制作法律咨询文书的流程与技巧.doc

精品文档 ACLA Legal Skills Training Seminar 中华全国律师协会法律技能培训讲座 THE ART OF DRAFTING LEGAL MEMO 制作法律咨询文书的流程与技巧 8 january, 2003 2003年1月8日Robert lewis managing patner 吕立山-主任合伙人John jiang special srojects manager 江宪胜-项目专员Lovells, BeiJing 路伟律师事务所驻北京代表处 THE “ABCs OF DRAFTING A LEGAL MEMORANDUM A.(PREPARE) 前期准备 B（DRAFT） 打草稿 C（FINALIZE） 定稿 Befor you start writing 在开始下笔以前，律师应该：（1） obtail clear instructions 清楚地了解当事人的要求（2） know your audience 了解该文件的读者是谁（3） do your research 进行相应的调研（4） prepare an outline 制定文件大纲 Before you start writing: 在开始下笔以前，律师应该： what is the clients question or problem? 当事人要求你解答或解决什么问题 -Ask questions 询问当事人 -Are you talking to right person? 与你交谈的人是否最有助于你了解当事人的要求？ -How important is the question or problem? 当事人体温所涉及的事宜或者当事人面临的问题对他/她来说有多重要 What is the clients desired outcome or resolution? 当事人希望得到什么样的回答或者结果？ -Any alternative outcomes? 是否有产生其他后果的可能性 -Understand the partiess reasons and motivations 除当事人外，律师还要了解涉及其他各方的思维和动机 -Is the focus on “ends or “means or both? 当事人注重的是结果还是解决问题的手段，还是两者都要兼顾？Before you start writing:律师在开始下笔以前，律师应该：(1) obtain clear instructions (continued) 清楚地了解当事人的要求（续） what is the requested “deliverable”? 当事人要求你提供具体的服务是什么？ -general response with no research? 概括性解答（无需引证详细资料） -verbal advice plus short witten confirmation? 口头咨询之后附上一封简短的书面确认函？ -in-depth legal brief? 详细的法律咨询文书？ When does the client want the response? 当事人要你在什么时候做出答复？ How much does the client expect to speng for the product？ 就你所提供的法律服务，当事人预计须支付多少律师费？Before you start writing:律师在下笔以前，律师应该：(1) Obtain Clear Instructions(continued)(A Sad Story) 清楚地了解当事人的要求（续）（未清楚了解当事人要求的后果-悲剧）(small question)Client-ask for advice-Lawyer(complex question) （小问题）当事人-咨询-律师（问题很复杂）( small fee )Client-ask for advice-Lawyer( big fee )（小笔律师费）当事人-咨询-律师 （大笔律师费） Client-50-page memo-Lawyer work work work 当事人-50业的咨询文书-律师工作，工作，工作 Client-big bill-Lawyer 当事人-巨额律师费-律师Look for new lawyerClient-offer small fee-lawyer 我得马上换个律师！当事人-提出只能支付小笔律师费-律师 Before you start writing: 在开始下笔以前，律师应该：(2) know your audience (part 1)明确这份文件的读者是谁（一） Lawyer Non-lawyer 律师 非律师Existing client-(1) less formal more technical(2) less formal less technical老客户- （1）无需太正式 专业性较强（2）无需太正式 易于人理解New client-(3)more formal more technical (4) more formal less technical新客户-（3）正式，专业性比较强（4）正式易于人理解In-house counsel memos are type #2-In-house:client=business manager公司内部法律顾问起草的文件属于第（2）类 对公司内部法律顾问而言当事人=公司商务人员More formal = (1) state more facts,(2) state all assumptions,(3)more formal tone正式法律文件的特点是：（1）列举的事实较详尽， （2）对有关的情况作出较全面的假设，（3）语气较正式Less formal=(1) refer prior discussions/correspondence,(2)state only key assumptions,(3) less formal tone无需太正式的法律文件的特点是： （1）文中会提及先前的口头讨论或往来信函more technical= legal focus 专业性较强的法律文件中对法律问题论述较多less technical=business focus易于常人理解的文件中对商务事宜论述较 Befort you start writing:在开始下笔以前，律师应该：(2)know your audience (part2) 