安全生产文件和记录管理标准.doc

精品文档Q/XXX-XXX xxxxxxxxx有限公司xxxxxxxxx厂企业标准Q/XXX-XXX 2008-2017 安全生产文件和记录管理标准2017-06-30 发布 2017-07-01 实施 xxxxxxxxx有限公司xxxxxxxxx厂 发 布13欢迎下载13欢迎下载13欢迎下载。目 次前 言II1范围12规范性引用文件13术语和定义14职责25 管理活动的内容和方法26 检查与考核6附录A (规范性附录） 安全文件记录清单7附录B (规范性附录） 安全文件（记录）发放表登记表14前 言本标准是为规范xxxxxxxxx厂安全生产文件和记录管理而制定的。制定本标准的目的是规范xxxxxxxxx厂安全生产文件和记录的管理，确保安全生产文件系统有效运行，各项安全生产工作有据可查。本标准由xxxxxxxxx厂提出。本标准由xxxxxxxxx厂xxxx部起草。本标准主要起草人：xxx。本标准审核人：xxx。本标准批准人：xxx。 本标准由xxx归口并负责解释。安全生产文件和记录管理标准1范围本标准规定了xxxxxxxxx厂安全生产文件和记录管理的职责和权限、管理内容和方法、检查与考核、报告和记录等要求。本标准适用于xxxxxxxxx厂。2规范性引用文件下列文件对于本标准的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。中华人民共和国主席令第13号 中华人民共和国安全生产法中华人民共和国主席令第71号 中华人民共和国档案法中华人民共和国国务院令第493号 生产安全事故报告和调查处理条例中华人民共和国国务院令第599号 电力安全事故应急处置和调查处理条例国家档案局令第5号 中华人民共和国档案法实施法3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。3.1安全报告报表事故事件报表、安全隐患排查报表、重大危险源报表、安全投入报表、安全培训报表、应急管理报表、安全管理机构报表、职业卫生工作报表等。3.2安全生产文档安全简报、组织机构任命及调整、会议纪要、规章制度、工作计划和总结、专项工作（方案、规划、总结等）、评价考核、安全检查、事故隐患排查治理、重大危险源管理、应急管理、事故事件管理、建设项目安全管理、职业健康管理、特种设备安全管理、其他事项等。3.3安全生产记录班组日志、安全日活动记录、安全交底记录、安全教育培训记录、反违章管理记录、评价考核记录、安全事件报告及调查处理记录、安全奖惩记录、安全投入记录、安全检查及隐患排查闭环处理记录、职业危害因素监测记录、特种设备检测记录、其它安全记录等。3.4外来文件国家、行业和地方的法律、法规、标准和文件，国投集团、国投电力等上级单位和业务相关单位的要求等。3.5内部文件企业内部生成的文件，如企业标准，包括技术标准、管理标准、工作标准等；技术文件，包括技术方案、招投标文件和技术图纸；各类报告、报表、文档和记录等。4职责4.1 xxx4.1.1 负责xx厂安全文件和记录的归档管理。4.1.2 负责xx厂安健环法律法规的归口管理。4.1.3 负责指导和监督各部门建立健全各类安全文件和记录。4.1.4 负责安健环文件和记录管理的监督检查。4.2 其他部门4.2.1 负责建立健全本部门各类安全文件和记录。4.2.2 负责按要求向xxx报送各类安全文件和记录。4.2.3 负责本部门安全文件和记录的归档管理。5 管理活动的内容和方法5.1 文件和记录的编号和标识5.1.1 文件和记录应根据标准建设管理标准或相应标准的编号规则进行编号，并根据相应要求编制流水号，保障文件和记录的有效性和适用性。5.1.2 文件和记录采用电子文件形式时，存入计算机或服务器硬盘的以文件夹、文件的名称进行标识，对记录的硬拷贝封面进行标识，标识内容包括记录名称、日期、编号等。5.1.3各部门内部文件和记录参照标准建设管理标准制定编号规则，并按规则进行编号。5.1.4各部门应按照档案管理标准向档案室及时提交档案，档案室档案按照档案管理标准编号原则进行编号存放。