办公演示文稿的制作

第5章办公演示文稿的制作,本章目录,5.1本章实例描述与分析5.2演示文稿的创建过程5.3演示文稿的编辑与美化5.4演示文稿的放映设置5.5演示文稿的其他操作,5.1本章实例描述与分析,5.1.1实例任务描述,某市旅游局定于2009年6月中旬，在本市展览中心召开旅游产品与旅游企业推介会。中原旅游有限公司作为本省的一家知名旅行社，决定要参加这一次旅游企业产品推介会，其目的是通过宣传公司形象，来扩大公司的知名度，让消费者以及潜在的旅游消费者跟充分了解本公司的相关情况。为此，他们需要制作一个反映公司基本情况的演示文稿。,5.1.2制作效果展示,在该幻灯片中制作中，考虑了以下几点：充分运用了文字、表格、图表、艺术字、图形、结构图和声音等对象，增加了演示文稿的表现效果，以期吸引相关观看人员的注意。演示文稿中每张幻灯片都有切换效果，部分对象较多的幻灯片设置有动画效果。除了前3张幻灯片外，其他各张幻灯片均有制作好作为导航功能的动作按钮。相关幻灯片之间，或者有一定从属关系的幻灯片之间，都建立了超级链接的关系。这些幻灯片在播放时，可以按照序号顺序播放；也可以根据导航动作按钮进行前后跳转，或者按照超级链接的定义方式选择播放。,5.1.3操作步骤与设计原则,1操作步骤在办公业务处理中，当需要建立演示文稿时，一般按照以下的步骤进行操作：（1）作好准备工作，搜寻相关素材、理清整体思路、确定整体风格。（2）选择用来表现内容的模板，并确定各个幻灯片的适当版式。（3）建立各个幻灯片，并在幻灯片中加入标题、正文等文字对象。（4）在幻灯片中加入图片、表格、图表、结构图、图形、声音、影片等对象。,5.1.3操作步骤与设计原则,（5）对幻灯片中各个对象的内容进行编辑、排版、设置动画效果。（6）设置幻灯片之间的切换效果、超级链接、导航按钮、动作设置等。（7）设置幻灯片的放映方式，包括放映方式、放映内容和放映进度的控制等。（8）考虑通用性，有时还需要进行打包操作或者保存为PDF格式、WEB页格式。（9）根据实际情况的需要，按照一定的效果对幻灯片进行打印输出或网络发布。,5.1.3操作步骤与设计原则,2设计原则制作演示文稿的目的是给观众演示，能否给观众留下深刻印象是评定演示文稿效果的标准。为此，在进行演示文稿设计时，一般应该遵循以下设计原则：（1）内容的重点要突出，格式设置要简洁。（2）表现形式要直观，导航设计要清晰。（3）颜色搭配要合理。声音效果要适当。（4）在演示文稿中要尽量减少文字的使用，因为大量的文字说明往往使观众乏味。,5.1.3操作步骤与设计原则,（5）尽可能使用其他吸引人的表达方式，例如，使用图形、图表、示意图来表现。如果可能，还可以加入声音、动画、影片剪辑等，来加强演示文稿的表达效果。,5.2演示文稿的创建过程,5.2.1确定演示文稿的整体结构,根据本章实例效果，这里需制作的幻灯片共15张，相互间的关联关系如图5-1所示。,图5-1本例中15张幻灯片之间的关联关系,5.2.2快速建立演示文稿的框架,创建演示文稿有三种方法，第一种是根据已有幻灯片进行修改，适用于初学者；第二种是利用“空演示文稿”从头开始创建，这可以体现个性化风格，适用于对PowerPoint的应用非常熟练，并且有美工功底的用户；第三种方法是利用系统自带的模板或主题来创建演示文稿，这是多数人采用的方法。模板或主题中包含了已经定义好的文字格式和配色方案，一旦选择了某种风格的模板后，只要根据演示内容，选择版式，加入对象即可。,5.2.3幻灯片中文字的编排,一张幻灯片一般分为两个部分：标题区和主体区，标题区用于输入幻灯片的标题文字，主体区用于输入幻灯片要展示的文字信息。幻灯片主体区中文字的输入，操作方法有以下两种：方法一：直接在幻灯片的主体区中输入。方法二：在大纲列表区中输入主体区的内容。