第三章-Access数据库基本原理.ppt

1,第三章库和表,学习要点：（1）数据库和表的创建方法（2）表结构的修改和表中数据的维护（3）表的详细设计（4）使用表和管理表（5）表间关系的建立,2,本章内容,3.1新建数据库3.2创建新表3.3表的详细设计3.4使用和管理表3.5表间关系,实验二A,实验二B,本章小结,3,3.1新建数据库,内容：3.1.1新建一个空数据库3.1.2使用向导创建数据库3.1.3打开已有的数据库,返回章,新建一个数据库就是新建一个数据库文件。在完成新建数据库的同时也打开了该数据库的“数据库”窗口。,4,3.1.1新建一个空数据库,空数据库就是没有任何对象的空的“仓库”，但是它已包含了Access对数据库及其对象的所有操作，包括表、查询、窗体、报表等对象。,方法：1、启动Access选“空数据库”2、“文件”菜单“新建”或“常用”工具栏中的“新建”按钮。,5,启动Access选“空数据库”,6,7,返回节,8,3.1.2使用向导创建数据库,返回节,方法：1、启动Access2、“文件”菜单“新建”命令。,9,3.1.3打开已有的数据库,方法1、使用“文件”菜单，打开最近使用过的文件。,10,方法2、选择“文件”菜单中的“打开”命令，或单击工具栏上的“打开”按钮。方法3、双击Access数据库文件。,返回节,11,3.2创建新表,创建新表是指创建表的结构，即确定表的各个字段名、字段的数据类型和大小、索引方式、有效性规则等属性。,返回章,12,创建新表的方法：,方法1：在“数据库”窗口使用设计器创建表、使用向导创建表、通过输入数据创建表。,13,方法2：在“数据库”窗口，单击“新建”按钮就打开了“新建表”窗口。,14,3.2.1表的两种视图3.2.2使用设计视图创建一个新表3.2.3使用向导及通过输入数据创建新表3.2.4修改表结构3.2.5维护表中的记录,主要内容,15,3.2.1表的两种视图,Access数据库的表有两种视图：设计视图和数据表视图。,“设计”视图就是表结构的设计窗口。“数据表”视图就是表中数据的编辑窗口。,16,“设计”视图,17,“数据表”视图,返回节,18,3.2.2使用设计视图创建一个新表,例：在“学生管理”库中使用设计视图创建名为“通讯录”的表。要包含编号文本,3、姓名文本,6、性别文本,1、联系电话文本,12、邮政编码文本,6、通讯地址文本,206个字段。,注意：1、定义主键2、保存表,返回节,19,3.2.3使用向导及通过输入数据创建新表,一、使用向导Access数据库提供了“商务”和“个人”两类表的结构。实际使用时可以任意选择示例表的示例字段，并可以重新命名字段。例：在“学生管理”数据库中使用表向导建立名为“朋友通讯录”的表。具体要求是：（1）以“个人”类型中的“地址”示例表为基础创建表；（2）选择地址ID、名字、邮政编码、家庭电话、照片等5个字段；（3）将地址ID和名字两个字段分另改名为编号和姓名；（4）设置编号为主键。,20,二、通过输入数据,在“数据库”窗口双击“通过输入数据创建表”就打开了该“大表”；输入（至少一个）记录以后切换到“设计”视图就可以重新确定每一个字段名和数据类型。,返回节,21,3.2.4修改表结构,操作包括：增加字段插入字段修改字段名改变字段顺序删除字段,返回节,表的结构是可以修改的，但是，一旦设计好了就不要轻易修改。对表结构的修改不仅影响该表，还可能涉及到其它的表，所以，对表结构的修改要慎重，若要修改，最好在没有输入数据时修改。修改表结构只能在“设计”视图中进行。,22,3.2.5维护表中的记录,维护表中记录是数据库管理最基本的工作。在表中维护只能在“数据表”视图中进行。主要操作：1、添加记录（只能在原有记录后添加）2、修改记录（自动编号型字段不能修改）3、删除记录,返回节,注意：表中记录不要轻易修改和删除表的主键一般不允许修改和删除,23,3.3表的详细设计,如果想设计出理想的表，不仅要知道表的设计要素，而且要掌握这些要素的设计方法。表的要素有：表名、字段名、字段的数据类型、字段的说明、字段的大小、字段的其它属性、表的主键、表的属性和表间关系等。,返回章,24,表名：64个字符（英文句号.感叹号！重音号左右方括号除外），不能以空格开头。注意：同一个数据库中不同的表不能同名。字段名：命名规则与表名相同。注意：同一个表中不同的字段不能同名。字段的说明：仅供数据库设计人员用，其内容会在Access的状态栏中显示，但对数据库的运行不起任何作用。,25,本节主要内容:3.3.1字段的数据类型与字段大小3.3.2字段的属性3.3.3索引3.3.4查阅向导型字段,返回章,26,一般来讲，按以下原则选择数据类型:高精度的金钱值和数字值的字段用货币型。