源可分为两部分，即本机关制发的文件（包括机关内使用的文件材料）和从外机关收来的文件。本机关的发文是与本机关主要职能、业务范围、工作活动密切相关的，其内容直接地系统地全面地记录了本机关工作活动的过程和历史面貌，而本机关的收文，只是简接地反映了本机关的工作活动和工作历史。因此，在确定文件材料归档范围和档案保管期限时，本机关直接形成的文件材料应是归档的重点，长久保管的重点。另外一点，不归档的文件如何处置：对于需要销毁的文件材料，派专人送到指定地点监销，任何部门和个人不得随意处理。,30,三、归档文件整理单位的确定与装订,31,规则的要求，就是取消案卷，以“件”为整理单位，进行文件级整理，可为以后分类、排列、编号、编目等各项工作提供基本条件，从根本上体现了规则的特点。,32,1、整理单位“件”的确定,正本与不同稿本为一件正文与附件为一件转发文与被转发文为一件原件与复制件为一件文件处理单与文件为一件报表、名册、图册等每册（本）为一件,33,（一）、文件正本与不同稿本。同一文件除正本外，在撰写、印刷过程中形成的不同稿本，包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等，也可能需要留存。一般来说，文件的正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。,1、整理单位“件”的确定,34,（二）、正文与附件。附件是指附属于正文之后的其他文件材料，作为正文的补充说明或参考材料。如附带的图表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等等。一般来说，正文与附件为一件；如果附件数量较多或太厚不易装订时，也可各为一件。,1、整理单位“件”的确定,35,（三）、正文与文件处理单等。文书处理较规范的机关，文件在运转过程中一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿头纸，有的还附有领导批示的签批条等。这些表单真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件。,1、整理单位“件”的确定,36,（四）、原件与复制件。对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如传真件、铅笔书写的重要文件），以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写的抄件等。这些复制件应与原件作为一件。,1、整理单位“件”的确定,37,（五）、转发文与被转发文。转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件。,1、整理单位“件”的确定,38,（六）、报表、图册、名册等。报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件。,1、整理单位“件”的确定,39,（七）、来文与复文。来文与复文是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述，也包括“去文与复文”，从文种上要包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等等。此类文件可以作为一件，也可以分别作为一件，故规则中采用“可为一件”的表述方式。需要注意的是，“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。,1、整理单位“件”的确定,40,（八）、未装订的式样同一的表格这是实际操作过程中不少单位提出的问题，如表彰活动形成大量先进个人、先进集体的表格，或某项工作的登记表等，一张表作为一件整理过于繁琐，作为一件来完整地编目检索也无必要，可以以一定单位将表格集中装订，作为一件对待。（比如一个系统、一个单位、每个县区的先进个人表格等分别单独为一件）。,1、整理单位“件”的确定,41,九、不便拆开整理的会议记录类材料整本会议记录不便分割成一次会议一件来装订整理，可将一本会议记录作为一件。,1、整理单位“件”的确定,42,2、文件的修整,一是修裱破损文件；二是复制字迹模糊或易退变文件；（复制）三是超大纸张折叠；四是去除易锈的金属物。（换钉）,首先要保证归档文件应齐全完整。归档文件齐全完整是指一个单位内部所有机构在其职能活动中形成的应归档的文件是否齐全完整，每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等是否齐全完整。,43,3、文件的装订,装订方式和用品的选择应符合档案保护要求。具体选择时应考虑到以下要求：1.符合档案保护要求。装订用品必须对档案文件无害，不影响档案的保存寿命。装订方式应能较好地维护文件的原始面貌。2.选用装订用品应尽量降低成本，装订方式应简便易行。常用的方法:线装式-最好的装订方式。变形材料式-装订方法简单，但对材质要求高。金属制品，须采用的不锈钢制品.,44,3、文件的装订,（1）、件内稿本、文本的排列规则规定：“正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后。”