弱电行业公司行政管理制度V201X

. 可编辑范本 行行 政政 管管 理理 制制 度度 V2012 . 可编辑范本 目目 录录 第第一一章章 总总 则则 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2 2 第第二二章章 行行政政事事务务管管理理. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3 3 2.1 会议管理 .3 2.2 公文管理 .5 2.3 档案管理 .8 第第三三章章 考考勤勤管管理理 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1 11 1 3.1 考勤员的职责 .11 3.2 工作时间 .11 3.3 考勤 管理 .11 3.4 休假规定 .12 3.5 加班 规定 .13 第第四四章章 办办公公管管理理 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1 15 5 4.1 办公环境管理 .15 4.2 安全与值班管理.16 4.3 车辆管 理 .17 第第五五章章 合合理理化化建建议议管管理理. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2 20 0 5.1 管理职责 .20 5.2 管理办法 .20 第第六六章章 奖奖惩惩管管理理 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2 22 2 6.1 奖惩分类 .22 6.2 奖惩条例 .22 6.3 奖惩执行 .27 附附则则 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2 27 7 . 可编辑范本 第一章第一章 总总 则则 为了规范公司管理，使行政管理工作更规范化、程序化、系统化，进一步加强 管理及协调，明确办公程序，保证及促进公司战略目标实现及各项业务的发展，特 制定本制度。 . 可编辑范本 第二章第二章 行政事务管理行政事务管理 2.12.1 会议管理会议管理 2.1.12.1.1 职责职责 人资部是会议管理的责任部门，也是会议管理的监督职能部门，公司各个部门是会议 管理实施部门。 2.1.22.1.2 原则原则 会议要“议而有决、决而有行、行而有果” 。 2.1.32.1.3 等级等级 公司会议 A 级：年度经营会议、月度经营会议、周例会、员工交流会议 B 级：总经理召集的工作会议 C 级：部门间协调工作会议 部门会议 D 级：部门周例会 E 级：项目间协调合作会议 F 级：项目内工作会议 2.1.42.1.4 会议流程会议流程 2.1.4.12.1.4.1 会议准备会议准备 明确目标：明确会议需要完成的目标； 清晰议程：会前须将会议议程告知相关与会人员，与会人员在会前须认真阅读议程， 准备好会议资料； 时间安排：时间安排合理、会议长度控制要严格，一般不超过 120 分钟（年会除外） ； 确定人员：对实现会议目标有潜在贡献的人要参加；能够因参与会议而获得好处的人 要参加；该参加的必须参加，不该参加的一个也不参加； 会议室申请：员工使用会议室/培训室需提前一天申请，由人资部进行统一登记安排； 如会议临时取消，需及时在人资部登记中取消会议登记，以便其他部门能及时使用会 . 可编辑范本 议室/培训室； 发放通知：通知发放要及时、简洁、清楚、明了，开会时间、会议地点、会议目标、 参加人员、预备材料等须明确通知所有与会人员； 场所准备：会务服务提供部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备 好座位、会议器材各种设施、用品，部分重要会议须准备水果茶水等要提前通知人资 部。 2.1.4.22.1.4.2 进行阶段进行阶段 主持人要求： 主持人应提前 5 分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备； 主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推 进中应注意的问题等，进行必要的说明； 会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制， 并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率； 属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加 以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就 其后续安排统一意见； 主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门） 、达成标准和时间等会后跟 进安排向与会人明确。 