医药连锁用户手册培训资料(doc 83页)

INCA 连锁用户手册 北京英克科技有限公司目录目录1一、系统管理81、系统概述82、运行tfnadmin83、账套设置94、系统功能10二、 基础设置111.1、部门管理121.2、职员管理121.3、客户管理121.4、供应商管理131.5、外部单位131.6、商品分类131.7、商品管理141.8、项目管理141.9、价格类型141.10、结算方式151.11、生产厂商151.12、仓库管理151.13、驾驶员管理151.14、车辆管理151.15、协议价管理151.16、中标组管理161.17、中标价管理161.18、审批流管理161.19、审批流程查询171.20、上机日志171.21、计量单位171.22、会计期间171.23、系统参数171.23、用户选项201.24、基础资料引入引出21三、业务初始化211.1、库存初始化211.2、存货初始数据211.3、暂估入库单221.4、未核销出库单221.5、应收应付初始221.6、启用业务系统22四、采购管理221.1、采购计划221.2、采购订单231.3、采购单231.4、采购退货241.5、采购发票241.6、缺货登记241.7、采购计划明细251.8、采购订单查询251.9、采购订单汇总251.10、采购订单明细251.11、采购进货明细251.12、采购发票明细261.13、采购价格分析261.14、采购订单到期预警26五、 仓库管理261.1、收货管理271.2、验收管理271.3、入库复核271.4、出库复核271.5、散件出库复核271.6、其他入库单271.7、其他出库单281.8、调拨单281.9、赠品入库单291.10、赠品出库单291.11、盘点表291.12、报溢单301.13、报损单301.14、库内调整301.15、上架管理301.16、拣货管理301.17、出入库查询311.18、出库汇总查询311.19、入库汇总查询311.20、收货明细查询311.21、验收明细查询311.22、赠品出入库明细查询311.23、运输单查询311.24、即时库存查询311.25、可用库存查询321.26、销售订单移位明细321.27、效期查询321.28、库存下限报警321.29、批号管理321.30、批次管理331.31、运输单管理331.32、仓库对应保管员设置331.33、第三方物流管理331.34、物流公司车辆登记331.35、商品库存设置331.36、商品货位管理341.37、RF操作员341.39、RF小组341.40、RF功能列表341.41、RF授权34六、销售管理341.1、销售计划351.2、销售合同351.3、销售订单351.4、销退申请351.4销售发票361.5、销售报价单361.6、禁销限销361.7、商品限销数量控制361.9、销售计划明细361.10、销售合同查询361.11、销售合同汇总371.12、销售合同明细371.13、销售订单明细371.14、销售发票明细371.16、销售价格分析371.17、销售合同到期预警371.18、销售毛利分析371.19、销售报价单查询371.20、客户回执记录381.21、限销商品销售数量38七、 质量管理381.1、商品首营审批381.2、供应商首营审批391.3、客户首营审批391.4、商品修改391.5、供应商修改401.6、客户修改401.7、反审核审批401.8、经营范围管理401.9、权限审批411.10、证照类型管理411.11、证照管控设置411.12、供应商证照管理/供应商证照修改申请411.13、供应商证照效期查询421.14、客户证照管理421.15、客户证照效期查询421.16、商品证照管理421.17、商品证照效期查询431.18、第三方物流审批431.19、第三方物流证照管理431.20、第三方物流证照效期查询431.21、商品经营类别管理431.22、药品追回441.23、药品召回441.24、药品停售通知单441.25、解除药品停售通知单451.26、药品质量档案451.27、生产范围45八、质量记录451.1、药品验收记录451.2、药品拒收记录461.3、不合格品记录461.4、药品销毁记录461.5、养护计划生成逻辑：461.6、上次养护日期481.7、药品采购记录481.8、购进退回记录481.9、药品收货记录481.10、进口药品验收记录481.11、冷藏药品收货记录481.12、药品销售记录491.13、含麻黄碱销售记录491.14、销售退回记录491.15、销退药品质量验收记录491.16、低温药品存储记录491.17、药品入库记录491.18、出库复核记录491.19、批号追踪记录491.20、温湿度测量点设置501.21、温湿度记录501.