0文件化信息控制程序

文件编号江苏XXXX科技有限责任公司版 本 号B/0SY-QP-07文件化信息控制程序页次/总页数 6 / 6文件化信息控制程序受控状态：_生效日期：2017-01-011目的对与质量管理体系有关的文件进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效版本的文件。 2 范围适用于与本公司管理体系有关的文件的控制。3 职责3.1办公室：负责总体协调体系文件的编制、会签/批准、编号。3.2各职能部门：负责相关程序文件的起草、会签和批准工 作。3.3手册由职能部门编制，管理者代表审核,总经理批准; 程序文件由部门编制，部门负责人审核，管理者代表批准，作业文件由部门制订,部门经理审核批准，若文件牵扯其他部门，则审核需要相关部门负责人审核，本部门经理批准。4 文件的分类4.1文件化信息包括 a）手册； b）程序文件； c）作业文件；d) 表单4.2技术文件 a）企业标准 b）工艺卡、工艺规程； c）操作指导书。4.3外来文件a） 国家法律、法规、安全技术规范；b） 国家标准，行业标准及国外的技术标准；c） 顾客提供的产品图样。5 控制程序5.1总则5.1.1管理体系各级文件的编制，审核和会签，批准，发放和回收，修改，保管和废止环节都需实施控制，以保持文件的适用性和有效性。5.1.2各级管理体系文件均需有统一的编号标识，以示识别有效版本，防止失效版本文件的继续使用。5.2管理文件的控制5.2.1编制、审核和批准5.2.1.1 手册5.2.1.1.1管理体系文件由管理者代表组织各部门编制。质量管理手册由品控部负责编制，环境、职业健康安全管理手册由安环部负责编制。手册是企业加强管理的指导性、纲领性文件。它主要阐述企业的宗旨、奋斗目标及各职能部门按标准要求所做的原则性要求。5.2.1.1.2手册编号：质量管理手册编号为SY-QM-2017；5.2.1.2程序文件5.2.1.2.程序文件是手册的支持性文件。程序文件应明确体系各基本要素的工作程序，使控制活动有据可依。程序文件的编制应遵循可操作性、协调性、可行性、可检查性原则，不写做不到的，必须符合法律法规和标准规定的要求。5.2.1.2.2程序文件由程序实施的职能部门编写，部门负责人审核，管理者代表批准发放。程序文件控制内容涉及其他部门的，需要相关部门负责人会签，管理者代表批准后发布。5.2.1.2.3程序文件编号：程序文件编号SY-QP-XX (公司名称-XX公司首字母缩写-序号)，XX编号为0199。5.2.1.2.4表单编号：表单编号SY-AA-BB-CC（AA表示文件阶层、BB表示该文件的序号、CC表示序列号，如：SY-QR-01-01，表示SY-QP-01的第一份表单）5.2.1.2.4程序文件的编写格式应统一，本程序的格式为推荐形式。5.2.1.3作业文件5.2.1.3.1作业文件是指产品生产作业过程中的一种指导性文件，包含作业指导书，以及各环节采用的记录文件。作业指导书的编制应满足法律法规和标准的要求，对产品涉及的各个过程的各种环节进行明确。作业指导书由各职能部门负责编制，部门经理审核批准，牵扯到其他部门的，需会签，然后本部门经理批准。5.2.1.3.2 作业指导书按下列进行编号。SY-WI-XX (公司名称-SY首字母缩写-部门代码+序号)，文件编号（XX）从0199依次编码，每个部门的编码均从01开始，各自按顺序编码。例如生产部的第一个作业指导书可编号为SY-WI-PD01,第二个则为SY-WI-PD02，对于顺序无严格要求，可部门内部根据重要程度自行排列。职能部门代码（XX）如下：EM：生产设备部/HR：人力资源行政部/PD：生产部/MC：物料部/DC：品控部文控中心/PU：采购部/QM：品控部/SA：业务部/TE： 技术部/HSE：启东基地安环部5.2.1.3.4记录文件按下列进行编号。SY-WR-XXZZZ (公司名称-Work Report首字母缩写-部门代码+序号)，XX为部门代码，参照5.2.1.3.3，文件编号（ZZZ）从001999依次编码，每个部门的编码均从001开始，各自按顺序编码。例如品控部的第一个作业指导书可编号为QSOE-WR-QM001,第二个则为QSOE-WR-QM002，对于顺序无严格要求，可部门内部根据重要程度自行排列。5.2.2发放、回收和使用5.2.2.1质量体系文件由品控部负责发放，职业健康安全体系相关文件由安环部负责发放，发放时，应明确文件性质、文件编号以及版本号，公司内部各部门使用的文件必须为有效文件。5.2.2.2 发放方式可灵活，纸质文件发放必须有签收人签收，旧版文件在下发新版时回收。电子版网络发放应该确保文件版本最新，版本升版后应及时发更改通知。5.3外来文件的控制5.3.1法律和法规5.3.1.1品控部负责收集与质量有关的，与海上集装箱设计、制造有关的法律、法规、安全技术规范和制造技术标准等有效文件，如有需要按5.2.2发放。基地安环部负责收集与环境、职业健康安全相关的法律、法规、安全技术规范要求等外来文件，如有需要按5.2.2发放。5.3.1.2发放新版法规或标准时，应收回废止的法规或标准，当使用人提出希望作为参考资料时，可以当场加盖“作废”章后留用参考。5.3.1.3职能部门每年清理一次在用标准，保持标准的有效性。5.3.2顾客提供的图样5.3.2.1业务部接收顾客提供制造的产品图样时，应到文控中心进行登记记录，记入外来文件清单，图样的转发需要办理发放手续。车间制造用图样加盖“受控章”标识。未加盖“受控章”的图样不能投入使用。5.3.2.2涉及顾客知识产权的图样应进行“保密”标识，产品制造完毕后，生产部负责回收防止流失造成顾客知识产权外泄。5.4企业标准的控制5.4.1企业标准应按国家的有关规定进行审批和备案。只有经过审批和备案的企业标准才能使用。5.4.2企业标准的控制管理按5.3.1的要求执行。5.5电子媒体文件的管理 5.5.1所下发的纸质文件，必须有电子版备份；计算机中的文件和资料，在同时使用书面文件时，按书面文件的审批、发放和修改管理规定进行。实施修改时，同时修改服务器文件资料和纸质文件资料。5.5.2对只在计算机中使用的文件的修改，必须经原文件审批者承认后，才可实施修改，并做好改订历史记录。5.5.3计算机中的文件和资料必须指定专人管理，定期备份，以防止文件丢失或被不当修改。5.5.4电子文件受控和上传服务器必须是在网络安全的情况下，设置相关权限，以防止公司保密资料流失。5.6 客户完工资料的管理5.6.1 在项目交付的同时，交付项目完工资料，由业务部提供文件邮寄地址，将纸质文件和扫描件的光盘以及文