发言者要求： 发言要有准备； 发言要对事不对人； 发言要客观、真实。 与会者要求： 必须准时到会,请假者须征得主持人同意方可缺席； 遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人员 处，原则上不允许接听电话，如须接听，在征得主持人同意的情况下离开会场接听电 话； 会前要理解会议目标、积极作好准备工作； 会中要踊跃发言、积极参与； 会后要关心会议成果和会议跟踪； . 可编辑范本 会后会议主持人必须负责关灯、空调、电脑、投影仪电源。 齐全的记录： 会中必须要有齐全的会议记录，记录会议成果，如实、详尽地填写会议纪要 ，主持 人应明确会议的记录人员； 会后，主持人应与记录人员明确、总结会议成果。 2.1.4.32.1.4.3 跟踪阶段跟踪阶段 对会议成果按不同的等级指派相应人员跟踪检查，反馈情况填写在会议纪要中,人 资部对其进行监督。 2.22.2 公文管理公文管理 2.2.12.2.1 公文定义公文定义 公司公文是传达贯彻公司高层指示精神、公司内部或对外请示和答复问题、对外或受 外指导或商洽工作的重要工具； 公司公文包括各种制度、来往文件、公务信件、调查、报告、契约、凭证类文件、决 议、参考文件、帐薄、统计表及其传票等。 2.2.22.2.2 管理原则管理原则 保持收发之间的联系，分清责任； 统一管理； 规范、准确、及时、安全； 保密原则：各部门及各有关人员，对公文中涉及国家、政府或本公司应保密的事项， 必须严守机密，不准随便向他人泄露。公司公文保密等级分为：绝密、机密、秘密、 公开四种。绝密、机密文件不能随便打印，打印一定要经过公文保密责任人批准。绝 密文件一般只能印一份（特殊情况公文保密责任人确定） ，由起草人送有阅文资格的人 员传阅，有阅文资格的人员由公文保密责任人确认，其他人员不能确认；机密文件按 审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。文件机密级 数，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。 2.2.32.2.3 管理细则管理细则 公司发文的程序为： . 可编辑范本 拟稿审核（人资部经理或授权人）批准(总经理或授权人) 打印盖章发文 催办立卷归档。 公司收文的处理程序为： 收文分文传送、催办立卷归档。 办理完毕的文件需进行适当的整理、装订，此项工作由文件收发部门按季度（部门可 根据实际情况确定时间间隔，如果采用软件工具，可有由系统自动实现）进行。会计 文件依会计年度进行整理装订，另分类保管。若没有逐度年整理必要之会计文件，可 另选适宜的时间段装订，但需注明装订年度及文件保留年限； 所有文件的发放必须有登记、签收手续； 公司发文一定要由人资部或标准确定部门统一编号，以公司名义发文，一律用金管字 年号； 红头文件只适用于需遵照执行的制度、决定、决议、纪要、任命等，其他文件一般用 普通纸张印发； 保存文件目录的制作（适用于书面公文）：应在某一组文件的首页或袋皮，附页上注 明文件号码、名称、保管期限、单位名称及起止年月日、并将其记入同样内容文件清 单，分门别类地保管。保存的文件应分门别类地进行整理，并达到即使文件的整理者 不在也能很容易地了解查找方法的程度。 2.2.42.2.4 公文保存及销毁公文保存及销毁 2.2.4.12.2.4.1 公文保存期限公文保存期限 帐薄从其封闭之日，其他文件从组卷之日算起，公司公文的保存期限依据文件内容制 定。 永久保存的文件包括： 公司法规及公司代表大会文件； 董事会及其他重要会议的文件； 有关经营方针及事业规划； 预、决算材料； 各项规章的制定及修改和废止情况； 发至公司内部的指示及命令； 重要的权利、财产的得失保全及其变更的情况； . 可编辑范本 重要契约、合同的缔结、解除及其他变更； 有关公司职员的升降、赏罚及授予的重要内容； 向官方提请的文件及官方批复文件中的重要内容； 重要的诉讼文件；重要的统计及调查； 除上述内容之外被认为重要的文件。 