明确这份文件的读者是谁（二） more formal less formal 比较正式的文件 无须太正式的文件“dear mr. jones,we have reviewed list documents provided by you . based on our review of those documents and our discussions with you, we understand the pertinent facts to be substantially as follows:recitefacts. In preparing this advice memorandum , we have made the following assumptions:state李总经理，您好：我们审阅了您提供的下列文件：（列出文件名称）基于我们对这些文件的审阅以及我们和年先前的讨论，我们对相关事实的理解如下：（对事实进行描述）。我们起草的此份法律咨询文书是基于对有关情况的以下假设：描述假设的事实。“Tom,This looks to be an extension of the channel arrangements you have already set up with company X. We expect you want to keep the same general terma and conditions. Let us know if that is not the case.”老李：看来需要解决的问题是如何对你和甲公司之间的现有经销协议进行延期。我们理解你不想改变现有商业条款。如果有需要变更的条款，请告诉我。 Before you start writing: 在开始下笔以前，律师应该：More Technical less Technical专业性较强 易于普通人理解“The pertinent provisions of the contract law of the PRC,promulgated march 15,1999 and effective October 1, 1999(“contract Law), include Artcles 113 and 53, which provide: recite. Our analysis of these provisions is that state analysis.与此问题相关的法律条纹是1999年3月15日颁布并于同年10月1日生效的中华人民共和国合同法（“合同法”）的第53条和113条，这两条的具体规定为（引述有关条款）。我们对这些条款的分析如下：具体分析“The exclusion of liability clause in the Supply Contract is valid under Chinese law . You will not need to amend it for use in China.根据中国法律，供货合同中允许许有责任限制条款。贵公司与中国公司签订的供货合同中对责任限制条款做修改。Befor you start writing:在开始下笔以前，律师应该：(3) do your research 进行相应的调研Check for prior advice memoranda on the same or related issues查一下是否有针对同类或相关问题提供咨询的法律咨询文书先例文本Research the law and the practice了解相关法律规定和实际操作情况For specialized points of law and practice outside your expertise, consult an expert如果某一法律问题或法律领域并非你的专长，应该咨询同行中的专家。Before you start writing: 在开始下笔以前，律师应该：(4) prepare an outline 制定大纲 organize your material 对有关资料进行整理 discard unnecessary material 删除不必要的资料 identify gaps in facts, law or analysis 看有关事实， 法律规定或者法律分析之间是否有脱节之处 customize any precedent advice memorandum to fit the facts 根据本案实际情况相应修正法律咨询文书先例文本中的内容THE“ABCS”OF DRAFTING ALEGAL MEMORANDUM制作法律咨询文书的基本流程 A. prepare 前期准备 Bdraft 打草稿 Cfinalize 定稿Preparing the Draft: Structure of Advice Memorandum起草文件：法律咨询文书的结构Alternative 1 第一类结构Fact 事实 Lessue 面临的问题Rule 有关法律规定 Application 法律对事实的适用Conclusion 结论Alternative 2 第二类结构Question presented 提出问题 Short answer 概括性回答Facts and assumptions 有关事实及假设Relevant laws 相关法律规定 Analysis of facts and law 对事实及法律的分析Conclusion 结论Key points: Ask the right question 提出正确的问题要点 Answer the question asked 避免答非所问Explain the rationale and the risks 说明得出结论的依据并分析有关风险Drafting Key PointsAsk the right Question起草咨询文书的要点正确提出问题Client QuestionASSESSRight Question当事人提出问题律师进行分析正确提出问题 How can I collect payment form my customer我怎样向客户追帐？Lawyer Memo律师出具的咨询文书Detailed explanation of court procedures for civil law suit详细解说追帐的民事诉讼程序Reasson for non-payment客户不付钱的原因Late completion by client 当事人没有按期完工Is the client entitled to an extension of time under the contract?