22、药品比色检查记录501.23、可见异物检查记录501.24、药品检验报告书501.25、检验室留样登记表501.26、药品停售记录501.27、药品质量信息投诉记录511.28、药品质量信息反馈记录511.29、药品不良反应报告511.30、质量管理人员记录511.31、质量负责人员记录511.32、培训计划511.33、培训记录521.34、培训档案521.35、健康档案521.36、设备设施档案521.37、设备使用记录521.38、设备维护记录521.39、设置温度检测记录521.40、运输单记录52九、连锁配送531.1、零售门店531.2、零售中心561.3、配送中心561.4、配送决策571.5、配送单571.6、配退审批571.7、商品定调价单明细查询571.8、门店调价单明细查询581.9、商品全局价格查询581.10、商品门店价格查询581.11、配送单查询581.12、配送单明细查询581.13、配退收货查询581.14、即时库存查询591.15、可用库存查询591.16、门店库存查询591.17、门店出入库查询591.18商品定调价591.19、商品定调价单601.20、执业药师601.21、远程审方601.22、班次管理611.23、收款方式611.24、零售外设611.25、打印样式611.26、十八反十九畏611.27、执业药师签到签退621.28中心铺货62十、门店报表621.1、门店库存查询621.2、门店销售报表621.3、门店收款单查询621.4、门店报损、报溢汇总621.5、门店出入库查询631.6、商品销售排名63十一、会员促销631.1、会员卡类型管理631.2、会员卡管理641.3、礼品冲抵积分管理641.4、会员日641.5、促销策略651.6、促销策略查询661.7、当前执行策略查询66十二、零售门店661.基础资料671.1、会员积分初始化671.2、柜组管理671.3货架管理671.4柜组货架设置671.5商品货架管理671.6外设管理681.7处方维护681.8药方维护681.9拆零管理681.10特殊授权681.11快捷键设置691.12专柜商品692、零售业务692.1前台开票692.2零售缴款712.3零售退货712.4零售日结712.5会员资料管理722.6会员礼品兑换单72十三、 零售仓库721.1、收货管理731.2、验收管理731.3、入库复核731.4、出库复核731.5、赠品入库单731.6、赠品出库单731.7、盘点表741.8、报溢单741.9、报损单741.10、质量状态调整741.11、移位管理741.12、出库汇总查询751.13、入库汇总查询751.14、收货明细查询751.15、验收明细查询751.16、赠品出入库明细查询751.17、库存查询751.18、效期查询751.19、库存下限报警761.20、批号管理/批号修改761.21、商品库存设置761.22、商品货位管理761.23、店间调拨761.24、成本调整77十四、零售GSP771.1、药品验收记录771.2、不合格品记录771.3、药品销毁记录771.4、陈列品检查计划771.5、陈列品检查781.6、药品追回781.7、业务数据修改申请审核781.8、药品拒收记录781.9、冷藏药品收货记录781.10、药品质量投诉记录781.11、低温药品存储记录791.12、中药装斗记录791.13、中药清斗记录791.14、处方药销售记录791.15、麻黄碱药品销售记录791.16、含特殊药品复方制剂销售记录791.17、拆零销售记录791.18、零售退回记录791.19、零售退回验收记录801.20、药品追回记录801.21、设备使用记录801.22、设备维护记录801.23、近效期药品催销表801.24、药品停售通知单801.25、解除药品停售通知单801.26、药品养护计划801.27、药品养护记录811.28、中药材养护计划811.29、中药材养护记录811.30、中药饮片养护计划811.31、中药饮片养护记录811.32、请货记录811.33、设备设施档案811.34、温湿度记录811.35、培训计划821.36、培训记录821.37、培训档案82十五、 配送对象821.1、请货单821.2、请货单查询/请货单明细查询821.3、配送退货821.4、配送退货查询/配送退货明细查询83一、系统管理1、系统概述tfnadmin是英克财务的系统管理工具，在该系统中可以进行用户组管理、用户管理；新建账套并授权对用户进行授权，除系统管理员外，必须经过授权后才能登录到对应的总账系统、采购管理系统、销售管理等系统中进行操作；此外，在系统管理中可以安装升级程序，重启服务器tomcat，方便程序的升级。