某某建设项目档案管理办法

.建设项目档案管理办法第一章 总则第一条 为做好发电集团有限责任公司（以下简称集团公司）工程建设项目档案管理工作，确保项目档案齐全、完整、准确、系统和有效利用，根据国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范(DA/T282002)、科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T118222008)、企业档案工作规范(DA/T422009)等标准、规范，结合集团公司工程建设项目档案管理实际情况，特制定本办法。第二条 项目档案是经过鉴定、整理并归档的项目文件材料，包括建设项目从立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等各种形式的文件材料。第三条 本办法规定了集团公司建设项目档案的管理职责、项目文件的归档责任、项目文件的归档要求、项目文件的编制、项目文件的整理、项目档案的审核和移交。第四条 本办法适用于集团公司各产业新建、扩建、改建和技术改造等工程项目。第二章 管理职责第五条 落实项目档案领导责任制。按项目法人制要求，由项目建设单位牵头，组建有设计单位、施工单位、调试单位、监理单位等参加的项目档案工作领导小组，负责协调整个建设项目竣工文件的编制和移交工作。第六条 建立健全项目档案管理体制。按集中统一领导，分级管理的原则，项目建设单位及各参建单位要建立各自的项目档案管理网络，明确一名公司(厂)领导分管项目档案工作，设立与项目建设任务相适应的档案专门机构，配备具有相应档案专业知识和业务技能的专、兼职档案管理人员，负责各自项目文件的收集、整理、归档和移交工作。第七条 建立健全项目档案工作各项管理制度。项目建设单位在项目建设伊始，应按国家、行业有关档案管理规定，制定适合本项目的档案管理制度，对项目文件的收集、编制、整理及项目档案的验收与移交进行全过程的监督、检查与指导。建设项目档案管理的主要制度有：归档范围、分类标准、保管期限、领导责任制、岗位责任制、技术(图纸)资料管理制度、竣工文件编制要求、整理办法、档案移交要求以及工程档案利用借阅制度等。第八条 加强项目档案的前端控制。加强项目档案控制的重要措施就是合同控制和支付控制，这是保证项目档案完整、准确、系统的重要手段。项目建设单位在签订项目设计、施工、监理合同、协议时，应设立专门条款，明确规定各参建单位的归档责任、归档时间及移交档案的内容、套数、费用、时间、质量等要求和违约责任。支付控制就是在合同付款时加以控制。建设单位财务部门在合同付款时，“合同付款审批单”要经过档案部门审核会签，在核实相关资料归档后，档案部门签署付款意见，财务部门方予以结算。第九条 加强项目档案的过程控制。建设单位应加强项目档案编制培训工作，档案部门在工程整体开工前可组织各参建单位进行档案培训，培训中明确项目档案编制要求及各方责任，下发工程档案管理实施细则，做到项目开工之初，各参建单位就清楚项目档案的编制要求和方法。同时在工程进展中不定期开展项目档案编制现场检查、指导，督促各参建单位竣工文件的编制工作，保证项目档案与工程建设同步管理。第十条 档案部门或档案人员参加设备开箱验收。根据档案工作“四参加”管理办法，项目建设单位档案部门或档案人员应参加设备到货后的开箱验收，确保设备资料在开箱后及时收集归档，保证项目文件的齐全、完整。第三章 项目文件的归档责任第十一条 项目文件的归档责任(一)建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件，设备、工艺、涉外、专利及商检索赔文件，以及竣工、试运行、竣工验收文件，负责接收项目全部档案。(二)勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。(三)施工、调试单位负责收集、积累、整理项目施工安装、调试及设备消缺等形成的文件材料，并按规定向项目建设单位移交。(四)监理单位负责收集、积累项目监理文件。建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件的收集、积累和完整、准确、系统情况，审核、签署竣工文件，并向建设单位提交有关专项报告、验证等文件材料。(五)项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总；总承包单位按规定向建设单位提交全套完整、准确、系统的符合档案管理标准的项目档案。由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累、整理其承包项目的全部文件材料，并应及时向建设单位移交。第四章 项目文件的归档要求第十二条 项目文件的质量要求(一)归档的项目文件应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的复制件（需在复制件上加盖原件单位的公章）(二)归档文件应完整、准确、系统、有效，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备（打印、复印、扫描等）的标定质量要求。(三)归档文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。(四)文字材料字体、字号应统一。易褪色材料形成的长期、永久文件（如复写纸、热敏纸等）后应附一份复印件。(五)非纸质文件归档时，应与其文字说明一起归档，如照片、光盘、录音录像等。