5.2 文件和记录的编写5.2.1 文件应采用统一编制的规范表格或模板，并按表格或模板要求编写。5.2.2 根据具体文件相应管理要求，可采用打印、手写、复印、传真或电子文件等。5.2.3 根据具体文件签字的相应管理要求，可采用手写签字或电子签章等方式。5.2.4 手写记录要用碳素笔或钢笔填写，应字迹清楚、格式规范、内容真实、签署完整、标识明确，不得随意涂改、贴改或刮改。5.2.5 当出现笔误或打印错误时，应用删除线划掉，并在旁边写上正确的数据或文字，关键数据及文字的更改应在旁边注上本人签名及更改日期。5.3 文件和记录的发放和接收5.3.1 管理标准类等厂级综合管理类文件由xxx办公室负责登记、发放。5.3.2 法律法规等厂级安全类文件由xxx负责登记、发放。5.3.3 技术规程、图册等厂级技术类文件由xxxx部负责登记、发放。5.3.4 部门级文件由责任部门负责登记、发放。5.3.5 发放书面文件时，应确保文件可用性和完整性，并确保文件版本的有效性。5.3.6 发放书面文件时，发放人应填写“文件（记录）发放表”，领取人须在记录上签收，发放表在发放部门保存。5.3.7 在公司OA系统或资料灾备系统中发布文件时，责任部门应以有效版本传送。5.3.8 有秘级的文件按机要文件管理要求发放和接收。5.4文件和记录的修改和审批5.4.1 当外部条件或环境发生变化时，根据对应文件管理标准规定的要求进行修改。5.4.2 具体文件修改应按对应文件管理标准要求执行，并做好修改记录。5.4.3 具体文件修改应按对应文件管理标准履行审批手续。5.4.4 各部门应及时更新办公室、现场等场合使用的文件，保持文件版本的有效性。5.5文件和记录的宣讲和培训5.5.1 厂级管理标准发布后，由xxx办公室组织开展宣讲和培训。5.5.2 部门级管理标准或细则发布后，由适用部门或班组开展宣讲和培训。5.5.3 安全文件发布后，利用NOSA讲堂和安全活动开展宣贯和培训。5.5.4 技术文件发布后，由适用部门或班组开展宣讲和培训。5.5.5 xxx结合月度检查对安全类文件的宣贯和培训情况开展监督检查。5.5.6 xxx办公室结合培训检查对年度培训计划执行情况开展监督检查。5.6 文件和记录的作废和销毁5.6.1 纸质的作废或过期文件，由责任部门组织按管理范围从使用现场及时撤出，并在封面加盖“作废”章进行标识。5.6.2 纸质文件部分内容作废或过期时，在文件的正文部分对作废或过期部分加盖“作废”章进行标识。5.6.3 作废和过期纸质定值的管理要求按照定值管理标准执行。5.6.4 网络上发布的作废或过期文件，由责任部门进行删除或标明作废标识，具体标识方法：文件夹名称或文明名称+（作废），文件夹标识作废则文件夹内所有文件均作废，如2012年电气设备定值单（作废）、设备归档定值（作废）。5.6.5 作废或过期的纸质文件回收和销毁，按照废旧文件资料管理细则执行。5.6.6 根据文件的类别选择销毁的方法，销毁的方法要符合环保的要求，又要确保储存介质上的任何敏感信息和注册软件被彻底删除。5.6.7 继续保留的作废或过期文件，由保管部门在指定位置单独分类存放。5.6.8 xx厂档案室档案文件的销毁按照档案鉴定销毁管理要求执行。5.7 文件和记录日常管理5.7.1 xxx办公室应建立并保持有效公文、厂级管理标准清单，并对文件的控制效果开展监督检查。5.7.2 xxx建立并保持有效法律法规清单，并对文件的控制效果开展监督检查。5.7.3 xxxx部建立并保持有效厂级技术文件清单，并对文件的控制效果开展监督检查。5.7.4 各部门建立部门级有效文件清单，并对文件的控制效果开展监督检查。5.7.5 文件持有者应妥善保管好文件，防止文件遗失或损坏。5.7.6 文件持有者调离、转岗和辞职等原因离开其原来岗位时，按员工所属部门工作及物品移交表对文件进行移交。5.7.7 xx厂档案室档案文件的借阅按照档案利用管理要求执行。5.7.8 各部门按职责分工组织对文件和记录的控制进行定期或不定期的检查。