2、运行tfnadmin启动tomcat在服务器端，运行桌面生成的英克财务服务器，启动tomcat，如图：登录系统管理在登录窗口中输入服务器地址和密码，初次登录密码为空。3、账套设置账套设置流程：进入账套管理设置本位币设置会计期间即：启用账套填写基本信息填写账套名称填写公司名称设置权限3.1、建账导航该功能用于指导用户快速创建帐套，主要步骤包括新建帐套、设置会计期间和引入帐套预置科目。用户根据界面提示录入相应信息，点击下一步即可，在这过程中点击完成即终止导航。3.2、用户组管理用户组管理功能主要维护用户组信息，并对用户组进行操作授权和数据授权。3.3、用户管理用户管理功能主要是维护用户信息，并对用户进行账套授权、产品授权、操作授权和数据授权。注意事项： 对于操作授权，新增的用户默认没有任何操作权限，必须先进行账套授权、产品授权； 对于数据授权，若未设置数据授权，则默认拥有所有数据的权限； 系统管理员组下的用户，默认拥有所有权限，系统管理员无需进行权限管理； 连锁门店各授权都在【连锁配送】产品中。3.4、账套设置 登录系统，单击系统管理(账套设置，进入账套设置界面3.5、会计期间设置会计期间是将一个会计年度划分为若个相等的会计区间，定期反映一定区间的经营情况和经营成果。由于企业的实际核算期间和正常的自然日期不一致，因此系统提供此功能的设置。& 举例：某某企业需要，于2012年5月启用账套，且每月25日结账，则在设置会计期间时，进入会计期间功能中单击【设置会计期间】，确认提示“期间启用后，账套将正式启用，本位币信息将不允许修改，是否继续”后，选择确定，会弹出期间设置窗口，会计年选择2012，会计月选择05，确定即可。然后将右边表体开始日期进行修改，保存即可。4、系统功能4.1、连接设置此功能主要用于远程设置数据库连接，可以修改tomcat服务器连接数据库的设置， 该软件支持oracle数据库，在设置数据库连接信息时用户需选择所使用的数据库类型，其他信息在设置时必须与数据库设置保持一致。 最大活动数是指系统允许同时连接数据库的最大用户数量； 最大空闲数是指系统处于空闲状态时，允许与数据库保持连接状态的用户最大数量。最大空闲数不大于最大活动数。4.2、安装升级包 此功能主要用于远程安装升级程序。将需要更新的一个或多个.jar文件压缩成ZIP格式的文件，单击【安装升级包】，在弹出的文件选择窗口中选择要安装的文件，安装即可更新服务器上的客户端程序。 安装完升级包后系统会给出提示，用户需要重新启动tomcat，更新内容才能生效。4.3、安装授权 此功能用于远程安装授权文件，安装完成后需重启服务器。4.4、重启服务器 使用【重启服务器】主要用于远程重启服务器tomcat，当安装了升级包或者授权文件后，用户可单击【重启服务器】来重启tomcat，使更新生效。4.5、手动备份帐套手动备份帐套是指手动将帐套信息备份出来，用户可以根据需要选择导出路径和需要备份的帐套，易于操作。 4.6、自动备份帐套自动备份帐套更加方便了用户的使用，当用户需要在固定的时间进行帐套备份时，可以选择自动备份帐套，系统会在设置的时间自动进行备份4.7、帐套恢复系统不仅提供了帐套备份的功能，也提供了相应帐套恢复的功能。备份的帐套可以通过【帐套恢复】进行恢复，但是用户需要建立新的数据库，然后选择需要恢复的文件即可。2、 基础设置基础设置，就是在系统中使用的各种基础数据的总称。用户在录入凭证或者录入单据时，都毫无例外地需要输入一些业务资料信息，如科目、币别、商品、客户、供应商等等信息。可以这么说，所有的凭证、单据都是由一些基础资料信息和具体的数量信息构成的。对于这些基础的数据，为了便于进行统一的设置与管理，我们提供了基础设置这个模块。1.1、部门管理在部门管理中可以维护部门信息；同时在下标签页中可以查看每个部门对应的职员；零售门店也需要在此功能中设置。可以手动录入，也可以在【基础资料导入导出】中直接导入。注意零售门店字段如果设置：加盟店、直营店。系统会在【零售门店】功能中自动生成门店信息；加盟店会自动生成客户信息，如果启用系统参数门店配送默认销售处理则直营店也会自动生成客户信息。1.2、职员管理职员管理通过部门树维护职员信息。职员可以生成系统管理中的用户（即操作员）。可以手动录入，也可以在【基础资料导入导出】中直接导入。1.3、客户管理客户信息分两种，一种是属于GSP管控的客户，需要在客户首营审批中对客户信息进行维护；另一种是非GSP管控的客户，新增即为正常状态。GSP管控的客户信息保存后需要首营申请，在【客户首营审批】通过后才可以做业务。GSP管控的客户包含初始、正常、停用三种状态，只有正常状态的客户才可以做业务，GSP管控的客户首营通过后为正常状态，GSP管控的客户首营停用需要在客户首营审批中进行操作。非GSP管控的客户只有正常、停用两种状态，在此页面可以停用、删除。