(六) 长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。第十三条 项目文件的归档时间(一) 各类项目文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集归档。引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记、归档，再行译校、复制和分发使用。(二) 除受委托进行项目档案汇总整理外，各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档，有尾工的应在尾工完成后及时归档。第十四条 按照项目档案管理的有关规定，项目文件归档份数有以下几种情况：(一)归档文件一般一式一份。凡重要的、利用频繁的或有专门需要的可适当增加份数。(二)设计院编制的竣工图一般为两套，或根据合同约定份数归档。建设项目主管单位需要接收的，按主管单位的要求增加一套竣工图。(三)各参建单位移交的项目竣工文件必须是二份原件及对应的两套电子档案（使用不可擦除型光盘），电子版应扫描成PDF(*pdf)格式。第五章 项目文件的编制第十五条 竣工文件编制要求(一)项目竣工文件是指项目竣工时形成的反映施工(建筑、安装)过程和项目真实面貌的文件材料，主要由项目施工文件、监理文件和项目竣工图组成。(二)施工及调试完成后，施工单位、监理单位应根据合同规定以及建设单位的要求编制项目竣工文件。(三)竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核。(四) 与施工图有关的设计变更单、现场洽商单和材料变更单独组卷。第十六条 竣工图的编制要求(一)各项新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目，在项目竣工时要编制竣工图及编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。(二)建设单位应负责或委托有资质的单位编制项目总平面图和综合管线竣工图。(三)竣工图应完整、准确，清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。(四)一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可在原图上更改，加盖并签署竣工图章。(五)涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35的，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”宇，或在新图图标内注明“竣工阶段”加盖并签署竣工图章。第十七条 竣工图的更改方法(一)文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。(二)利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。(三)无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字说明。(四)有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的，应在修改变更处进行杠改。当更改内容较多时，可采用注记说明。(五)图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其它线条。(六)新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。第十八条 竣工图章的使用(一)所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章（包括图纸、封面、目录）。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。(二)竣工图章应使用不褪色红色印泥，盖在标题栏附近空白处。(三)竣工图章应与档案行业标准国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范(DA/T28）规定的竣工图章样式一致。第十九条 竣工图的审核(一)竣工图编制完成后,监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制得是否完整、准确，是否已修改到位，是否能够真实反映项目竣工验收时的实际情况。若发现不准确或短缺，应及时修改和补齐。(二)竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更，施工及质检记录相符合。对隐蔽工程的竣工图，要与设计工地代表的设计变更通知单、工程联系单及施工、监理单位的施工记录相符合。(三)竣工图按单位工程、装置或专业编制，并配有详细编制说明和目录。(四)没有设计变更的施工图用作竣工图，应使用新的或干净的施工图，并按要求加盖并签署竣工图章。(五)一张更改通知单涉及多图的，如果图纸不在同一卷册的，应将复印件附在有关卷册中，或在备考表中说明。(六)国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目，外方提供的竣工图应由外方签字确认。