,5.2.4幻灯片中表格与图表的添加,1添加表格如果是新增幻灯片，就打开的“新幻灯片”对话框中，选择带“表格”的版式；然后双击“表格”占位符，根据需要进行表格设置。如果想在已有的幻灯片中加入表格，可以单击“插入”“表格”“表格”命令按钮，然后根据需要，进行表格的设置即可。,5.2.4幻灯片中表格与图表的添加,2添加图表如果是新增幻灯片，在打开的“新幻灯片”对话框中，选择带“图表”的版式；然后双击“图表”占位符，即可行图表设置。如果想在已有的幻灯片中加入图表，可以单击“插入”“插图”“图表”命令按钮，然后根据需要，进行图表数据的输入，并进行相关图表的设置即可。,5.2.5幻灯片中多媒体对象的添加,1添加图形对象下面以添加图片为例，说明其操作步骤如下：（1）在幻灯片视图中，打开需要加入自己图片的某一幻灯片。（2）单击“插入”“插图”“图片”命令按钮，从打开的“插入图片”对话框中选取需要在当前幻灯片中插入的图片，之后单击对话框上的“插入”按钮。（3）很快图片将出现在幻灯片中，根据需要对幻灯片进行是当移动和缩放即可。,5.2.5幻灯片中多媒体对象的添加,2添加声音和影片下面以在第1张幻灯片中插入背景音乐为例，说明添加声音和影片的操作步骤如下：（1）在幻灯片视图中打开第1张幻灯片。（2）单击“插入”“媒体剪辑”“声音”“文件中的声音”命令按钮，弹出“插入声音”对话框。（3）在弹出的“插入声音”对话框中，打开存放声音的文件夹，在列表框中双击相应需要的声音文件名，弹出如图5-2所示的消息框。,5.2.5幻灯片中多媒体对象的添加,（4）单击“自动”按钮，在放映幻灯片时会自动播放声音；单击“在单击时”按钮，则只有单击幻灯片中的“”图标（声音插入成功后，出现该图标）时，才会播放声音。,图5-2“询问是否自动播放”消息框,5.2.6幻灯片中旁白的录制,在制作的幻灯片中还可以加入制作者讲解声音的旁白。录制旁白的操作步骤如下：（1）选择要添加旁白的幻灯片。单击“幻灯片放映”“设置”“录制旁白”命令按钮，弹出如图5-3所示的“录制旁白”对话框。,图5-3“录制旁白”对话框,5.2.6幻灯片中旁白的录制,（2）单击“设置话筒级别”按钮，在弹出如图5-4所示的“话筒检查”对话框中，检查话筒的录音效果，然后单击“确定”按钮。,图5-4“话筒检查”对话框,5.2.6幻灯片中旁白的录制,（3）在“录制旁白”对话框中，单击“更改质量”按钮，弹出“选择声音”对话框，从中设置声音的各项指标，单击“确定”按钮，如图5-5所示。,图5-5“选择声音”对话框,5.2.6幻灯片中旁白的录制,（4）单击“录制旁白”对话框中的“确定”按钮，开始在放映幻灯片的过程中录制旁白。录制完一张幻灯片的旁白后，单击鼠标左键，接着录制下一张。（5）全部录制完毕，弹出询问是否将幻灯片的排练时间保存的消息框，根据需要单击“保存”或“不保存”按钮。,5.2.7幻灯片中其他对象的添加,1.添加组织结构图2.添加其它各种图示3插入“动作按钮”4.添加其他对象,5.3演示文稿的编辑与美化,5.3.1幻灯片的编辑处理,（1）复制操作。有两种操作方法：第一种方法就是“复制”/“粘贴”法，与上面介绍的幻灯片中对象的复制一样；第二种方法是鼠标拖曳法，就是在按下键的同时，拖曳需要复制的幻灯片到目的位置，拖动时幻灯片旁边出现的竖线指示的就是放置的位置。（2）移动操作。与复制操作相似，也有两种操作方法：第一种方法就是“剪切”/“粘贴”法，与上面介绍的幻灯片中对象的移动一样；第二种方法是鼠标拖曳法，就是直接拖曳需要移动的幻灯片到目的位置，拖动时幻灯片旁边出现的竖线指示的就是放置的位置。（3）删除操作。选定需要删除的幻灯片，按下键即可。,5.3.2幻灯片主题的更换,在幻灯片制作过程中，可以修改演示文稿的主题风格。操作时，只要单击“设计”“主题”中的一种主题效果对应的按钮即可，如图5-6所示。