会计软件及其使用账务概论初始PPT课件

.,1,第三节帐务处理系统,1.系统概述-工作原理及功能结构2.初始设置3.日常处理4.月末处理,.,2,第一小节总账管理系统概述,第二小节总账管理系统的初始化,第四小节总账管理系统的期末处理,第三小节总账管理系统的日常业务处理,.,3,第一小节总账管理系统概述,一、总账管理系统主要功能总账管理系统在整个电算化会计信息系统中处于核心地位，主要有系统初始化设置、日常处理、出纳管理、账簿管理、辅助核算、期末业务处理等功能。,.,4,二、总账管理系统与其他系统的主要关系由于会计核算工作的特殊性，许多会计核算工作不可能都集中在总账管理系统完成，而是先由各子系统进行专项核算处理，然后将结果汇总并形成会计凭证，然后送到总账处理系统进行集中处理。同时，各子系统在核算中也需要从总账管理系统中提取一些会计数据进行专项处理，因此，总账管理系统是电算化会计信息系统的关键和核心部分，各系统之间的关系主要表现在数据传递关系上。,.,5,三、总账管理系统的基本操作流程,.,6,计算机账务系统中会计业务处理的基本流程是：1.编辑输入记账凭证或机制凭证。2.对输入的记账凭证进行审核。3.人工控制由计算机自动完成记账工作。4.人工控制由计算机自动完成结账工作。5.人工控制由计算机自动进行银行对账。6.在计算机会计账务系统第一次投入使用时，也有类似手工的建账工作，这一工作通过对系统的初始设置来完成。,.,7,第二小节总账系统初始化,总帐管理初始化流程图,启动总账系统,建立会计科目,辅助核算?,建立部门、个人、客户、供应商、项目档案,设置凭证类别,设置外币汇率,设置结算方式,录入期初余额,.,8,一、系统初始化定义是指从手工会计系统转化成电算化会计系统所做的有关初始性工作。系统初始化工作是使用电算化会计软件的一项基础性工作，只有完成了初始化工作，才能用会计软件进行日常的会计处理。因此，初始化工作在使用电算化会计软件过程中占有非常重要的地位，这项工作的好坏直接影响到能否顺利开展会计电算化工作及其质量，必须加以正确对待。,.,9,二、总账系统初始化设置的内容总账系统初始设置包括设置系统参数、会计科目、外币设置、凭证类别、结算方式、期初余额、分类定义、编码档案等。,.,10,三、设置系统参数在首次启动总账系统时，需要确定反映总账系统核算要求的各种参数，使得通用总账系统适用于本单位的具体核算要求。总账系统的业务参数将决定总账系统的输入控制、处理方式、数据流向、输出格式等，设定后一般不能随意更改。,.,11,.,12,（一）凭证选项卡1、制单控制主要设置在填制凭证时，系统应对哪些操作进行控制。（1）制单序时控制：此项和系统编号选项联用，制单时凭证编号必须按日期顺序排列，10月25日编至25号凭证，则10月26日只能开始编制26号凭证，即制单序时，如果有特殊需要可以将其改为不序时制单。,.,13,（2）支票控制：若选择此项，在制单时使用银行科目编制凭证时，系统针对票据管理的结算方式进行登记，如果录入支票号在支票登记薄中已存，系统提供登记支票报销的功能；否则，系统提供登记支票登记簿的功能。（3）赤字控制：若选择了此项，在制单时，当资金及往来科目或全部科目的最新余额出现负数时，系统将予以提示。,.,14,（4）制单权限控制到科目：要在企业门户的数据权限中设置科目权限，再选择此项，权限设置有效。选择此项，则在制单时，操作员只能使用具有相应制单权限的科目制单。（5）允许修改、作废他人填制的凭证：若选择了此项，在制单时可修改或作废别人填制的凭证，否则不能修改。（6）制单权限控制到凭证类别：要在企业门户的数据权限中设置凭证类别权限，再选择此项，权限设置有效。选择此项，则在制单时，只显示此操作员有权限的凭证类别。同时在凭证类别参照中按人员的权限过滤出有权限的凭证类别。,.,15,（7）操作员进行金额权限控制：选择此项，可以对不同级别的人员进行金额大小的控制，例如财务主管可以对10万元以上的经济业务制单，一般财务人员只能对5万元以下的经济业务制单，这样可以减少由于不必要的责任事故带来的经济损失。如为外部凭证或常用凭证调用生成，则处理与预算处理相同，不做金额控制。（8）超出预算允许保存：选择预算控制选项后此项才起作用，从财务分析系统取预算数，如果制单输入分录时超过预算也可以保存超预算分录，否则不予保存。,.,16,（9）可以使用应收受控科目：若科目为应收款系统的受控科目，为了防止重复制单，只允许应收系统使用此科目进行制单，总账系统是不能使用此科目制单的。所以如果您希望在总账系统中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。（10）可以使用应付受控科目：若科目为应付款系统的受控科目，为了防止重复制单，只允许应付系统使用此科目进行制单，总账系统是不能使用此科目制单的。