如何当好银行办公室主任.doc

1 如何当好银行办公室主任 办公室主任处在承上启下、沟通内外、联系左右、兵头将尾的特殊位臵具有十分重要的作用。面对新形势、新要求、新挑战如何当好对上的“秘书”、对下的“领导”、对外的单位工作“大管家”、对内的单位事务“牵头人”的角色在此本人谈一些看法和体会。 一、加强学习锻炼提高综合素质 办公室主任应从政治素质、品德素质、心理素质、知识素质等方面加强自身学习和岗位锻炼不断提高综合素质。一要政治可靠做到理想信念坚定在思想、行动上与上级保持高度一致在大是大非面前保持坚定立场不该说的话不说不该做的事不做。二要品德优良做到光明磊落忠实老实服从组织顾全大局关心他人助人为乐公道正派谦虚谨慎严以律已廉洁奉公。三要心理过硬做到急而不躁怒而不形喜而不亢随和而不盲从自信而不固执忍让而不献媚直率而不粗暴多思而不多疑谨慎而不圆滑。四要知识渊博做到熟知邓小平理论和“三个代表”重要思想等的理论知识掌握科学发展观的思想内涵和精神实质具有办公室工作的专业知识成为一个“行家里手”了解法律法规、经济、科学知识等的基础知识使自己成为一个知识宽广的人。 二、认真履行职能讲究工作艺术 办公室主任的主要职能就是为领导的科学决策和决策的正确执行服务大体分为参谋、服务、管理和协调四大基本职能。办公室主任 2 应在认真履行职能的过程中讲究艺术技巧注重方式方法。 一参谋超前。参谋职能指办公室主任在辅助领导决策过程中所应有的职能和应尽的责任。办公室主任在履行参谋职能中要找准位臵不以言轻而金口难开不以位低而随声附和不以好恶而固执己见不以阴晴而见风使舵不以理直而气壮如牛不以无关而沉默寡言做到到位而不越位、尽职而不失职。 一要把握宗旨谋之有为。一是谋大事不要搞“鸡毛蒜皮”。谋大事就是要抓住加快发展、维护稳定这个关键围绕中心善于站在全局的高度认识问题、分析问题提出建设性的、切实可行的、领导感兴趣的建议。如果事无巨细大事小事都参谋整天在领导身边婆婆妈妈、唠唠叨叨就会事倍功半甚至影响领导的工作。二是围绕领导意图不要我行我素。只有紧紧围绕领导意图才能做到参在点子上谋在关键处。要有超前意识留心观察领导所关注的问题力求做到领导未谋即有所思要努力贴紧领导的思路做到想领导之所想谋领导之所虑抓住领导关注的问题出主意、想办法。如果离开领导决策意图固执己见我行我素参谋活动就会背离正常的轨道就会导致失败。 二要出于公心谋之有度。一是出好主意不要人云亦云。办公室主任要经常为领导献上策出良谋不能人云亦云泛泛而谈。要加强调查研究善于分析形势增强参谋工作的预见性和科学性要充分发挥办公室的集体智慧广开言路集思广益提高参谋工作的整体效能要学会比较遇事常思多种可能准备几种方案做到多算于吧偈诤蟆歉矣谥毖圆灰煅展凵龊貌文惫饕龅郊岢衷颉凳虑笫遣谎诟敲堋乇芪侍庾龅椒硬幻印?3 对于领导同志尚未意识到或者认识不尽完善的情况和问题就要及时提醒或提出建议当领导决策明显失误时就要以对党和人民高度负责的态度勇于“犯颜直谏”。三是做到“慎言”不要掺杂私人感情。参谋工作的出发点应是对工作、对发展有利对领导、对同志有利切忌从个人的好恶或小团体利益出发带着私心杂念观察分析问题。特别是在对人的看法上不能搞远近亲疏更不能泄私愤、图报复趁给领导出主意的机会“奏一本”。 三要掌握分寸谋之有方。一是因人而异。在出主意、提建议时对于熟悉情况、作风果断、水平较高的领导一般应运用“提纲式”方法宜粗不宜细对于新任职或者思维比较缜密的领导应采取“方案式”方法把情况尽量说得细一些对善于倾听下属意见的领导要畅所欲言大胆提出自己的观点和主张对于特别有主见的领导则要多提供背景材料供领导参考。二是选择时机。在出主意、提建议时需要捕捉到一个恰到好处的时机。