需要保存 10 年的文件包括： 与永久保存文件有关的手续、通牒、照会及报告等； 事业规划及经营方针的实施细则； 预算的统制及实施细则； 权利和财产的得失、保全及其变更； 诉讼及登记； 与各规定相关的指示事项； 递交官方的文件及官方下达的命令； 有关调查的内容； 业务上的差错及事故； 现金出纳簿、核对帐目及各种会计票据。 除以上内容之外，不属于永久保存的，具有意义的文件。 需保存 3 年的文件包括： 需要保存 10 年以上的文件所列业务中产生的报告、调查及参考资料； 各种简便帐目； 参照需要保存 10 年以上的文件相关的文件； 职员的升降、赏罚及授予； 有关职员的卫生保健和福利设施； 与经营无关的一般往来文书，特别简单的除外； 比较一般的通知书、报告书、调查书及参考文件，特别简单的除外； 比照其他各项相关文件。 需保存 1 年的公文包括： 简单公司级的来往文件； 特别简单公司级的通知、报告、调查及参考文件； 仅供一时之用的和用途单一的公司级文件。 . 可编辑范本 2.2.4.22.2.4.2 保管期限的缩短保管期限的缩短 文件在保管期限中，如果失去了最初认定的保管意义时，可通过有关责任人合议，缩 短其保管期限。 2.2.4.32.2.4.3 公文的销毁公文的销毁 已过保管期限的公文，在经各有关责任人商定后，予以销毁； 销毁原则上采用碎纸的方式，而一般性的报纸、杂志，及其他无价值资料，可采 取卖掉的方式或其它经责任人认可的方式； 销毁所保存的公文时，需依照有关规定履行必要的手续。 2.2.52.2.5 公文审核与审批公文审核与审批 人资部行政组负责公司公文审核与审批的综合管理。 总经办：总经理秘书负责所有由总经理审核与审批公文的组织、协调、上传下达、 跟踪等实施工作； 人资部：人资部负责公司各个部门间的公文审核与审批的组织、协调、上传下达、 跟踪等实施工作，人事专员负责公司有关人事任命，组织架构等的公文审核与审 批的组织、协调、上传下达、跟踪等实施工作； 各部门：各部门文秘或资料管理员负责各部门内部的公文审核与审批的组织、协 调、上传下达、跟踪等实施工作； 特殊情况：如果该公文在公司各项管理制度中规定为绝密文件或制度中规定不能 泄露的信息，则由当事人亲自负责公文审核与审批的组织、协调、上传下达、跟 踪等实施工作，比如：调薪报告、财务报表等。 2.2.62.2.6 审核与审批流程审核与审批流程 由公司各个业务流程决定。如果业务流程没有规定或模糊不清，由人资部解释执行。 2.2.72.2.7 审核与审批规定审核与审批规定 公司规定各种公文自签收之时起，必须按照如下规定期限审核与审批。 序号公文类别审核（小时:h）审批备注 1 请示 16h 8h 2 报告 16h 8h . 可编辑范本 3 指示 8h 4h 4 布告、公告、通告 4h 4h 5 批复 4h 4h 6 通知 4h 4h 7 通报 4h 4h 8 决定、决议 4h 4h 9 函 4h 4h 10 会议纪要 4h 4h 备注：审核与审批时间以实际工作时间来计算，比如 16h 即是两个工作日。 2.32.3 档案管理档案管理 2.3.12.3.1 管理职责管理职责 公司人资部是档案管理的主管部门，对公司档案进行统一归档及日常管理，公司原件 档案均需由人资部统一管理； 各部门为档案管理的分管部门，负责本部门业务相关档案复印件存档管理； 人资部档案管理员及各部门档案管理人员均为公司档案管理人员，应相对保持稳定， 各部门档案管理人员名单应报备人资部，如有变动，应及时通知人资部； 档案管理员应忠于职守，认真管理相关档案资料，及时入档、登记，遵守公司保密规 定，不得向其他人员泄露档案内容。 2.3.22.3.2 管理办法管理办法 2.3.2.12.3.2.1 归档范围归档范围 凡反映公司工作活动，具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、电子版资 料、录音、录像等）均属归档范畴。 人资部负责以下档案的归档管理： 公司设立变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算及公司各类财务报表等 方面的文件原件； 公司有效证照、证件、印章等原件； 政府、项目批文、项目申报、公司签订的各类合同原件； 公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司 . 