照片的归档整理(陈涛涛)

5/1/2020,档案科技推广中心,欢迎各位学员湖北省档案科技推广中心,QQ群：109927503,5/1/2020,档案科技推广中心,声像档案,5/1/2020,档案科技推广中心,一、声像档案的分类,照片档案：纸质照片数码照片音像档案：光盘、磁盘、磁带、录音带、录像带等,5/1/2020,档案科技推广中心,二、声像档案的特点：（1）形意结合、形象逼真；（2）时间感、空间感强烈；（3）易复制、好转移、原件与复印件难区分。,5/1/2020,档案科技推广中心,1949年10月1日，中华人民共和国成立。下午2时，中央人民政府委员会第一次会议在北京召开，中央人民政府委员会主席、副主席、委员全体出席并宣布就职，宣告中华人民共和国中央人民政府成立。下午3时，首都30万人聚集在天安门广场，隆重举行开国大典。,5/1/2020,档案科技推广中心,5/1/2020,档案科技推广中心,5/1/2020,档案科技推广中心,5/1/2020,档案科技推广中心,5/1/2020,档案科技推广中心,建国35年（1984),5/1/2020,档案科技推广中心,5/1/2020,档案科技推广中心,5/1/2020,档案科技推广中心,5/1/2020,档案科技推广中心,建国50周年(1999年）,5/1/2020,档案科技推广中心,5/1/2020,档案科技推广中心,建国60周年(2009年）,5/1/2020,档案科技推广中心,5/1/2020,档案科技推广中心,5/1/2020,档案科技推广中心,三、声像档案的作用：（一）为宣传报道服务（二）广泛交流信息（三）深入科学研究（四）艺术欣赏价值。,5/1/2020,档案科技推广中心,5/1/2020,档案科技推广中心,5/1/2020,档案科技推广中心,5/1/2020,档案科技推广中心,5/1/2020,档案科技推广中心,5/1/2020,档案科技推广中心,2012年6月29日葛洲坝集团公司在第一会议室召开”中国葛洲坝集团公司庆祝中国共产党成立91周年暨创先争优表彰大会“,5/1/2020,档案科技推广中心,2012年6月29日葛洲坝集团公司党委常委张金泉在中国共产党成立91周年大会上主持讲话,5/1/2020,档案科技推广中心,5/1/2020,档案科技推广中心,5/1/2020,档案科技推广中心,四、声像档案工作1984年10月1日中国照片档案馆宣布正式成立。1990年7月1日开始实施照片档案管理规范，对照片档案的收藏、整理和保管各方面工作内容和方法，作了全面与系统的规定。,5/1/2020,档案科技推广中心,中国照片档案馆,5/1/2020,档案科技推广中心,2011年湖北省档案局湖北省照片档案整理实施细则,5/1/2020,档案科技推广中心,纸质照片的归档整理,5/1/2020,档案科技推广中心,主要内容,一、照片档案及作用；二、照片档案的收集；三、照片档案的整理；四、照片档案的保护：五、照片档案的鉴定。,5/1/2020,档案科技推广中心,卤银底片及数码照片冲洗成的纸质照片均按以下方法整理：,5/1/2020,档案科技推广中心,一、照片档案及其作用1、照片档案是国家机关、社会组织以及个人从事各种活动形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录，并按一定原则和方法经过加工整理并集中保管进来的各种照片。,5/1/2020,档案科技推广中心,包括有：底片、照片和说明三部分。,5/1/2020,档案科技推广中心,2.照片档案的作用,5/1/2020,档案科技推广中心,3.照片档案的利用：（一）展览（二）咨询与宣传（三）编辑出版照片画册,5/1/2020,档案科技推广中心,4、照片档案的种类,按形成时间划分：新闻照片档案历史照片档案,5/1/2020,档案科技推广中心,按拍摄对象划分：事件照片档案景物照片档案人物照片档案,5/1/2020,档案科技推广中心,按摄影的目的与表现方式：记录照片档案艺术照片档案,5/1/2020,档案科技推广中心,二、照片的收集,5/1/2020,档案科技推广中心,主要职能,领导视察,外事活动,本地特色,归档范围,重大事件,会议活动,5/1/2020,档案科技推广中心,几种活动的照片归档重点,基建项目照片的归档重点,业务工作照片的归档重点,机关活动照片的归档重点,视察检查照片的归档重点,会议照片的归档重点,5/1/2020,档案科技推广中心,一、本级行召开的重要会议和举行重大活动的声像材料。二、上级党政领导人视察本行工作，接见本行会议代表及有关人员的声像材料。三、本级行重要外事活动的声像材料。四、反映本级行开办新业务和取得工作成果的声像材料。五、本级行领导在本行经办的重大建设项目开工、竣工验收、投产等活动中的声像材料。六、本级行历届行级领导干部的照片。七、本级行组织录制和拍摄的电视片、影片。八、其他具有保存价值的声像材料。