货币有自己特有的存储空间，计算时不允许四舍五入,有特定的显示格式。(2)凡可以进行数值计算的字段用数值型。,3.3.1字段的数据类型与字段大小,给每个字段选择合适的数据类型对表的设计十分重要。,27,(3)凡没有统计意义的字段用文本型。(4)凡表示日期、时间或日期和时间结合的字段用日期时间型。(5)如果某字段只有两个确定的值可供选择，可以用是否型，也可以用文本型。作为主键的字段一般用文本型，特殊情况用自动编号型。,28,(7)只有表示各记录长度相差很大文本或文本与数字结合的字段用备注型。(8)如果某字段的域是一个有限的数据集合（多于两个值），用查阅向导型更方便，既简捷又能减少差错。（建议使用）,返回内容,29,设定字段属性的目的是为了准确地描述数据以怎样的方式存储并在输入和修改数据时加以限制或提供方便。一、格式格式定义数字（及货币）、日期、时间和文本（及备注）的显示方式和打印方式。可以使用某种预定义格式，也可以用格式设置符号来创建自定义格式。,3.3.2字段的属性,30,（1）文本型和备注型自定义格式见（P62表3-1）（2）数字和货币型有7种预定义格式，（默认）数字型常规数字，货币型货币。自定义格式的符号和说明见附录D。（3）日期时间型有7种预定义格式。自定义格式的符号和说明见附录E。（4）是否型可以按预定义格式选择真假、是否或开关，也可以设为自定义型。,31,二、小数位数,定义小数的位数。“小数位数”属性的设置只影响可显示的小数位数，不影响实际存储的小数的位数。,32,三、输入法模式,决定向该字段输入时是否打开汉字输入法。如果需要可开启。,33,四、输入掩码,规定数据的输入模式，具有控制数据输入的功能。文本型、日期型、数字型和货币型可以使用“输入掩码”。“格式”属性优先于“输入掩码”属性。定义“输入掩码”的符号和说明见附录C(P242)例：输入电话号码，设置的输入掩码（0009)-99999999,34,五、标题,是“数据表”视图、窗体、报表中标识字段的名称。默认标题是字段名称，需要不同于字段名的标题时，可在“标题”属性框输入。标题仅用于显示，不改变字段的名称。例如：字段名为“出生年月日”，想显示“生日”。可在“标题”属性框输入“生日”。,35,六、有效性规则,根据表达式的逻辑值确认输入数据的有效性。目的是减少输入数据的差错。例如：“学生情况”表中，“班级代号”Like“#”#代表任意一个数字字符“身高”=120AND=250,36,七、有效性文字,输入数据不符合有效性规则时的提示信息。只有设置了“有效性规则”，有效性文本才有效。例如：上例中“身高”的有效性文本为“身高应在120cm和250cm之间”,返回内容,37,索引就是给出表中数据排列顺序的依据。建立索引可以加快对表中记录的查找或排序。对记录很多、又需要频繁查找的表更需要建立索引。索引是一项数据库的优化技术，就像书籍中使用目录和索引一样。但同时，为表设置索引会增加数据库的存储空间，并且在插入和修改数据时要花费较多的时间。,3.3.3索引,38,一个表可以设置多个索引。系统会自动将表的主键设为主索引（一个表的主索引只有一个）。索引分“无重复”和“有重复”两种。主索引一定是无重复索引，其它索引一般都是有重复索引。例如：“学生情况”表中“学号”字段：索引设置为“有(无重复)”“班级代号”字段：索引设置为“有(有重复)”,返回内容,39,例：将“学生情况”表中的“班级代号”字段改为查阅向导型。查阅向导型是处理数据的有效工具之一。它能让使用者看到有意义的名称，而不是枯燥的代码。它可以利用组合框输入，而免去键盘输入的麻烦。建立查阅向导型的同时，也建立了两个表之间的联系。,3.3.4查阅向导型字段,返回内容,40,上机内容,实验二数据库和表的基本操作(一),41,使用表的操作包括：数据表的格式化、记录的重新排序、筛选出表中的部分记录、查找表中的某些内容。,3.4使用和管理表,返回章,主要内容：3.4.1格式化数据表3.4.2记录的排序3.4.3记录的筛选3.4.4数据的查找与替换3.4.5管理表,42,“格式”是数据在“数据表”视图中的外观面貌。Access有一种普通的格式，即“默认格式”，格式化的目的就是改变这种默认格式。,3.4.1格式化数据表,操作方法：1、“格式”菜单2、“格式”工具栏具体操作：设置字体、设置数据表格式、设置行高与列宽等。,43,说明：Access2000只能对整个表格设置格式改变“数据表”视图的显示格式并不改变表的结构。格式设置是可以保存的，下次打开表时就以新的格式显示。