可编辑范本 决定等） ； 公司重要会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发 言、会议录像等； 员工档案； 公司宣传资料、企业文化等声像资料的存档管理； 员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件及交流中心等文件的管理。 各职能部门负责以下档案的归档管理： 项目申报各项资料及与本部门职能相关合同的复印件； 与本部门业务相关的各项方案、计划、报告内部及会议资料等资料的存档及管理； 部门所有电子文档资料的管理。 2.3.2.22.3.2.2 档案的借阅档案的借阅 因业务需要外借公司证照、报表、合同等原件资料或复印件资料，须经总经理批 准方可外借；内部借阅公司绝密、机密文件借阅须经过总经理批注，其他文件需经人 资部经理批注； 各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案须经本部门领导批准，然后到档案管 理员填写借阅申请，方可借阅； 公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门主管领导或总经理批准方 可借阅； 对于合同、薪酬以及员工相关档案资料等的查阅权限参照财务制度相关规定执行； 借阅档案必须做好登记，归还档案需进行检查、清点，资料管理员需在登记表上 注明并确认回收； 借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、私自复印或携带档案外出； 借阅人应 注意保管好档案，避免丢失。 2.3.32.3.3 档案的移交档案的移交 所有人员因调岗离职等原因，需移交所负责档案的，须向接收人提交移交清单， 接收人需清点及确认所移交的档案，避免因工作交接造成档案的丢失； 各部门需保存的原件文件及档案资料向人资部移交，其移交时间一般定在帐目封 . 可编辑范本 存和其他文件归类完成时； 当部门取消或合并、分设时，应及时进行公文的移交，并明确新的公文保管部门； 非常情况下，重要文件应选择安全的场所进行保管，如遇紧急情况，需要提前转 移文件时，需经总经理或其书面授权的责任人确认方可办理； . 可编辑范本 第三章第三章 考勤管理考勤管理 3.13.1 考勤员的职责考勤员的职责 按规定认真、及时地检查每天打卡考勤情况； 如实记录员工的出勤、告假、加班等情况，监督员工做好出入刷卡、去向登记； 如实反映考勤管理中的问题，做好相关记录存档； 考勤员负责日常考勤登记，请假、休假报批和考勤表报送； 督促各部门严格执行考勤管理规定，做好日常考勤检查、请假、休（调）假登记、月 终考勤核对和员工月度考勤报表的汇总编制。 3.23.2 工作时间工作时间 原则上实行每周五天工作制，周一至周五上班时间 8：30 至 12：00 及 13：30 至 17： 30。特殊情况下公司可根据实际需要对作息时间进行适当调整。 3.33.3 考勤管理考勤管理 3.3.13.3.1 考勤规定考勤规定 公司实行上、下班打卡考勤制度，员工上、下班打卡时须由本人亲自在考勤机打卡， 不得由他人代为打卡,特定人员经总经理同意方可免打卡； 员工请假必须按规定提前办妥请假手续后方可休假，否则以旷工论处。请假最低时限 为半小时，不足半小时按半小时计； 如因突发事件不能提前请假者，应在上班前先通过电话知会部门主管，回司后需在两 天内补回当天请假，否则以旷工论处； 假满未经续假而擅自不到岗者以旷工论处； 上班中途请假的，离岗前请打卡，并将请假条交考勤员方可离岗； 员工提前休假完毕，应及时办理销假手续； 如下班忘记打卡、因公务未能及时打卡或考勤机故障等原因导致不能打卡者，需在 员工签到表上作好登记并由上级主管签名确认； 员工上班时间因工外出的须在外出登记表上填写外出事由及时间，经部门主管签 名确认后方能外出；如部门主管不在，考勤员需以电话形式与部门主管确认事实，签 名后补，否则按旷工论处； . 可编辑范本 迟到也须打卡，否则视为缺勤； 从事销售工作的人员因工作需要经常外出，必须在前台做好去向登记，并及时向主管 领导报告行踪，若未及时登记或登记内容与实际不符则视为旷工。若其它员工因工作 需要外出办理业务须向本部门经理申明外出原因及返回公司时间，并在前台如实登记， 否则视为缺勤。