,图5-6幻灯片主题类型更换后的效果,5.3.2幻灯片主题的更换,根据需要还可以单击图5-6所示“主题”命令组右边的“颜色”、“字体”、“效果”进行一些配色方案、字体对比色以及一些个性化效果的设置。,5.3.3幻灯片版式的更新,幻灯片的版式选取好之后，在制作的过程中，还可以修改或更新，操作步骤如下：（1）在“幻灯片浏览视图”中，选择所要修改的幻灯片。（2）单击“开始”“幻灯片”“版式”命令按钮，弹出版式对应的类型列表。（3）如图5-7所示，在打开的版式类型列表中选择需要的新版式，双击鼠标即可。,5.3.3幻灯片版式的更新,图5-7“幻灯片版式”对话框,5.3.4幻灯片母版的设计,制作者可以自行设置幻灯片母板格式，并可以根据需要添加内容。操作步骤如下：（1）单击“视图”“演示文稿视图”“幻灯片母版”命令按钮，弹出如图5-8所始的“幻灯片母版”视图。（2）选择虚线框中的文本，根据需要设置文本、段落的格式以及文本前的项目符号。（3）根据表现需要，还可以在幻灯片母版上添加所需的图片、图形等其他对象，如图5-8中就是插入了一个公司的LOGO，将来它会出现在每一张幻灯片上。,5.3.4幻灯片母版的设计,（4）设置完后，单击图5-8中“幻灯片母版”选项卡中右侧“关闭母版视图”按钮。,图5-8“幻灯片母版”视图,5.3.5页眉页脚内容的添加,根据需要，可以分为幻灯片的页眉、页脚和备注、讲义的页眉、页脚。操作步骤下：（1）单击“插入”“文本”“页眉和页脚”命令按钮，打开图5-9所示的“页眉和页脚”对话框。（2）选择“幻灯片”标签，进行设置幻灯片的页眉、页脚。（3）选择“备注和讲义”标签，可以设置备注与讲义的页眉、页脚。（4）在页眉、页脚中一般可以设置：时间和日期、幻灯片的页号，或者备注页的页码以及其他一些固定的内容，如：演示文稿名称、作者姓名、公司徽标等。,5.3.5页眉页脚内容的添加,图5-9所示对话框中填充的内容，就是本章实例中页眉页脚的设置情况。,图5-9“页眉和页脚”对话框,5.4演示文稿的放映设置,5.4.1放映方式的设置,设置放映方式包括：放映类型的选择，放映内容的选取，换片方式的选用、以及放映选项的设置。其中，幻灯片的放映方式有三种：演讲者放映（全屏幕）、观众自行浏览（窗口）、在展台浏览（全屏幕）。,5.4.2切换效果的设置,1利用“幻灯片切换”的相关命令按钮进行切换利用“幻灯片切换”的相关命令按钮进行切换的操作步骤如下：（1）选取好需要设置切换效果的某一张幻灯片。（2）单击功能菜单中的“动画”项目，切换到“动画”选项卡，如图5-10所示。可以看到，其中的“切换到此幻灯片”命令组中，提供了很多设置切换效果的命令按钮。,图5-10“幻灯片切换”任务窗格,5.4.2切换效果的设置,（3）在“切换声音”列表中选择切换时的声音效果，如“风铃”、“锤打”等。在“切换速度”的“速度”列表中选择“慢速”、“中速”或者“快速”。（4）在“换片方式”中，可以选择“单击鼠标时”换片，也可以选择“在此之后自动设置动画效果”项目，并输入间隔时间，使幻灯片隔过一定的时间后才进行切换。（5）在“切换到此幻灯片”命令组的左边，给出了一些已经设置好的切换效果，可以单击后直接选用。单击其中的“”按钮，可以设置随机出现各种不同的效果。,5.4.2切换效果的设置,2利用“排练计时”设置切换效果在幻灯片播放之前，可以先进行排练计时，进行切换效果的设计。操作步骤如下：（1）“幻灯片放映”“设置”“排练计时”命令按钮，此时从第一张幻灯片开始进行放映，屏幕左上角出现“预演”计时框。（2）当放映的时间达到要求时，单击鼠标，接着放映下一个文本、动画、对象或切换到下一个幻灯片。,5.4.2切换效果的设置,（3）重复操作步骤（2）直到整个演示文稿放映完毕，在弹出的“排练计时”完毕消息框中单击“是”或“否”按钮，如图5-11所示。,图5-11“排练计时”完毕消息框,5.4.3动画效果的设置,1利用动画方案动画方案就是系统将标题、文本等各部分间出现的动画以最佳的效果进行配搭。