,5/1/2020,档案科技推广中心,会议照片的归档重点,开幕式会场全景,主席台、领导讲话、颁奖,典型发言、小组讨论,gggggggg,5/1/2020,档案科技推广中心,领导检查视察照片的归档重点,领导听取汇报时的照片,领导到现场察看时的照片,领导接见典型代表的照片,5/1/2020,档案科技推广中心,机关活动照片归档范围,领导参与的照片,1,活动全景的照片,2,典型事例的照片,3,活动成果的照片,4,5/1/2020,档案科技推广中心,业务工作照片的归档重点,3.,2.,4.,5.,6.,1.,领导参与业务工作的照片,业务工作会议的照片,业务工作文件的照片,业务工作典型事例的照片,业务工作现场的照片,业务工作效果的照片,5/1/2020,档案科技推广中心,领导视察基建项目的照片,开工、施工（隐蔽）、竣工照片,基建项目原貌与现状的照片,1,2,3,基建项目照片归档重点,5/1/2020,档案科技推广中心,2、收集的要求代表性、时限性、责任性、完整性,5/1/2020,档案科技推广中心,4、照片档案的收集方式,1、照片档案的归档2、照片档案的接收3、照片档案的征集4、照片档案的翻拍,5/1/2020,档案科技推广中心,二、照片档案的整理,照片档案管理规范（GB/T118212002),电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）,三、照片档案的整理,1.照片档案整理的依据,5/1/2020,档案科技推广中心,2.照片档案的整理原则,照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。照片档案的底片、照片应分开存放。,5/1/2020,档案科技推广中心,全宗号底片号13536535（1）、535（2）、535（3）,底片的整理,3、照片档案的整理步骤,5/1/2020,档案科技推广中心,纸质照片整理的步骤,5/1/2020,档案科技推广中心,第一步照片的分类,5/1/2020,档案科技推广中心,通常，照片在同一全宗内按“保管期限年度问题”进行分类，每年度照片分到相应保管期限中，同一年度的照片再按问题分类。照片档案的保管期限,5/1/2020,档案科技推广中心,2006年以前形成的照片分为永久、长期、短期三种；2007年按国家档案局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定执行，分为永久、30年10年三种。,5/1/2020,档案科技推广中心,问题分类;照片形成较多的单位可分为：领导视察类-1机关活动类-2会议类-3业务活动类-4,5/1/2020,档案科技推广中心,照片档案形成少的，可分为业务活动类、机关活动类两类。注意：分类方案应保持前后一致，不得随意变动。,5/1/2020,档案科技推广中心,在照片档案较多的单位要设置固定的问题类目，如某报社照片的问题类目是：领导活动类、重要会议类、名人活动类、外事活动类、社会政治类、行业建设类、战线活动类、社内活动类等。,5/1/2020,档案科技推广中心,3、跨年度且不可分的照片（如积存照片），可按保管期限问题分类。并在照片册的册内说明和整理说明中说明。,（二）排列,5/1/2020,档案科技推广中心,1.挑选照片,5/1/2020,档案科技推广中心,主题不鲜明，可不归档。,5/1/2020,档案科技推广中心,构图重复，可选其一。,5/1/2020,档案科技推广中心,照片应在分类方案的最低一级目录类，按问题结合时间、重要程度等进行排列，即一个种类的照片按照形式的先后顺序排列，同一组照片按重要程度排列，归入照片册，装满为止。,5/1/2020,档案科技推广中心,照片分类后的排列方法,不同照片册内照片按问题的时间先后排列。同一本照片册内照片按“问题时间”、“问题重要程度”等方法进行排列。,5/1/2020,档案科技推广中心,照片排列示例(以按“保管期限年度”分类为例),永久2007年第个领导视察检查照片1第个领导视察检查照片2第个领导视察检查照片年度工作会议照片12008年领导视察检查照片1领导视察检查照片2重要业务活动照片130年2007年外事活动照片1,分类（分册）,排列（问题事由时间或重要程度）,按时间或重要程度的选择后面再讲,5/1/2020,档案科技推广中心,照片排列示例(以按“保管期限年度问题”分类为例),永久2007年视察检查类第个领导视察检查照片1第个领导视察检查照片2第个领导视察检查照片1业务活动类第个业务活动照片1第个业务活动照片2第个业务活动照片12008年视察检查类第个业务活动照片1,分类（分册）,排列（事由时间或重要程度）,按时间或重要程度的选择后面再讲,5/1/2020,档案科技推广中心,（三）编号,5/1/2020,档案科技推广中心,编小流水号（同一册内照片编一个流水号）,编号,编大流水号（多册照片编一个流水号）,5/1/2020,档案科技推广中心,照片的编号：是固定和反应每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符号，由全宗号、保管期限、类别、册号、张号,5/1/2020,档案科技推广中心,格式1；全宗号-保管期限代码-册号-张号56-Szy-2-001全宗号：档案馆给立档单位编制的代码。保管期限代码：永久30.10或3010,5/1/2020,档案科技推广中心,册号：在某一全宗某一保管期限内照片的排列从“1”开始的顺序编号。张号：是指照片在册内的排列从“1”开始的顺序编号。,5/1/2020,档案科技推广中心,一般单位应用此方法编号，其编号格式为：全宗号保管期限代码册号张号。如：36-Szy-5-001，表示36号全宗永久期限的第5册第1张照片。,5/1/2020,档案科技推广中心,1.照片分册的小流水号编号法,36Sz30-2-3-005,表示36号全宗30年期限的第3册第5张照片SzY-1-004，表示永久期限的第1册第4张照片,5/1/2020,档案科技推广中心,SzY-1-005,表示永久保管期限第1册第5张相片。,5/1/2020,档案科技推广中心,2.照片不分册的大流水号编号法,照片特别少的单位可采用此法编号，其格式为：全宗号保管期限代码张号。如：36-Sz30年-156，表示36号全宗30年保管期限的第156张照片（不知在哪册）。,5/1/2020,档案科技推广中心,1、分册编小流水号的优点是照片的张号在册内自成一体，符合习惯，便于插入新的照片。,5/1/2020,档案科技推广中心,2、不分册编累计张号的方法的特点是张号不分册，从第1册开始连续编张号。例如，第1册照片号从3Y1到3Y90，第2册从3Y91开始编号。,5/1/2020,档案科技推广中心,（四）照片的入册,5/1/2020,档案科技推广中心,297mm210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。芯页以30页左右为宜，有活页式和定页式两种。芯页格式见下页。,5/1/2020,档案科技推广中心,规格有5寸6寸7寸,5/1/2020,档案科技推广中心,照片册芯页格式(一),5/1/2020,档案科技推广中心,照片册芯页格式(二),5/1/2020,档案科技推广中心,1、照片入册应按照分类、排列顺序即照片号顺序将照片固定在芯页上，组成照片册。当一本照片册装不完时，再将照片装入另一册。,5/1/2020,档案科技推广中心,2、对于照片册放置不下的大幅照片，一般不应将照片卷起，而应平放。可将大幅照片放入专用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列。照片以竖直放置在档案袋或档案盒中为宜，应首先将照片固定在专用的纸板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超过5cm。,5/1/2020,档案科技推广中心,（五）照片说明的编写,5/1/2020,档案科技推广中心,大幅照片说明填写,单张说明填写,组合照片说明填写,一,第二,第三,5/1/2020,档案科技推广中心,第一、单张照片说明的填写,5/1/2020,档案科技推广中心,单张说明示例,5/1/2020,档案科技推广中心,示例（一）中的“题名”应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等。示例（二）中的“文字说明”应综合运用事由、时间、地点、人物、背景等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息。,5/1/2020,档案科技推广中心,3、照片的拍摄时间用8位阿拉伯数字表示，第14位表示年，第56位表示月，第78位表示日。,5/1/2020,档案科技推广中心,4、摄影者一般填写个人，必要时可加写单位。（1）文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息。5、文字说明的填写,5/1/2020,档案科技推广中心,（2）具体来说，“文字说明”分为两种：全面说明（此时题名等项目可不填写），如：“1979年11月5日，周子健部长(后排左1)、湖北省经委副主任王奎(后排左2)分别给二汽党委书记兼厂长黄正夏(前排左1)、副厂长兼总工程师孟少农(前排左2)授锦旗。,5/1/2020,档案科技推广中心,补充说明，即仅对题名未及内容作出补充（此时题名等其他项目必须较全）。其他需要说明的事项亦可在此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。如：照片中其他领导有：武汉市档案局副局长刘望云、武汉市东西湖区副区长张军等。,5/1/2020,档案科技推广中心,（3）单张照片说明的位置。可根据照片固定的位置，在照片的右侧、左侧或正下方书写。,5/1/2020,档案科技推广中心,第二、大幅照片说明的填写,5/1/2020,档案科技推广中心,大幅照片说明可另纸书写，与照片一同保存。一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明其存放地址。,5/1/2020,档案科技推广中心,大幅照片在照片册中的说明示例,5/1/2020,档案科技推广中心,第三、组合照片说明的填写,5/1/2020,档案科技推广中心,一组(若干张)联系密切的照片（如同一会议，同一领导视察，同一工程，同一文艺演出等）按顺序排列后，可拟写组合照片说明。,5/1/2020,档案科技推广中心,组合照片说明示例（一般应写在本组第1张照片的上方，题名等可作为“总说明”的一个条目）,5/1/2020,档案科技推广中心,5/1/2020,档案科技推广中心,组合照片中第一张照片说明示例,5/1/2020,档案科技推广中心,组合照片说明应注意的问题,1、采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量。,5/1/2020,档案科技推广中心,4、组合照片说明一般放在本组第一张照片的上方，也可放在本册所有照片之前。,5/1/2020,档案科技推广中心,常见类型的题名,5/1/2020,档案科技推广中心,常见类型的题名,5/1/2020,档案科技推广中心,常见类型的题名,封面填写,（六）照片册的封面填写,5/1/2020,档案科技推广中心,照片册封面示例,5/1/2020,档案科技推广中心,册内备考表示例,5/1/2020,档案科技推广中心,见word,5/1/2020,档案科技推广中心,照片册册脊示例,5/1/2020,档案科技推广中心,七、照片的编目,5/1/2020,档案科技推广中心,基本目录示例（可以一组照片著录一条）,5/1/2020,档案科技推广中心,册内目录示例（一般一张照片著录一