5.8 安全生产文件和记录的分类5.8.1 安全生产法律法规、标准规范及上级文件。5.8.2 xx厂安全生产管理制度及操作规程。5.8.3 安全报告报表。5.8.4 安全生产文档。5.8.5 安全生产记录。5.8.6 安全生产音像资料，包括：照片、录音、录像等。5.9 安全生产文件和记录的建立5.9.1 安全生产文件和记录实行分级建立、分级保管。5.9.2 xxx应组织建立xx厂主要安全生产过程、事件、活动、检查的文件和记录，并加强对安全文件和记录的有效管理。5.9.3 xxx应建立xx厂安全生产管理文件、档案和安全活动记录，具体内容参加附录A。5.9.4 各部门应建立本部门职能范围内的安全生产文件、档案和安全活动记录，具体内容参加附录B。5.9.5 班组应建立本班组职能范围内安全生产文件、安全生产台账及安全活动记录，具体内容参加附录C。5.10 安全生产文件和记录的管理5.10.1 xxx应建立xx厂各类安全生产文件和记录目录，明确保存地点及保管的有效期，监督各部门执行。5.10.2 xx厂及各部门安全生产文件和记录应指定专人负责，文件和记录管理应整齐、规范、便于查阅。5.10.3 每年xxx应在xx厂归档要求时限前提交需档案室归档管理的文件。5.10.4 xxx各安全专工、相关部门负责人应每年在公司归档要求时限前整理、归档需部门归档管理的文件。5.10.5 安全报告报表、文件资料应按5.8中的分类归档。5.10.6 文件和记录管理宜设置专门的文件柜，并具有良好的卫生环境和防盗、防火、防潮、防小动物的安全措施。所有文件、图件应编写目录或清单，以便于查阅。采用电子媒体形式的记录，应满足相应文件保管的要求，以防止文件或数据丢失。5.10.7 xx厂利用公司安全管理信息平台和xx厂资料灾备系统，实现安全生产文件和记录的信息共享。5.10.8 电子版安全生产文件和记录应指定专人分类保存，建立目录，并定期做好备份。5.10.9 班组各类安全生产活动记录，应进行分类归档保存。5.10.10 安全生产档案的保管、借阅、销毁应执行公司档案管理相关要求。5.10.11 安全生产文件和记录保存年限如下：a） 下列安全生产文件和记录应永久保管：1） 伤亡事故档案。2） 建设项目安全设施、职业卫生“三同时”档案、安全评价档案。3） 安全教育培训档案。4） 职业卫生档案。5） 特种设备安全管理档案。6） 重大危险源管理档案。7） 安全技术管理档案。8） 安全防护设备设施台账。9） 安全工器具台账。10） 其他需永久保管的安全生产文件资料。b） 下列安全文件和记录应定期保管，具体保管期限参见附录A、附录B、附录C。1） 安全生产检查台账。2） 隐患排查治理台账。3） “两措”管理台账。4） 违章记录及安全奖惩记录台账。5） 月度安全生产简报。6） 安全会议纪要。7） 各类安全总结及报告报表。8） 政府监督机构及上级单位下发的各类通知、安全文档。9） 其他需定期保管的安全文件资料。c） 安全生产法律法规、规章及标准，公司安全生产管理标准、操作规程、应急预案等资料应保存有效版本，过期应及时清理。d） 安全防护设备设施、特种设备、安全工器具等台账资料应从设备的安装及配备起开始建立，直至报废。e） 可短期保存的安全文件和记录包括：月度工作计划、措施、活动通知等。f） 其余资料可根据实际需要，确定保管时间。6 检查与考核6.1 本标准执行情况由xxx负责监督、检查。6.2 依据本标准、xx厂安全生产责任追究管理标准、安全生产奖惩管理标准和绩效管理标准进行考核。