可以手动录入，也可以在【基础资料导入导出】中直接导入。注意对于零售门店的处理：零售门店中如果配送方式是销售，则门店会自动生成客户信息，加盟店默认配送方式是销售，属于客户；如果启用系统参数门店配送默认销售处理则直营店也会自动生成客户信息。在客户管理中，选择客户信息，右击可以直接链接到【客户首营审批】和【客户证照管理】功能。1.4、供应商管理供应商信息分两种，一种是属于GSP管控的供应商，需要在供应商首营审批中对供应商信息进行维护；另一种是非GSP管控的供应商，新增即为正常状态。GSP管控的供应商信息保存后需要首营申请，在【供应商首营审批】通过后才可以做业务。GSP管控的供应商包含初始、正常、停用三种状态，只有正常状态的供应商才可以做业务，GSP管控的供应商首营通过后为正常状态，GSP管控的供应商首营停用需要在供应商首营审批中进行操作。非GSP管控的供应商只有正常、停用两种状态，在此页面可以停用、删除。可以手动录入，也可以在【基础资料导入导出】中直接导入。注意对于零售门店的处理：帐套保存时，系统会自动以本公司生成供应商信息，当向门店配送销售时，总部即供应商、门店即客户，进行销售往来。在供应商管理中，选择供应商信息，右击可以直接链接到【供应商首营审批】和【供应商证照管理】功能。1.5、外部单位外部单位包括客户信息、供应商信息、以及非客户非供应商的单位信息。客户、供应商信息系统自动生成，其他外部单位需要手动新增。1.6、商品分类用户可以根据需要自定义商品分类信息，在商品管理中根据商品属性录入商品分类，自行定义类别；且可以设置由商品分类编码自动生成商品编码，在系统参数当中，勾选商品分类自动生成商品编码前缀字段；在商品管理，商品编码字段由通用编码和分类编码（商品分类）组成，分类编码（商品分类）为前缀。1.7、商品管理商品信息分两种，一种是属于GSP管控的商品，需要在商品首营审批中对商品信息进行维护；另一种是非GSP管控的商品，可以直接使用。商品页面包含初始、正常、停用三种状态，初始状态的商品无法做业务，需要将初始状态的商品进行送审，在【商品首营审批】功能中进行审批，审批通过后才能正常使用，对于不使用的商品在商品首营审批页面进行停用。在此页面只能停用、删除非GSP管控的商品。可以手动录入，也可以在【基础资料导入导出】中直接导入，只能导入正常状态的商品，即如果导入GSP管控的，默认已通过首营审批，相应审批流也可以在【基础资料导入导出】中导入。注意在商品管理中，选择商品信息，右击可以直接链接到【商品首营审批】和【商品证照管理】功能。商品编码字段是自动生成的，在系统管理中设置商品分类自动生成商品编码前缀字段，则商品编码=商品分类编码+通用编码。没设置参数则商品编码=通用编码。导入、手动新增，商品编码都是自动生成的不能编码，仅维护商品编码和分类编码即可。手动新增商品时，系统可以自动生成商品编码，在【系统参数】中对规则进行设置。1.8、项目管理项目管理用于维护项目的详细信息。1.9、价格类型用于维护价格类型的详细信息。系统预设了12种价格类型，可以对其进行编辑，但不能增加和删除。系统缺省设定为批发和零售的价格，其中：批发业务中会用到价格类型包含：批发价、采购最高限价、销售最低限价、中标价、协议价，优先次序为：协议价 中标价 客户缺省价格类型 批发价。配送业务中会用到的价格类型包含：协议价 中标价 门店缺省配送价格类型 普通配送价 直营配送价 加盟配送价 特殊配送价。零售业务中会用到的价格类型包含：国家零售价、公司零售价、拆零价、促销价、会员价、零售最低限价、促销价，优先次序为：促销价、公司零售价、公司零售价。当存在会员卡时取值会员卡类型上设置的价格，拆零则取拆零价。 1.10、结算方式用于维护结算方式的详细信息。系统预设了11中常用结算方式。可以手动录入，也可以在【基础资料导入导出】中直接导入。1.11、生产厂商对商品生产厂商信息进行维护,生产厂商 可以与供应商相对应，如果生产厂商指定了供应商，做采购业务时，从该供应商中只能采购此生产厂商的商品。可以手动录入，也可以在【基础资料导入导出】中直接导入。1.12、仓库管理用于维护仓库的详细信息。在此功能中定义仓库的核算类型，与存货核算系统相联系，只有核算类型是核算的仓库才会参与存货核算；仓库中录入管理部门信息，可与部门管理相联系。可以手动录入，也可以在【基础资料导入导出】中直接导入。1.13、驾驶员管理驾驶员管理用于维护驾驶员信息，此功能显示本公司和物流公司所有的驾驶员信息。但是此功能只能手动录入本公司驾驶员信息，第三方物流信息在【物流公司车辆登记】功能中录入维护，物流公司驾驶员信息在此功能只能查看，可以通过物流标记字段进行区分。1.14、车辆管理车辆管理用于维护车辆信息，此功能显示本公司和物流公司所有的车辆信息。