a采购流程现实描述及优化思路.ppt

采购计划,1、公司安排分析2、各部提出办公用品使用申请3、生产状况分析4、采购状况分析5、财务状况分析6、安全库存分析7、汇总编制采购计划（包含全面预算）8、提交采购计划书供决策层审批9、制订非正常采购计划调整,主要活动：,主要产出：,办公用品（总务科）采购流程分析,采购任务安排,1、采购任务分工2、月度计划细化3、下达采购任务计划8、非正常采购任务计划调整,主要活动：,采购任务计划书采购任务计划调整书,主要产出：,采购作业,各部使用申请单采购计划申请书采购计划调整书,采购前期工作,1、供应商信息收集调研2、供应商初步选择3、产品试用评价4、意向洽谈5、供应商确定6、合同谈判7、合同签定,主要活动：,供应商评价分析报告采购合同,主要产出：,到货验收,主要活动：,1、按照采购计划采购2、保存好采购单据,主要产出：物资请购单,1、通知质量检验检验质量2、与供应方共同验货,主要产出：货物到货验收单,主要活动：,付款,主要产出：付款凭证,主要活动：,1、牵头货物验收单送达提交财务部,采购计划,1、公司员工药品使用情况分析2、采购状况分析3、安全库存分析4、汇总编制采购计划（包含全面预算）4、提交采购计划书供决策层审批6、制订非正常采购计划调整,主要活动：,主要产出：,药品（总务科）采购流程分析,采购任务安排,1、采购任务分工2、月度计划细化3、下达采购任务计划4、非正常采购任务计划调整,主要活动：,采购任务计划书采购任务计划调整书,主要产出：,采购作业,采购计划申请书采购计划调整书,采购前期工作,1、供应商信息收集调研2、供应商初步选择3、意向洽谈4、供应商确定5、合同谈判6、合同签定,主要活动：,供应商评价分析报告采购合同,主要产出：,到货验收,主要活动：,1、按照采购计划采购2、保存好采购单据,主要产出：,1、与供应方共同验货,主要产出：,主要活动：,付款,主要产出：,主要活动：,1、牵头货物验收单送达提交财务部,药品请购单,药品到货验收单,付款凭证,采购计划,1、公司安排分析2、采购状况分析3、财务状况分析4、安全库存分析5、汇总编制采购计划（包含全面预算）6、提交采购计划书供决策层审批7、制订非正常采购计划调整,主要活动：,主要产出：,福利品（总务科）采购流程分析,采购任务安排,1、采购任务分工2、月度计划细化3、下达采购任务计划8、非正常采购任务计划调整,主要活动：,采购任务计划书采购任务计划调整书,主要产出：,采购作业,采购计划申请书采购计划调整书,采购前期工作,1、供应商信息收集调研2、供应商初步选择3、福利品试用评价4、意向洽谈5、供应商确定6、合同谈判7、合同签定,主要活动：,供应商评价分析报告采购合同,主要产出：,到货验收,主要活动：,1、按照采购计划采购2、保存好采购单据,物资请购单,1、通知质量检验检验质量2、与供应方共同验货,货物到货验收单,主要活动：,付款,付款凭证,主要活动：,1、牵头货物验收单送达提交财务部,主要产出：,主要产出：,主要产出：,采购业务流程界定（办公用品）,货物到货验收单,付款,总经理,党委工作部,营销部,财务部,技术发展部,生产部,采购任务书或调整书,供应商评估报告,采购合同,经理办公室,采购计划申请单采购计划调整书,物资请购单,提出申请,提出申请,提出申请,提出申请,提出申请,总务科,汇总申请提出计划,审批,提出申请,审核,编制,编制,编制,签定,验收,付款,采购业务流程界定（福利用品）,货物到货验收单,付款,总经理,党委工作部,营销部,财务部,技术发展部,生产部,采购任务书或调整书,供应商评估报告,采购合同,经理办公室,采购计划申请单采购计划调整书,物资请购单,提出年度计划,总务科,提出计划,编制,编制,编制,签定,验收,采购业务流程界定（药品）,货物到货验收单,付款,总经理,党委工作部,营销部,财务部,技术发展部,医务室,采购任务书或调整书,供应商评估报告,采购合同,经理办公室,采购计划申请单采购计划调整书,物资请购单,提出申请,总务科,提出计划,编制,编制,编制,签定,验收,采购计划,1、销售计划及其状况分析2、生产计划及其状况分析3、采购状况分析4、财务状况分析5、安全库存分析6、汇总编制采购计划（包含全面预算）7、提交采购计划书供决策层审批8、下达采购计划9、非正常采购计划调整,主要活动：,主要产出：供应商评价分析报告采购合同,采购业务（供应科）流程分析,供应计划书供应计划调整书,供应商筛选,1、供应商信用、价格、质量等信息的收集调研2、供应商初步选择和评价3、意向洽谈4、供应