应用写作——英文信件与格式

应用写作英文信件与格式随着国际间交往的日益频繁，英文书信的应用也越来越广泛，而且，大学英语教学大纲四、六级统考都把英文书信作为写作的一项要求，纳入了学习和考试的范围。但是，英文书信无论在格式上还是在表达方式上都不同于汉语书信，不仅要掌握英文书信的称谓，格式，惯用词语，还要了解英语国家的风俗习惯。英文书信与文学作品的表达方式不同，它并不要求华丽的辞藻，而是用简明的语言来表达意思。1信封的写法在信封地址格式上，英语和汉语采用截然不同的方式，英语写书信的惯例是收信人地址写在信封中间，具体写法是第一行对收信人的称谓及其名和姓（中国人的姓名可以先写姓再写名，在国际上是承认的）第二行寓所的房间号码、门牌号码、弄名以及所在街名；第三行城镇名、直辖市名、省名/州名/郡名及邮编；第四行国名（如果寄往国外）发信人地址写在信封的左上角，和收信人地址的写法差不多，不过除非要让对方知道自己的性别或头衔，一般名和姓前面不加称谓。如英文信封的写法主要有两种并列式（也叫齐头式）和缩写式。齐头式就是每一行的左边都要对整齐，美国的信多采用这种形式。例如HARRYJOHNSONSTAMP1568GORCHARDPLACEURBANAIL61834UNITEDSTATESOFAMERICAMRPETERSTONE325GREENSTREETGREENFIELD，LONDONUK寄信人姓名邮票地址收信人姓名地址门牌号、街名城镇名、州名、邮政编码国名缩进式就是每行逐次向右缩进一两个字母。例如JIALUOROOM205NO6LANE10NANJINGROADSHANGHAI20051THEPEOPLESREPUBLICOFCHINAMRJOHNSMITH505RAMAPOVALLEYROADMAHAWAH,NEWJERSEY07430THEUNITEDSTATESOFAMERICA与此相对照的汉语信封为有时，也可把发信人地址写在信封的背面，即信封盖上。例如JIALUOROOM205,NO6,LANE10,NANJINGSHANGHAI,200051THEPEOPLESREPUBLICOFCHINA托人转交的信则写上C/O,意思是INCAREOF,放在收信人下一行及转交人姓名之前。例如07430邮票美国新泽西马瓦拉玛坡山谷路505号约翰史密斯先生收中华人民共和国上海南京路10弄6号205室罗寄这封信是写给理查得先生的，由波琳斯科特转交。2书信的格式英文书信由以下几部分构成1）信头（HEADING）指写信人的地址和写信日期，位于第一页信纸的右上角。写地址名称的次序是由小到大，即第一行写门牌号和路名；第二行写区、市、省（州）名称和邮政编码，国名。地址最后一行写日期，月份要用英文写，不要用数字代替，可采用标准的缩写式，如，AUG,SEP,OCT，日期可用基数词1，2，3，4，也可用序数词1ST，2ND，3RD，4TH；年份要写全，如2005年不能写05年。日期的写法常见有两种一种是以日、月、年排列，如19JAN,2005,这是英国写法；另一种是以月、日、年排列，如JAN18,2005,这是美国写法。月份和日期间均不用标点，在年份前要用逗号。如果所用的信纸上已印有公司的名称、地址、电话号码等等，只要写上日期就行了，不必重复写信的地址。2）信内地址（INSIDEADDRESS）指收信人的名称和地址，位于第一张信纸的左上角，低于写信日期，和信封上的收信人姓名和地址写法完全一样。写事务信件时一般需要写信内地址，写私人信件时则不需要。根据收信人的性别，婚姻状况及身份，在其姓名前可冠以不同的称呼和头衔。如MRS用于已婚女子，后面接其夫姓，为“夫人”MR用于男子名字前，为“先生”；MISS用于未婚女子，为“小姐”；MS用于婚姻状况不明的女子姓名前，为“女士”DR用于具有博士头衔的姓名前；PROF用于具有教授头衔的姓名前；PRESPRESIDENT用于大学校长，总统，议长，会长，主席，州长，董事长，总经理等姓名前。REVREVEREND用于神职人员的姓名前是对牧师或神父等的尊称。SIR用于对不相识的男子，上级，长辈或对从事某一职务者的尊称。如写给机关，团体，学校，商行的负责人。3）称呼（SALUTATION）是对收信人的尊称语，从左边顶格写起，在收信人姓名，地址下面空两行处，自成一行，开头词和专有名词的第一个字母要大写，称呼末尾的标点英国人用“，”，而美国人多用“”。在英文信笺里，通常在收信人的姓名前加上DEAR，例如“DEARSMITH”。如果收信人是熟识的人，可以直接在其名字（FIRSTNAME）前加上DEAR,例如“DEARJOHN”。为了表示礼貌，收信人的姓名前常冠以称谓或头衔，如DEARDRJOHNSMITH在事务信笺中尤其如此。但要注意的是，称谓和头衔可以与姓名全称合用，也可与姓氏（LASTNAME）合用，但WANGPING347HENANROADSHANGHAIPEOPLESREPUBLICOFCHINAMRFERICHARDC/OMRSPAULINESCOTT211BROADAVENUELOSANGELES,CA91640USA不能单独与名字合用。例如DEARMRJOHNSMITHDEARMRSMITHDEARMRJOHN在事务信笺中，还常常使用一些泛指的称呼方法，例如DEARSIR,DEARMADAM,DEARSIRS,GENTLEMEN,TOWHOMITMAYCONCERN,致有关人士4）正文BODY正文是信的最重要的部分，写信人所要表达的内容和目的都在这一部分，要求简明扼要，有条理，段与段之间要空出两三行，这样显得清晰。