第六章 项目文件的整理第二十条 分类(一)集团公司火电项目按照火电企业档案分类表(89大类)进行分类。(二)集团公司风电项目按照宁夏发电集团目风电企业档案分类表(89大类)（宁发电办字20078号）进行分类。(三)集团公司太阳能产业中，太阳能发电企业按照宁夏发电集团太阳能发电企业档案分类规定(宁电办发2010291号) 进行分类。太阳能硅材料企业宁夏发电集团太阳能硅材料企业档案分类规定(宁电办发2010292号) 进行分类。(四)集团公司煤炭企业按照宁夏发电集团煤炭企业档案分类规定（宁电办发2010290号）进行分类。(五)集团公司机械制造产业参照DA/T422009企业档案工作规范附录A企业文件归档基本范围与保管期限参考表，结合机械制造产业的特点，制定本企业的档案分类标准。第二十一条 组卷(一)组卷原则: 遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。(二)组卷要求:根据国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范(DL/T28)规定，项目文件的整理应由文件形成单位按档案管理要求，对文件分门别类进行整理。(三)组卷方法1、项目建设单位形成的前期文件、竣工阶段文件、生产准备阶段文件，按问题进行整理、组卷，并且易组成薄卷。2、施工单位形成的施工文件,按标段、单位工程进行整理组卷，并根据文件内容的多少组成一卷或多卷；3、调试单位形成的调试文件，按系统、阶段、专业组卷。4、质量监督文件，按阶段、专业组卷。5、原材料质量证明文件按专业、品种、型号组卷。6、设备文件，按专业、系统、台件组卷。7、监理文件，按专业、工程阶段、文种组卷。8、竣工图按专业、卷册号组卷。9、成册、成套的文件保持其原有形态，不得拆分。第二十二条 排列项目文件宜按专业、系统、成套性特点进行案卷或卷内文件排列。(一)案卷排列1、集团公司各产业工程项目档案按本企业“档案分类表“中的类目设置顺序排列。2、基本建设类按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等工程阶段排列。3、设备仪器类按立项审批、外购设备仪器开箱验收、随机文件材料、安装调试、运行、维护等阶段或工作程序排列。 (二)卷内文件排列1、前期、施工管理、竣工验收文件，按问题、文件重要程度排列。一般批复在前，请示在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；文字材料在前，图样在后。2、施工文件，按管理性文件、施工记录、质量验收评定文件、材料质量证明文件顺序排列。3、监理文件，按专业、问题结合文种排列，或按专业结合工程阶段(进度)、时间顺序排列。4、设计变更文件，汇总表等说明性文件在前，记录性文件在后，即设计变更文件汇总表(一览表）、设计变更通知单、执行情况回复单顺序排列。5、原材料质量证明文件，应按材料质量跟踪记录(汇总表），进场材料报验单、材料出厂质量证明(检测报告)、材料复试报告顺序排列。6、竣工图按专业、卷册号、图号排列。7、设备文件，应满足文字在前，图纸在后的要求。第二十三条 案卷编目 案卷编目应遵循国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DL/T28）和科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T118222008）规定编制，符合档案规范管理的要求。(一)卷内文件页号的编写1、案卷内文件材料以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。2、卷内文件已有页号的可不再重新编写页号。成册的文件材料封面、封底不需再编页号，可累计在总页数中。3、卷内目录、卷内备考表不编写页号。4、单份文件装订的案卷，编写卷内每件文件材料的连续页号；整卷装订的案卷，编写卷内全部文件材料的连续页号。5、各案卷之间的文件页号不得连续编写。6、页号编写位置：单面书写的项目文件在右下角；双面书写的项目文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方。(二)案卷封面的编制案卷封面内容包括档号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级。1、档号，应依据建设单位项目档案分类编号方案填写。由项目代号、分类号、案卷号组成。2、案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容。主要包括项目名称、代字、代号及结构、部件、阶段名称等。项目名称应与项目核准名称保持一致；若因项目核准名称过长，造成较薄案卷脊背打印不下，可规定使用简化的项目名称。外文档案的案卷题名应译为中文。3、立卷单位，应填写项目文件整理组卷单位全称或规范简称。4、起止日期，应填写案卷内项目文件形成的最早和最晚的时间，年度用四位阿拉伯数字标识，月、日均用两位阿拉伯数字标识，如2009.06.082009.11.16。5、保管期限，应依据档案有关规定填写组卷时划定的保管期限。6、密级，应依据保密规定填写卷内文件的最高密级。格式见附表1。(三)案卷脊背的编制1、案卷脊背的编制有保管期限、档号、案卷题名。2、案卷脊背上“档号、保管期限、案卷题名”项目与卷盒封面项目相同，为了不重复填写，卷盒封面上可根据查找档案实体的需要选择填写上述项目。