第15讲：数据管理与数据分析

数据管理与数据分析,学习目的,通过本章的学习，使我们学会使用Excel数据库管理功能，完成数据的录入，排序、筛选及分类汇总。提高数据管理分析能力。,重点与难点,数据排序数据筛选数据分类汇总数据透视表的使用（难点）,任务一：数据记录单的使用,基本概念数据库：是结构化数据的集合，基结构化是指把数据按照一定的逻辑层次存放，使数据更易管理，保证数据的一致性。在数据库中一些术语：字段：数据库中表的一列称为字段记录：数据库中表的一行称为记录字段名：在数据库的顶行通常标题，它是字段内容的概括和说明数据清单：包含相关数据的一系列工作表数据行。记录单：一次显示一个完整记录的对话框。,二：使用记录单,使用记录单输入数据，步骤如下：选定要添加数据的数据库中的任意单元格执行：数据-记录单-单击“新建”按钮在记录单的每一个字段中输入相应的内容，按Tab键和Shift+Tab键在各字段中切换使用记录单修改和删除数据单击数据库中任意单元格执行：数据-记录单-单击“上一条”或“下一条”查找到要修改的记录即可修改或删除数据使用记录单搜索条件匹配的记录选中数据库中任意的单元格执行：数据-记录单-单击“条件”按钮，进行所要搜索的条件定义。单击“上一条”或“下一条”在符合条件的记录中翻阅。,任务二：数据库排序,默认的排序顺序：（升序）数字从最小的负数到最大的正数文本和包含数字的文本按下列顺序排序:(0-9,A-Z)在逻辑值中，False排在True之前所有错误值的优先级相同空白单元格始终排在最后按降序排序时，空格仍然排在最后，而其他顺序与升序相反。在Excel中排序时可以指定是否可以区分大小写，如果区分大小写，在升序时，小写字母排列在大写字母之前。,按单列排序,方法一：直接使用常用工具栏中排序按钮方法二：在“排序”对话框中中设置主关键字,按多列排序,按一列排序的情况下，可能会遇到数据有相同部分的情况，就要使用多列排序。Excel允许最多使用三个排序关键字，也就是允许按照三列进行排序。步骤如下：选取数据清单中的任意单元格执行：数据-排序,自定义排序,对于某些特殊的排序，Excel的规则排序是不能满足的，这时就需要使用自定义的排序功能，步骤如下：工具-选项-“自定义序列”选项卡数据-排序-单击“选项”按钮，在“排序选项”的“自定义排序次序”列表框中选择自定义的序列。,按行排序,直接在排序选项中进行排序方向的改变即可。,任务三：筛选数据库,筛选类型：自动筛选；高级筛选使用自动筛选，步骤如下：选中数据库中任意的单元格执行：数据-筛选-自动筛选自定义自动筛选方式数据-筛选-自动筛选-单击某字段名旁的下三角，在下拉菜单中选择-自定义提示：可以自定义多个字段的筛选条件，进行更复杂条件的筛选。,高级筛选,建立高级筛选之前，首先要建立条件区域（存放输入筛选条件的单元格区域），将含有筛选条件的字段名拷贝到条件区域，在条件字段下输入匹配的记录条件即筛选条件（指满足条件的记录将被显示）。注意：条件区域要与数据区域区分开，两者之间至少保留一空行或空列。条件的四种类型：单列上的多个条件：直接在条件区域该列的各行中从上到下依次输入各个条件多列上的单个条件：在条件区域的同一行中输入所有的条件多列、多行上的多个条件：在条件区域的不同中输入同一列上的多组条件：用相同的列名写在多列上。,建立高级筛选，步骤如下：单击数据清单中的任一单元格执行：数据-筛选-高级筛选在“高级筛选”中确认输入“数据区域”和“条件区域”的单元格引用，筛选结果存放位置的引用，若省略，表示放在当前位置。取消高级筛选：直接执行命令：数据-筛选-全部显示,任务四：分类汇总,创建简单的分类汇总分类汇总创建的前提：对某一列进行分类汇总，应先对这一列进行排序。分类汇总的关键字与排序的关键字应保持一致。汇总方式；一级分类汇总多级分类汇总（清除“替换当前分类汇总”）分级显示数据层次按钮1：表示总的汇总结果范围层次按钮2：表示参加汇总分类汇总项目层次按钮3：表示显示全部数据注意：建立分类汇总后，如果修改明细数据，汇总数据将会自动更新。清除分类汇总：单击分类汇总数据清单中任意单元格执行：数据-分类汇总-全部删除,任务四：数据透视表,数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格。在数据透视表中，可以转换行和列以查看源数据的不同汇总结果，可以显示不同的页面来筛选数据，还可以根据需要显示区域中的明细数据，透视表也因此而得名。,建立数据透视表,建立数据透视表最重要的是仔细规划所要建立的表格的内容及要表达的信息。步骤：建立数据清单，单击数据清单中的任意单元格执行：数据-数据透视表和数据透视图“向导-步骤一”中指定待分析数据源类型及所需创建产报表类型“向导-步骤二”指定数据源区域“向导-步骤三”中指定数据透视表将要放置的位置单击“完成”后，在数据透视表的工作表中设置各字段的合适布局。,编辑修改数据透视表,布局调整：方法一：在数据透视表中直接修改方法二：使用“数据透视表向导-步骤三”中的“布局”按钮更新数据方法一：选中数据透视表中任意单元格后，执行：数据-更新数据方法二：单击“数据透视表”工具栏中的“更新数据”按钮修改数据区域中字段的汇总方式利用数据透视表工具栏中的“字段设置”按钮删除数据透视表单击数据透视表中的任意单元格在数据透视表工具栏中，执行：数据透视表-选定-整个表格执行：编辑-清除-全部（或“DEL”）,数据透视表转换为数据透视图方法一：利用数据透视表工具栏上的“图表向导”按钮方法二：利用常用工具栏上的“图表向导”按钮设置报告格式利用数据透视表工具栏上的“设置报告格式”按钮明细数据的显示与隐藏方法一：数据-组及分级显示-显示/隐藏明细数据方法二：数据透视表工具栏中的“显示/隐藏明细数据”按钮,总结提高,Excel2003不仅仅是一个数据编辑计算的工具，而且也提供了强大的数据管理能力，学习完本课后，我们可以使用Excel2003的数据管理功能完成数据的录入、排序、筛选、分类汇总以及条件化计算等工作，从而大大提高了数据的管理和分析效率。,思考与练习,如何使用记录单查找记录？如何设置多列排