根据合同有关规定，你的当事人是否有权顺延工程进度时间表？Lawyer Memo律师的法律咨询文书Analysis of rights and responsibiites under contract and law 根据合同条款和有关法律规定分析当事人的权利和义务。If you do not ask the right question, you cannot give the right answer!如果你不能提出正确的问题，你就无法给出正确答案！Drafting Key PointsAnswer the Question Asked起草咨询文书的要点避免答非所问Question Bad Answer Good AnswerCan a foreign client Detailed history of No Collect RMB form forex controls in China 否 aChinese customer since 1949 and description under an import of organization of SAFE contract? 在一份进口合同中 详细描述中华人民共和国，外方当事人作为 建国以来外汇管制的发展历史卖方能否与中方客户 并且提供国家外汇管理局的以人民币结算？ 组织结构图。Drafting Key PointsExplain the Rationale and the Risks起草法律文件的要点说明得出结论的依据并分析有关 方案的风险Question Bad Answer Good Answer(less formal)问题 糟糕的回复 好的回复（如果无须太正式）Can a foreign company Yes. C-C-F was While the law not clear,Invest an internet data banned only for this must be consideredCenter project with China Unicom. To be a high risk structureChina XCom under a C- However, the MILL for the following reasons:C-F structure? may disagree. State rationale and commercial/ Legal risks外国公司可否按照 可以。禁止中- 虽然法律对此没有明确规定，中-中-外的模式与中国 中-外模式仅对 我们认为这以机构存在很大某公司合资建立一个互联网 中国联通的项目 的风险，具体理由如下：数据中心项目？ 具体适用。不过 说明具体理由以及对相关 信息产业部可能对 商业和法律风险的分析 此有不同观点。Presentation of Facts 正确陈述事实的重要性 1 If the facts are wrong or incomplete, your advice is wrong 事实趁势错误或者不全，你出具的咨询意见也会出错 2 If the facts are not stated clearly, then the facts are wrong or incomplete (See 1) 事实陈述不清，相当于事实陈述错误或者不全（结果同第一条） 3 If the facts do not make sense, then the facts are wrong or incomplete 事实陈述不合逻辑，相当于事实陈述错误或者不全 4 It is not easy to state complex facts clearil, so it is easy to get the facts wrong 清晰地陈述复杂的事实比较难，因此稍有不慎就会发生事实陈述 的错误 5If you include irrelevant facts, you have wasted the clients time and money, and probably have the facts wrong 所陈述的事实中参杂有不相关的事实， 不仅浪费当事人的时间 和金钱，且很有可能出于对事实错误的认定 Presentation of Facts 事实陈述 Best Practice 最佳工作流程 Ues best efforts (highest standards of professionalism) to: 你应尽最大的努力（以最强的敬业精神）， 做到以下几点： 1 Collect all potentiaiil relevant facts 首先收集所有可能相关的事实 2 Sort the relevant facts from the irrelevant 区分其中哪些是有关的，哪些是不相关的 3 State the relevant facts clearly, concisely and completely 对相关的事实进行清晰，简要，全面的陈述 4 State your assumptions as to facts not provided 就未提供的事实做出相应的假设 5 Ask for clarification as necessary 必要时要求当事人澄清 If facts are complex, consider:如果事实情况比较复杂，可考虑采取以下办法：Sub-dividing facts into:将有关事实按以下标准排列chronology 时间顺序actor(s) 当事人地位issue(s) 问题的性质geographical location(s) 空间顺序 Sample Chronology: 时间顺序排列事实的示例 1jan 78 x ltd. Formed 1978年1月1日： 甲公司成立 2 jan82 jv with y co 1982 年1月2日：与乙公司成立合营公司 25 june 99 business falters 1999 年6月25日： 合营公司经营发生困难 10 Aug 99 bank a calls loan 1999 年8月10日：合营公司的银行提前收回贷款 2 sept 99 y co buys x led. Shares in jv 1999 年9月2日： 乙公司收购甲公司在合营公司的股份 before sending the memo to the client:在把咨询文书发给当事人之前PROOF READ 校对， YOURSELF 作者-TYPOS 是否有错别字-FORMAT 格式是否正确-CONTENT 内容是否正确-STYLE 风格是否恰当PROOF READ 校对，COLLEAGUE 同事-MAKE SENSE？ 