办公室超级整理术PPT课件.pptx

1,超级整理术,.,2,CONTENTS,ThisIsAList,3,4,前言,One,目的,Two,威胁,Three,内容,Four,5,擅长整理工作的人，不仅是重要文件，就连TA头脑里的创意和所掌握的技能，也都会一一进行整理。而且TA雷厉风行。因为不优柔寡断，加上心里有数，所以一般不会做出错误判断。因为TA时间充裕，所以能不断地有新的创意涌现。,6,提高工作效率,思路变清晰。容易找到东西。更容易产生创意。工作更有实效。空闲时间增多。,7,迷失方向，弄错工作的顺位。浪费时间和头脑。工作效率低下,8,工作速度慢，晚间以及休息日经常加班。经常花时间找东西。忘性大，由于不小心造成的失误很多。脑中经常在思考多项工作，或者思维混乱。嘴里总是嘟囔着“忙死了，忙死了”,9,懒惰不知道整理的技巧。不会设定规则。嘴里总是嘟囔着“忙死了，忙死了”,10,上班时间内总是完不成工作。上班总是不顺，很难往下开展。文件和资料经常丢失；文件和资料不知放哪了，经常寻找。电子邮件多的来不及看。不知该怎么整理电脑内的资料和信息。办公桌周边环境又乱又脏。面对一项重要工作，无法全神贯注。面对工作，总想着拖延。希望能早点结束工作，有休闲时间。已经竭尽全力，周围人的评价不高。度过很多关于整理的书，但依然没掌握整理的方法。,11,引进设计规律理念,12,其基础为统一化一元化和自动化制定原则，彻底实行争取减少时间浪费不过分整理有效利用整理出来的时间,13,文件及办公桌的整理电脑及电子邮件的整理头脑的整理时间的整理,14,比如整理电脑内部资料给文件取名时要统一方法文件包应分类进行保管设一个临时保管公文包专门存放未经整理的文件。定期把资料备份保持用桌面快捷方式进行搜索规则越简单越好规则一定要可行整理方法不能过细可干可不干的事情就尽可能的偷懒,15,16,及时整理资料获得有效利用信息,Two,使办公桌成为舒适的工作地,Three,书籍杂志名片的整理,Four,17,还原,保管,重要,18,判断文件该不该保留的方法是不是已办文件是不是重复文件是不是今后不在用到的文件无法判断今后是否还有用时，我推荐暂且保留用过归还原位很重要尽量少使用纸质文件：把信息尽量保存在电脑，只要给文件取好名字，随时可以在电脑中搜寻到。,19,工具托盘透明文件袋口袋式的透明文件袋小文件柜大纸盒文件分类：正在办理状态：与目前手头工作有关；过目后需要保存的资料。已办、需保存状态：已处理完毕，需要保存的。比如合同，发票等。,20,正在办理文件和已办需保存文件的整理方法：,需要保存的分为三类：1.近期需要用到的；2.需要存放起来的；3.不知以后是否需要，暂且保存起来的。,21,统一文件大小形状，不同形状文件保存，尽量订书针装订，以免遗失；利用文件夹的颜色进行文件区分把操作中的文件放入透明文件夹中，方便增减纸页。正在办理中的文件，按照项目分开保存，项目相关内容一起放置，可以使用多个口袋的透明文件夹。可以给透明文件夹加上封面，写上项目名称和日期，多个透明文件夹可以保存在大的文件架里面。正在办理的文件还原尽量放在保存文件架的左边。已办理，需保存的文件按照项目内容分类，按照顺序进行保存。,22,新到文件或者准备仔细阅读的邮件使用托盘,新到文件放在上层,保留文件浏览过，未处理完的文件放在下层,办完的文件丢弃或保存,23,重要的已办文件用大文件夹保管,文件夹的分类方式,按字母排序分类按项目分类按内容分类按客户名称分类按日期分类,暂时保管的文件用专门的箱子保存定期清理。,24,目的想要什么东西立即能拿到减少找东西的时间方法常用的东西放在桌上东西摆在固定的位置忘抽屉里摆东西也要有固定的位置,整理的最终目的：需要的东西能尽快拿到,25,上方的抽屉：放笔、图章，透明胶带,中层抽屉：正在办理的文件,下层抽屉：已办，需保存的文件,下班后可以不要整理,26,书籍摘录笔记-保存到电脑有价值的书籍保存到书柜杂志有用信息保存方法到电脑扫描或者可以剪下名片定期整理名片上标注初次见面时间、地址、外貌特征分为：频繁打交道和不会来往的，前者用名片夹保存，后者放入一个纸盒保存,27,整理前的准备工作买好文件夹等文具活页纸夹好决定好各种物品的存放位置制定一个整理日规律的整理由简单整理开始，养成习惯后再精益求精、循序渐进。下不了决心来整理的人，请再次思考一下不整理的坏处和整理的好处。办公桌上乱七八糟的坏处：工作上的情绪上的办公桌整理感觉的好处：工作上的情绪上的,28,29,充分使用电脑的功能,One,电脑内信息整理,Two,输入信息制定规则,Three,邮件的迅速整理,Four,30,为什么要把信息保存在同一台电脑？想要的文件不知存在哪一台电脑有的资料2台都分别保存了，但不记得哪一份是最新版本。为了使两台电脑的信息同步保存，花费更多的时间和精力。两台电脑里设计的模式有些不同与客户往来的电子邮件不知在那一台电脑里。尽量使电脑的信息一体化。尽量使用WINDOWS搜寻功能。,31,给文件夹命名设一个工作的文件夹，与工作相关的文件都存进去其中按不同的公司和领域在设大分类公文包在按照不同的项目近一步设小分类公文包通常正在办理的文件不多，按照项目的公文包名称起的要详细一点，按照时间或者名称顺序简单排列一下。