经理级以上人员请假、外出办事等，要及时告知总经理秘书，以便总 经理了解人员去向，做好工作安排； 考勤员于每月 5 号前对员工上月的考勤情况作出统计，并将有考勤异常情况的考勤表 打印出来分派到当事员工，员工须将考勤异常原因填好交由部门主管签名确认，并于 8 号前交到考勤员处，考勤员于每月 10 号前统计好员工出勤情况，交由公司财务核发 工资。 3.3.23.3.2 员工请假审批流程员工请假审批流程 主管以内员工请假一天以内（含一天）的由部门经理审批；请假一天以上三天以内 （不含三天）的由部门经理审批, 人资部备案；请假三天以上的由部门经理、人资部经 理审核，总经理审批； 部门经理以上员工请假一天以内由人资部经理审核,部门主管领导审批；请假一天以上 由人资部经理、部门主管领导审核, 总经理审批。 3.3.33.3.3全体员工应严格遵守劳动纪律，不得迟到、早退或旷工，如有违反将按下列规定处理： 3.3.3.13.3.3.1迟到：上班时间半小时内未到岗视为迟到，超过半小时未到岗且未办理相关请假手 续的视为旷工处理。 3.3.3.23.3.3.2早退：在规定下班时间提前离岗者视为早退。处罚标准参照奖惩制度执行。 3.3.3.33.3.3.3旷工：凡属下列情况均按旷工论处： 未按规定时间正常上班且未按规定程序办理请假手续或请假未批准擅自离岗者； 用不正当手段骗取、涂改、伪造休假证明； 被公安部门拘留； 打架斗殴、违纪致伤而休息； 对无故旷工的除扣发旷工时间的工资外，另视同情节轻重给予行政处罚，具体将参见 公司奖惩制度执行； 对连续旷工 7 个工作日以上或全年累计旷工 15 个工作日者，视同自动离职,公司将其予 . 可编辑范本 以除名。 3.43.4 休假规定休假规定 3.4.13.4.1 事假事假 员工因私事须亲自办理的,可告请事假，事假不计发工资。 3.4.23.4.2 病假病假 因病或非因公负伤员工，需出示县级以上医院出具的本人的病休证明（或治疗费、药 费收据） ，准予病假，病假期间工资按正常上班工资的 50%计算。 3.4.33.4.3 婚假婚假 正式员工达到法定年龄结婚，可享受 3 天婚假假期，晚婚者（男性年满 25 周岁、女性 满 23 周岁）可享受婚假 5 天（不包含周六日及节假日） 。休婚假须出示婚姻注册证 ； 婚假需在注册登记时间起半年内使用完毕，请假需提前 10 日向部门负责人提出申请,并 填写请假申请单 ，经总经理批准后报人资部存档； 无特殊情况，婚假需一次性使用完，不能分段使用； 婚假期间，工资照发。 3.4.43.4.4 产假产假 已婚女员工合法生育子女（即符合国家政策规定要求的） ，给予产假 90 日（包含周六日 及节假日） ，第 91 日正常上班；属正常计划生育的，男员工可给予陪产假 10 天（不包 含周六日及节假日） ； 休产假或陪产假必须出示计划生育服务证 ； 无特殊情况，产假及陪产假须一次性使用完，不能分段使用。产假或陪产假期间，工 资照付； 女员工计划外生育，其休息时间以事假计，不计发工资。同样男员工也无陪产假。 3.4.53.4.5 丧假丧假 员工的直系亲属（父母、配偶、子女、岳父母、祖父母、外祖父母、兄弟姐妹）死亡， 给予丧假 3 天（不包含周六日及节假日） ，丧假期间，工资照付； 3.4.63.4.6 年休假年休假 在本公司服务满 1 年以上 10 年以内，可享受带薪年休假 5 天（不包含周六日及节假日） 。 . 可编辑范本 在本公司服务满 10 年(含 10 年)以上，可享受带薪年休假 10 天（不包含周六日及节假日） ； 年休假应在次年内使用,不能跨年度使用； 员工休年假须提前 10 日向部门负责人提出申请,并填写请假申请单 ，经总经理批准 后报人资部存档； 员工病事假能用年休假替代，但必须做好年休假申请手续； 若年休假与其他假期一起使用，一次假期最长不得超过 15 日； 年休假天数可用于抵减公司春节或其它不带薪假期天数。抵减剩余部分在规定期限内 仍然有效。 3.53.5 加班规定加班规定 为了让员工充分利用上班工作时间，提高工作效率，除因紧急任务需外不提倡加 班加点，公司实行加班调休制，员工遇事需要请假，可用加班时间调休； 员工加班应由直接经理/主管提前安排，员工填写加班申请表 ，先交由部门经 理核实，人资部审批后方可生效； 平时临时性工作任务须在正常工作日之外完成的由部门经理安排调节； 加班也须上、下班打卡，同时在信息平台填写工作日志，实际加班时间由考勤员 根据打卡时间及工作日志填写情况核实； 本年度加班调休有效期至次年 6 月 30 日为止，逾期的不得再延期； 如因实施相关激励方案而进行的一些加班工作则不予另行安排调休，其加班付出 的回报将体现在激励中。 . 可编辑范本 第四章第四章 办公管理办公管理 4.14.1 办公环境管理办公环境管理 4.1.14.1.1 办公室环境管理办公室环境管理 4.1.1.14.1.1.1 办公环境维护办公环境维护 公司公共环境（指非个人办公场所）由人资部负责维护； 个人须保持好个人办公场所的整洁，各类物品、办公物品须放置整齐；各类文件 资料需按规则放置； 按统一指定的位置倒放垃圾，严禁乱扔乱放； 严格遵守公共场所的秩序和卫生，勿大声喧哗打闹，离开前整理桌面，椅子归位； 人资部将不定期巡查，如发现不符合标准者作劝告改正，严重者按公司奖惩制 度执行。 4.1.1.24.1.1.2 办公设备维护办公设备维护 人资部对各部门所有设备设施的日常维护进行统一的监督协调； 各部门要保证部门所用设备设施完好，做到人走关停所有设备电源； 不得故意损坏办公设备设施，若有遗失或者损坏，将由相关责任人予以赔偿； 办公场所内的办公设备不得私自挪动，因工作需要挪动时必须经人资部同意并做 统筹安排。 4.1.1.34.1.1.3 办公室秩序维护办公室秩序维护 来客来访由前台实行统一登记，未经许可禁止进入； 员工在上班时间的进出统一在前台登记； 有团队精神，互相帮忙，爱护公共财产并自觉维护办公室环境清洁； 在办公室不吸烟，严禁随意放置易燃易爆物品； 在工作场所内不大声喧哗和打闹； 严禁公物私用，自觉养成节约的好习惯，充分利用可再生资源。 4.1.24.1.2 打印打印/ /复印管理复印管理 公司的打印/复印由人资部统一管理；遵照公司要求控制各部门内部打印（包括财务专 . 可编辑范本 用打印设备打印）与复印。 人资部管辖的打印机为公司所有人员设立打印权限，以监控、管理打印，人资部 不定期对打印记录进行检查； 打印/复印原则：能用小纸不用大纸，能少用纸不多用纸，能双面打印不单面打印， 能满打不空打； 避免打印/复印的失误，减少纸张浪费； 非机密性资料，能用作二次纸使用的，统一交到前台处循环再用；打印用于内部 的非机密性资料尽量使用二次纸打印，做到有效利用资源； 未经批准不得在公司打印/复印私人资料。 4.1.34.1.3 固定电话管理固定电话管理 公司主管以上人员以及特定岗位需要每人可配固定电话一台，该电话由其负责监 督与管理； 分机电话号码由人资部统一规划与分配； 分机长途的开通限部门级经理以上人员，特殊情况经过人资部批准方可开通； 开通长途的分机电话费限额 100 元/月。因实际工作需要，总监以上级话费限额 200 元/月，总经理 300 元/月。特殊情况需增加话费者需报人资部批准； 未开通长途的分机电话费限额 50 元/月； 员工打电话时，用语尽量简明扼要，规范、简明、礼貌，尽量减少通话时间，以 免耗时占线； 公司电话只能作为工作使用，禁止拨打私人电话，人资部统一负责管理与监督 （每月打印话费清单，如发现打私人长途电话者将公布并由其自行承担） ，同时如 果当月实际电话费超过规定限额 20%以上的，超支部分由责任人承担。 4.1.44.1.4 移动电话管理移动电话管理 公司为总监以上岗位、人资部经理、营销部经理、客服部经理、总经理秘书、司机等 其它对外联系较为密切的岗位根据具体情况配备移动电话号码，并按相关标准发放补贴。 具体标准见财务相关规定。已配备电话号码的员工必须使用该号码，并确保电话保持开机 状态，离职时将电话号码归还公司并结清相关费用。 . 可编辑范本 4.1.54.1.5 电子邮箱管理电子邮箱管理 电子邮箱管理公司为员工固定工作电子邮箱并进行统一管理，员工工作范围内必须使用 该邮箱，员工离职时由信安人员收回公司为其申请的邮箱使用权限。 4.24.2 安全与值班管理安全与值班管理 公司整体环境安全人资部负责统筹、监督公司值班管理： 公司特派值班专员，值班专员按日常检查记录单的内容对办公区域进行检查， 检查结束时如实填写日常检查记录单 ，以便行政主管检查； 对临时事件采取必要措施，以预防灾害、盗窃及其他危机事项； 值班人员因故不能值班，应提前请假并协商其他人员代理值班，出差时亦同，代 理者应负一切责任； 任何员工下班后离开办公室时都要关闭所属办公区域的灯及电脑，最后一个离开 办公室时关掉所有的灯、空调、门、窗。值班人员必须确保 22：30 之前所在部门 的人员离开办公室（除加班人员外） ，并且关闭所有电源和门窗，并实施拉闸断电， 值班专员对此进行监督检查； 公司对值班人员给予一定的补贴，具体标准由人资部经理根据值班情况确定。 