一些英文专家把写英文书信归纳为五原则，即五个“C”COMPLETION内容完整CLARITY（意思清楚）CORRECTION（语言正确）CONCISENESS（简明扼要）COURTESY（谦恭有理）5）结束语（COMPLIMENTARYCLOSE）在信的正文结束后，应当有致敬的结束客套语和谦称，相当于汉语书信中的“敬上”，“此致，敬礼”等等，它们位于正文下两三行。从信纸中间或稍右处，第一个词的开头字母要大写，末尾加逗号，常用的结束语如下无论熟悉与否最常用的结束语有SINCERELY,YOURSSINCERELY,VERYSINCERELYYOURS,MOSTSINCERELYYOURS忠诚的TRULY,YOURSTRULY,VERYRESPECTFULLYYOURS,YOURSVERYTRULY忠实的RESPECTFULLYYOURS,VERYRESPECTFULLYYOURS您恭敬的写给长者的，领导等用的结束套语有APPRECIATIVELYYOURS你的恭敬的，敬上，谨上给熟人和一般同事用的套语有CORDIALLYYOURS您真挚的YOURFRIEND您的朋友FONDLY亲爱的ASEVER永远是您的给亲属和亲友的结束语有YOUREVER永远是您的LOVEORLOVINGLY亲爱的WITHLOVE爱你的AFFECTIONATELY亲爱的ALLMYLOVE爱你的YOURLOVINGDAUGHTER/NEPHEW您的爱女/侄子给政府机关呈文的结束语有YOUROBEDIENTSERVANT您虔诚的仆人YOURFAITHFULLY；YOURSINCERELY；SINCERELYYOURS；FAITHFULLYYOUR你真诚的；6）署名（SIGNATURE）署名主要是让收信人相信信件是真实的，如果信件是写给不太熟悉的人，签名下面应该用正楷或打字的形式再次写出姓名，以便识别。如果是事务信件，写信人在签名之后，还须写明自己的职称或头衔。例如YOURSSINCERELY,JANETREAT,PROFESSOROFENGLISH如果写信人为女性，与收信人不相识，则往往在署名前加圆括号注上MR或MRS，以便对方知道如何称呼，如YOURSTRULY,ELLENBUTLER签名MISSELLENBUTLERPROFOFENGLISH7）附件（ENCLOSURE常缩写成ENCL）如果信的正文谈到有附件要寄，则在信纸的左下角注明，以便收信人查阅。如ENCLMYRESUMENCLMYRECENTPHOTOENCLDOCTORSCERTIFICATE8）附言POSTSCRIPT简写成PS在信的本文写完之后，又有新的情况通知收信人，那么可以在信的左下方，低于右边签字12行处写上PS，然后补述。一般说来附言应该尽量少用，事务信件更要避免，以免给人留下粗心大意的印象。例如PSKINDLYSENDMEYOURRECENTPHOTO在商业英语书信中，其结构除一般书信的主要部分外，还有事由（主题）写在称呼下面两个行距处，一般置于信纸中间。编号写下信纸的右下角，便于存档记忆。范例54FAIRVIEWDRIVEEASTBOURNE,BNL8,2BUENGLANDJUNE30,2001MRMORRISSIMPSON387MADISONAVENUENEWYORK,NY10022USADEARSIRORMADAM_CORDIALLY,CHERRYFISHENCLLISTOFPUBLICATIONSPSIFYOUHAPPENTOFINDTHELIBRARYOFRENAISSANCE,PLEASETELLMEWHICHBOOKSTORESELLSIT3电子邮件的格式电子邮件要比书信具有更多的随意性，信头和信内地址都不需要，只要在收信人处打上收件人的电子邮件地址。如YNB7514YABOOCOM即可。若要同时发给其他人并让收件人知道，在抄送（CCCARBONCOPY）处打上被抄送人的电子邮件地址。若要同时发给其他人并不让收件人知道，在密件抄送（BCCBLINDCARBONCOPY）处打上被密件抄送人的电子邮件地址。若给邮件人加上主题，可在“主题（SUBJECT）”处打上主题，如CONGRATULATIONS其它部分和书信一样写，一般用齐头式。练习二1请按以下提示填写下面的信封。THESCHARFFERFAMILYLIVESAT15315SE18ST,INUNIONCITY,PATHEZIPCODEIS190012写出下列信件的称呼语。1）ALETTERTOYOURBESTFRIEND2）ALETTERTOYOURPRESIDENT3）ACOMPLAINTLETTERTOAMAILORDERCOMPANY3请纠正下面信件中的错误。1991,OCTOBERDEARSUSAN,HOWAREYOUIMSUREYOUREWORKINGVERYHARDIVEANEWJOBANDILIKEITVERYMUCHTHEWEATHERISSTARTINGTOGETCOLDHEREYOURELUCKYYOULIVEINFLORIDATHEWEATHERISALWAYSSOWARMANDSUNNYTHEREWRITEMESOONLOVE,LIYA4下面的句子是书信的结束语。请推断出是写给谁的，并把相应的序号填在下面的横线上。SHOULDINEEDTOSENDFURTHERMATERIALPLEASELETMEKNOW2THANKYOUFORBEINGAFAITHFULFRIEND3HOWMUCHIMISSYOU4IMGRATEFULTOYOU,TEACHER5IWANTTOWISHYOULONGEVITYANDHEALTH_AFRIEND_ASELLER_ASTUDENT_AWIFE_ADAUGHTER121）DEARMR,2）DEARSIR,3）TOWHOMITMAYCONCERN3OCTOBER3,1991DEARSUSAN,HOWAREYOUIMSUREYOUAREWORKINGV