想找过去的文件，请用搜寻功能文件起名命名要详细，制定一定的规律为了搜寻或者寻找方便，命名最好加上时间和项目名称等关键词。客户的文件命名最好有时间，公司名称，内容等关键词。电脑桌面的公文包数量不超过10个，要放置大分类公文包，用快捷方式保存，鼠标按三次能找到该文件。为正在办理的文件设一个文件夹在桌面按照一下规则保管文件：正在处理中的文件，按不同项目设公文包，放在电脑桌面上。每次都能用快捷方式打开的话，可以提高工作效率。一旦处理完毕，就保存进已进行分类的公文包里。设一个名为其他的公文包，把不易分类的文件保存进去，日后有时间时再研究到底该如何分类。,32,电脑桌面整理：公文包数量不超过10个，要放置大分类公文包，用快捷方式保存，鼠标按三次能找到该文件。为正在办理的文件设一个文件夹在桌面正在处理中的文件，按不同项目设公文包，放在电脑桌面上。每次都能用快捷方式打开的话，可以提高工作效率。一旦处理完毕，就保存进已进行分类的公文包里。设一个名为其他的公文包，把不易分类的文件保存进去，日后有时间时再研究到底该如何分类。,分类和搜寻的出发点：少花时间，不需要记忆,33,重要资料备份且按照规则整理好：可以使用移动硬盘Outlook中的todo可以每周打印出来,34,收集大量信息，真正有用的信息很少，符合28原则。信息的源头要畅通跟新最新的信息定期阅读纸质杂志和电子杂志收集信息要确定主题可以使用摘录专用软件定期回顾信息会议记录也要一边记录一边整理,35,原则：迅速阅读，只读一次在无秒钟内判断邮件要写的简洁、简短（分条，分项写，灵活运用清单）无法立即回复的邮件，归在尚未处理那一类里，有空一并回复。尽快回复邮件，对方也会尽快回复。已读邮件用分类项目进行整理-仅重要文件未回复的邮件-红色当天需要用到的邮件-蓝色正在等待回信的邮件-黄色先报留下来再说的邮件-橙色保存资料-绿色收到邮件的处理：未回复的等待回信的先保存下来再说的,36,37,大脑混乱的原因,One,Two,Three,Four,five,six,seven,38,日常繁琐的事情太多不确定事项太多，脑中容易混乱。事情没做好记录，头脑牵挂却无法得以处理。,39,“要经常尝试去创造一种能让自己专注于琐碎工作的环境，想要创造这种环境首先要整理自己身边的事物。只有养成习惯，工作时发生头脑混乱的情况就会减少的“使头脑变成有一种“空荡荡”的状态-就是指“头脑中既没有担心的事情，又没必须做的工作”头脑中没有需要挂念的事情，思路清晰。不需要花时间去回忆,40,工作有轻重缓急，需思考区别。工作可分为“操作行”和“思考型”思考型-是需要仔细思考的工作，一般不可委托他人。操作型-可以对其进行彻底的高效化，得以节约时间，如能够委托他人处理，就交于他人帮忙。,41,为了建立有一种无论是谁都可以完成例行工作的“规则”，一般使用“检查目录”。用Excel制作目录，“检查目录”包含月末工作检查目录使用检查目录，按照以上的内容扫除时检查目录有条不絮的完成工作，工作效率明显提高。早上出勤时检查目录最后离开办公室时的检查目录面试时的检查目录等等,42,全体参会人员都应知晓会议议题当场做好会议记录并发送给参会人员员工会议议题检查项目1.确定今后的方向2.提高销量的战略3.消减成本战略4.扩大受众,增加客户的战略5.品牌战略6.员工情况7.录用战略8.安全事宜对会议“程序化”，提高工作效率,43,创立新项目的四大规则能否让自己感到愉悦？面临的市场是否有发展前途？是否是累积型的业务？是否对社会有益？,要点：1.投资回报率能否达到50%以上？2.在看清对于这项事业最重要的关键点的基础上，再进行思考。3.最大的风险是什么？4.如何规避风险？5.有哪些竞争对手？6.竞争对手的预计销量与预计收益如何？7.能否将其系统化？8.市场战略。9.从自身角度看，自己最擅长这项事业哪方面？10.在固定费用和波动费用的基础上，收益大概能超过盈亏平衡点多少？,44,如何彻底执行并持续遵守规定？-创立一种“规则会自己冒出来”体制。可以在不规定的时间，自动发送各种“检查目录”邮件。这样可以不定时的提醒自己，以便提醒自己工作思路与提高工作效率。,45,46,改变时间的性质,One,Two,Three,Four,47,时间不够啊。如果再有点时间的话。工作太忙，没有自由的私人空间。,建议：将工作分为“操作类”和“思考类”“操作类”工作应尽集中在早间完成，同时可委托他人帮忙。工作“规则化”和“程序化”更有益于提高效率，同时有更充裕的时间提升自己。,48,可以对任务进行日程的指定每周星期一每月第二个星期日每月周后一天每月最后一个工作日每年的某月某日等等,大概时间分配有规则可循，可根据具体要求进行安排。例如：周三确认工作安排；周五周会总结；个人事宜安排在周末。,49,一定要有“能够努力工作”的时间段-处于最好发挥状态的时间带因人而异，我们要搞清楚自己可以集中于工作的时间段与工作环境，并做相应的调整。这样可以保证在合适的时间段处理好事务，