记录和记录管理控制程序.doc

行业资料：_记录和记录管理控制程序单位：_部门：_日期：_年_月_日第 1 页 共 6 页记录和记录管理控制程序1目的本程序用于标识、保存和处置职业健康安全记录，为职业健康安全管理体系的有效运行提供真实的证据和信息。2范围适用于本矿与职业健康安全管理体系相关记录和管理。3职责3.1企管科是职业健康安全记录的主管部门，负责记录的管理和监督检查。3.2各单位负责本单位记录的填写、收集、保管、标识和管理。4工作流程4.1记录表格的设计与要求4.1.1记录表格的内容应与职业健康安全管理体系文件协调一致，接口清楚。4.1.2记录表格由记录产生部门设计整理。必要时，在某些较复杂的记录表格中要有填写说明。4.13记录表格由记录产生部门负责人审批，多部门使用的由业务归口负责人审批。4.1.4记录表格编号按职业健康安全管理体系文件编号规则执行。4.2记录的填写、收集、整理4.2.1记录必须用钢笔填写，做到内容真实、准确、完整、清晰，填写及时。表格中的所有项目必须按规定填写。4.2.2职业健康安全管理体系运行过程中形成的记录，由记录产生部门指定人员收集、整理。4.2.3记录一般为文字记录形式，也可以采用磁盘、电子媒体或其他媒介等。4.3记录的贮存和保管4.3.1记录由产生部门保存，填写人记录完毕定期交付保存者。4.3.2记录保存者确保收集记录的连续性，不得缺损和丢失。4.4记录的查阅外来人员查阅记录，须经管理者审批后方可进行。4.5记录差错的修正和空格的要求4.5.1当记录存在笔误和计算差错时，只允许划改（在差错处划一道横线），并在修正处加盖修改人员印章或签名。4.5.2当有空格时，应在空白处划一道斜线/表示此处无内容。4.6表格的修改，4.6.1当表格不能满足要求时，记录产生部门应重新设计表格，并执行4.1条款。4.6.2新表格到位后，表格发放部门应将作废的表格收回处理。4.6.3每月5日前表格发放部门将新增表格和作废表格清单上报企管科。4.7记录的处理记录超过保存期，由保管部门列出清单，填写记录处理申请单，由企管科批准后，处理如下：4.7.1需留着参考的，在记录的首页上加盖作废印章，分开保存。4.7.2其余记录由保管部门销毁，企管科监督执行。第 4 页 共 6 页记录的内容与编制(1)职业安全健康记录的内容一般包括以下几个方面：记录名称：简短反映记录对象。记录编码：编码是每种记录的识别标记，每种记录只有一个编码。记录顺序号：顺序号是某种记录中每张记录的标记，若记录为成册票据，则引有流水序号可视为记录序号。记录内容：按记录对象的要求，确定记录编写内容。记录人员：包括记录填写人、会签人、审批等。记录时间：按活动发生的时间填写，一般应写清年、月、日。记录单位名称。保存期限与保管部门。(2)编制要求要求做到记录完整能清楚反映职业安全健康活动全过程的有关信息，在设计表格时，应充分注意到这一点。在设计记录表格时、必须遵循简单实用的原则，即内容能在一张表格内记录完整的，决不设计成两张表格，在记录中不应出现与职业安全健康活动无关的内容或重复的内容。一张表格中若只需填写50以下空格就算完成时，这张表格设计是不够合理的；若表格表达不清又需另作文字补充时，表格的实用性也需要改进。在编制程序文件和作业文件的同时，应分别编制与其相适应的记录表格，方法是：首先要将记录的内容一一列出，然后根据所列的内容编制表格，必要时可将必要的表格附在相应文件的后面。汇总所有记录表格，企业有关部门进行审核，审核的重点，应从职业安全健康管理体系的整体性出发，对表格间的内在联系和协调性、格式的统一性和内容的完整性等方面进行审核。审核并做相应修改后，报主管领导批准。将所有表格统一编号，汇编成册发布执