只需选择一种方案名称，即可设置好动画效果。利用动画方案设置动画效果的操作步骤如下：（1）选取幻灯片中需要设置动画效果的对象。（2）单击“动画”“动画”“动画”命令按钮后面的组合框。,5.4.3动画效果的设置,（3）如图5-12所示，从组合框中的动画方案列表中，选取需要的方案，单击即可。,图5-12“幻灯片切换”任务窗格,5.4.3动画效果的设置,2自定义动画自定义动画，就是用户自己对幻灯片中的各个对象设置不同的动画效果，各个对象按照所设置的顺序进行演示。自定义动画的操作步骤如下：（1）单击“动画”“动画”“自定义动画”命令按钮，窗口右侧弹出“自定义动画”任务窗格。（2）在幻灯片中单击要设置动画的部分，然后单击“添加效果”右侧的箭头，弹出动画类型列表，每一种类型下都有若干种动画方案。,5.4.3动画效果的设置,（3）选择动画方案并单击，若不满意可单击其他效果，然后再在列表框中选择。（4）将“自动预览”选中，当设置一项动画方案后幻灯片会自动演示，单击“播放”也会演示指定项的动画方案，单击“幻灯片放映”则从当前幻灯片开始放映幻灯片。（5）单击“自定义动画”任务窗格中“开始”右边列表框的箭头，在下拉列表中选择触发动画播放的动作（“单击时”、“之前”或“之后”）；在“速度”列表框中选择动画显示速度；在“方向”列表框中选择动画,5.4.3动画效果的设置,显示方向；单击“重新排序”左、右的“”或“”可调整对象的播放顺序。（6）单击“确定”按钮，动画方案设置完毕，各元素左侧会出现顺序标志1、2、3。在幻灯片放映时，将按所标记的顺序依次演示对应的元素。,5.4.4超级链接的建立,本章实例中，第2张幻灯片（内容提纲）中的各个条目需要超级链接到相应内容的幻灯片上。下面以其为例，介绍建立超级链接的操作方法。主要操作步骤如下：（1）打开第2张幻灯片，选中其中的第一个条目“公司情况简介”，右击鼠标，在快捷菜单中选择“超级链接”命令，弹出“插入超级链接”对话框。（2）在“插入超级链接”对话框中，在“链接到”区域选择“本文档中的位置”，在随之出现的“请选择文档中的位置”下列表框中，选择被超级链接的目标对象“3.公司简介”幻灯片，“幻灯片预览”区将会显示出该幻灯片的样式。,5.4.4超级链接的建立,（3）如果需要为超级链接加上屏幕提示，可以单击“插入超级链接”对话框中的“屏幕提示”按钮，在随之出现相应对话框的“屏幕提示文字”文本框中，输入屏幕提示信息。（4）单击“确定”按钮，超级链接建立完成。建立超级链接后的文本颜色，将变为本幻灯片主题的配色方案中“强调文字和超链接”项所定义的颜色，并加下划线。（5）按（1）（4）的步骤，依次为第2张幻灯片中其它条目建立对应的超级链接。,5.4.5自定义放映的设置,自定义放映是用户将已有演示文稿中的幻灯片分组，创建多个不完全相同的演示文稿，放映时根据观众的不同放映演示文稿中的特定部分。操作步骤如下：（1）单击“幻灯片放映”“开始放映幻灯片”“自定义幻灯片放映”命令按钮，弹出“自定义放映”对话框。（2）单击“新建”按钮，弹出“定义自定义放映”对话框。（3）在“幻灯片放映名称”文本框中输入名称，如图5-13所示的“无线路介绍”。,5.4.5自定义放映的设置,（4）在“在演示文稿的幻灯片”列表框中选择幻灯片；单击“添加”按钮，被选中的幻灯片自动添加到右侧列表框中，单击“删除”按钮，还可以撤销选取。,图5-13“定义自定义放映”对话框,5.4.5自定义放映的设置,（5）单击“确定”按钮，返回“自定义放映”对话框，再单击“关闭”按钮。（6）单击“幻灯片放映”“开始放映幻灯片”“自定义幻灯片放映”命令按钮右侧的箭头，从弹出的菜单中选择“无线路介绍”项目，将能够放映自己定义的演示文稿。,5.5演示文稿的其他操作,5.5.1演示文稿的页面设置与打印,1页面设置操作2打印设置操作,5.5.2将演示文稿