但是此功能只能手动录入本公司车辆信息，第三方物流信息在【物流公司车辆登记】功能中录入维护，物流公司车辆信息在此功能只能查看，可以通过物流标记字段进行区分。1.15、协议价管理协议价指维护一定时间段内与特定客户约定的某一特定药品的价格，即协议价。协议价有有效期限制，只有在有效期范围内的协议价才有效。协议价最优，批发业务中优先使用协议价。协议价设置审核后，需要刷新系统设置才能生效。1.16、中标组管理在某些省份进行药品招标的时候，对不同的中标单位（即医院等）分开小组进行招标，故一些中标单位的集合被称为中标组，例如北京市将市区内6个区的医院和军区医院分别进行招标，故在系统中就需要7个中标组，不同中标组的中标价有可能是不一样的。在此功能中设置中标组信息，并在【中标价管理】中定义中标价。中标价：政府对部分药品进行招标采购的时候价格，一般只针对中标客户执行中标价。中标价在有效期范围内才有效。中标价设置审核后，刷新系统设置生效。1.17、中标价管理中标价：政府对部分药品进行招标采购的时候价格，一般只针对中标客户执行中标价。中标价在有效期范围内才有效。中标价审核后，刷新系统设置生效。1.18、审批流管理本功能对审批流程进行管理，用户可以根据实际情况自定义审批流程，可以设置多个节点，由相应的审批人进行逐级审批。包括基础资料的首营审批和业务流程审批。新建帐套，系统会自动生成缺省数据。支持的业务：客户首营审批、商品首营审批、供应商首营审批、药品销毁审批、采购订单审批、销售合同审批、销退申请审批、报溢审批、报损审批。本功能采用总单细目格式，选中总单，新增明细即可。手工维护审批节点，可定义多级。其中通过提示、不通过提示会反应在业务功能的审批状态中、审批级次：1级即第一级审批，2级即第二级审批，可定义多级。定义几个节点要经过几次审批。、节点名称：即弹出审批界面名称。、通过提示、不通过提示：反应在首营审批功能的审批提示字段。、审批人，即设置审批人，选择每个审批节点 ，指定该节点可以由谁来审批。只有定义的审批人有审批权限，系统管理组的人员也需要设置。不设置则提示没有权限。1.19、审批流程查询本功能对审批流程进行查询，用户可以清楚的查询出业务单据哪一级审批已经通过，正在进行哪一级审批。包括业务：客户首营审批、商品首营审批、供应商首营审批、药品销毁审批、采购订单审批、销售合同审批、销退申请审批、报溢审批、报损审批。1.20、上机日志为了保证账套数据的安全，监控软件的使用过程，本软件提供了上机日志功能，用于记录什么时间，哪个用户，进行了何种操作，以及操作的结果，以便于留下操作查找线索。1.21、计量单位对于业务系统中存货的设置必定涉及计量单位，为了便于管理，通过计量单位组对不同计量单位进行分类管理。设置计量单位需先设置计量单位组，再在组中设置计量单位，系统中允许存在多计量单位。同时为了逻辑的一致性，系统约定：在一个计量单位组中，有且只能有一个基本计量单位。1.22、会计期间设置会计期间是将一个会计年度划分为若个相等的会计区间，定期反映一定区间的经营情况和经营成果。帐套建立时，用户可以登录到系统管理模块中选择对应的账套进行会计期间的设置。登陆帐套后用户可以在本模块基础设置中对当前登录账套的会计期间进行查看。会计期间设置后不允许修改。1.23、系统参数全局参数全局参数参数说明对应功能数量小数位默认为4，可以根据实际需要进行修改。数据授权勾选此选项，则科目定义中定义了往来业务核算的，填制凭证时必须录入往来业务编号，否则不允许保存；不勾选，则不做控制。填制凭证业务参数业务参数参数说明对应功能启用年进行业务操作时，先设置启用年、启用期。手动录入业务模块启用期进行业务操作时，先设置启用年、启用期。下拉选项业务模块存货核算方式默认月底加权，可修改商品管理结账检查未转财务的单据勾选此项后，结账检查未转财务的单据，如存在未转财务的单据，则不允许业务结账存货核算基础资料按照助记码查询勾选此项，则基础资料按照助记码查询，比如高级查询，商品编码字段，商品：1000西瓜霜含片，未勾选则按照商品编码1000查询，如果勾选此项默认按助记码XGSHP查询。基础资料、采购、销售、仓库等采购参数采购参数参数说明对应功能采购订单交货预警天数根据采购订单到货日期及交货预警天数，进行预警采购订单到期预警是否控制最高限价对采购最高价进行控制采购订单采购员只能维护本人单据对采购员是否只能维护本人单据进行控制采购单据是否起因简化的采购流程勾选后，采购进货自动生成发票、付款单采购流程流程控制（2个）勾选后，下面2项全部选中。