附 录 A(规范性附录）安全文件档案清单表A.1 xxx应建立的安全文件记录清单序号管理要素安全生产文件和记录名称建档部门存放要求或期限1系统管理安全组织机构安全组织机构文件:安委会组织机构设置、安全监督体系、安全保障体系、安全监督网络、消防、职业卫生领导小组等安全组织机构成立的文件等xxx保留最新2法律法规及标准安全生产法律法规、标准规范xxx保留最新3安全生产规章制度安全生产规章制度、检修规程、运行规程、水工规程、操作规程、应急预案xxx保留最新4安全生产投入管理年度“两措”计划及实施评价表（写出附表）xxx3年5安全生产目标管理安全生产目标责任书（公司与xx厂、xx厂与各部门）xxx3年6安全工作计划与总结管理年度、月度安全生产工作计划xxxxxxx部3年7季度安全工作总结、专项安全工作方案、计划与总结xxx3年8安全对外报告、总结xxx10年9安全生产会议管理安委会会议纪要xxx10年10年度安全会议通知、报告等资料xxx10年11月度安全生产分析会、安全监督网会议、专项安全工作会议通知、签到表、记录及会议纪要xxx3年12上级单位及政府部门检查会议纪要xxx1年13安全生产信息管理对外报送的月度、季度、年度安全信息报表xxx10年14月度安全生产简报xxx3年15安全生产情况报表、两票统计表xxx3年16安全生产文件管理上级单位文件（安全检查通报、事故快报、安全通知、安全会议材料、安全学习资料等）xxx3年17xx厂下发的各类安全生产文件xxx3年18系统评审安全生产标准化评级资料xxx永久19国投电力安健环管理体系评审相关资料xxx10年20风险管理风险控制高风险作业清单（HIT）各部门保留最新2122重大危险源管理重大危险源辨识、评估、登记建档、备案、核销档案xxx永久23安全教育培训与安全文化管理安全教育年度安全教育培训计划xxx3年24主要负责人及安全管理人员安全教育培训记录，合格证书xxx保留最新25新员工入厂三级安全教育记录（含职业卫生）xxx永久26特殊工种安全教育培训考核记录xxx3年27安全文化安全文化手册xxx保留最新28安全文化建设实施方案xxx保留最新29安全活动记录xxx3年30安全检查与隐患排查安全检查专项安全检查方案、通知、总结xxx3年31安全监督检查及整改记录xxx3年32隐患排查安全隐患排查治理登记台账xxx3年33重大事故隐患排查治理过程资料xxx10年34安全评价危险化学品专项风险评估xxx最新35重大危险源安全评估报告xxx永久36作业安全管理生产安全设施安全标志设置台账xxx永久37安全防护设施配置台账各部门永久38危险化学品管理危险化学品清单及MSDS使用部门保留最新39作业行为管理违章记录台账各部门3年40安全奖励申请表、考核通知单xxxxxx办公室永久41设备设施管理特种设备管理特种作业人员基本情况表xxx保留最新4243职业健康管理职业卫生管理职业卫生管理档案xxxxxx办公室永久44职业病危害因素监测、检测及评价档案xxxxxx办公室永久45职业卫生培训档案xxxxxx办公室永久46相关方管理外委工及劳务派遣工安全管理承包单位安全资质审查报告书xxx至合同终止后1年47承包商安全信用评价结果汇总表xxx至合同终止后1年48应急管理应急管理应急物资汇总清单xxx3年49应急演练计划表xxx3年50应急演练评估表xxx3年51应急处置评估表xxx3年52应急演练总结xxx3年53事故事件管理事故事件管理安全生产事故报告及调查处理记录xxx永久54xx厂内部安全生产事件报告、调查分析记录及整改记录xxx3年55事故事件通报xxx3年表A.2 各部门应建立的安全文件记录清单序号管理要素安全生产文件和记录名称建档部门存放要求或期限1系统管理安全生产规章制度安全生产规章制度、检修规程、运行规程、电业（力）安全工作规程、职业卫生操作规程、应急预案及现场处置方案各部门保留最新2安全生产目标管理安全生产目标责任书（部门与班组、班组与个人）各部门3年3安全生产会议管理月度、专项安全会议记录、纪要各部门3年4安全生产文件管理上级和xx厂下发的安全生产文件，部门内部安全管理通知各部门3年5风险管理风险控制高风险作业清单（HIT）各部门保留最新6高风险作业高风险作业项目“三项”措施各部门3年7重大危险源管理重大危险源设备管理台账各部门永久8安全教育培训与安全文化管理安全教育9特殊工种、特种作业人员资格证书各部门保留最新10特殊工种、特种作业人员安全教育培训考核记录各部门3年11新入厂人员部门、变岗人员安全教育记录（含职业卫生）各部门永久12年度安全培训计划及实施记录（包括培训通知、签到表、讲义、考核试卷、成绩等）各部门1年13员工个人教育培训档案各部