浅析电子计算机在档案管理中的应用及重要性研究.doc

计算机与档案管理论文2篇1、浅析电子计算机在档案管理中的应用及重要性研究摘要：计算机技术在我们的工作和生活中起着越来越重要的作用，本文从计算机技术应用于检索信息管理的必要性出发, ,介绍了计算机技术在档案信息管理中的应用。关键词：计算机应用；信息档案管理；计算机网络随着信息时代的到来，计算机早已在工业、农业、财贸、经济、国防、科技以及人们的社会生活各个领域得到了广泛应用，并且已经融入了人们的日常生活和工作之中。目前计算机正向多个方面发展，比如网络化和智能化，尤其在信息处理和自动化管理等方面起着越来越大的作用。与此同时，随着我国信息化建设的开展，档案管理工作的信息化也逐渐得以实施。本文就对计算机在档案管理中的应用进行探讨。1计算机应用于档案信息管理的必要性分析在社会的信息系统中，档案信息作为一种重要的信息资源而占有特殊的地位和作用。档案电子化是目前档案管理工作必须实施的重要工作,这已经成为大家的共识，而且在档案的管理中计算机的应用确实带来了非常显著的成绩。在档案信息管理中，计算机技术具有手工管理所无法比拟的优势,如存储量大、可靠性高、检索迅速、查找方便、保密性好、寿命长、成本低等优点,这些优点可以大大提高档案管理的效率,也是档案部门的科学化、正规化管理与世界接轨的重要条件。但是目前档案管理工作仍然处于人工管理或半人工管理状态,档案的信息功能不能得以充分发挥。所以,为了适应当今信息处理技术发展的要求,提高档案信息现代化管理水平,计算机技术作为一种新兴的技术手段,在档案信息管理中应当得到更加广泛的应用。2计算机技术在档案信息中的功能管理2. 1档案管理自动化因为计算机具有高效的信息处理能力,能以极快的速度输入、存贮和输出信息,能够进行逻辑推理和判断, 所以计算机技术逐步成为信息化先进技术手段的核心,通过计算机对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工后,可大大提高档案资源管理的效率,大大提高档案信息开发利用的效率。2. 2档案信息数字化纸制档案录入麻烦，浪费大量的人力和纸张，且存取修改与查阅调取都不方便，与之相比,数字档案更易于保存、查询、修改,并且可以通过网络快速传递。运用计算机技术实现档案信息数字化后,不仅可以提高档案的利用率,降低档案的管理成本和档案的磨损、遗失,并可实现数据的快速传播和保存,满足了用户的需要。2. 3信息检索网络化信息检索网络化已经在当前的图书系统中得以大量应用，并且表现出了令人及其满意的效果，同样，我们将现代计算机网络通信技术应用在档案信息建设中，实现其计算机检索系统,可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索,发展为智能网络检索,实现档案信息传递网络化,达到档案资源共享。3计算机在档案信息管理的应用第一步，收集整理。这是电子计算机档案管理的基础。在这个过程中，要求档案管理人员要有较高的知识层次和先进的技术水平，手脑并用，勤快踏实肯干，经常深入下去做好资料的收集和整理，掌握第一手资料，这是一项非常重要的工作。因为计算机只是一个辅助工具，无论其如何先进，管理者都是第一位的，掌握资料并将资料准确无误地输入计算机，才能发挥计算机的应用作用，否则，档案管理计算机化就是一句空话。第二，归纳分类。这是电子计算机档案管理的关键。有的时候计算机档案管理人员在档案资料收集过程中收集到的资料是不完整的，这就要求档案管理人员对收集来的资料进行认真地筛选、分类、加工和整理，这是实行计算机档案管理的前提和条件。只有做好了这方面的工作才能有效地将收集到的资料分门别类输入到计算机中，这是实行电子计算机档案管理最为关键的一步。第三，查询和提取。这是电子计算机档案管理的最终目标。