会计电算化模拟实验中常见问题及解决方法.doc

会计电算化模拟实验中常见问题及解决方法张 菁 ( 广西财经学院会计系)摘要: 会计电算化是一门实践性、操作性和技术性很强的学科。会计电算化实验教学是培养学生的实践能力的一个重要方式。本文从学生操作用友 ERP- U8 软件进行模拟实验中出现的问题出发, 分析出现该问题的原因, 针对性提出一个或多个解决途径, 供学生和同行参考。关键词: 会计电算化实验 常见问题 解决途径会计电算化是以计算机为主的现代信息技术应 用到 会 计业务处理过程中, 利用先进的计算机软硬件设备, 取代手工完 成日常的记账、算账、报账等会计核算任务, 而且部分代替人脑 完成完成对会计信息的分析、预测、决策的过程。它是一门融合 会计学、计算机科学、信息学和管理学为一体的综合性学科, 是 现代会计学科的重要组成部分。高等教育的任务在于培养实践能力强、具有创新精神和综 合素质的高级专门人才, 其中培养学生的实践能力的一个重要 方式就是实验教学, 会计电算化实验教学以操作性强、实用性 强等特点, 已成为会计、会计电算化等专业的必备课程。现在一 些院校都在以用友 ERP- U8 为教学软件进行培养会 计 电 算化 的实际动手能力及解决问题的能力, 模拟实验是必不可少的环 节。由于用友 ERP- U8 设计的复杂性, 学生在上机实验操作过 程中经常出现一些问题, 导致上机实验没有办法继续进行。如 何处理上机实验出现问题是解决学生能否正常进行实验的关 键。笔者通过多年会计电算化实验的教学指导, 认为以下 3 个 方面是学生在电算化实验中总账系统最容易碰到的问题, 也是 必须解决的问题。本文以用友 ERP- U850 为例, 对学生在电算 化模拟实验中经常遇到的常见问题, 针对不同情况, 提出了一 个或多个解决方法, 以进一步培养和提高学生会计电算化实务 操作能力, 同时也为广大财会人员提供及时解决问题的方法。一、账套建立及系统初始化的常见问题及解决方法学生开始进行模拟实验时, 首先要根据实验资料的要求, 建立账套, 规定系统具体采用的业务处理控制参数、凭证类别 设置和期初余额输入等工作。在建立账套后及系统初始化工作 中, 常见的问题有:( 一) 、建立账套后账套号、会计年度和账套路径的调整学生上机实验建立账套后才发现所建立的账套号、会计年 度和账套路径与模拟实验资料的设置不符。原因是由于学生在 建账过程中没有认真的处理, 对所提供的实验资料要求认识不 足。解决的方法有 2 种:方法 1 学生可以通过系统管理员的身份, 进行账套输出并且选定“删除”, 删除该账套, 避免重新建立时账套号的重复,这种方法比较简单, 也是比较可行的一种方法。方法 2 进行账套的输出, 账套输出后用记事本或 word 打开备份信息文件 UfErpAct.Lst 如图 1, 修改会计年度、账套号及账套路径, 修改后保存, 然后进行账套引入就可以更改账套号会计年度及账套路径, 修改后保存, 然后进行账套引入就可以更改账套号、会计年度后账套路径。在图 1 中 cAcc_Id 的值是账套号; cacc_path 的值是账套路径; Yyear 的值是账套的年度如修改账套号为 700, 账套路径为 F: 05 会计 2 班 ZT700, 年度为 05 年, 修改 后的 信 息 文件 UfErpAct.Lst 如 图 2, 通过 系 统管理员进行账套引入, 完成修改会计年度、账套号和账套路径图 1 UfErpAct.Lst 修改前信息图 2 UfErpAct.Lst据与记账凭证的审核工作。一般制单人员和审核人员不能同为一人。出纳负责现金、银行存款的日常活动。由于电算化模 拟实验都是单机实验, 操作员未设置密码, 学生对电算化岗位分工职责不是很理解, 随意以其他操作员的身份进入总账系统制单。在这种情况下很可能出现这种操作员错位。针对第一种“记账凭证的内容填制错误”要分两种情况来解决, 即未记账前发现记账凭证的内容填制错误和已记账后发图 3 部门编码错误提示方法 1 检查输入的编码是否有误, 是否符合编码的有效级 长还是级次不够, 如是不符合编码的有效级长, 直接修改编码 重新录入。