当决策者处于冷静状态的时候正在思考相关问题的时候在和自己闲聊的时候都可视为是“恰到好处”的时机。三是讲究方法。在出主意、提建议时要态度诚恳语言委婉讲究一定的方法和艺术既不为让领导接受建议而“言”高盖主也不因领导不采纳建议而灰心丧气。 二服务到位。服务职责指办公室主任为领导、基层和群众服务方面所应有的职能和应尽的责任。办公室主任在履行服务职能中应细致周到抓住重点、分清主次又要统筹考虑、兼顾一般做到侧重不失重在被动中求主动忠心耿耿为领导服务使领导更加信任诚心诚意为基层服务使基层更加满意真心实意为群众服务使群众更加亲近。 4 一要正确处理“两个关系”。开展好服务工作需要处理好两个关系。一是处理好全面服务与重点服务的关系。办公室服务工作繁杂琐碎大体上可分为政务服务与事务服务。办公室主任要把主要精力放在政务服务上抓大事努力在为领导当好参谋助手上下功夫。同时在加强办公室工作的计划性上做文章落实责任制发挥办公室整体功能以实现工作的“零差错”为目标高标准、严要求地处理好每一件事情。二是处理好对上服务与对下服务的关系。为领导服务是办公室主任义不容辞的责任领导交办的事不仅要不折不扣地完成并且要为其分忧解难。但是为领导服务的出发点和落脚点还是为群众服务这就要求办公室主任多与基层、群众接触加强调研与督查发现问题及时分析超前预测为领导决策发挥参谋作用也为领导服务群众提供更加有利的条件。 二要当好“三种角色”。为了提供优质服务办公室主任在工作中要增强服务意识创新服务方式当好“三种角色”。一是当好主动不被动的角色。各项工作都要主动谋划超前介入化被动为主动。对为领导层集体决策和领导个人、上级部门交办事项的服务事前重点在调查研究上下功夫掌握工作主动权事中重点在分解立项、督办落实上下功夫增强工作的针对性、实效性事后在及时反馈上下功夫做到事事有着落件件有结果。对为基层和群众的服务大力发扬主动协调、主动配合、主动服务的工作作风改变那种坐家等服务为走出去有重点、有目的地进行跟踪服务全面、准确、实事求是地向上反映“下情”设身处地为基层和群众着想急基层和群众之所需办基层和群众之所盼。此外组织办公室人员在信息、文稿起草、重要会议、重要活动工作中提前筹划及时上报努力避免被动应付。 5 二是当好用权不越权的角色。要善于运用赋予的权力去开展工作不能左顾右盼、缩手缩脚。但是也要注意自己的职权范围做到用权不越权不能随意干涉其它部门的工作更不能“拿着鸡毛当令箭”动辄颐指气使、盛气凌人。三是当好果断不武断的角色。对日常性、周期性及规律性工作要严防事无巨细、面面俱到的做法对突发性、临时性的工作要培养自己快速反应的能力当发生突发性事件需要紧急处理领导又不在时应当机立断不能有丝毫的犹豫和含糊否则就会贻误工作。但是这种决断必须建立在符合客观实际的基础上不是脱离现实的武断。 三管理有方。管理职能指办公室主任在对行政事务进行管理方面所应有的职能和应尽的责任。办公室主任在履行管理职能中应提高“两种艺术”努力使管理有方、工作顺畅。 一要提高处理人的艺术。处理人际关系是办公室主任的本能包括争取领导的重视支持、充分调动干部的积极性和创造性等方面的艺术。一是注意处理好与领导之间的关系。对领导要做到尊敬和服从积极主动尽量随叫随到承办领导交代的事情要适当超前对领导要多请示、多汇报、多反馈千万不要遗忘领导交代的事项千万不要主动与领导套近乎千万不要在领导之间传闲话。二是注意处理好与下属的关系。要关心下属经常过问下属的政治进步、生活待遇等情况该解决的问题要及时解决暂时有困难的要创造条件解决该向上反映的问题要向上反映。要爱护下属对下属出现一些差错不应一味求全责备而要肯定其工作积极性和成绩对问题善意指出并提出改进办法使下属心悦诚服。