4.34.3 车辆管理车辆管理 4.3.14.3.1 申请用车条件申请用车条件 公务用车统一由人资部安排，对于规定范围之外的用车申请人资部有权不受理。公务 用车限广东省内，满足以下条件之一者可申请用车： 公司部门经理及以上职务者外出执行公务； 团队用车一次满三人的； 财务人员携带大额现金或重要资料外出； 接待公司邀请的客人； 紧急或特殊情况用车。 . 可编辑范本 4.3.24.3.2 申请流程申请流程 4.3.34.3.3 管理规定管理规定 用车申请必须提前 424 小时提交，提交时间小于 4 小时和大于 24 小时都自动视 为无效； 用车人必须遵守申请用车流程，否则行政主管有权拒绝派车； 出车需遵守约定时间和线路，用车人未经批准改变用车时间或行车路线，司机有 权拒绝； 人资部安排出车时可根据实际情况，对行车路线和时间作出合理调整； 对派车出现争议时，行政主管可根据公务的急重轻缓酌情调度，并对车辆申请人 员说明原因，如对车辆的调度有异议者，可提交人资部经理作出合理调整。特殊 情况员工私人申请用车须经人资部经理批准，方可安排； 任何一位员工因健康或其他紧急情况的私人用车和无用车条件的员工的公务紧急 用车，可由其部门经理说明理由代为申请用车； 公司车辆管理人员负责对车辆的使用管理（包括日常保养、维修、车辆保险、各 种税费的按时激纳） 。以保证车辆的正常使用。 申请人查阅结 果 N 至少提前四小 时申请 出车司机 确定时间、地点，路线、人员、 反 馈 不 能 派 车 Y 行政主管安排协调 申请人 . 可编辑范本 4.3.44.3.4 司机的责任司机的责任 遵守国家有关法律法规和公司规章制度。严禁出车司机无牌驾驶以及酒后驾驶、 违章行驶、超载行驶、乱停乱放。否则一旦因违相关规定造成的后果将由出车司 机承担全部责任； 严禁使用公司车辆办理私事。未经理人资部经理同意不得私安排员工用车； 出车前后到前台登记，并随时告知行踪； 随时注意车况，确保每月对自己所负责的车辆做一次全面检查； 安全驾驶，注意将各项费用损耗减到最低； 做好车辆的清洁和维护工作，发现重大故障，及时报修，严禁带故障行车； 做好车辆的保管工作，因保管不善造成损失，要自觉接受公司处罚； 出车前后注意检查车辆的水、电、油及其他性能是否正常，并保持油箱充满； 确保车辆各类证件有效，如因司机失职造成证件不全被罚款，费用由其自行承担； 负责作好车辆的交费、保养、维修记录； 未接到出车任务时，征得主管领导批准后可暂时离开，但必须保证电话畅通，随 时待命； 执行出车任务时，如遇特殊情况不能按时返回，应及时通知车辆调度员，并说明 理由； 注意维护公司及部门形象，对乘客热情、礼貌，不卑不亢。 . 可编辑范本 第五章第五章 合理化建议管理合理化建议管理 公司的管理离不开员工的参与，合理化建议是员工参与公司管理的重要途径之一，为 鼓励公司员工献计献策，多提合理化建议，从而提高公司的企业管理水平和工作效率，提 高产品开发和技术创新能力，将以合理化建议的形式提交人资部办理，并对其进行相应的 奖励。 5.15.1 管理职责管理职责 总经理或其授权人审批合理化建议获奖与否及名次，并确定合理化建议特等奖的 奖金额。 人资部负责组织评议，并对采纳的合理化建议进行张榜公布和存档及奖金的核发； 合理化建议的归口管理： 产品开发和产品升级、项目管理等方面的合理化建议，均由开发部归口收集 并适时初评，并对被采纳后的实施结果向总经理或其授权人汇报； 技术研究、技术创新等方面的合理化建议，由技术部归口收集并适时初评， 并对被采纳后的实施结果向总经理或其授权人汇报； 测试手段、品质管理等方面的合理化建议，由品管部归口收集并适时初评， 并对被采纳后的实施结果向总经理或其授权人汇报； 实施、培训、客户服务及营销方面的合理化建议，由营销部或集成部归口收 集并适时初评，并对被采纳后的实施结果向总经理或其授权人汇报； 其他方面的合理化建议，由人资部收集并初评，并对被采纳后的实施结果向 总经理或其授权人汇报。 成立合理化建议评议委员会，评议委员会负责每月度对合理化建议作出评议意见， 并对合理化建议的实施结果进行公告；年终对全年合理化建议的成效进行一次性 评议。评议委员会主任：总经理（或其授权人） ，评议委员会委员：各部门经理等。 5.25.2 管理办法管理办法 员工个人单独或集体提出的合理化建议，以书面形式或通过公司的管理工具（如 公司信息平台等）形式提交给相关的归口部门经理； . 