日常管理工具交流

日常管理工具交流,生产保障部二零一六年四月,目 录,一、PDCA二、目标管理三、SMART四、工作表五、时间管理四象限,一、PDCA管理循环,PDCA是英文：Plan（计划）Do（执行）Check（检查）Action（总结处理）四个词的第一个字母的缩写。,它的基本原理，就是做任何一项工作，首先有个设想，根据设想提出一个计划；然后按照计划规定去执行、检查和总结；最后通过工作循环，一步一步地提高水平，把工作越做越好。这是做好一切工作的一般规律。,PDCA计划循环法，是美国管理专家戴明首先提出来的，称为“戴明循环管理法”。五十年代初传入日本，七十年代后期传入我国，开始运用于全面质量管理，现在已推广运用到全面计划管理，它适用于各行各业的计划管理和质量管理，已成为我国现代化管理内容之一。,PDCA计划循环法一般可分为四个阶段和八个步骤的循环系统。,PDCA计划循环法的基本内容。,1、PDCA四个阶段的工作循环。,第一阶段是制订计划（P），包括确定方针、目标和活动计划等内容；第二阶段是执行（D），主要是组织力量去执行计划，保证计划的实施；第三阶段是检查（C），主要是针对计划的执行情况进行；第四阶段是总结处理（A），主要是？,PDCA循环图,PDCA循环图,2、PDCA八个工作步骤。,（1）提出工作设想，收集有关资料，进行调查和预测，确定方针和目标。（2）按规定的方针目标，进行试算平衡，提出各种决策方案，从中选择一个最理想的方案。（3）按照决策方案，编制具体的活动计划下达执行。,以上三个工作步骤是第一阶段计划（P）的具体化,（4）根据规定的计划任务，具体落实到各部门和有关人员，并按照规定的数量、质量和时间等标准要求，认真贯彻执行。,这是第二阶段执行（D）的具体化,这是第三阶段检查（C）的具体化,（5）检查计划的执行情况，评价工作成绩。在检查中，必须建立和健全原始记录和统计资料，以及有关的信息情报资料。（6）对已发现的问题进行科学分析，从而找出问题产生的原因。,这是第四阶段总结（A）的具体化,（7）对发生的问题应提出解决办法，好的经验要总结推广，错误教训要防止再发生。（8）对尚未解决的问题，应转入下一轮PDCA工作循环予以解决。,PDCA循环法的基本特点,（1） 大循环套中循环，中循环套小循环，环环转动，相互促进。一个企业或单位是一个PDCA大循环系统；内部的各部门或处室是一个中循环系统；基层小组或个人是一个小循环系统。这样，逐级分层，环环扣紧，把整个计划工作有机地联系起来，相互紧密配合，协调地共同发展。（见图一）,（2） 每一个循环系统包括计划执行检查总结四个阶段，都要周而复始地运动，中途不得中断。每一件计划指标，都要有保证措施，一次循环解决不了的问题，必须转入下一轮循环解决。这样才能保证计划管理的系统性、全面性和完整性。（见图一）,图一,图二,（3） PDCA循环是螺旋式上升和发展的。每循环一次，都要有所前进和有所提高，不能停留在原有水平上。通过每一次总结，都要巩固成绩，克服缺点：通过每一次循环，都要有所创新，从而保证计划管理水平不断地得到提高。(见图二、图三）,图一,图二,图 三,在具体运用PDCA循环法的过程中，可以采用有关的数理统计方法，般比较常用的有主次因素排列图、因果分析图，分层图、控制图，相关图及有关的统计报表等。这些方法的具体内容在有关统计书中均有详细论述。,案例一、大 学 里 走 艺 术 人 生 路,P ：怀才不遇的人寻找着全面发挥潜力的“高枝”既然高考走进大学，那既来之，则安之吧，好好学工业设计，将来成为名产品设计师来选定目标，莫虚度时光。D ：话说有规划，没行动那就是永远达不到目标的方舟，也就是做男人的标准“该说的要说到，说到的要做到，做到的要见到! ”。勤学苦练，这一生只立一个目标，就为成为名产品设计师。,生命不息，“”不止。一年算来有365个PDCA了,C ：“不怕不识货，就怕货比货” 经常拿现在的自己和过去的自己，拿现在的别人和现在的自己来对比“吾日三省吾身”，这样做可以更好地掌握自己的命运。A ：牛顿说：如果我能看的更远的话，那也是因为我站在巨人的肩上。