所以如果您希望在总账系统中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。,.,17,2、凭证控制（1）打印凭证页脚姓名：在打印凭证时，是否自动打印制单人、出纳、审核人、记账人的姓名。（2）权限设置：如只允许某操作员审核其本部门操作员填制的凭证，则应选择凭证审核控制到操作员；若要求现金、银行科目凭证必须由出纳人员核对签字后才能记账，则选择出纳凭证必须经由出纳签字；如要求所有凭证必须由主管签字后才能记账，则选择凭证必须经主管签字；如允许操作员查询他人凭证，则选择可查询他人凭证。,.,18,（3）自动填补凭证断号：如果选择凭证编号方式为系统编号，则在新增凭证时，系统按凭证类别自动查询本月的第一个断号默认为本次新增凭证的凭证号。如无断号则为新号，与原编号规则一致。（4）现金流量科目必录现金流量项目：选择此项后，在录入凭证时如果使用现金流量科目则必须输入现金流量项目及金额。,.,19,（二）“账簿”参数账簿页签主要用于账簿显示、打印格式和方式的设置。（三）会计日历单击会计日历页签，可查看各会计期间的起始日期与结束日期，以及启用会计年度和启用日期。此处仅能查看会计日历的信息，如需修改请到系统管理中进行。,.,20,（四）其他参数1.数量小数位2.单价小数位3.本位币精度4.部门、个人、项目排序方式,.,21,应注意的问题：1.总账系统的启用日期不能在系统的启用日期之前。2.已录入汇率后不能修改总账启用日期。3.总账中已录入期初余额(包括辅助期初)则不能修改总账启用日期。4.总账中已制单的月份不能修改总账的启用日期，其他系统中已制单的月份不能修改总账的启用日期。5.第二年进入系统，不能修改总账的启用日期。,.,22,.,23,其他设置,.,24,四、设置会计科目,1、增加会计科目输入的基本内容包括：（1）会计科目编码：一级科目编码按财政部规定设置；明细科目编码按照参数设置中对科目编码级次和级长的规定进行设置。通常的方法是同级科目按顺序排列，以序号作为本级科目编码，加上上级科目编码，组成本级科目全编码。（2）会计科目名称：会计科目名称是指会计科目的汉字名称。科目汉字名称是证、账、表上显示和打印的标志，是企业与外部交流信息所使用的标志。输入科目名称时尽量避免重名，以免影响科目运用的准确性。,.,25,（3）科目类型：按会计科目性质对会计科目进行划分，按照会计制度规定，科目类型分为五大类即资产、负债、所有者权益、成本、损益。（4）账页格式：规定每个科目的会计账页格式，账页格式一般有金额式、外币金额式、数量金额式、数量外币式等种类。（5）辅助账类：辅助账标识一般要求设在最底层的科目上，但为了查询或出账方便，其上级也可以设账类。辅助账一经定义并使用，则不要进行随意的修改，以免造成账簿数据的混乱。,.,26,一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会登记在总账和辅助明细账上。可以进行辅助核算的内容主要有：部门核算、个人往来、客户往来、供应商往来及项目核算等。例如：管理费用应设成部门核算。生产成本设成项目核算。应收账款设成客户往来核算。应付账款设成供应商往来核算。,.,27,2、修改会计科目一级科目代码应该使用财政部统一规定的代码，不允许修改3、删除会计科目如果某些科目目前暂时不需用或者不适合企业科目体系的特点，可以将其删除。,.,28,4、指定会计科目指定出纳专管科目，只有指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行存款的保密性，被指定为现金、银行总帐科目的在出纳功能中可以查询现金、银行日记帐，进行银行对账等一般情况下，现金科目要设为日记账；银行存款科目要设为银行账和日记账。指定的现金流量科目供UFO编制现金流量表时取数函数使用，所以在输入凭证时，对指定的现金流量科目系统自动弹出窗口要求指定当前输入分录的现金流量项目。,.,29,.,30,.,31,会计科目设置应该注意的几个问题：（1）会计科目的设置应该先建立上级科目，在建立下级科目。（2）一个科目可以同时设置两种辅助核算。（3）辅助核算必须设置在末级科目上，只设置在上级科目上的辅助核算是无效的。（4）会计科目的修改或删除A科目一经使用不能删除或修改B已经输入期初余额或已经制单的科目，不能删除或修改C被指定为现金、银行存款的会计科目不能删除，若要删除必须先取消指定,.,32,五、定义外币及汇率,企业有外币业务，还要进行外币及汇率的设置,.,33,六、凭证类别设置凭证类别预置,.,34,六、凭证类别设置确定限制条件,(1)借方必有，即此类凭证借方至少有一个限制科目发生。(2)贷方必有，即此类凭证贷方至少有一个限制科目发生。(3)凭证必有，即此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目发生。