强调一点，有文件处理单的文件，收文文件处理单在前，正本在后；发文文件处理单在前，正本、定稿在后。,45,3、文件的装订,（2）、装订方式与装订材料的选择一是用不锈钢订装订。（仅限于文书档案）二是“三孔一线”方法装订。,46,3、文件的装订,（3）、装订的要求采用左侧装订的，应将文件左、下边对齐。采用左上角装订的，应将文件左、上边对齐。,47,四、归档文件的分类,48,归档文件的分类具体包括选择确定分类方法，制定分类方案和进行文件归属类别等具体内容。,49,1、分类方法,规则选择年度，机构或问题，保管期限作为基本的分类方法。（1）、年度分类法（2）、机构或问题分类法（3）、保管期限分类法,50,（1）、年度分类法,年度分类法：就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。即一个年度形成和处理的文件材料放在一起整理，不和前后年度的文件相混淆。,51,有以下几种情况需要注意,一是文件有多个时间特征：一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等。分年度时，一般来说以文件签发日期（即落款日期）为准，据以断定文件所属年度。对于计划、规则、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度文件，规则统一规定按文件签发日期（即落款日期）判定文件所属年度。例如：1995年度形成的19962000年工作规划，应归入1995年度；1997年度形成的1996年工作总结，应归入1997年。,52,有以下几种情况需要注意,二是跨年度形成的有密切联系的文件：主要包括召开会议、处理案件等。如1998年、1999年两个年度的会议形成的文件材料1999年归档；跨1998年、1999年两个年度处理案件形成的文件材料，统一在结案年。即1999年整理归档。跨年度形成的来文与复文，包括请示与批复，一律分放在各自的形成年度。,53,有以下几种情况需要注意,三是件内稿本、文本日期不一致：按照规则，正本与定稿、正文与附件、转发文与被转发文等可作为一件，这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文本日期为准。,54,有以下几种情况需要注意,四是文件没有标注日期：此类情况常见于内部文件。需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照手段来考核和推断文件的准确日期，并据以按年度合理分类。,55,（2）、机构或问题分类法,各机关可以根据归档文件形成的具体情况，选择其中一种。即按机构分类时不能按问题分类，按问题分类时不能按机构分类。A、机构分类法B、问题分类法,56,将归档文件按其形成或处理的部门划分类别。一般说来按机构改革时编委的发文，机关内部有几个机构就设几个类。机构的名称就是类的名称。,57,将归档文件按其内容所反映的问题、内容划分类别。,58,（3）、保管期限分类法,将归档文件按照不同的保管期限分开，分成永久、长期、短期三个类别。采用保管期限分类法，能够将不同价值的文件材料从实休上区分开来，为归档后的排列上架，采取保护措施，档案移交进馆和到期档案鉴定等都提供了方便。,59,2、复式分类与分类方案的编制,在归档文件整理过程中，单独采用一种分类方法的情况是比较少见的，较多的是将几种分类方法结合使用，进行复式分类。即任何机关整理归档文件必须分年度、分保管期限，而分机构或分问题可以灵活选择。,60,3、分类应注意的问题,同一层次的分类必须按照同一的标准和依据，即同一层次不能有按问题划分，有的按机构划分。划分的类别之间要清楚，类目设置要合理，含义要明确，不能互相交叉，互相包容，使每一份文件的归属只能有一个。,61,3、分类应注意的问题,按问题分类时，应设一个“综合”类或“其他”类，把涉及全面性工作和不宜类目的文件材料归入此类。按机构分类时，一般有多少机构就设几个类。分类按种属概念层次进行。,62,分类是档案整理的前提，只有分类合理，档案整理才有质量。乡镇档案按八大问题分类，由于涉及到一些新问题，比如旅游、劳务输出等，旅游放在社会事业类，劳务输出放在农业类，以遇到这些问题和那个类比较近，就放在那个类。不过要注意的是以后这类文件都放在这个类。农业农村档案还有一个重要方面就是村级档案，05在年检时我们布置了这项工作，每年的考评标准里还把这项工作列入进来。,63,村级档案分类方案已有统一的标准，根据省档案局发文“关于切实做好千村百镇示范工程档案工作的通知“，我县列入省新农村建设示范村镇名单有10个。如果还没有确定试点村的乡镇就把示范村作为试点村，如果已经确定了档案试点村，再把新农村的村加上去。（计划生育、扶贫项目、村务公开、会议记录、先进性教育、山林、土地二轮承包等）。,64,五、归档文件的排列与编目,65,1、排列的原则,事由原则-按事由排列归档文件，是遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，是这一整理原则的体现。