要培养下属对下属品德上要严格要求业务上要悉心指导着力提高下属的综合素质为党的事业、 6 社会主义事业造就可用之材。要信任下属对下属要给予充分信任多肯定少批评以增强下属的自信心放胆放手干工作。要激励下属善于运用表扬这一手段调动下属的积极性使下属经常以一种昂扬向上的精神状态投入工作。 二要提高处理事的艺术。处理事是办公室主任的本职包括统筹全局、掌握工作重点、拟定实施方案、安排工作程序、制定操作规程、建立责任制度等方面的艺术。一是善于化繁为简。在众多的工作和矛盾面前要通过分析、比较抓住重点理清思路有所为而有所不为才能获收纲举目张、以简御繁之效。二是勇于删繁就简。要切实端正工作指导思想围绕重实际、求实效抓工作、搞服务删掉“花架子”、“虚套子”对于上级和领导部署的各项工作把精神实质与办公室的实际情况结合起来把多项工作统一起来把工作重心明晰起来把具体措施简洁起来在统筹兼顾中抓出特色、成效保证上级安排和领导要求的真正落实。三是坚持众繁我简。要完善制度规范事明确责任分解任务逐级负责分工合作形成众人挑重担的工作格局。要优化机制使用人量才用人放手用人做到抓大局放小节、抓原则放具体、抓结果放过程。 四协调有术。协调职能指办公室主任在联系内外关系、沟通上下左右等方面所应有的职能和应尽的责任。办公室主任在履行协调职能中应把握原则讲求方法和艺术使协调工作取得实效各方面关系理顺达到事半功倍的效果。 一要把握原则找准综合协调的切入点。要把握“三个结合”一是指令性与协商性相结合要立足于领导的权威明示领导的意图向协调对象交代清楚同时要以商量为主态度要谦和语言要平 7 和讲究说话的技巧努力创造一个宽松和谐的环境。二是原则性与灵活性相结合一方面要以大局为重按党的方针政策办事按规章制度办事。另一方面要灵活善变讲究策略广泛听取各方面的意见特别是反面意见并从中汲取其合理的意见和要求根据新的情况善于修正原有的设想。三是程序性与时效性相结合。一般按固定程序去搞好协调但是可以简化程序对能办得通的事的协调能简化尽量简化以保证时效可以逆程序而行对那些特别紧急事项的协调因找不到或来不及向领导请示可以根据情况进行妥善处理然后再将处理结果和事件动态向领导报告。 二要掌握方法找准综合协调的着力点。一是掌握会议协调、走访调研协调、口头或书面沟通式协调、转单阅签式协调、计划安排式协调等协调方法提高协调效果。二是找准综合协调工作的着力点。首先要搞好上下、内外关系的协调对上要尊重而不盲从、服务而不奴婢待下以礼、以诚、以情、不欺下瞒上对外求支持协作待内求团结向上既敢于牵头当好主角又善于协作当好配角。特别要搞好领导成员之间的协调当班子中意见不一致、甚至出现对立状况时多做促进统一认识的工作切忌火上浇油或拨弄是非要搞好单位或部门之间的协商当遇到发生“扯皮”的情况时应全面了解情况找有关人员进行协商将意见汇集、归纳呈报给领导以利于主要领导作正确的决定保证工作的正常运转。其次在处臵事务中出现一些超出预见、难以料理的事情时要讲品质在关键时刻就应该代领导冲锋陷阵要讲艺术既讲原则又讲灵活不能一个面孔、一个腔调、一种方法要讲精神敢碰硬否则协调苍白无力、处事优柔寡断什么事也办不成。 8 三、坚持内外兼修树立良好形象 办公室主任除了提高综合素质、充分履行职能外还应从外在形象和内在形象方面加强自身修养树立良好形象。一要注重“外美”。讲究行为美做到行动合乎法纪、合乎道德、合乎人情尊重别人决不能高傲自大、粗暴蛮横或者卑躬屈膝、阿谀奉承。讲究语言美做到讲话文明、简洁、有情感切忌庸俗下流、粗声粗气、啰啰唆唆、官腔洋调。讲究仪表美做到衣着素雅整洁、佩戴适合时宜、姿态大方得体、神采气宇轩昂不要穿奇装异服、油头滑面、庸俗土气、萎靡不振。二要体现“内秀”。对事业有春天般的热情做到爱岗