,.,35,(4)凭证必无，即此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目发生。(5)无限制，即此类凭证可使用所有合法的科目，限制科目由使用者输入，可以是任意级次的科目，科目之间用逗号分割，数量不限，也可参照输入，但不能重复输入。(6)借方必无，即金额发生在借方的科目集必须不包含借方必无科目。用于在凭证保存时检查。,.,36,.,37,七、结算方式的设置,定义结算方式（结算方式有：现金结算、支票结算、电汇、银行本票、商业汇票等）结算方式编码、结算方式名称、票据管理标志（即是否进行支票登记）,.,38,八、项目核算的设置项目核算是为了解决围绕一个专门的对象，将与该对象有关的所有收入、支出进行专项归集的目的而设置的功能。,.,39,例如，某制造企业在建立会计科目中设置如下：,.,40,如果按这种做法，则会造成会计科目庞大且难以方便地统计各种数据。为了满足企业的实际需要，可定义多类项目核算，将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类，一个项目大类可以核算多个项目。其做法是在会计科目设置时，先将使用项目核算功能的科目进行标识，即在建立会计科目时，不要将项目作为科目设置，只需将项目的费用、成本、收入等作为科目设置，且将这些科目的账类设为“项目核算”即可。,.,41,例如，上例中制造企业可先进行以下设置：,.,42,然后，在“项目分类”中定义“成本核算”的项目大类；在“成本核算”下定义“主要产品”的项目分类；在“产品成本”的项目分类下定义以下项目目录(档案)：,.,43,(1)定义项目大类,定义项目大类的内容包括：项目大类名称。定义项目级次。定义项目栏目。,.,44,“项目目录”功能就是用于项目大类的设置及项目目录及分类的维护，主要包括增加或修改项目大类，定义项目核算科目、项目分类、项目栏目结构，并进行项目目录的维护等内容。,.,45,（2）指定核算科目,指定核算科目就是具体指定核算此大类项目所使用的会计科目。指定核算科目之前，必须在总账系统的会计科目设置中，将需进行项目核算的科目其辅助核算设置为项目核算，如对生产成本、物资采购、库存商品、在建工程、科研课题、科研成本等科目设置项目核算的辅助账类。,.,46,（3）定义项目分类,为了便于统计，可对同一项目大类下的项目作进一步划分，这就需要进行项目分类的定义，如工程的项目大类下的分类项目及明细项目。,.,47,（4）定义项目目录,定义项目目录是将各个项目大类中的具体项目输入系统。而具体输入的内容又取决于项目栏目中所定义的栏目名称。在项目目录下，系统将列出所选项目大类下的所有项目，其中“所属分类码”为此项目所属的最末级项目分类的编码。,.,48,（5）定义项目目录,【例】根据表中给出的资料定义项目目录。,表项目目录,.,49,操作：进入总账系统。执行“设置”“编码档案”“项目目录”命令，进入“项目档案”窗口。,.,50,九、权限设置,用友ERP-U8系统提供了三个层次的权限管理：功能级权限管理、数据级权限管理和金额级权限管理，其中功能级权限管理以及在系统管理模块的权限管理中完成，所有的操作员都需要设置功能级权限。当用户电算化系统操作人员较多且分工很细时，可以在进行数据权限和金额权限的设置，否则可以不进行设置。,.,51,（1）功能级权限管理该权限将提供划分更为细致的功能权限管理功能，包括各功能模块相关业务的查看和分配权限（2）数据级权限管理数据级权限设置（在企业门户）数据权限分配包括：记录权限分配：指对具体业务对象进行权限分配字段权限分配：指对单据中包含的字段进行权限分配（3）金额级权限管理该权限主要用于完善内部金额控制，实现对具体金额数量划分级别、对不同岗位和职位的操作员进行金额级别控制，限制他们制单时可以使用金额数量。,.,52,十、录入期初余额“期初余额”功能包括两个方面，一方面输入科目期初余额，即用于年初输入余额或调整余额；另一方面核对期初余额，并进行试算平衡。提示：1、年初启用系统时，直接录入“年初数”2、年中启用系统时，录入启用月份的月初数、累计借方、累计贷方。年初数将自动计算出来。3、凭证记账后，期初余额的录入界面为浏览只读状态，不能修改。,.,53,4、期初余额录入有三种情况：（1）不涉及辅助核算的末级科目，直接录入（2）不涉及到辅助核算的非末级科目，在其下末级科目录入，系统会自动向上汇总，直到一级科目。（3）涉及辅助核算的科目，在末级科目上双击调出期初余额录入界面录入输入余额时必须注意调整有关科目余额的方向。如果借贷标志不能改变，余额可用“”符号表示。,.,54,5、期初余额的试算平衡（1）资产类合计是否等于负债加所有者权益类合计（2）上级科目值与所属下级科目对应值的合计是否相等，以及辅助账的合计是否与其上级科目对应值（3）所有科目的借方发生额合计是