3、案卷脊背格式见科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T118222008）标准中案卷脊背式样。 (四)卷内目录编制1、序号，案卷内文件排列序号,应用阿拉伯数字从01起依次标注卷内文件的顺序，一件文件一个流水号。2、文件编号，应填写文件文号、图样的图号或设备代号。3、责任者，应填写文件形成者或第一责任者（以文件落款及印章为准）。4、文件题名，应填写文件全称。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟定题名。表格类文件材料需针对具体文件内容的名称进行填写，而不是填写文件“表头”的名称。5、日期：应填写文件形成时间，以文件落款或签署的时间为准,格式如20091206或2009.12.06。6、页数(页号)：单份文件装订的案卷,填写每份文件的总页数。整卷装订的案卷，填写每份文件“首页”上标注的页号，最后一份文件填写起止页号。7、备注：可根据实际需要填写需注明的情况。为避免同一案卷重复归档，卷内文件合用附件，应在备注中说明。格式见附表2。(五)卷内备考表1、卷内备考表应标明案卷内文件件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。2、卷内备考表应排列在卷内全部文件之后。3、互见号，应填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类型。格式见附表3。第二十四条 案卷装订1、案卷内文件可采用整卷装订与单份文件装订两种形式。图纸可不装订。2、单份文件装订时，应在每件文件首页右上方加盖并填写档号章。档号章格式应符合科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822）标准要求。3、外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号和装订形式。4、案卷内不应有金属物。5、对卷内破损、卷曲的文件，需经修整、裱糊。第二十五条 卷盒、表格规格及其制成材料(一)卷盒式样符合科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822）标准规定。(二)卷盒规格和制成材料1、卷盒外表面规格为：310220mm。脊背厚度可根据需要设定，科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T118222008）标准规定案卷厚度规格有10mm、20mm、30mm、40 mm、50mm、60mm几种。2、卷盒宜采用220g以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制。(三)表格规格和制成材料1、案卷目录、卷内目录、卷内备考表表格规格为：297 mm 210 mm 。2、表格宜采用70g以上白色书写纸制作。3、表格字迹应清晰端正。第二十六条 声像电子档案整理(一)反映项目建设过程的声像档案、电子档案，属于项目档案不可分割的一部分，由各参建单位负责收集、积累、整理，同项目竣工档案一起移交建设单位。分类应与纸质档案分类一致，档号与项目档案相同，并采用汉字或汉语拼音字母在档号后标识载体类别。(二)声像、电子档案在整理过程中，应按国家及行业标准照片档案管理规范(GB/T11821)、电子文件归档与管理规范(GB/T18894)、磁性载体档案管理与保护规范(DA/T15)要求，做好归档著录工作，保证其真实性、完整性和有效性。(三)声像材料整理时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。第七章 项目档案的审核与移交第二十七条 项目档案在移交给项目建设单位前必须经过完整、准确、有效情况和案卷质量的审查验收。项目档案的审核应分两阶段进行，由工程技术人员负责的专业技术审核和档案人员负责的档案专业审核。第二十八条 建设单位、监理单位及各施工单位的工程技术人员应对项目档案的完整性、准确性、有效性进行审核。1、项目档案完整性审查，主要是根据文件形成过程和施工工序，对项目文件完整情况进行的审查。2、项目档案的准确性审查，主要根据工程现场实际情况，对施工文件记录的内容、数据的真实性和可靠性，以及设计单位编制的竣工图是否修改到位、竣工图与现场是否相符等准确性方面问题进行审核。3、有效性(符合性)审查，主要是依据有关规定、标准，对归档文件是否符合施工工序、验评程序及要求的审查。第二十九条 档案审核是由档案人员对项目档案的完整性、有效性、系统性进行审核。各单位档案人员应对归档文件的齐全，书写材料的规范性、耐久性，文件的闭环，档案组卷是否合理符合标准，文件的签字、印章认可手续的完备程度等档案管理方面的要求进行审查。第三十条 项目档案的移交程序(一)编制单位自检施工、调试等单位在竣工文件收集、编制和整理完毕后，应对准备移交的项目档案的完整、准确和案卷质量进行自检，填写竣工资料案卷质量审核表(见附表4)，并签署自检意见，然后连同竣工档案一并提交监理单位审查。 (二)监理单位审查监理单位在接收施工单位自检完毕提交的竣工档案后，应根据有关规定，对项目档案的完整、准确情况和案卷质量进行全方位的审查。若不合格，提出整改意见，退回编制单位限期整改，若审查合格，在竣工资料案卷质量审核表上签署审查合格意见，连同竣工档案一并提交项目建设单位审查。(三)项目建设单位复核验收经施工单位、监理单位自检和审查合格后，项目建设单位专业技术