可编辑范本 各归口部门经理应经常深入员工之间，积极收集合理化建议； 对收集到的合理化建议，各归口部门经理应及时整理、初评，必要时，会同建议 提出者共同进行修改、完善； 合理化建议经归口部门经理整理、初评后交人资部汇总，由人资部正式提交给评 议委员会评议； 评议委员会对所有的合理化建议，在每月末进行一次评议，评出特等奖及一、二、 三等奖，由人资部张榜公布评议结果并存档； 经评议采纳的合理化建议，公司当即按特等奖 1000 元，一等奖 500 元，二等奖 300 元，三等奖 100 元发放，由人资部核发奖金，并通报获奖优秀事迹和记录在年度奖 励档案中； 被采纳的合理化建议由相关责任部门组织实施，由各归口部门经理对被采纳的归 口合理化建议实施情况进行跟踪了解，纳入目标中跟踪，实施结果作为部门考核 依据或部门经理考核依据之一，并负责将采纳建议后收到的成效汇报总经理或其 授权人，年末提交评议委员会评议； 年末评议委员会对一年来所采纳的合理化建议的成效进行一次综合性的评议，根 据成效大小，评出年度合理化建议一、二、三等奖，并另行奖励， （奖金由总经理 确定）由人资部核发奖金，张榜公布评议结果并存档； 合理化建议于每月 20 日前上报到各归口部门处，各归口部门于每月 25 日前把初评 的合理化建议上交人资部。 其他说明 合理化建议可由员工单独提出，也可由几个人或部门集体提出； 合理化建议的内容可以在自己的职责范围内，也可以是职责范围之外的内容； 合理化建议一经被采纳，公司立即予以奖励；采纳后，成效显著者，年终给 予重奖。 多条合理化建议涉及相同内容且都符合被采纳条件，最早提出的合理化建议为被采纳 建议。 . 可编辑范本 第六章第六章 奖惩管理奖惩管理 6.16.1 奖惩分类奖惩分类 6.1.16.1.1 奖励的类别奖励的类别 奖励分为七种：嘉奖、记功、记大功、记特等功、调薪/晋级、特别奖励及荣誉称号。 6.1.26.1.2 惩处的类别惩处的类别 惩处分为下列四种：处罚/警告、记过、记大过、开除（解聘除名） 。 6.1.36.1.3 公司的相关规定公司的相关规定 以下所提及的公司相关制度是指公司的所有管理制度、规定与办法。 6.26.2 奖惩条例奖惩条例 6.2.16.2.1 奖励奖励 凡获得嘉奖以上奖励者由人资部统一在公司宣传栏“天使榜”中进行公开表彰。每月上 “天使榜”3 次(含 3 次)以上者额外给予奖励 200 元。 6.2.1.16.2.1.1 嘉奖嘉奖 符合下列条件之一者，给予嘉奖一次并视具体情节给予 50-100 元的奖金： 尽职尽责地出色完成交办的特殊任务者； 在完成本职工作外，有两次以上事例证明能顾全大局，对其他部门工作给予大力 协助者； 具良好的职业品德及个人素质，具两次以上事例证明可为公司楷模，有益于公司 及员工树立良好风气者； 合理化建议被评为三等奖者； 对社会做出贡献，使公司获得社会荣誉者； 其他优秀事迹经过公司评议应给予嘉奖者。 6.2.1.26.2.1.2 记功记功 符合下列条件之一者，给予记功并视具体情节给予 100-300 元奖金： 全年嘉奖达到五次者记功一次，人资部须做好相关统计及发布； 大胆创新，带领团队革新、调动团队力量、工作成绩突出者； . 可编辑范本 尽职尽责地出色完成交办特殊任务，并得到公司和客户高度赞扬者； 合理化建议具有一定创新并被评为二等奖者； 遇有事故/意外，勇于负责，处置得宜者，为公司减少损失者； 检举重大违规或举报严重损害公司利益者； 发现玩忽职守行为，予以速报或妥为防止，避免损失者； 检举违反信息安全工作规定的人和事； 坚持信息安全工作原则，敢于同不良行为作斗争，不为利诱所惑，保证公司绝密 信息、机密信息或秘密信息完好无损者； 其他优秀事迹经过公司评议应给予记功者。 6.2.1.36.2.1.3 记大功记大功 符合下列条件之一者，给予记大功并视具体情节给予 300-1000 元奖金： 全年记功达到五次者记大功一次，人资部须做好相关统计及发布； 合理化建议具有较好的创新并被评为一等奖者； 运用现代管理方法，在提高工作效率、产品质量、服务质量方面成绩显著者； 维护员工安全，冒险执行任务确有功绩者； 维护公司重大利益，避免重大损失，直接或间接金额在1万元以上者； 有其他重大功绩者，如在解决产品长期存在的质量问题，攻克技术难关，等方面 有重大功绩者； 遇有意外事故或灾害，奋不顾身，不畏危难，使公司减少或避免重大损失者； 其他突出事迹经过公司评议应给予记大功者。 6.2.1.46.2.1.4 记特等功记特等功 符合下列条件之一者，给予记特等功并视具体情节给予1000-5