前面做的大量工作，包括资料信息的收集、整理、归纳、分类，其最终目的就是为了将收集到的资料信息输入到计算机中，为日后的查询和提取打下坚实的基础，只有将这些资料存入到计算机中，才能更好地发挥计算机在档案管理中的作用。例如：某市西区污水中水管线工程是省市重点工程。该工程项目总长度为93.3公里，共32个标段，横跨和穿越多条道路，将水送入发电厂。由于线长、面广、点多，工作面分散，施工难度大，多年来各方在施工中配合不力，造成地下管线众多，既有电信部门铺设的光纤电缆，也有热力部门铺设的供热管道，以及供气部门铺设的燃气管道等地理情况复杂，施工难度之大前所未有。为保证施工质量及进度，避免施工中造成不必要的损失，作为施工一方的代表，水务工程有限责任公司技术人员在档案管理人员的大力支持和协助下，利用计算机调阅了大量的档案资料，方便、快捷地查清了地下各种管线敷设情况，从而安全高效地保证了施工的顺利进行。他们由衷地说，公司档案室数据收信准确、资料编排规范，查找资料方便快捷高效，真是我们施工部门的好后勤、好帮手。4实行计算机档案管理的意义通过以上几点，我们可以发现在计算机档案管理中实行计算机管理有许多益处，先将其归纳如下：整合和提高了资源利用率，减少人力、物力、财力和时间的浪费。缩短我们的查阅时间，提高档案信息的时效性。使用档案管理计算机化，编者可直接利用机读形式，利用计算机的功能，完成计算机的加工工作程序。改变信息加工工作受经费限制的局面。通过档案管理计算机化，可一次投入，多次产出，极大的节约了经费。 扩大了社会影响，拓宽了服务范围。档案管理计算机化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，从而提高了档案部门的地位。为将来“信息高速公路”打下坚实基础。档案管理计算机化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨，与世界同步。5档案信息管理中的几个重要环节5. 1重视信息存档的基础工作档案信息化建设主要包括档案的收集、整理、保管、利用等环节,其信息化管理模式包含办公自动化、文档一体化、管理智能化、服务现代化等内容。配置所需硬件要充分考虑数字时代的发展要求,在存储空间、图形运算、整体性能、系统兼容等方面尽可能满足信息化管理的基本运行条件。档案管理软件的开发要充分发挥档案管理单位和软件开发科研单位的合作,做到系统设计合理,适应档案管理的长期发展需要。5. 2应重视档案管理网络系统的建设网络为我们的管理提供了极大的便利，就档案信息来讲，其共享化建设是一项系统工程,包括总体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等步骤,是一套硬件加软件的系统。我们应建立档案查询系统来提高工作效率,通过网络查询实现档案网络传输的目的。此外,还应将电子档案管理类别细分为操作目录管理、系统环境管理、档案密级管理、卷内目录管理等,从机制上提高档案信息安全和档案信息共享能力。5. 3应重视档案人才队伍的建设随着计算机的应用，档案信息管理也由劳动密集型转为知识密集型工作,这要求高素质专业知识和高技能的信息管理人员对一些专业性强的档案要做到精确把握,而且要根据需求者要求提供相应的数据档案信息。这些都要具有专业知识才能胜任，所以要加大对档案管理人员的培训力度,不断学习计算机技术知识,以提高档案管理人员的信息化管理能力,从而促进传统档案管理向信息化管理的快速转型。5. 4继续做好传统载体形式的档案管理计算机技术虽然提供了强大的辅助功能，但是并不能解决目前档案管理中所有问题,因为电子档案信息本身的一些局限性还没有得到彻底解决。比如由于电子档案可以随意增删,其档案的原始性难以确定;计算机网络不稳定容易遭到黑客的攻击,导致档案信息的泄密或遗失等问题。因此,我们要将纸质档案与电子档案文件进行“双套制”保存,将纸质档案文件以文本方式备份,电子档案文件以影像方式进行信息传递,并制定完善的、符合实际情况的档案管理规章制度,做好安全工作预防其数据丢失，从而有效地保障档案信息化建设的安全和有序的开展。