方法 2 经检查是学生所定义部门的级次、级长不符合实验 资料的要求, 以账套主管身份注册, 进入企业门户, 在基本信息 的“编码方案”修改部门编码级次、级长, 但是不能修改已经使 用的级次的编码( 已经变灰色的, 不能更改) , 只能增加级次编 码。或者以账套主管身份进入系统管理, 在菜单“账套”选择二 级菜单“修改”, 进行修改账套, 修改级次分类编码方案中的部 门编码。( 三) 、学生在操作过程中出现操作被其他用户锁定, 不能 进行操作。学生在模拟实验练习中, 由于误操作而导致正常运行的功 能被锁定的情况, 解决方法有 2 种:1、以系统管理员( admin) 进行注册, 选择菜单“视图”中的 二级菜单“清除所有锁定”, 在打开的对话框中选择相应的锁 定, 单击确定, 即可实现清除锁定。2、运行用友公司的 U8 异常任务清除程序, 登录以后, 在 弹出的清除异常任务对话框中, 选择清除按钮, 可清除异常和所有任务, 包括清除其他用户锁定。如图 4。现记账凭证的内容填制错误。解决“未记账前的制单错误”的方法比较简单, 以制单人员身份登录总账系统, 单击填制凭证,通过查询或翻页的方式找到需要修改的凭证, 在需要修改处直接修改, 保存退出。解决“已记账后发现记账凭证的内容填制错误”的方法是: 制作红字冲销凭证或者是取消记账( 反记账)取消审核人员签章, 然后再按解决“未记账前的制单错误”的方法操作。取消记账( 反记账) 的具体操作: 双击总账系统选择电算化实验的账套、操作员单击月末处理单击对账同时按 CTRL+H弹出窗口“恢复记账前状态功能已被激活”( 见图5) 确定单击“凭证”菜单的下拉菜单“恢复记账前状态”选择恢复方式( 如图 6) 恢复记账完毕。图 5激活恢复记帐功能图 6 选择恢复记帐方式针对第二种“操作员错位”, 其改正的方法如下: 双 击 总账系 统选 择 电 算 化 实 验 的 账 套 和 账 套 主 管 单 击 设 置选项凭证选中允许修改、作废他人填制的凭证( 见图 7) 以图 4 清除异常锁定二、总账系统日常业务核算的常见问题及解决方法日常业务处理的任务是通过输入处理各种记账凭证, 完成 记账工作, 查询和打印输出各种日记帐、明细账和总分类账, 同 时对部门、项目、个人往来和单位辅助账进行管理。学生在制 单、审核、记账操作中常见有以下方面问题:( 一) 、填制记账凭证时发生的错误与解决方法经常发生的制单错误主要有两种情况。一是记账凭证的 内容填制错误。其中包括会计科目、摘要、金额、日期、辅助账制单员的身份进入填制凭证窗口, 在所需修改操作员身份的凭证上做任意的操作后弹出是否需要作废他人填制的凭证(8) 是单击保存, 这样就完成修改操作员的凭证。( 二) 、审核凭证发生的错误与解决方法。图审核凭证是指具有审核权限的操作员按照会计制度规定,对制单人填制的记账凭证进行合法性检查, 防止错弊。在会计电算化模拟实验中, 教师一般会要求学生相互审核凭证, 以便及时发现错误。可是有很多学生不愿意去审核别人的凭证, 经生凭证错误的可能性特别大, 也为后续的报表编制埋下隐患。针对凭证审核错误分两种情况来解决, 一种是未记账前发 现凭证审核错误, 把握“谁审核、谁负责消审”的原则, 在审核凭 证的对话框从审核下拉菜单中选择取消审核或成批取消审核 命令, 这样已经审核的凭证又回到未审核状态, 审核人员则可 以重新进行审核。另一种情况是已记账才发现凭证审核错误, 解决办法是首选取消记账( 反记账) , 再按解决未记账发现凭证审核错误的方法即可。图 9指定科目图 10 取消出纳凭证必须要出纳签字选项三、报表数据的错误与解决方法实行会计电算化后, 会计人员只需将原始会计数据输入电子计算机, 大量的数据计算、分类、归集等都是由计算机来完成的, 会计人员只需要填制记账凭证并审核, 那么计算机会自动记账并运用报表模板自动取数、自动编制报表。学生在做会计图 7选择允许修改、作废他人填制的凭证电算化模拟实验时, 不按照建账系统初始化填制记账凭证审核审核无误后, 记账进入报表系统编制资产负债表、损益表结账这基本程序模拟实验, 常搞混、遗漏、跳跃基本程序。常见的错误有未记账就进行编制报表和已结账、编制报表时才发现错误这两种情况。方法 1: 对于未记账就进行编制报表, 会造成财务取数公 式到总账系统的账簿、凭证中采集的各种会计数据不及时、不 完整、不全面, 直接影响编制报表的真实性、完整性。