没错，在人每天走的路上，总结是不可缺少，调整也是必要的 ，有了这些或许某天同样会有句“柳暗花明又一村”的诗句冒出来。,案例二、用PDCA循环来做一个让母亲满意的女儿,P：计划做一个让母亲满意的女儿 D：因为住校所以每个星期只能回家一次。每次回家帮妈妈打扫家里的卫生，让妈妈好好休息。每次回家和妈妈认真交谈至少两个小时，告诉她我在学校的学习，生活和工作。减少她对我的挂念，增加我们的沟通。3 每次过年过节都给妈妈买点小礼物，让她能感觉更多的幸福与浪漫。如果有事不能回家，就给妈妈打电话或发E-mail表示问候或告诉我在校的情况。,C：经过三个月这样做，我发现妈妈减少了对我的挂念，回家也不怎样唠叨我了,并且家里的其他人也说我乖了。但是，对待我的学习，母亲还是不怎么放心。 A：我决定继续这样做的同时。在学习方面更加努力，争取在期末考试中拿奖学金。减少母亲对我学习成绩的担心。,案例三、把大象放冰箱里的故事,P：计划将大象装进冰箱里。D：分三个步骤将大象装进冰箱里，即第一步打开冰箱门、第二步将大象推到冰箱里、第三步关上冰箱门。C：动物园里开会，谁没有来？（大象，因为还在冰箱里面）A：将长颈鹿装到冰箱里面需要几步骤？,思考问题,请根据自身岗位职责及PDCA循环方法，结合日常实际工作，设计制作出一个PDCA循环流程。,二、目标管理,寓言启示 梭子鱼、虾和天鹅是好朋友，有一天，他们三个在外面玩耍时，发现路上停着一辆车，车上装满了各种好吃的东西。 他们决定把车子拉回去。 三个家伙一齐用力，累得大汗淋漓，可是车子却一动不动。 原来，他们三个分别把车子向三个不同的方向拉。天鹅向空中拉，虾子向池塘的后面拖，梭子鱼则在拼命地往池塘的前方拉。思考：这则故事说明了什么？,一、目 标（一）定义 目标是目的或宗旨的具体化，是在一定时期内需要依靠每个部门、每个人的努力才能完成的。,第一节 目标管理的基本内容,（二）目标的内容及表述,1.目标内容： 工作内容和达到的程度 2.组织目标的表述-双向细目表 层级目标由上往下是细化、具体的过程，由下往上是综合、抽象的过程 具体目标具体化（完成什么、完成多少、谁来完成、什么时间完成、在哪完成以及完成的程度。即5W1H）,成功与目标的思考：,心理学家做过这样一个实验：组织三组人，让他们分别向着10公里以外的三个村子进发。 第一组的人既不知道村庄的名字，又不知道路有多远，只告诉他们跟着向导走就行了。 第二组的人知道村庄的名字和路程有多远，但路边没有里程碑，只能凭经验来估计行程的时间和距离。 第三组的人不仅知道村子的名字、路程，而且公路旁每一公里就有一块里程碑，人们边走边看里程碑。问题： 你认为哪一组先到达目的地？为什么？,（三）目标的意义成功就等于目标，其他的一切都是这句话的注解 -美国潜能大师：伯恩崔西,1.明确（制定）目标 2.实现目标过程中的管理参与决策、规定期限3.目标成果评价 也即反馈绩效是否达成了既定目标？细分为五要素（见下页表）,（三）目标管理的内容,企业目标,企业目标，通常多以公司的产品、市场地位、获利能力、融资能力、生产能力、物质资源、人力资源，以及对外关系等项课题为对象；企业目标是企业在某一时期的发展方向，同时也是制订各项计划及制订层次较低的各项特定目标的依据；在实践中，大目标都是以这些课题在某一特定时期内所期望的成果来表示；,例 子,大幅度提高本公司产品的市场占有率。应于2002年使本公司在国内的市场占有率提升至30%。力争我们的产品在新世纪打入国际市场。应于2002年时，使产品国外销售打破零的历史，并于2005年时，使本公司的外销占总销售的24%。我们准备大幅度提高我们的生产能力。2002年时使本公司的生产能力从年产量35万件扩充至年产50万件。,部门目标,部门目标，通常以一年为期，根据公司目标为部门设定在此时期内应实现的成果；部门目标在期望绩效方面，重要成果方面、及时间方面，通常均须有明确的设定；部门目标不但必须阐明“应该做什么？”而且还必须阐明未来成果“应如何衡量”,例 子,尽可能将本公司的1.5伏电池向外推销。