结束语作为一个综合性课题，计算机技术在档案信息开发中的应用应该继续展开研究。随着全社会信息化建设步伐的不断加快,电子文件的产生与管理给档案管理工作带来了巨大的机遇和极大的挑战。在信息化档案管理环境下如何发挥档案工作自身的特点和优势来为社会提供高质量、全方位的档案信息服务,是摆在当前的重要任务,同时应当有效利用计算机技术,实现从传统的纸质档案向数字化档案转变,提高档案管理效率和质量。:随着以计算机技术的普及和发展,以及档案部门运用计算机技术的日益成熟,计算机技术将在档案部门的应用越来越广。参考文献1任艳菊.浅谈计算机技术在档案管理应用中的必要性.沿海企业与科技, 2005(5).2乔子良,银海.档案信息化建设的实践.档案与社会,2003 (2).3陆广能.浅析数字化档案信息安全问题.电脑知识与技术, 2005(8).4陈伟,孙淑扬.计算机网络技术在档案馆中的应用.档案学通讯, 1998 (3).5戴宗坤,罗万伯,唐三平,等.信息系统安全.北京:金城出版社, 2000. 2、浅谈计算机在档案管理中的应用摘要：文章认为计算机技术在现代档案管理应用中起着越来越重要的作用，这是档案现代化发展的客观要求，有利于促进计算机信息处理与档案信息管理的结合。同时，也顺应了社会信息化的要求，提高了档案工作者的素质。关键词：计算机技术；档案管理；重要性随着计算机技术信息技术迅猛发展和广泛应用，计算机技术为档案信息资源的科学管理和有效开发利用创造了前所未有的契机，信息成为知识经济时代最为重要的资源。目前，档案电子化是档案管理工作必须实施的重要工作，已经成为人们的共识并显示出非常显著的成绩。计算机对档案信息进行管理，具有手工管理所无法比拟的优势，如检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，这些优点能极大地提高档案管理的效率及利用工作的水平，也是档案部门的科学化、正规化管理与世界接轨的重要条件，但是受行业和规模的影响，计算机的应用技术水平还参差不齐。 就目前状况看普及程度还存在一定的局限性，只是在科研院校、金融保险业较为普遍，其它行业档案管理工作仍然是处于人工管理或半人工管理状态，档案的信息功能还不能得以充分发挥。实践证明，怎样摆脱传统的档案管理方式，实现档案的计算机应用管理，怎样为档案的开发、整理、改革发挥重要的作用已成为一个重要课题摆在档案工作面前。 一、档案管理应用计算机技术是档案现代化发展的要求 从20世纪80年代开始，世界范围内以计算机为核心的现代化信息技术的发展和应用，给档案管理带来前所未有的冲击和革命。首先，计算机技术被广泛引入日常的档案管理工作中。其中最为突出的是表现在档案检索工作上，即利用计算机的超大容量和运算快捷的特点，将档案检索系统输入计算机之中。以提高档案检索的质量和速度。其次，由于电子档案的大量涌现，同时人们为了方便利用又把传统的固态档案录入计算机，建成数字档案馆，这种借助于新技术建立的档案馆为档案管理工作开拓了一个全新的领域和课题。再次，为了适应用户对开放的先行文件和历史档案的快捷查找，利用的需求各级各类档案馆（室）纷纷建立各种类型的计算机网站。档案载体的变化是出现了电子档案，党政机关、企事业单位的办公、管理和经营活动的方式发生了质的变化，电子政务、电子商务这种新形式的办公方式开始崭露头角，逐渐替代了以纸张为介质传递信息的传统办公模式。人们利用计算机和网络来书写、传递、储存、查找检索和利用信息。信息的存在形式就由原先看的见，摸的着的固态形式转化为看不见、摸不着的数码形式，它转化的档案就是电子档案。随着电子文件几何式骤增，对电子档案的超前控制、及时收集、有效管理与开发利用以及数字化技术的推广。服务范围的拓展，管理手段的革新都要求档案管理人员的计算机知识和技能必须与时代同步。