用友公司 在 UFO 报表系统中增加了“未记账的数据也可以取数到 UFO报表系统中”的功能( 见图 11) 。在设置报表公式时, 只要将图图 8 修改他人填制的凭证( 三) 、不能正常进行“出纳签字”。学生在模拟实验中确实做了现金、银行存款的收付款凭证, 然而进行“出纳签字”时却经常出现“没有符合条件的凭证” 的提示窗口, 一部分已审核凭证无法通过记账, 使得实验无法继续。解决不能正常进行“出纳签字”有两种方法。方法 1: 完成现金和银行存款总账科目的指定。以账套主 管的身份登录总账系统在设置会计科目的对话框单击编 辑菜单下拉菜单指定科目命令从指定科目的对话框中单击 现金总账科目复选钮从左半部分的“待选科目”栏中选取“现 金”科目放入右半部分的“已选科目”栏中( 见图 9) , 完成现金的总账科目指定。同样以相同的操作步骤, 完成银行存款的总 账科目的指定。这样, 再进行出纳签字时, 就不再弹出“没有符 合条件的凭证”的提示窗口, 出纳人员可以顺利签字。方法 2: 以账套主管的身份登录总账系统设置选项打开“凭证”页签取消打勾的“出纳凭证必须要出纳签字”( 见 图 10) 退出。这样不需要出纳签字也可以开展正常的电算中的包含未记账凭证“”勾上, 就可以将未记账的数据取数到UFO 报表系统中。图 11方法 2: 对于已结账、编制报表时才发现错误, 解决的办法 通过以结账人的身份登录( 下转第 87 页)缓解乡镇财政困难。4、提高资金使用效益, 防范和化解债务风险。乡财县管的 管理模式从源头上杜绝了一些不合理举债现象, 抑制了乡镇债 务的持续增长, 防止了乡镇盲目举债的问题。从运行的情况看, 很多乡镇没有出现新增债务, 切实缓解了乡镇财务困难, 各项 支出和政权运转也得到了基本保障, 使有效的资金真正发挥了 作用。就其弊端及存在问题来说1、部分乡镇领导对乡财县管的认识还存在偏差。乡财县管 后, 部分乡镇领导有一定抵触情绪, 认为对乡镇取消分单位核 算, 实行报账制是对他们工作的限制, 思想上一时转不过弯来, 增收节支积极性不高。2、体制有待进一步完善。部分县乡财会人员尚未垂直管 理, 行政上仍归乡镇领导, 在实际工作中, 难以严格执行财务规 定, 不能有效的发挥监督作用, 影响了乡财县管的效果。3、运行成本较大, 增加乡镇负担。改革后, 由于乡镇每一笔 开支, 都要派人往返于县乡之间, 一个星期要来回好几趟, 票据 安全、差旅费用等问题开始凸现。长此以往, 运行成本加大, 增 加乡镇负担。4、缺乏政策配套。“乡财县管”后, 乡镇财政金库被取消, 而 由县级财政部门在各乡镇金融机构统一开设财政专户。对这些 新的财政专户, 无明确的相关保护规定。一些乡镇账户经常因 过去的债务纠纷而被司法部门冻结和强行划款, 影响“乡财县 管”的正常运行。另外, 有些乡镇支出的项目和标准没有明确的 规定。县级财政部门只能在现有规定下“摸着石头过河”, 难免 会出现一些偏差。5、乡镇财会人员素质有待进一步提高: 由于各种原 因, 乡 镇财会人员结构复杂且不稳定, 部分人员素质不高, 业务水平 较低, 在一定程度上影响了“乡财县管”工作的顺利运行。五、关于乡财县管的几点建议:1、解决乡镇领导的思想认识问题。让他们认识到乡财县管是财政管理方式改革后新形势的需要, 乡镇财政资金的所有权和使用权仍归乡镇, 资金结余也归乡镇所有, 不改变乡镇财政资金所有权、使用权及财务审批权, 只是由县级财政按规定进行监督, 增加他们增收节支的积极性。2、完善县乡财政管理体制。为了使乡镇财会人员既能维护乡镇政府的权益, 又能成为县财政财务管理、经营决策的得力助手, 必须建立健全配套的管理体制, 对乡镇财会人员由县财政进行垂直管理, 行政上不再接受乡镇领导, 真正调动起会计人员依法理财的积极性, 使其能够挺直腰杆同违规违纪现象做斗争, 依法大胆地抵制不合法行为, 真正起到把“关”守“口”的作用, 使乡镇财会工作进入一个良性的循环。3、积极推广应用网络技术。应用财务管理软件, 实现县乡财政部门联网, 实现乡镇收入网上报解、收支计划网上申请和审核, 提高财政管理水平和工作效率, 适应乡镇财政管理方式改革的需要。4、建立健全配套政策。结合各地实际情况, 建立一套行之有效的配套政策, 对银行帐户、支出标准等运行中发现的问题加以明确和规范, 调动和保护乡镇