是否有说服力？-TYPOS 是否有错别字-ETC。 等等PROOF READ 在校对 YOURSELF 作者-FINAL CHECK 最后确认FINAL CHECK 最后确认1 NAME OF ADDRESSEE SPELLED CORRECTLY？收件人姓名是否书写正确？2 USE PRECEDENT MEMO ANOTHER CLIENT？ DELETE NAME OFOTHER CLIENT？如果咨询文书是基于从前给另一当事人法律咨询文书的先例，务必要确保这位当事人的名字不会出现在新的咨询文书中！3REFER TO ATTACHED DOCUMENTS？MAKE SURE ARE ATTACHED！咨询文书中是否提到附有其他文件？如果提到就应该确保附件也同事发给客户4SPELL CHECK！改正所有的错别字！5DOSE THE FINAL PRODUCT LOOK PROFESSIONAL？最后的文本看来是否很专业？Why do clients have lawyers draft contracts?当事人为何让律师起草合同？Because lawyers know (or are supposed to know):因为律师掌握（起码应该掌握）：1the law (and how it is applied in practice)法律规定（及其实务操作）2How contracts work 合同的操作3How to anticipate and reduce risks预料和防范风险的技能4How to find solutions解决问题的途径5How to write clearly (many clients disagree!)准确表达当事人意思的能力（当然，有些当事人对此不以为然！）The goal of good contract drafting is to ensure that:好的合同将确保：1the client can receive all agreed lawful benefits (remove obstacles)当事人可获得所预期的合法利益（排除获得合法利益的障碍）2the clients obligatons and liabilities are clearly limited to agreed lawfulscope (plug holes)当事人的义务和责任限定在双方商定的合法范围内（补填责任漏洞）3The deal can be closed in timely manner (requires fairness and balance)按时完成交易（权利义务公平，兼顾交易各方利益）4the parties can understand the contract terms (so they can perform the contract)交易各方理解合同的内容（这是他们按合同规定履行义务的前提）5in the event of a dispute, a judge, arbitrator or mediator will be able to understandand interpret the contract terms in a manner consitent with the clients lawful interests(even 10 years later)在发生争议的情况下，法官（或者仲裁员，调解员）能够按照符合当事人合法利益的方式理解并结实合同条款（即使争议在合同订立10年后发生） Contract drafting is an art and not a science起草合同是一们艺术而不是一们科学contract drafting is not: 起草合同并不等于：simply filling in blanks in a form 仅仅在一份标准合同中填空simply cutting and pasting clauses from other contracts生吞活剥其他合同的某些条款simply writing down what your client tells you 将当事人的表述原封不动写在合同中contract drafting is 好的合同文本是：the product of professional judgement and experience律师根据其职业经验做出专业判断的结果the product of hard work careful choices and attention to detail律师勤奋工作，仔细推敲，注重细节的结晶 module overview 本讲概述A practical approach to contract drafting起草合同流程实务B anatomy of a contract合同详解C exercise2练习2Dround table discussion圆桌讨论Before you start writing 在下笔以前，你应该：（1） obtain clear instructions 清楚地了解当事人的要求（2） understand the context 了解交易结构以及商务背景（3） do your research 进行相应的调研（4） consider use of precedents 考虑怎样利用合同先例文本Before you sart writing 在下笔以前，你应该：(1) obtain the clear instructionswhat is the clients business objective?-Ask questions -are you talking to the right person?-how important is this transaction?明确了解当事人要求当事人的商业目的是什么？-提问-与你交谈的人士是否对你了解情况最有帮助？-该交易对当事人有多重要？How does the client want to achieve this objective?-any possible alternatives?