按公文办理过程的先后顺序，将同一事由形成的文件排列在一起，可以客观地反映出某一事由的发生、发展、结束的全过程，反映出这些文件之间的客观联系。,66,1、排列的原则,这里的事由是一个比较笼统的概念，可以具体指一个事件、一个事物、一个人物、一项工作活动、一项具体业务、一种工作性质、一个具体问题等。,67,按事由原则排列归档的文件，关键是对事由的准确界定。一般来说，事由原则有针对性地具体使用于确有密切联系的文化材料，例如一次会议、一个案件、一项工作活动的文件材料等。需要强调的是围绕同一问题的来文与复文，包括请示与批复，同在一个年度形成的，应当遵循事由原则排列在一起。在不同年度形成的放在不同年度归档。,1、排列的原则,68,2、排列的方法,（一）、同一事由内归档文件的排列（二）、不同事由间归档文件的排列（三）、归档文件排列应注意的问题,69,同一事由内归档文件的排列，最简单的方法是按照文件材料形成时间的先后顺序，时间早的在前，时间晚的在后。按文件材料的重要程度排列，重要的在前，次要的在后，如一次会议形成的文件材料，会议纪要、工作报告、会议总结、领导人讲话、代表发言等依次排列。,（一）、同一事由内归档文件的排列,70,（1）按不同事由办结时间的先后顺序排列。（2）按事由的重要程度排列。反映机关主要职能活动事由的文件材料在前，反映机关一般工作活动事由的文件材料在后。,（二）、不同事由间归档文件的排列,71,（3）按事由文件材料的责任者或承办部门分别集中排列。归档文件都有责任者（形成者）或承办部门。（4）按事由文件材料的责任者或承办会议文件、统计报表等成套性文件集中排列。,（二）、不同事由间归档文件的排列,72,（5）按事由文件材料的不同问题分别集中排列。这里的问题是指同一机构职能范围内所管理的具体工作、具体事项等。当这些问题相对固定时，可按照事先确定的先后顺序，将各反映这些具体问题的文件材料分别集中排列。,（二）、不同事由间归档文件的排列,73,（三）、归档文件排列应注意的问题,（1）不同类目归档文件的排列。不同类目的文件材料如何排列，实际上是在选择分类方法、编制分类方案就确定了的，因此，只要依据分类方案既可。（2）不可将归档文件直接按形成时间或收、发文文号顺序排列。,74,（三）、归档文件排列应注意的问题,（3）“随办随归”应服从归档文件按事由排列原则。以“件”为整理单位，为归档文件“随办随归”创造条件。（4）“零头”归档文件的排列。归档文件整理时，应尽可能做到齐全完整。对于一些与其他文件毫无联系的“零头”文件，应排列在有关类别的归档文件的最后。,75,3、编号的方法,归档文件的编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。编号是编目工作的起点和基础，其目的是固定分类、排列体系，也为编著及查找实体提供了条件。,76,（1）、件号的编制,件号及文件的排列顺序它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列的重要标识。件号分为定为室编件号和馆编件号两种。归档文件在分类、排列后，其位置得到确定，此时编制的排列顺序号称为定编件号；移交进馆时，按时新的排列顺序重新编制的件号，称为馆编件号。,77,（1）、件号的编制,室编件号。室编件号即归档文件在分类体系的最低一级类目内的排列序号。室编件号应在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。,78,（1）、件号的编制,馆编件号。馆编件号的设置主要出于馆室衔接的需要。规则中预先设置了馆编件号项，并在归档章和档案卷盒脊等处预留位置，供需要时直接填写，而不必盖章或更换档案盒。这一措施充分体现了规则的兼容性，也使规则更具可操作性。,79,（2）、档号项目的设置及填写,档号的准确表述以应当是编档号（即档案号）。件号是档案号中最基本的部分。为了固定归档文件在机关档案室和档案馆中的位置，全面地为保管、利用档案创造方便条件，必需对档号项目进行科学的设置。规则规定档号的项目包括全宗号、年度、保管期限、机构或问题名称、件号等。所以档号不是简单的数字，而是一组数字与字符的集合。,80,（2）、档号项目的设置及填写,档号项目分为必要项和选择项，其中必要项是根据归档文件整理和管理工作的基本需要设置的，各机关单位在编档号时必需编制；选择项可由各机关根据实际需要选择使用。,81,（2）、档号项目的设置及填写,（1）、必要项。必要项目包括全宗号、年度、保管期限和件号。,82,（2）、档号项目的设置及填写,一是全宗号，全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号。设置此项是便于档案室馆对立档单位移交进馆的档案进行区别管理。二是年度，年度指归档文件的形成年度。填写；此项时，以4位阿拉伯数字表示。如填写：“1998”年不能简为准“98”年。,83,（2）、档号项目的设置及填写,三是保管期限，保管期限分为永久、30年、10年三种，代码分别为“Y、30、10”，填写时直接采用代码。（原来用汉字的，现在一律改为汉语拼音）四是件号，室编件号由机关文书部门或档案部门填写；馆编件号由档案室馆在接收档案进馆时填写。,84,（2）、档号项目的设置及填写,（2）、选择项。机构或问题项为选择项。填写机构或问题项时，应按照分类方案中的类目名称准确填写。如果名称太长，可用通用的简称。,85,4、加盖归档章,归档项目确定后要以归档章形式每件标识在每一件归档文件上以明确归档文件在全宗中的位置。同时可以借助归档章上项目的提示，保证归档文件在借阅后能够及时归位。,86,（1）、归档章的项目填写,归档章项目定档号相同，包括全宗号、年度、保管期限、件号等必要项目，以及机构或问题等选择项目。归档章项目的填写要求主要是应符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水等，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等。,87,（2）、归档章的格式,归档章一般规格为长45厘米，宽16厘米，分为均匀的6格。,88,（3）、盖章位置,归档章一般盖在归档文件首页上端中的空白位置。如果领导批示或收文章等占用了上述位置，可将归档章盖在首页的其他空白位置，以上端为宜。有的文件处理单放在文件首页，归档单就盖在文件处理单上。归档单不得压盖任何字迹，也不得与收文单重叠交叉。文件首页确无盖章或必须保持原貌的特别珍贵的文件，可在文件夹首页前另附纸页加盖归档单。,89,六、归档文件的编目与装盒,90,编目主要是指编制归档文件目录。它是归档文件整理工作重要内容之一。编制归档文件目录，可以实现归档文件从一次文献向二次文献的初步转化，为档案的保管、鉴定统计和编研等工作的开展提供基本条件。装盒是将归档文件按顺序装入档案盒，并包括填写盒内文件目盒内备考表和编制、填写盒封面与盒脊项目等工件内容。装盒这一环节可以进一步体现出归档文件系统化的结果。,91,1、归档文件目录的编制与填写,A、归档文件目录项目设置和填写要求规则规定：“归档文件目录设置件号、馆编件号）、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。”,92,归档文件目录,93,见EXCEL表式样,94,1、归档文件目录的编制与填写,归档文件目录各项目的填写要求如下：（1）、件号。在“室编件号”栏目内依次填写归档文件在分类体系中的顺序号。必须与归档章内填写的保持一致。馆编件号留以后档案进馆时由档案馆填写。,95,1、归档文件目录的编制与填写,（2）、责任者。责任者是指发文的国家机构、社会组织或个人，即文件的作者、署名者。填写时要照实抄录。联合颁发的文件填写第一责任者，后边加一个“等”字；没有责任者的文件材料考证清楚后填写，并加“”标识；填写责任者项目时应使用全称或通用简称，不能滥用简称或使用“本部”、“本局”、“本公司”等含义不明确的称谓。,96,1、归档文件目录的编制与填写,（3）、文号。文号即发文的字号，一般由机关代字、年度和年度内发文号的顺序号组成。填写时要照实抄录，不能省略。没有文号的文件材料，应空着不填。,97,1、归档文件目录的编制与填写,（4）、题名。题名即文件标题，是对文件材料内容的概括，也是检索利用的最重要的途径。填写时要照实抄录，不得随意更改或简化。,98,1、归档文件目录的编制与填写,这里有几点值得注意：一是有的文件除正题名外，还有副题名或并列题名等，这种情况，正题名能够反映文件材料内容时副题名可不抄录；否则，一定要抄录。二是有些文件题名过于简单或题名含义不清，不能揭示文件材料内容，填写时也要照实抄录，但应重新拟定准确的题名附后，并加“”标识。如“通知”,99,1、归档文件目录的编制与填写,三是正文与附件，转发文与被转发文，如果正文题名反映出附件内容，转发文题名指明被转文题名，填写时仅抄录正文题名、转发文题名。否则，均要抄录，加“（）”标识，但不可另作条目。,100,1、归档文件目录的编制与填写,四是干部任免、调配等从事方面的文件材料，凡涉及到本机关单位人员，其人员名字要照实抄录，附在题名后，并加“（）”标识。人员任职的（）内还需填写职务。五是会议记录、简报中涉及各项内容，要一一著录，用分号隔开,101,1、归档文件目录的编制与填写,（5）、日期。日期即文件的形成时间。它是文件的重要特征，是查找利用的常用途径。填写时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如1999年1月7日，标注为19990117。（8位阿拉伯数字）,102,1、归档文件目录的编制与填写,（6）、页数。填写一页文件的总页数。计算总页数时，有字迹和图表的页面算作一页，空白面不算。,103,1、归档文件目录的编制与填写,（7）、备注。备注用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缼损、移出、销毁等。对备注的填写如果说明的情况较多，应将具体内容填入备考表中。我们重新印制了新的档案盒，备考表印在档案盒的底面。,104,1、归档文件目录的编制与填写,b、归档文件目录格式规则对归档文件目录的一般格式作了基本规定，具体格式规定如下：,105,1、归档文件目录的编制与填写,一是在目录表头上设置室编件号、馆编件号等栏目。二是归档文件目录封面项目，除设置归档文件目录本身名称外，应设置全宗名称、年度、保管期限、机构或问题等类目名称。,106,1、归