应于明年1月至3月期间，将本公司制造的1.5伏特电池销出10万支。,个人目标,应根据公司目标及部门目标来设定，以期可以促进整个组织的团队作业；阐明应该完成些什么工作，应于何时进行。,目标管理举例,三、SMART,45,折纸游戏,请大家拿出一张纸，闭上眼睛， 听培训讲师的指令完成以下操作： 1把纸旋转180度； 2把纸对折； 3再把纸旋转180度； 4把纸对折； 5把纸旋转90度； 6在纸的右上角撕去一个正方形； 7再把纸旋转90度； 8在纸的左上角撕去一个四分之一圆。9请大家睁开眼睛，展开手中的纸。,46,折纸游戏结果现象的含义,同样的指令，不同的人有不同的理解，执行起来会有不同的结果。,小故事,曾有人做过一个实验：组织三组人，让他们分别沿着十公里以外的三个村子步行。,第一组的人不知道村庄的名字，也不知道路有多远，只告诉他们跟着向导走就行。,第二组的人知道村庄的名字和路段，但路边没有里程碑。,第三组的人不仅知道村子的名字、路程，而且公路上每一公里就有一块里程碑。,您觉得哪一组最快到达目的地呢？,答案显而易见！肯定是第三组！ 因为第三组的人有非常明确的目标，而且非常清楚的了解自己团队距离目标有多远，可以随时根据需要调整自己的步伐，很快就能够到达目的地！,这个故事给我们的启示： 清晰明确、能够衡量的目标可以让我们不断审视自己的脚步，从而更有效、快速地实现人生的梦想，也能将旅途中的巨大难题化整为零，从而更容易地战胜它！,在职场中也一样，设定目标是让工作变被动为主动的一个很好的手段。 明确的目标是我们职业生涯获得成功的第一步！,目标如此重要，那么要如何制定目标呢？,SMART原则,57,目标要清晰、明确，让考核者与被考核者能够准确地理解目标。,明确的目标几乎是所有成功团队的一致特点。很多团队不成功的重要原因之一就因为目标定的模棱两可，或没有将目标有效的传达给相关成员。,S：(Specific) 明确性,示例：,“按时检查卫生，保持公司清洁”,您觉得这个目标合乎要求吗？这个目标存在什么问题呢？,示例说明：,公司“卫生”包括哪些方面？什么时候检查、检查几次才是“定期” 、什么样才算是达到了“清洁”？目标不明确就没有办法评判、衡量与执行！,S（specific)的实现要求:,目标是具体的、明确的，要求目标的设置要有项目、衡量标准、达成措施、完成期限以及资源要求，能够很清晰的看到部门或个人计划要做哪些事情，计划完成到什么样的程度。,按照这个原则，一起来修订一下示例中对目标的描述吧！,按时检查卫生，保持公司清洁,如果我们这样描述是否更加确切、便于操作执行和监督检查呢？,建议修订：,每日上班前十分钟，检查公司通道、公共区域、公共设施、各部门的地面、陈列道具、更衣室、接待前台的卫生，要求表面无灰尘、水迹、污渍、纸屑。,63,大家可以检查一下自己所设定的目标是否符合“具体的、明确的”要求。,目标要量化，考核时可以采用相同的标准准确衡量。,1、“可衡量的”是指目标应该是可以量化或质化的，应该有一组明确的数据，作为衡量是否达成目标的依据。2、管理学的原则：如果设置的目标没有办法衡量，就没有办法达成它！,M：(Measurable)衡量性,“截止到12月末，各部门基本达成销售计划”,您觉得这个目标可以衡量吗？这个目标存在什么问题呢？,示例一：,示例中的“基本达成”是一个很难衡量的概念，达成多少才是 “基本达成”？完成计划的90%算不算基本达成，80%呢？,目标无法衡量，就无法达成！,示例说明：,“提升全员的工作能力和绩效表现”,您觉得这个目标可以衡量吗？这个目标存在什么问题呢？,示例二：,示例中的“工作能力”和“绩效表现”是一个很宽泛的概念，也是一个很难衡量的概念，什么样才算是提高了工作能力和绩效表现？提高多少才算达到了要求？,目标无法衡量，就无法达成！,示例说明：,M（Measurable）实现要求：,目标的可衡量性可以从数量、质量、成本、时间、上级及顾客（QQCT）五个方面来进行；目标的衡量标准遵循“能量化的量化，不能量化的质化”。使制定人与考核人有一个统一的、标准的、清晰的可度量的标尺，杜绝在目标设置中使用形容词等概念模糊、无法衡量的描述。