要树立适应新形式要求的全新的服务理念，把现代化计算机技术与我们积累的工作经验、档案利用的典型案例、档案史料、编研材料结合起来，参与到这场文案管理的变革中来，在变革中求生存，在变革中求发展，不断改进工作方法，增强服务意识，改善服务环境，使档案信息得到更好的利用，顺应时代的要求。 二、计算机技术管理档案是促进计算机信息处理与档案信息管理相结合的一种尝试 近20年来，我国档案事业发生了巨大变化，档案队伍的综合素质也有了显著提高，而档案的信息管理基本上没有进行相应的调整来反映这些发展变化。档案管理除保管档案实体延长其保存寿命维护历史真实面貌外，其重要任务就是管理，开发档案信息提供档案信息服务。档案工作属于信息管理服务范畴，而计算机在数据处理与信息管理方面又具有无与伦比的优势，是档案信息化建设的最重要的物质基础和技术支持。档案管理信息化就是利用现代化的信息技术变革档案管理的模式，具体地说它包括档案本身的信息化，档案管理工作模式的信息化，档案工作目的的信息化，档案管理方法的信息化，就是我们通常说的档案的数字化。档案管理方法的信息化就是我们用现代化信息科技的成果革新管理方法、手段和工具，比如使用计算机技术、网络技术和建立在其上的管理信息系统软件进行档案的信息化管理。进一步发挥它在档案事业宏观管理中的积极促进作用，又可促进计算机信息处理与档案信息管理及开发的有机结合，对提高档案人员现代化能力和档案信息化建设发挥引导和推动作用。 三、用计算机技术管理，有利于增强档案工作领导的计算机意识、现代化意识 实现档案计算机管理应先培养计算机意识。所谓计算机意识，笔者认为，是人们在生产、生活中的一种新的思维方式，在这种意识下，人们在时间中首先尽可能地企图通过应用计算机技术来分析问题、解决问题，使计算机及其技术成为人们劳动的一种重要甚至是首选的工具或手段。21世纪是一个高科技无所不在的新世纪，我们将在高科技的环境中工作，在高科技的背景下学习和生活，将在高科技的发展中求生存、谋发展。高科技在向世界展示其强大无比的奔腾势头的同时，也向我们每一个人提出了新的使命：不仅要具备高科技的基础知识、基本技能及对高科技的运用和创造能力，而且要有一颗紧扣高科技发展脉搏而跳动的心。在新的世纪，属信息管理范畴的档案部门，其工作对象的拓展、工作手段的更新，信息技术是发展方向。然而现实中，档案部门的计算机意识较弱，时代紧迫感不强。现行的管理手段仍停留在传统的手工管理阶段，工作效率低，档案人员没有时间和精力进行信息开发，即使做了一些开发工作，质量也不高。究其根源，除机制、经费等因素外，一个重要方面就是有些档案工作领导对计算机在档案管理中的作用缺乏足够的认识，缺少计算机管理档案的意识和愿望。整个档案队伍中先进生产力的代表太少，现代科技理论与管理技能层次较低，知识结构不合理，因而档案 管理水平很难有实质性的提高。 这些状况表明，在信息化时代强化档案人员特别是档案领导干部的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识，在加快档案由手工管理向计算机数字化管理的转变工作中是至关重要的，也是非常迫切的。而这种意识的形成，不仅需要一个过程，而且需要以多种途径或方式逐步实现。笔者认为，增置档案人员计算机技能管理内容，无疑是个强烈的指示信号，也应是一种有效途径。这将会促进档案人员关注档案工作现代化，自觉学习计算机知识并积极应用计算机技术的认识，可强化档案人员的现代化意识，加快档案工作现代化建设。 四、顺应社会信息化的要求，全面提高档案工作者的素质 随着全社会信息化建设步伐的不断加快，电子文件的产生与管理给档案管理工作带来了极大的挑战。在信息网络环境下如何发挥档案工作自身的特点和优势来为社会提供高质量、全方位的档案信息服务，是摆在当前的重要任务之一，适应政务信息化，档案工作者素质的提高和意识的培养是关键。 在信息观念日益增强的市场经济环境中，新知识、新技术、新事物、新经验层出不穷，而档案管理工作人员还存在着知识结构老化，服务