,例：对“学生情况”表进行格式设置,返回节,44,排序的目的：将表中记录以某个（或某些）字段的内容按升序或降序重新排列。注意：多字段排序时，排序字段在数据表中的位置必须是相邻的，并且按先左后右的顺序排序。,3.4.2记录的排序,45,步骤：1、打开表2、将光标移到要排序字段的任一记录内。(单个字段排序)。(若为多字段排序，则选定多列)3、单击工具栏中的升序按钮或降序按钮；或选择“记录”菜单排序升序排序或降序排序。,46,说明：排序并不改变表中记录的物理顺序，显示出来的只是逻辑顺序。排序结果可以保存。,返回节,47,筛选：是将表中符合给定条件的部分记录显示出来。不符合条件的记录只是隐藏起来，并没有被删除。所以，筛选结果可以取消。,3.4.3记录的筛选,48,操作：1、按选定内容筛选仅显示符合条件的记录，其它记录被隐藏。例：将“学生情况”表中所有家庭所在地是“上海”的选出来。步骤：打开“学生情况”表将光标移到家庭所在地字段中的任意一个“上海”处。单击“按选定内容筛选”按钮或“应用筛选”按钮；或选择“记录”“筛选”“按选定内容筛选”。,单击“取消筛选”按钮；或选择“记录”“撤消筛选/排序”，即可取消筛选。,49,2、内容排除筛选,内容排除筛选和按选定内容筛选正好相反，显示不符合条件的记录。,50,3、按窗体筛选,适合筛选条件比较复杂的筛选。“按窗体筛选”可以指定多个条件，这些条件之间只能是逻辑“或”关系。例：将“学生情况”表中家庭所在地是“江苏”或人均月收入为800元的学生筛选出来。“记录”“筛选”“按窗体筛选”“应用筛选”按钮或“记录”“应用筛选”,返回节,51,在Access数据库的表中查找和替换操作与Excel中的查找的替换几乎一样。,3.4.4记录的查找与替换,返回节,52,3.4.5管理表,管理表包括：复制表、删除表、重命名表1、复制表复制操作有三种：只复制表的结构复制表的结构和数据把一张表的记录追加到另一张表之后,53,操作步骤：选定表。单击工具栏中的“复制”按钮或“编辑”中的“复制”命令。单击工具栏中的“粘贴”按钮或“编辑”中的“粘贴”命令。系统打开“粘贴表方式”对话框。,54,2、删除表,方法：首先选定要删除的表按Del键单击“数据库”窗口工具栏中的“删除”按钮选择“编辑”菜单中的“剪切”命令单击工具栏中的“剪切”按钮注意：删除后的表是无法恢复的，要慎重！,55,3、重命名表,操作方法与改文件名一样。表名不要轻易改名，因为在数据库中，不同的表间可能建立了关系，而且表总是作为其它对象的数据源，更改了表名将影响表间的关系和其它对象。,返回节,56,Access中，表与表之间可能存在某种联系。这种联系需要有联系的表通过相同的字段才能建立关系。一般情况下，凡是一对多关系都必须实施参照完整性规则。这样做的结果是：(1)保证了关系数据库的完整性约束规范；(2)可以实现多表查询。,3.5表间关系,返回章,57,主要内容,3.5.1建立表间关系3.5.2修改表间关系3.5.3子数据表,58,3.5.1建立表间关系,建立表间关系的工作包括：选择要建立关系的表；把每两个表之间赖以建立关系的字段连接起来；编辑关系；确定连接属性。例：将“学生管理”库中的“学生情况”、“选课及成绩”、“班级简况”、“课程档案”四个表建立关系。,59,操作步骤：,打开“学生管理”数据库，但不打开表。单击工具栏中的“关系”按钮，打开“关系”窗口。,用显示表对话框向“关系”窗口中添加表。(添加四个表),“显示表”按钮,60,单击“关闭”按钮，关闭“显示表”对话框，返回“关系”窗口。选定主表的主键字段，按住鼠标左键不放，拖到子表的外键字段上松开鼠标。系统会打开“编辑关系”对话框(右下图)。,在“编辑关系”对话框中选择需要的关系选项。,61,重复上述操作，在其它表间建立关系。创建好全部关系的“关系”窗口如图。,单击“关系”窗口的“关闭”按钮，系统会打开下图的提示框，单击“是”，关闭“关系”窗口。,返回内容,62,3.5.2修改表间关系,表间关系是可以修改的，即使在输入了数据之后也可以修改。但是，为了安全可靠，修改表间关系最好是在输入数据之前。修改表间关系包括：删除关系、编辑关系，在“关系”窗口中进行。,63,删除关系：两种方法：右击要删除的关系连线，在快捷菜单中选“删除”项。单击要删除的关系连线，该连线全段变粗，再按Del键。编辑关系：右击要编辑的关系连线，在快捷菜单中选“编辑关系”项。,返回内容,64,3.5.3子数据表,两个表之间存在一对多关系是数据库中最典型的关系。Access数据库有同时显示主表和子表中相关记录的功能。子数据表就是可以嵌套在其它数据表中显示的表。一个表可以有多个子表，也可以