,70,按照这个原则，一起来修订一下示例中对目标的描述吧！,截止到12月末各部门基本达成销售计划,截止到12月末，各公司销售计划达成率（实际销售额/计划销售额）90%,建议修订：,事例一,如果我们这样描述是否更加确切、便于操作执行和监督检查呢？,提升全员的工作能力和绩效表现,XX年1季度制定全员职业技能提升方案，以部门为单位，组织部门进行员工职业技能差异的调查，制定内部培训计划，要求部门每季度全员平均培训时数达到2小时、满意度达到80%，该项工作的完成占部门负责人季度考核总成绩的5%。,建议修订：,事例二,对于宽泛的目标，我们可以考虑从几个方面能够达成，再对这几个方面进行量化！,把宽泛的目标分解成几个小目标并制定出流程(方案差异调查 内训计划），并对流程中的关键点进行量化,流程化以后，对“时间”量化,对“数量”量化,对“质量”量化,上级（公司）的要求,73,一起来检查一下自己所设定的目标吧！是否符合“可衡量”、“可判定”的要求呢？,“实现性”是指目标是基于现实的并且具有一定的挑战性，目标是要能够被执行人所接受的。,目标设定时依照自身的能力条件、内外部可用资源、当前发展和未来可能发生的情势等情况，区分阶段按步骤实施。,A：(Attainable)实现性,“接到公司招聘方案的书面通知后，两日内确保10名客服人员通过面试、培训并到岗”,您觉得这个目标符合“A”的原则吗？这个目标存在什么问题呢？,示例一：,10名客服人员的招聘、培训及录用，两天是否能够完成呢？,示例说明：,无法达成的目标没有目标！,初步筛选、复试至少需要一天时间，企业概况、人事行政制度、岗位职责、工作流程等培训至少需要半天的时间，办理工卡、签订合同等也需要时间。,那么只有半天的时间能够确保客服人员的质量吗？,“公司各部门即日起于两个工作日内完成各岗位职务说明书的修订，将文本文件交人事行政部”,您觉得这个目标是可达成的吗？这个目标存在什么问题呢？,示例二：,公司有几个部门，每个部门又有不同的岗位，公司总人数大概130多人，各部门、各岗位每天还要完成当日的工作，那么，两天之内能保证公司的各部门都能完成各岗位的职务说明书吗？,示例说明：,无法达成的目标没有目标！,勉强完成的职务说明书，质量怎么样呢？对于工作的描述真的有帮助吗？是我们想要达到的目标吗？,A（Attainable）实现要求：,目标设置要坚持员工参与、上下左右沟通，使拟定的工作目标在组织及个人之间达成一致。设置本部门的目标时还要考虑流程涉及的相关部门的工作要求，这样才能保证设定目标的可以达成。既要使工作内容饱满，也要具有挑战性。可以制定出跳起来“摘桃”的目标，不能制定出跳起来“摘星星”的目标。,按照这个原则，一起来修订一下示例中对目标的描述吧！,接到公司招聘方案的书面通知后，两日内确保10名客服人员通过面试、培训并到岗,接到公司招聘方案的书面通知后，一周内确保10名客服通过面试、培训并通过考核达到上岗要求后报道,如果我们这样修改，这个目标是不是就可以既保证人员质量，又能达成促销要求，从而实现整体的促销目标了呢？,建议修订：,事例一,设定目标时要考虑相关部门的工作流程和要求以确保目标可以达成,公司各部门即日起于两个工作日内完成各岗位职务说明书的修订，将文本文件交人力资源部,公司各部门即日起，于两个工作日内完成职务说明书修订的排期； 经人事行政部确定后，三周内完成各岗位职务说明书的修订； 第四周起按部门排期与人事行政部沟通修订后的职务说明书，确定后打印提交,如果我们这样修改，这个目标是不是就可以既保证职务说明书的质量，又能达成管理要求，从而实现总的目标了呢？,建议修订：,事例二,考虑实际的工作量及内容的必要因素，制定出合理的、可达成的具体目标，以实现总体目标（合格的职务说明书）,83,一起来检查一下自己所设定的目标吧！是否符合“可实现”、“可达成”的要求呢？,84,您有因为太难实现而放弃的目标吗？,讨论一下：,目标必须具有相关性：个人目标与公司、部门目标相关；长、中、短期目标相关；目标与岗位职责相关；目标之间彼此不冲突。