门永久14外来实习、学习人员安全教育记录各部门1年15安全文化安全承诺书各部门1年16安全活动记录各部门3年17安全检查与隐患排查安全检查部门安全检查及整改记录，专项检查计划、方案、总结各部门3年18隐患排查安全隐患排查及治理记录各部门3年消防安全评价资料xxx办公室永久19作业安全管理生产安全设施安全标志设置台账xxx永久安全防护设施配置台账各部门永久危险化学品管理危险化学品清单及MSDS各部门保留最新违章记录台账各部门3年作业行为管理安全奖励申请表、考核通知单xxx办公室xxx永久危险化学品清单及MSDS各部门保留最新20安全管理设施安全防护设施配置台账各部门永久21交通安全（含船只）驾驶员台账xxx办公室xxxx部保留最新22交通安全培训记录xxx办公室xxxx部3年23公司车辆（船只）维修计划申请表xxx办公室xxxx部1年24厂内特种车辆台账各部门永久25厂内机动车辆现场使用登记表xxx办公室1年26厂内机动车辆现场维修登记表xxx办公室1年27危险化学品安全管理危险化学品清单及MSDS各部门保留最新2829303132消防管理新增消防产品、防火材料的合格证明材料等各部门永久33公安消防机构填发的各种法律文书xxx办公室永久34消防设施“三同时”文件及资料各部门永久35防火重点部门清单xxxxxx办公室保留最新36防火安全重点部位登记表xxxxxx办公室保留最新37专职消防队人员情况登记表xxx办公室保留最新38志愿消防队员情况登记表xxx办公室保留最新39消防设备、器材设施情况登记表各部门保留最新40现场消防器材配置一览表xxxxxx办公室保留最新41消防设备台账（含维护、保养、检查检验记录）各部门永久42防火安全日常巡查记录表xxxxxx办公室1年43消防安全专项检查记录xxxxxxxxx办公室3年44培训检查消防安全定期监督检查记录各部门3年45消防安全培训记录xxx办公室3年46安全工器具工器具台账各部门永久47工器具检查记录各部门永久48工器具试验报告xxx3年49作业行为管理反违章记录台账及奖惩记录各部门3年50脚手架搭设、使用验收单各部门1年51设备设施管理特种设备管理特种设备基本情况表各部门永久52特种设备年度检验计划及检验报告各部门永久53特种设备安全技术档案各部门永久54职业健康管理职业卫生管理职业卫生防护设施检维修记录台账各部门永久55劳动防护用品发放台账各部门永久56员工个人职业健康监护档案xxx办公室永久57相关方管理外委工程及劳务派遣工安全管理外包工程安全管理协议xxx办公室至合同终止后1年58外包工程施工人员素质登记表、施工机械、安全工器具及安全防护用品登记表各部门至合同终止后1年59外包工程安全技术交底书各部门至合同终止后1年60安全保障金缴纳通知书各部门至合同终止后1年61施工安全技术措施各部门至合同终止后1年62外包工程、劳务派遣工安全教育登记表各部门至合同终止后1年63外包工程安全监督项目表各部门至合同终止后1年64出入证申请表xxx办公室至合同终止后1年65安全监督通知书各部门至合同终止后1年66施工人员变化通知书各部门至合同终止后1年67应急管理应急管理应急物资清单及日常检查记录各部门3年68应急设备定期检测记录各部门3年69事故事件管理事故事件管理部门不安全事件分析报告及调查、整改记录各部门10年表A.3 班组应建立的安全文件记录清单序号管理要素安全生产文件和记录名称建档部门存放要求或期限1系统管理安全生产规章制度安全生产规章制度、检修规程、运行规程、电业（力）安全工作规程、职业卫生操作规程、现场处置方案班组保留最新2安全生产目标管理安全生产目标责任书（部门与班组、班组与个人）各班组3年3安全生产会议管理班组安全会议记录各班组1年4安全生产文件管理上级和xx厂下发的安全生产文件各班组1年5风险管理风险控制危险源辨识与风险评价登记表(危险源辨识及风险概述清单）各班组保留最新6高风险作业清单（HIT）各班组1年7工作安全分析单(JSA）各班组1年8操作风险预控卡各班组1年9重大危险源管理重大危险源设备管理台账各班组永久10安全教育培训与