业务自动处理采购流程不勾选此项，下面2项可以单独使用，进行简化流程处理采购流程采购计划保存是否自动审核勾选后，保存即自动审核采购计划采购订单保存是否自动审核勾选后，保存即自动审核采购订单销售参数销售参数参数说明对应功能销售信用额度控制对销售信用额度进行不同程度的控制销售订单是否控制最低价限对最低销售价格进行控制销售订单销售订单交货预警天数根据销售订单到货日期及交货预警天数，进行预警销售订单到期预警客户欠款是否含预收将客户欠款与预收款相抵消客户信用额度预警允许负库存销售勾选后，可以负库存销售，否则不允许销售发货业务员只能维护本人单据对业务是否只能维护本人单据进行控制销售单据是否起因简化的销售流程勾选后，销售进货自动生成发票、付款单销售流程流程控制（3个）勾选后，下面3项全部选中。业务自动处理销售流程不勾选此项，下面3项可以单独使用，进行简化流程处理销售流程销售计划保存是否自动审核勾选后，保存即自动审核销售计划销售订单保存是否自动审核勾选后，保存即自动审核销售订单销售订单选择商品HOV默认选择批号、批次勾选后，销售订单手动配货，不勾选则自动配货销售订单仓储参数仓储参数参数说明对应功能仓库指定保管员勾选此项后，仓库保管员只能查看本仓库数据，只能做本仓库的业务单据。仓库模块效期计算生产日期勾选此项后，修改有效期自动计算生产日期批号管理启用上架管理勾选此项后，入库要经过上架管理才能入库复核上架管理上架确认自动入库复核勾选此项后，上架完工后自动入库复核上架管理上架单是否使用一件一码勾选此项后，上架单中一件商品生成一个PIN码上架管理入库是否启用自动配位勾选此项后，验收时系统自动配货位，不启用则上架时用RF扫货位验收管理启用拣货管理勾选此项后，出库要经过拣货管理才能出库复核拣货管理启用电子标签勾选此项后，拣货使用电子标签拣货管理拣货完工自动出库复核勾选此项后，拣货完工后自动出库复核拣货管理自动配货批号数量设置个数后，销售订单自动配货按照指定批号个数进行配货。0或空则不受控制销售订单生成缺货登记数量设置生成缺货登记数量的规则缺货登记应收应付参数应收应付参数参数说明对应功能收款大保存是否自动审核勾选后，保存即自动审核收款单付款单保存是否自动审核勾选后，保存即自动审核付款单质量管理参数质量管理参数参数说明对应功能一般养护天数缺省一般养护天数，系统预置90，可修改，当商品未设置时从此取数养护近效期天数缺省近效期天数，系统预置90，可修改，当商品未设置时从此取数效期查询重点养护天数缺省重点养护天数系统预置30，可修改，当商品未设置时从此取数养护销售麻黄碱药品是否检查回执勾选后，销售订单中含麻黄碱商品、保存时会检查该客户上次销售是否已回执，未回执不允许销售销售订单药品首营，检查对应供应商设置勾选后，在【商品首营审批】功能中可以设置供应商，做采购订单时，只能从该供应商中购买该商品采购订单、商品首营审批健康检查预警月数设置后，系统可以查看体检检查日期预警。系统默认1个月，可修改。健康档案连锁配送参数连锁配送参数参数说明对应功能商品执行促销价后是否执行会员卡单品折扣勾选后，商品执行促销价后仍可执行会员卡单品折扣前台开票执业药师使用指纹仪签到签退勾选后，执业药师可以使用指纹仪签到签退执业药师签到签退门店配货是否默认销售处理系统默认不勾选，直营店配送方式默认移库；勾选后，直营店配送方式默认销售，配送单，配送业务逻辑总部启用业务系统后门店仍可录入初始化数据勾选后，总部企业业务系统后门店仍可录入初始化数据门店，库存初始化1.23、用户选项用户选项即选项字典，主要控制系统的下拉选项。为灵活控制整个系统中的下拉选择数据，根据用户实际业务需要，在公共基础资料中设置了用户选项中，客户可以按用户的习惯或者用户的个性化要求进行灵活配置管理。系统预设了16项用户选项，每个选项下都预设明细，用户可以根据实际需求继续新增。1.24、基础资料引入引出基础资料引入引出功能包含两个方面：导入基础资料数据、导出基础资料数据。可选择某一基础数据类别，也可选择多个基础数据类别进行导入导出。包括：部门、职员、计量单位、科目、凭证字、结算方式、客户、客户（审批意见）、供应商、供应商（审批意见）、生产厂商、仓库管理、项目、商品、商品（审批意见）、批号。三、业务初始化初始化之前，需要根据公司的实际业务，录入基础资料，这是业务系统的准备阶段。在系统的初始化中包括包括库存初始化、存货初始数据、暂估入库、未核销出库单、应收应付初始。当录入完毕后，就可以启用业务系统进行实际业务操作。1.1、库存初始化在使用系统前，可以对各个仓库做一次盘存，把实际商品的数量输入到仓库中来，做好初始化，方便管理。注意事项导入的库存初始化数据即为确定状态，当导入数据中含有价格时，可以自动生成存货初始化数据业务系统启用后，会自动在出入库管理中生成已记账的初始化库存数据。1.2、存货初始数据存货是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料、物料等。存货区别于固定资产等非流动资产的最基本的特征是，企业持有存货的最终的目的是为了出售，不论是可供直接销售，如企业的产成品、商品等；还是需经过进一步加工后才能出售，如原材料等。存货初始数据就是在启用业务系统前的这些数据。注意库存初始化确定后自动在出入库管理中生成已记账的初始化库存数据。1.3、暂估入库单采购业务货已到，发票未到，视为暂估入库。注意这部分单据不影响库存数量。1.4、未核销出库单启用期前未核销出库单是指启用期前已经销售出库，但还未结算的销售业务。注：这部分单据不影响库存数据注意这部分单据不影响库存数量。1.5、应收应付初始包括启用前的预付初始、应收初始、预收初始、应收初始数据。1.6、启用业务系统【启用业务系统】，点击启用业务系统，单击确定即可。【反启用】，若业务期初数据录入有误需要修改，则可单击反启用，然后对数据进行修改后再重新启用，反启用的前提是没有做业务，做了业务数据后则不允许反启用。四、采购管理采购管理系统，是通过采购计划、采购订单、采购单、仓库收货验收、采购退货、采购发票等功能综合运用的管理系统，可以对采购物流和资金流的全过程进行有效的双向控制和跟踪，实现企业完善的物资供应信息管理。1.1、采购计划采购计划，是指企业管理人员在了解市场供求情况，认识企业生产经营活动过程中和掌握物料消耗规律的基础上对计划期内物料采购管理活动所做的预见性的安排和部署。采购计划是根据生产部门或其他使用部门的计划制定的包括采购的商品名称、采购数量、需求日期等内容的计划表格。注意采购订单保存可以自动生成采购计划。1.2、采购订单采购订单保存后，需要提交审批，由相应人员审批后自动更新为确定状态，确定状态的单据可以被后续流程使用。提交审批后，当订单上含有GSP管控的商品或供应商时，回退提交需要经过【反审核审批】功能的审批；采购订单审批后，单据自动更新为确定状态，GSP管控的商品会自动生成药品采购记录。采购订单审批后，可以在收货管理功能中进行收货。注意：填制采购订单时，需要先填写供应商信息。选择供应商后再新增商品会对商品进行过滤，即GSP管控的供应商可以采购所有商品，非GSP管控的供应商只能选择非GSP管控的商品。手动填制采购订单，系统会自动生成采购计划，保证订单与计划的一致性。填制采购订单时，系统会检查商品/供应商证照的期限，GSP管控的供应商与商品，没有证照不允许做业务，采购订单保存时检查供应商证照经营范围与商品经营类别是否一致，不一致则不允许保存。填制采购订单中含有麻黄碱、含蛋肽类商品时，单据保存会检查供应商或客户必须具有相应的证照。注：对相应证照进行检查，前提是在质量管理模块对证照的进行了设置。所有证照的检查来源质量管理模块对证照的设置。单据上存在GSP管控的供应商/商品，回退审批时需要在【反审核审批】中进行通过操作。非GSP管控的供应商/商品，回退审批后直接变成临时状态。确定状态单据不允许回退。采购订单审批后，单据更新为确定状态，GSP管控的商品会自动生成药品采购记录，当发生采购退货时会自动生成购进退回记录。后续流程：采购订单确定后，可在仓库管理中进行收货操作。1.3、采购单本系统中采购单是自动生成的，当下达采购订单后，药品到达后进行收货和验收后自动生成采购单。采购单不能编辑，如需修改采购单需要在修改验收管理，并生成一张新的采购单。采购单完成后可在仓库管理系统中进行复核，更新库存。注意采购单是验收管理中单据确定时自动生成的。其数据来源是：验收管理中处理措施为入库的数据，不包括不合格商品，因为不合格商品自动生成其他入库单进行入库，而不会生成采购单。1.4、采购退货当采购过程中发生退货业务时，需要填写采购退货单。系统中采购退货有两种方式，一种是手动新增采购退货单进行退货，另一种是勾选采购单进行退货两种方法都需要先选择供应商信息。注意填写采购退货时，也会对相应证照进行检查，但前提是在质量管理模块对证照的进行了设置。采购退货单确定，GSP管理的药品，都会生成确定状态的【购进退回记录】当采购退货中含有GSP管控的供应商/商品时，回退提交操作需要通过【反审核审批】功能。如果是期初“暂估入库数据”进行采购退货，系统仅支持手工录入填写信息进行退货。1.5、采购发票采购发票是供应商开给购货单位，据以付款、复核、纳税的依据。分为普通发票和增值税专用发票。采购发票具有业务和财务双重性质。发票是确认收入实现的标志；同时，采购发票包括增值税发票、普通发票的丰富内容，是抵扣税额的法定凭证。发票也是财务人员据以复核、核算成本的重要原始凭证。1.6、缺货登记功能说明该功能主要记录仓库商品缺货情况，可由库存预警和配送决策自动生成。用户可以编辑缺货数量，并根据缺货数量自动生成采购计划，提醒用户及时采购商品1.7、采购计划明细企业每月都有大量的采购订单，采购计划明细的设计可以供使用者快速全面地查看所有订单，并且能够快速筛选符合条件的计划。采购计划明细中还设置了生成订单功能，可将检索到的未生成采购订单的采购计划直接生成采购订单。1.8、采购订单查询企业每月产生大量采购订单，为了方便采购订单的查询与管理，采购订单查询提供了良好且快速的订单查询表，详细列示了采购订单的相关信息。1.9、采购订单汇总采购订单的执行情况可以在汇总表中进行快速查询和浏览。采购订单汇总表详细列示了每条采购订单细单的签订、采购、发票下的执行数量以及未执行数量，用户能够清晰的查看到当前订单执行情况。1.10、采购订单明细采购订单明细表是按供应商反映的每张采购订单的详细执行情况，它与汇总表一起，分别从详细和汇总的角度反映订货的入库情况。采购订单明细表是订单执行管理功能在报表处理的延续，也是对订单执行结果的详细体现，是采购订单汇总表的有效补充。进入采购订单明细表界面后，用户可以查询到当前根据过滤条件筛选出的数据，即供应商显示的每张订单的订单数量、其执行的入库数量、未入库数量，开票数量，未开票数量，可以详细反映订单的具体执行情况。1.11、采购进货明细采购进货明细是反应采购单、采购退货单信息的汇总报表。通过筛选条件的查询详细列示了采购业务的进货、实收、退货、开票等详细情况，并且区分基本单位与使用单位。使用户能够完整的看到采购单的所有信息1.12、采购发票明细采购发票明细，通过筛选条件的查询可以快速查看相关采购发票，此报表详细列示了发票的开票数量与未开票数量，付款金额与未付款金额以及结算方式等其他详细信息。1.13、采购价格分析采购价格分析是针对采购发票进行分析的报表。进入“采购价格分析”界面后，用户可以查询到当前根据过滤条件筛选出的发票数据，即针对每种药品、每个供应商，显示其所有发票所累积的价格信息，包括最高价格、最低价格、最新价格，以及由此计算的平均价格，从而对物料的采购价格进行全面分析，以此反映供应商供货的具体信息。 导出，导出数据，以EXCEL格式显示。1.14、采购订单到期预警采购订单到期预警表用来反映已经或即将到期交货但还未交货的采购订单的预警情况。该报表是以订单中的药品为对象进行统计的。5、 仓库管理仓库管理模块，主要处理仓库的入库和出库业务，使用方便，操作简单明了，但是功能不乏强大。本系统通过入库业务（包括采购入库、其他入库）、出库业务（包括销售出库、其他出库）、仓储调拨、上架、拣货等功能，结合库存盘点、即时库存管理等功能综合运用的管理系统，对仓储业务全过程进行有效控制和跟踪，实现完善的企业仓储信息管理。与采购管理系统、销售管理系统、存货核算系统的单据和凭证等结合使用，提供更完整、全面的业务流程管理和财务管理信息。1.1、收货管理采购订单确定后，即可进人收货环节。收货的单据类型有：进货收货和销退收货、配退收货1.2、验收管理对已经收货的单据进行验收，对于GSP管控的商品信息生成验收记录、拒收记录、不合格品管理；冷藏的生成低温药品存储记录和低温药品收货记；进口标识的药品会生成进口药品验收记录；商品存在双人验收、麻黄碱药品标识的商品都需要双人验收；若验收单上含GSP管控的商品或者供应商，单据回退确定需要在【业务数据审批记录】审批通过之后才能回退。1.3、入库复核根据实际业务的发生对入库商品的数量进行管理，入库复核后影响即时库存。1.4、出库复核根据实际业务的发生对出库商品的数量进行管理，出库复核后影响即时库存。1.5、散件出库复核启用拣货参数后，可以根据实际业务，对出库散件商品的数量进行出库复核，出库复核后影响即时库存。注意该功能系统预置了快捷键，用户可以通过快捷键进行操作。1.6、其他入库单没有通过采购入库环节的入库商品都可以通过其他入库单做商品入库的处理，单据入库复核后影响即时库存。注意若系统未启用上架参数，其他入库单确定后可以直接在【入库复核】功能中进行复核操作；若系统启用参数，则单据确定后需要在【上架管理】中，上架完工后才能入库复核。入库复核后影响即时库存。1.7、其他出库单没有通过销售环节出库的商品都可以通过其他出库单做商品出库的处理。单据保存后影响可销库存，出库复核后影响即时库存。注意、若系统未启用拣货参数，其他出库单确定后可以直接在【出库复核】功能中进行复核操作；若系统启用参数，则单据确定后需要在【拣货管理】中，拣货完工后才能出库复核。、单据保存后影响即时库存，出库复核后影响即时库存。1.8、调拨单调拨单是记录商品在同一公司不同仓库之间移动的凭据，将减少调出仓库的库存，增加调入仓库的库存。本系统预置了三种调拨的方法，同价调拨、异价调拨和虚仓调拨。临时状态的调拨单影响可销库存，记账后影响即时库存。同价调拨，调出单价、调入单价都不可编辑，只需要填入调拨商品、使用单位数量。异价调拨，调出单价不可编辑，系统会回填。需要填入调拨商品、使用单位数量、调入单价。虚仓调拨，有两种情况，1.调出仓库是赠品库，调出单价不可编辑，调入单价可以编辑。2.调入仓库是赠品库，调出单价、调入单价都不可编辑。注意 系统对调拨单价做了不同处理，调出单价全部由系统回填，调入单价根据调拨类型不同进行不同处理，同价调拨，调入单