商务跟单工作流程

商务部工作流程,与业务员协调篇,商务部简单介绍,广东金华达商务部成立于2010年6月份。现有商务人员6名，主要职责：协助金华达事业部完成客户的订货、发货工作并协助业务人员、售后人员处理好客户的售后问题。,商务部的基本工作,接单-下单-回复交期-催款、收款-发货-跟踪-售后-开票申请-对账-回款返利,接单,业务员前期沟通范围：1.合作条件的确定；（价格、税率、售后等，含税款项请打款至公司账户，不含税款项请打款至指定的私人账户）2.确定合作，填写客户档案表格转交商务部；3.协助商务部提供给客户需要的资料；4.为让客户更好的了解公司产品，一体化产品配置表转发客户；5.公司物料明细见公司宣传物料明细表；（单张超过400、产品手册超过100本需向企划部申请，展柜每间店月出货量超过20套方可申请）,下单,1.告知客户要填写金华达订货清单，填写完之后传真到公司或发电子版、扫描文件至商务部跟单人员；2.熟悉当地的气候，了解公司的产品在当地的主要色温，保证能指导客户更好的订货；3.下单必须保证存在依据，建议不要直接电话商务跟单人员，以防出错；,回复交期,1.商务跟单人员接受订单后，将在梅州工厂回复后告知具体交期；2.梅州工厂会在收到订单的三天内发货，如有意外，根据情况给客户解释清楚。,回款,梅州工厂通知备好货后，跟单人员将确定客户是否回款，款到发货的客户一定要款到后发货，如果有特殊情况请与大区经理联系协商；月结客户将根据合同约定督促客户及时回款；,发货,1.公司的一体化仓库位于梅州，广州为中转站，当天备好货的需在当天晚上从梅州发出，第二天司机去提货，然后安排司机把货发到不同的货运站；2.对于数量较少的订单，建议客户使用快递，因为快递的费用与物流的费用是一样的，同时快递具有时间短、效率高、查询方便、服务周到的优势；,跟踪,1.货发出之后，跟单会根据发货明细、发货清单、物流单跟踪货物物流是否正常；2.客户需于签收货物后即时清点核对，如有问题请及时与跟单人员联系核实；3.销售清单上无价格显示；（除4S店或价格是880元/套以上）,售后,1.返货前期工作要求：客户返货时，业务员需参与客户返货数量的清点。客户发货时应随货附带返货清单，清单中应按照要求填写所有项目，保修及更换型号要求，并由甲方业务员签署意见（如果业务员没有写处理意见，跟单人员需与业务员沟通询问，视情况反馈给大区经理，大区经理处理后需要再把信息反馈给跟单）。货物返回收件人信息：收货人：广东金华达联系方式61082472（确保收货人不是司机或者跟单，确保电话不是前台电话）,售后,2.总成维修要求：非正常保修的（人为损坏、过保、换货）要提前与龙金华经理沟通。正常保修的要在清单上面写清楚保修原因，以便减少总成组检测时间，提高公司维修效率。,售后,3.售后规范要求：业务人员在上岗前应熟记并理解公司售后规范，上岗后在不违反公司售后规范的前提下灵活处理客户售后工作，并与客户有效沟通达到客户理解公司售后制度的结果。如果维修工作出现异常，应及时反馈给大区经理并申请异常处理；4.售后规范详见售后服务保修协议；,发票,1.财务原则：一个客户一个月开票一次；2.代开发票的一定要协助跟单追回回款；3.,对账,1.对账一般是针对月结客户，经销商月结客户一般是在月底对账，4S店客户一般是月初对账，在跟单与客户对账完毕后，业务员要协助跟单将客户账单款项催回。2.对于账目核对清晰却未回款的客户，需清楚状况和原因，并及时申报大区经理。,返利,1.公司的返利需要文件给商务部，商务部留一份给自己，另外原件给财务留底。结算返利的时候有依据。2.当