-what are the parties motivations?-focus on “ends” or “means” or both?当事人希望以何种方式表达到其商业目的？-是否有其他方案可供选择？-交易各方的动机是什么？-当事人注重的是结果还是手段，还是两者都要兼顾？ Before you start writing 在下笔以前，你应该：Obtain clear instructions(cont)What is the requested “deliverable”?-a proposed structure?-term sheet?-MOU?-draft contract for internal review?-draft of contract for negotiation?-final version of contract for signing?-standard template?-comment on draft of other party?-in Chinese or English or both?When does the client want the document?How much does the client expect to pay?明确当事人要求（续）当事人要你提供什么文件？-交易结构建议？-交易要点？-备忘录？-合同草稿供当事人内部讨论？-合同草稿供当事人与对方谈判用？-供双方签字的合同终稿？-供当事人在一系列类似交易中采用的范本？-就对方提供的合同文本出具修改意见？-合同是英文本，中文本，还是双语版本？当事人何时需要合同文本？当事人预计就此项服务支付多少律师费？ Before you start writing 在下笔以前，你应该（1） consequence of failure to obtain clear instructions(another sad stor) 律师未清楚了解当事人要求的后果（又是一场悲剧） small contract_client_ask for acontract draft_lawyer 小合同当事人要求 起草一份合同律师 small fee_client_50-page contract_lawyer小笔律师费当事人50业合同律师Before you start writing 在下笔以前，你应该(2) Understand the context 了解该交易结构以及商务背景（A） Parties to the transaction 此项交易的当事人 How many parties? PARTY A PARTY B PARTY C 有几个当事人 甲方 乙方 丙方 contractual buyer seller subcontractor relationship 买方 卖方 分包商 合同主体关系 legal status sino-foreign jv HkCO unincorporated USA 法律地位 中外合营企业 香港公司 非法人美国财团leagal relationship jv board approval required partner approvals required当事人之间的法律关系 需要董事会批准 需要全体财团成员的批准BEFORE you start writing 在下笔以前，你应该：Understand the context 了解交易结构和商务背景Background of the transaction 交易的商务背景Any prior contracts beween parties?related?unrelated?各方此前是否有合同关系？这些合同关系是否与本交易有关？Any similar prior contracts between client and other parties? 你的当事人与其他各方之间从前是否签订过类似合同？Is this a competitive bid situation?这项交易是否要通过招标进行？Which party has commercial leverage?交易的哪一方处于优势地位？How important is this deal for the client?本交易对你的当事人有多重要？Before you start writing 在下笔以前，你应该Understand the contexe 了解交易结构和商务背景Roles right and responsibilities of the parties各方在合同中的地位，以及相应的权利和义务what have the parties agreed?各方已就哪些事项达成一致？What have the parties not yet discussed and agreed?各方还须哪就些事项进一步磋商？Before you start writing 在下笔以前，你应该：（2） Understand the context(cont).了解交易结构和商务背景（续） （D）Nomber and nature of the contracts要起草的合同数量以及合同性质Simple tenant_tenancy Agmt_Landlord简单 租户 合同 业主Complex GUARANTOR Agent Bank Bank1 bank2 bank3复杂 担保人 代理银行 银行架 乙 丙Before you start writing 在下笔以前，你应该：（3） do your research 进行相应的调研 check for templates and precedents for similar transactions查一下是否有类似交易的范本或者先例文本research the law and the practice了解有关法律规定及实际作情况for specialized points of law and practice outside your expertise,consult an expert如果某一法律问题或法律领域并非你的专长，应该咨询法律同行中的专家Before you start writing 在下笔以前，你应该：（4） Consider use of precedents 考虑是否采用合同先例文本 Have precedent? Yes form/content appropriate? Yes use precedent as base是否有先例文本 是 形式/内容是否妥当