档-案保存资料PPT课件

-,1,檔案保存年限及銷毀,國家檔案局籌備處,-,2,檔案保存年限,依據檔案法第十條檔案之保存年限，應依其性質及價值，區分為永久保存或定期保存。,-,3,檔案保存年限,永久檔案移轉檔案中央主管機關定期檔案定期辦理銷毀保存年限等級三十年、二十五年、二十年、十五年、十年、五年、三年、一年,-,4,檔案保存年限審酌事項,影響國家安全及公益程度典章或史料文物之價值法律信證之維護行政程序之稽憑學術研究之參考機關之特性個人權益之保護,-,5,永久保存檔案,永久保存檔案之性質涉及國家或本機關重要制度、決策及計畫者涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定、修正及解釋者涉及本機關組織沿革及主要業務運作者,-,6,永久保存檔案,永久保存檔案之性質對國家、機關、社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者屬重大輿情之特殊個案者法令規定應永久保存者,-,7,永久保存檔案,具永久保存價值者對國家建設或機關施政具有重要利用價值者具有國家或機關重要行政稽憑價值者具有國家、機關、團體或個人重要財產稽憑價值者具有重要科技價值者具有重要歷史或社會文化保存價值者,-,8,檔案保存年限區分表,含義列舉檔案內容、屬性或主題，並指明其保存年限的指引性表單。功能保存年限判定作業趨於標準化統一檔案年限，加速檔案之清理,-,9,訂定檔案保存年限區分表,依據機關檔案保存年限及銷毀辦法草案第五條各機關應就主管業務，依本辦法之規定並參考檔案管理局訂定之機關檔案保存年限區分參考表，編訂檔案保存年限區分表。機關檔案保存年限區分參考表內容：跨機關共通性的事務性及業務性檔案應用：各機關得視需要調整檔案的保存年限編製方式個別編製結合分類表編製,-,10,檔案保存年限區分表個別編製,編製原則區分保存年限等級擬定各等級檔案之類別編製例示,-,11,檔案保存年限區分表結合分類表編製,編製原則分類層級不逾五級各級位數總計不超過20位元分類標記採用單純或混合標記簡單明瞭、反映層級關係具伸縮性、因應類目更新,-,12,訂定檔案保存年限區分表合分類表編製(續),編製原則分類標記(續)擇定編排方式順序制等級制單碼制多碼制混合制(範例比較)類目名稱涵蓋主題具體、簡明屬性分明編製例示,-,13,檔案保存年限區分表編製及送核,編製初稿送請業務單位表達意見陳機關首長核准送檔案管理局審核後實施層送程序,-,14,檔案保存年限區分表修正,修正必要性時空改變組織架構或業務異動修正原則每十年檢討一次必要時隨時修正,-,15,檔案保存年限區分表修正程序,修正程序彙整註記資料研修檔案保存年限區分表與分類表結合編製者，新增或合併類目應註記參見說明辦理檔案保存價值鑑定者，應撰寫檔案鑑定報告編製修正初稿辦理送核作業,-,16,定期保存檔案年限之調整,檔案經微縮、電子或其他方式儲存者已屆保存年限仍具參考價值者,-,17,送交電子檔,檔案保存年限區分表結合分類表編製者送交方式離線線上傳送,-,18,檔案之銷毀,含義指對不具保存價值之檔案，經焚化、化為碎紙及溶為紙漿等方式，將檔案內容完全消除或毀滅之作業程序目的提高檔案典藏之效益性減輕檔案保管及庫存負擔,-,19,檔案之銷毀,依據檔案法第十二條定期保存之檔案未逾法定保存年限或未依法定程序，不得銷毀。各機關銷毀檔案，應先制定銷毀計畫及銷毀之檔案目錄，送交檔案中央主管機關審核。經檔案中央主管機關核淮銷毀之檔案，必要時，應先經電子儲存，始得銷毀。,-,20,檔案銷毀作業,屆保存年限檔案之銷毀擬銷毀檔案目錄檔案銷毀目錄檔案遇特殊狀況之銷毀,-,21,檔案銷毀程序,每年辦理一次為原則送核作業製作擬銷毀檔案目錄(參考格式)送會相關業務單位表示意見制定檔案銷毀計畫及檔案銷毀目錄(計畫格式)(格式)函送檔案管理局審核(層送程序),-,22,銷毀目錄記載事項,檔號案名案由來(受)文者收、發(來)文字號文件產生日期,附件數保存年限調整後之保存年限保存年限調整原因其他註記事項提供文史機關使用電子、微縮儲存,-,23,檔案銷毀程序(續),審核後之相關作業延長保存年限銷毀前先電子、微縮儲存執行檔案銷毀,-,24,執行檔案銷毀,安全事宜執行銷毀派員監控擇定銷毀方法,-,25,檔案銷毀方法,化為碎紙或溶為紙漿焚化擊碎至內容無法辨識化為粉末消磁消除電子檔或重新格式化其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法,-,26,檔案遇特殊狀況之處理,因情況急迫檔案變質遇戰爭或暴動逕行銷毀後函送檔案管理局備查因天災或事故經鑑定無法修復者函送檔案管理局備查後銷毀,-,27,檔案非法銷毀,檔案法第二十四條故意銷毀檔案之處罰對於非法銷毀檔案者，應即函報備查,-,28,相關配合事項,相關目錄之註記核淮銷毀文號銷毀日期有微縮、電子或其他方式儲存者之編號檔案銷毀目錄及檔案管理局核准銷毀函永久保存電子檔轉出,-,29,報告完畢敬請指教,-,30,檔案保存年限區分表個別編製參考格式,-,31,單碼與多碼制實例比較,單碼制層級標記類目名稱類1行政管理綱1文書目1文書管理法規目9文書業務處理綱2庶務目1營繕類2檔案管理,多碼制層級標記類目名稱類001行政管理綱01文書目01文書管理法規目09文書業務處理綱02庶務目01營繕類002檔案管理,-,32,檔案保存年限區分表結合分類表編製參考格式,-,33,層送程序,中央一、二級機關，均由各該機關送交。中央三級以下機關，均層報由上級中央二級機關彙整送交。省政府、省諮議會、直轄市政府、直轄市議會、縣(市