写作(二)：商务信函结构.ppt

商务信函英文写作,（二）商务信件结构StructureofaCommerceLetter,(1)信头(Letterheading)(2)日期(Date)(3)邮寄记录(Specialmailingnotation)(4)内部记录(On-arrivalnotations)(5)封内名称和地址(Insideaddress)(6)经办人/指定收信人(Attention)(7)信件编号（Reference）(8)称呼(Greeting),PartsofaCompleteBusinessLetter,(9)信件主旨(Subject)(10)正文(Body)(11)结尾敬语(Closing)(12)签名(Signature)(13)打印姓名(PrintedName)(14)写信者的头衔(Title)(15)鉴别符号(Identificationinitials)(16)附件(Enclosure)(17)抄送(cc:XXX,carboncopies)(18)附言(P.S.Postscript),PartsofaCompleteBusinessLetter,请看例子,必要部分,信头日期封内地址称呼正文信尾敬语签名打印姓名,邮寄记录内部记录经办人信函编号信件主旨写信者头衔鉴别符号附件抄送附言,PartsofaCompleteBusinessLetter,附加部分,1.信头(letterheading),信头是写信人（sender）的单位名称和地址（包括邮编），电话号码、传真号、及E-mail地址等，以便于收信人选择答复的方式。,BusinessMachineCo.,Ltd.1234SouthMainStreetAnyTown,AK,12345U.S.A.Telephone:(999)555-5555Fax:(999)555-5550emailus,格式写信人姓名写信人单位门牌号街道/路名城市州/省邮编国家名电话、传真邮箱等信息,Alaska美国阿拉斯加州,一般公司的专用信纸上在中间上方印有公司的标识符号，以及相关的信头信息，写信时只需从日期开始写即可。,1.信头(letterheading),一些常用地址的写法：注意：英语：地址先小后大中文：地址先大后小,Road(Rd.)Street(St.)Avenue(Av.)LaneAlleyDistrictResidentialquarterUnit,1.信头(letterheading),路街道里、弄、巷胡同、小巷区小区单元,SinochemJiangsuImportandExportCorporationJiangsuInternationalBusinessMansion50ZhonghuaRoadNanjing,JiangsuProvince210001P.R.C./P.R.China/China,单位名称,门牌号,大楼名称,街道,邮编,城市,省,国家,中国江苏省南京市(邮编：210001)中华路50号江苏国际商务大厦中化江苏进出口公司,例：,1.信头(letterheading),2.日期(date),写法：美式：月-日-年英式：日-月-年例：,美式January15,1997May1st,1998Sept.3,1997,英式15Jan.1997(15January,1997)1stMay1998(1stMay,1998)3Sept.1997(3September,1997),注意：（1）年份必须全部写出；（2）月份可以缩写，但是最好用英文全拼；（3）日期可以用序数词或基数词；（4）年份前要加逗号（英式可以不加）；（5）日期切忌全部用数字表示。24/03/2009,2.日期(date),记录邮寄的方式与性质，如：CERTIFIEDMAIL挂号信件SPECIALDELIVERY限时专送AIRMAIL航空信件,3.邮寄记录Specialmailingnotations,记录信件的性质，如：PERSONAL私人信件CONFIDENTIAL机密文件PRIVATEANDCONFIDENTIAL私人机密文件STRICTLYCONFIDENTIAL极机密文件,4.内部记录(On-arrivalnotations),格式收信人姓名职务单位名称门牌号街名/路名城市，州/省邮政编码寄送国家名,5.封内地址(insideaddress),例1Mr.JamesAllenAdvertisingManagerHolton-PeetCompany50StateStreetAlbany,NY23456U.S.A,纽约州的州府：奥尔巴尼,Forexample:,Dr.CalvinCarsonCrossCountryCoachDept.ofAthleticsColoradoCommunityCollegeCrippleCreekCO80678,5.封内地址(insideaddress),Colombia哥伦比亚,科罗拉多社区学院,克里克,指明把信送给某个具体的人或部门处理。