商确定5、年度合同谈判（意向性）6、年度合同签定（意向性）,主要活动：,主要产出：,付款,采购作业,到货验收,货款结算,主要活动：,1、按照采购计划下达订单2、按照采购计划采购3、保存好采购单据,主要产出：物资请购单,1、通知质检科检验质量2、牵头货物验收,主要产出：货物到货验收单货物质量检验单,主要活动：,主要产出：付款凭证,主要活动：,1、将货物验收单、质量检验单、供应方发票等单据提交财务部,主要产出：,主要活动：,采购业务（供应科）流程界定,验收入库,供应科,营销部,质检科,生产科,副总,经理办公会,财务,采购计划组织和编制,供应商评价及合同签定,付款凭证,营销部,采购作业,运输,组织执行,提供数据,提供现有成本价格及目标成本结构,审核,审批批准,批准,组织执行,组织,提供安全库存数据,提供数据,参与评估供应商财务状况：参与合同的签定或审核,参与评估供应商质量状况,提供安全库存数据,组织验收,采购计划,1、销售计划及其状况分析2、生产计划及其状况分析3、采购状况分析4、财务状况分析5、安全库存分析6、汇总编制采购计划（包含全面预算）7、提交采购计划书供决策层审批8、下达采购计划9、非正常采购计划调整,主要活动：,主要产出：,非标设备（设备科）采购流程分析,采购任务安排,1、采购任务分工2、月度计划细化3、下达采购任务计划4、非正常采购任务计划调整,主要活动：,供应任务计划书供应任务计划调整书,主要产出：,采购作业,供应计划书供应计划调整书,采购前期工作,1、供应商信息收集调研2、供应商初步选择和评价3、意向洽谈4、供应商确定5、年度合同谈判（意向性）6、年度合同签定（意向性）,主要活动：,供应商评价分析报告采购合同,主要产出：,到货验收,主要活动：,1、按照采购计划下达订单2、按照采购计划采购3、保存好采购单据,主要产出：物资请购单,1、通知质量检验检验质量2、牵头货物验收,主要产出：货物到货验收单货物质量检验单,主要活动：,付款,主要产出：付款凭证,主要活动：,1、将货物验收单、质量检验单、供应方发票等单据提交财务部,主要产出：,主要活动：,非标设备（设备科）采购流程界定,货物到货验收单,董事会,生产部,生产科,营销部,营销综合办,设备科,技术发展部,质量检验科,总经理,财务部,供应科,任务计划书计划调整书,供应商评价分析报告,采购合同,付款凭证,生产车间,采购计划书计划调整书,物资请购单,全年计划审批,全年计划审核,审核,主持制订,参与,提供数据,审批,审批参与,非计划审批,审核,审核参与,审核,审批,审批,审批,参与,主持制订,组织和编制,主持签订,主持拟订,审阅,参与参与,审阅,审阅,审阅,照单付款,参与,检验,提供数据,提供数据,提供数据,提供数据,提供数据,提供数据,提供数据,提供数据,审批,提供数据,提供数据,组织,参与,提供数据,提供数据,采购管理流程-最佳实务,目的,技术手段,标杆做法,保证申请的真实性和适当性，申请应有适当的审批手续,保证采购物品与请购物品一致,保证应付帐款的真实性和合理性,在确保企业财务状况安全的前提下，及时支付,防止采购过程中的舞弊行为,采购申请相应生成采购定单设定审批的权限和途径将“采购卡”应用于用料单位低值易耗品的采购,与供应商建立战略联盟大宗物资采购宜集中，一般性采购宜分散产地分散的通用物资采购适用统一的购销合同,建立企业统一的验收制度将推动供应商的品质保证流程的建设作为企业与供应商合作关系的一部分内容使用条码技术，缩短验收时间并自动更新库存,对一定金额以下的采购定单，自动批准/付款应付帐款管理与采购过程紧密衔接按供应商、经办人、申请人追踪/报告采购定单的进展,对一般性的重复采购物品，自动支付依据重要性原则合理授权，简化费用报销程序对往来频繁的供应商的付款采用电子支付手段,电子数据交换集成化的业务处理系统(如SAP，Lawson等)接收货物的条码管理统一银行帐户电汇划转,采购管理流程-问题与建议(一),采购管理流程-问题与建议(二),采购管理流程-问题与建议(三),采购管理流程-问题与建议(四),采购付款的数量化分析,在采购流程的诊断过程中，从财务的角度，对公司月度付款的情况进行统计分析，以了解公司支付的特点及其对采购流程效率的影响。,建议汇总分析-采购管理流程,建议,开发会计电算化系统的功能，完善采购付款的动态管理，实现应付帐款的逐笔核销,减少流程的参与主体，集成功能，“合并同类项”,明确供应商管理政策，建立供应商管理系统,实施条件,与软件供应商联系购买或自行开发,通过部门职责的界定实现,可以立即实施,建议汇总分析-