,1、设定目标时要考虑达成目标所需要的相关条件，这些条件包括人力资源、硬件条件、技术条件、系统信息条件、团队环境因素等。2、否则制定的目标就是没有意义的！,R：(Relevant)相关性,“实施全员职业素质的提升计划，要求各级员工于3月末前进行商务英语的培训，六月末各级员工须通过商务英语级的测试”,您觉得这个目标怎么样呢？是否符合要求呢？,示例一：,工作目标的设定，要和岗位职责相关联。提高员工素质有必要让所有的人都通过BEC的测试吗？ 实现了这个目标又对与部门、公司的整体运营有相关性吗？,示例说明：,实现没有意义的目标是在浪费资源！,目标一：增加对公司管理人员的培训次数，以便提高其业务素质。目标二：短期内增加推广活动，以增加销售业绩。目标三：进行品牌调整，引进一个新品牌，并迅速达到良好的销售业绩。目标四：提高现有品牌的销售业绩。目标五：减少营销费用。目标六：增加2名管理能力最强、销售业绩最好的主管的工资，以作为激励。,您觉得这几个目标怎么样呢？是否符合要求呢？有冲突吗？,示例二：,通过上述各项分目标的设定，我们能推断出总目标是什么吗？能看到其中的关联吗？这些目标是否有冲突呢？有冲突的目标执行起来需要不断的协调、调整，甚至产生内耗，浪费资源！,示例说明：,部门工作目标来源于公司整体目标，员工的工作目标来源于部门的整体目标！季度工作目标来源于年度工作目标，月度工作目标来源于季度工作目标！工作目标的分解要考虑部门职能、岗位职责的相关性！要制定出切实可行的目标，需要让目标相关成员参与到目标的制定中去，既要有由上到下的工作目标协调，也要有员工自下而上的工作目标的参与。,R（Relevant）的实现要求：,按照这个原则，一起来修订一下示例中对目标的描述吧！,建议修订：,事例二,目标一：增加对管理人员的培训次数，以便提高其业务 素质。目标二：短期内增加推广活动，以增加销售业绩。目标三：进行品牌调整，引进一个品牌，并迅速达到 良好的销售业绩。目标四：提高现有品牌的销售业绩和市场占有率。目标五：减少营销费用。目标六：增加2名管理能力最强、销售业绩最好的主管人员的 工资，以作为激励。,这几项目标有明显的冲突,建议修订：,事例二,目标一：增加对管理人员的培训次数，以便提高其业务 素质。目标二：短期内增加推广活动，以增加销售业绩。目标三：进行品牌调整，引进一个品牌，并 迅速达到良好的销售业绩。目标四：提高现有品牌的销售业绩和市场占有率。目标五：减少营销费用。目标六：增加2名管理能力最强、销售业绩最好的主管 的工资，以作为激励。,通过这组分目标，我们是否可以推断出这样的总目标“控制费用，提升销售额”？,建议修订：,事例二,目标一：增加对管理人员的培训次数，以便提高其业务 素质。目标二：短期内增加推广活动，以增加销售业绩。目标三：进行品牌调整，引进一个品牌，并 迅速达到良好的销售业绩。目标四：提高现有品牌的销售业绩和市场占有率。目标五：季度营销费用增长不超过去年同期的2%。目标六：增加2名管理能力最强、楼层销售业绩最好的主管 的工资，以作为激励。,如果这样修订这些目标是不是就不会冲突、而且可以满足“控制费用、提升销售额”的整体目标了呢？,原来的目标是“减少营销费用”。,95,一起来检查一下自己所设定的目标吧！是否具备“相关性”、“相互不冲突”的条件呢？,目标的时限性就是指目标的达成是有时间限制的。,1、根据工作任务的权重、紧急程度，拟定出完成目标项目的时间要求，定期检查目标的完成进度，及时掌握变化情况，以便及时进行工作指导；2、同时也要根据工作计划的异常情况变化及时地调整工作计划，达成目标。,T：(Time-based)时限性,97,“每周按时提报工作计划”,示例一：,您觉得这个目标怎么样呢？是否符合要求呢？,“按时”是指什么时候呢？上周五提报还是本周一？目标的完成期限一定不能留下任何余地！,示例说明：,“各部门于25日下班前将整理好的职务说明书交人事行政部”,示例二：,您觉得这个目标的时间限制怎么样呢？是否符合要求呢？,“下班前”是指什么时候呢？办公室下班的时间是17：30分，有的公司有早晚班，早班下班