如果收信人地址已经写明就不用加这一行。此外，Attention的对象应与信封上的收信人相同。(缩写为Attn.)通常与封内地址空一行开始写。例：,DepartmentofJournalism,ColoradoStateUniversityCrippleCreekCO80678Attention:HumanResourceManager,6.经办人(attention),位置：1.收信人地址信息下空一行2.齐头式靠左，缩行式居中3.一般要加下划线例：1.Attention:Mr.Smith2.AttentionMr.Smith（不加冒号）3.ATTN.:Mr.Smith（缩写）4.ATTENTION:Mr.Smith(大写)5.AttentionofMr.Smith6.To/FortheattentionofMr.Smith,6.经办人(attention),将信件分类和编码，以便日后归档、查找之用。例：Re.:Ourreference111208Ref.:No.111210Filenumber111210ReferencenumberAR48,7.信函编号(reference),注意：如果我们收到的对方来信中有Ourref.No.1234，那么我们在复信时要写成Yourref.No.1234。,用于追踪订单和其他的通信,7.信函编号(reference),写法：对男士（正规）：DearSir，DearSirs,或Gentlemen:对女士（正规）：DearMadam或DearMesdames,注意：对关系密切的伙伴可以直接写对象的名字(thefirstname)如:“DearJack”但是这种称呼不太正式。如果不是特别熟悉只能用“头衔+姓”的方式称呼对方，如:“DearDr.Benson”,词首字母全大写，英式结尾加逗号,美式结尾加冒号,8.称呼(greeting),也可以不加符号,8.称呼(greeting),DearMr.Jim，DearJim,Jim,正式程度,事由可以作为信件的标题，是使对方在阅读信的正文以前对信的主题、内容有一个了解，目的是为了使信件得到及时处理，也便于收信人分拣、归档和查阅。通常在称呼下空一行，信的中间或左侧位置。事由下面可以划线，也可以不划线，有时可全部用大写字体。例：,9.主旨/事由(subject),DearSirorMadam,SUBJECT:WebDesignConferenceinNorway,正文是书信的主体，表达发信人的意见。正文一般遵循三段式的格式。第一段一般是引入主题，第二段详细讨论，第三段以总结或建议来结束全文。例：,WearepleasedtosubmitAProposalfortheRiverfrontEnergyProjectinresponsetoyourrequestofFebruary12,2011.Thedamdescribedintheattachedproposalusesthemostadvanceddesignandmaterials.Asyouknow,thesolutionisacrucialissueforeveryoneinvolvedinthisproject.Ifyouhaveanyquestions,pleasedonothesitatetocallus.,10.正文(body),11.结尾敬语(complimentaryclose),正式程度,遵循原则：通常与正文空一行；第一个单词的第一个字母要大写；最后以逗号结尾(齐头式也可以不加)；它应与前面的称呼相呼应；,11.结尾敬语(complimentaryclose),在客套结束语后，手写签名一般占三行空间，紧接着是打印签名，写信者的头衔紧随其下。,Sincerely,(Signaturegoeshere)ElisabethBellDirectorofMarketing,（12、13、14）签名、打印名及头衔,Yoursfaithfully,YvonneChenYvonneChenRegionalSalesManager,职务,结尾套语,手写签名,打印签名,15.鉴别符号identificationinitials,当写信人和打字者不是同一个人时使用，各取其姓名首字母缩写。写信人的姓名缩写用大写放在前面，打字者的姓名缩写用小写置于其后，格式如下：LS/jdLS:jd(指写信人是LrinaSafarova,打字者是JoeDavis),假如信封内除信纸外，尚附有其他文件，可以在信中说明附件份数和内容。当附件只有一件时，注明Enclosure或Encl.或Enc.即可；一件以上时，要加上编码，以便收信人识别。例如：Enclosures3:/Enc.3:/Encl.3:1.BirthCertificate2.Visa3.LetterofReference,16.附件(enclosure),发信人若需把此信抄送给有关单位或人，可在附件下方空一行，左对齐打上“cc: