办公自动化系统设计

1绪论11办公自动化的发展趋势从办公自动化发展的过程和今后发展的趋势来讲，办公自动化已经经历了从第一代发展到目前的第二代，并且正在向着第三代发展，如图11所示。MIS办公自动化系统群件办公自动化系统知识管理办公自动化系统信息数据知识图11办公自动化发展趋势从80年代中期起步的第一代办公系统以个人电脑、办公套件为主要标志，实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信息载体从原始纸介质方式向电子比特方式的飞跃。从20世纪90年代中期开始，随着以LOTUSNOTES为代表的工作流群件技术的问世，以及网络通讯技术的长足发展，办公自动化系统发生了第一次革命性演进，第二代办公自动化系统以网络技术和协同工作技术为主要特征，实现了工作流程自动化，实现了收发文从传统的手工方式向工作流自动化方式的飞跃。第三代办公自动化则是从以工作流程为中心的第二代办公自动化系统提升到以知识管理为核心。以公文流转为例，第二代办公自动化实现了收发文和档案管理一体化的自动处理，比如，本文提出的办公自动化系统就是以公文流转为核心，并且基于工作流的协同工作方式的第二代办公自动化系统；第三代办公自动化在此基础上更为文件处理的每一个环节提供了该步骤所需要的相关知识，包括在线的专家、文件背景资料及企业其他的有关信息，确保每一个使用者都能够随时随地根据需要向专家学习、向企业现有知识学习，使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变，从而在提升每个员工创造能力的过程中，大大提高了企业与机构的整体创新和应变能力。综上所述，办公自动化系统的发展经过三个阶段，两个飞跃过程。从以数据为核心发展到以信息交流为核心，进而提升为以系统地运用知识为核心。知识贯穿于各种方式的信息交流，从简单的电子邮件、群件与协作、直至构建WEB应用，其核心目的都是在获得与应用知识。知识是企业网络上传递的最有价值的信息。对知识的运用效果关系到企业的综合发展实力。第三代办公自动化帮助企业从HOWTO的过程转变到KNOWHOW的过程，即将办公自动化系统由模拟手工作业向改变并提高手工作业效率过渡。12办公自动化系统的研究意义应该说没有人怀疑计算机的出现给办公室职员带来的便利，但是对现代的办公自动化而言，其目的己经不局限于减轻员工的工作量，而是要将员工从繁琐的事务性工作中解放出来，用更多的精力去关注最重要的事情，从而提高企业的效率，增强企业的综合竞争能力。在这种办公模式下，企业的组织结构能够得到简化，各个部门在信息共享的基础上进行协作，便于明确各个部门甚至每个员工的责任，而决策层可以迅速综合来自各个方面的信息，并以此为依据制定企业的战略决策。从这个意义上讲，在市场竞争日趋白热化的今天，办公自动化己经不再是一种手段、一种工具，而成为决定企业生存发展的命脉。在传统的办公模式中，由于缺少重要的信息传递和工作流程环节，办公的各个部门之间无法实现信息共享和信息集成，从而难以实现各个部门之间的高效协作。在日常的办公过程中，比较容易出现以下的差错1各部门的信息传递和事务交接仍然由人工完成，容易出现差错；2是上下级和部门之间无法实现协同工作，难以及时沟通；3是信息和工作流程相互分离，缺少至关重要的随时记录，使工作监控和评估困难重重。可以想象，掺杂着如此大量的人工操作过程的事务处理方式根本无法适应现代化办公模式的需要。随着信息技术的发展和国内信息技术应用水平的提高，在办公过程中，传统的工作方式和审批模式己经难以满足新的需求，实现办公自动化已经是提高政府机关和企事业单位办公效率，规范化管理的必然趋势。办公自动化系统的带来的好处有1信息传递与沟通交流顺畅排除因职能、职位、距离等原因造成的信息联络不畅而带来的企业发展羁绊，通过构建内部通讯、信息发布与交流平台，实现多途径的联络与沟通，减少信息在途时间，提高信息的时效性，与此同时，缩短领导与职员之间，各部门之间的距离。2规范工作管理，提高整体效率解决了跨地域跨部门多岗位间的业务处理诸多问题，有效避免工作中出现的脱节、延误、错办等情况，杜绝职责不清、工作推脱等怠工现象，实现网上协同办公，增强组织协调能力，提高团队协作能力。同时，加强了领导实时了解事务状态，实时掌控工作进度，强化了过程控制与监督，加强了工作管理。3整合信息资源，实现知识管理打破“信息孤岛”，彻底改变文件丢失遗漏、管理分散、查找不方便等现象，解决因人事变动导致经验流失等问题，通过知识管理，有效整合并积累各类资源，实现再利用。4增强凝聚力，提高响应能力在降低管理成本，促进管理进步的同时，能够培养全员信息化关注与参与意识，激发掌握和利用先进信息技术的热情，提高专业素质，形成全新的企业文化。办公自动化是信息社会的一种新型办公方式，它将现代化办公和计算机网络功能结合。随着信息技术的发展，办公自动化在行政企事业单位的管理、经营活动中发挥着日益重要的作用。通过网络，组织机构内部的员工可跨越时间、地点协同工作。通过办公自动化系统所实施的交换式网络应用，使信息的传递更加快捷和方便，从而极大地扩展了管理手段，实现了运营的高效率。2ACCESS及IIS介绍21ACCESS关系数据库ACCESS是一种关系数据库管理系统RDBMS。顾名思义，关系数据库管理系统是数据库管理软件，它的职能是维护数据库、接受和完成用户提出的访问数据的各种请求。ACCESS关系数据库是数据库对象的集合。数据库对象包括表TABLE、查询QUERY、窗体FORM、报表REPORT、数据访问页PAGE、宏MACRO和模块MODULE。在任何时刻，ACCESS2000只能打开并运行一个数据库。但是，在每一个数据库中，可以拥有众多的表、查询、窗体、报表、数据访问页、宏和模块。这些数据库对象都存储在同一个以MDB为扩展名的数据库文件中。22ACCESS的特点1ACCESS是一个中、小型关系数据库管理系统2ACCESS又是一个完全面向对象，采用事件驱动机制的最新关系数据库管理系统，使得数据库的应用与开发更加便捷、灵活3ACCESS是一个同时面向数据库最终用户和数据库开发人员的关系数据库管理系统4ACCESS是一个典型的开放式数据库管理系统5ACCESS支持多媒体的应用与开发6ACCESS既可以在单用户环境下工作也可以在多用户环境下工作，并且具有完善的安全管理机制7ACCESS内置了大量的函数8ACCESS提供了许多宏操作9ACCESS提供了联机帮助功能本系统没有使用ODBC这种形式的数据库，而是直接采用了ACCESS文件的相对路径来实现读取数据库的功能。但需要强调，微软的ACCESS数据库本身并不是一个数据库服务器，它不能用服务器来运行查询。对于数据庞大的情况，ACCESS本身不是一个好的选择。另外从安全性上看ACCESS比起SQLSERVER而言，总体的安全性能要差。但是从应用的角度而言，ACCESS数据库易于使用，而且在创建和配置上比SQLSERVER要容易。23IIS介绍IIS是INTERNETINFORMATIONSERVER的缩写，它是微软公司主推的WEB服务器，最新的版本是WINDOWS2000里面包含的IIS50，IIS与WINDOWNTSERVER完全集成在一起，因而用户能够利用WINDOWSNTSERVER和NTFS（NTFILESYSTEM，NT的文件系统）内置的安全特性，建立强大、灵活而安全的INTERNET和INTRANET站点。IIS的一个重要特性是支持ASP。IIS30版本以后引入了ASP，可以很容易的张贴动态内容和开发基于WEB的应用程序。如果使用的是WINDOWS2000以上版本的操作系统，那么添加和配置IIS服务器就相当简单了，只需要打开“控制面板”里面的“添加/删除程序”选项，然后选择“添加/删除WINDOWS组件”，最后选中弹出对话框的“INTERNET信息服务（IIS）选项”，然后按照系统提示进行安装即可。（注安装需要插入系统光盘，在这里我使用的是WINDOWSXPSP2）根据数据库设计的基本原理需求分析、概念设计、逻辑结构设计、物理结构设计、系统的实施和系统的运行及维护，进行数据库的设计。本系统采用的数据库是ACCESS。ACCESS是一个数据库管理系统，它之所以被集成到OFFICE中而不是VISUALSTUDIO中，是因为它与其它的数据库管理系统（如VISUALFOXPRO）相比更加简单易学，一个普通的计算机用户即可掌握并使用它。而且最重要的一点是，ACCESS的功能足够强大，足以应付一般的数据管理及处理需要。根据本系统的具体要求和实际情况所以选择了ACCESS作为系统的数据库。3系统设计31系统分析及平台选择一个好的办公自动化系统应该为工作人员提供一个集成化的、多功能的办公桌面环境，解决办公人员因处理不同事务而需要使用不同工作环境的问题。各种应用工作流的应用WEB信息资源管理平台办公应用平台事务处理平台网络应用支撑平台图31办公自动化系统环境结构图结合对某公司办公自动化系统的应用需求的分析，认为对办公自动化系统作需求分析，即应该在图31中的信息资源管理平台、办公应用平台以及事务处理平台中满足以下的要求首先，必须具有工作流性质的处理过程和监督功能，从而解决多部门协作问题，推动部门间的高效率协作；其次，提供集成处理与发布信息的工作平台，解决以往信息收集、处理和发布过程相分割的问题，减少不必要的交接环节，提高工作便利性；再次，必须提供与其它管理信息系统MIS的信息交流，解决以往数据标准不一致而造成的信息收集困难的问题，减少额外的工作量和大量重复劳动。最后，还必须提供安全保障体系，不仅使系统的各层次人员被严格限制在自己的权限内，同时必须保证整个办公自动化系统的安全、稳定和可靠的运行。32系统功能实施流程经过需求分析、可行性研究和总体设计等几个步骤，按功能把系统划分为以下几个模块公文管理、通用信息、个人办公、系统管理模块。办公自动化系统公文管理系统通用信息系统个人办公系统系统维护系统收文管理发文管理报告管理文档管理讨论中心个人信箱超级管理会议中心公告通知个人通信录日程安排系统管理文件管理用户管理报文管理单位管理图31系统功能模块图321公文管理系统该系统是办公自动化系统的核心部分，公文管理子系统由收文管理、发文管理、报告管理、文档管理等模块组成。由于办公自动化系统的需求存在不确定性，系统处理的文件类型繁多，审批流程的方式多变，以及流程和管理方式需要非常强大的灵活性，尤其对于流程设置的灵活性要求和角色定义的灵活性要求都是非常高。包括待办公文、文稿撰写，日程安排、待办事项、待办时定义。这种具有定义多样化的特点，适应公文处理的全部过程。而且，流程不限制步骤。这样，可以让企事业单位，集团公司的工作、人员能利用他们的专业知识去设计更为合理和高效的工作流程，不再受困于手工画图纸，而能快速地使用计算机去处理自己的业务，提高办公效率，为工作带来极大的方便。下发的公文和处理结果通过WEB技术以公告形式在网上公布。1收文处理收文处理是指送给有关部门领导阅批的文件的处理过程，该系统有以下需求（1）要求对所有的来文通过计算机进行签收登记、录入、拟办、批示、办理、传阅、归档。（2）可对来文进行显示、排序、查询、统计、打印。（3）对来文的处理全过程进行自动化管理和记录。（4）对要求办理的文件进行全自动跟踪、监督及闭环控制。根据对需求的分析，一般通用收文处理流程如图32所示。登记、录入查询统计上级领导批示档案归档承办部门承办分发、催办传阅部门传阅拟办输出报表图32通用收文处理流程收文登记后的流转过程（1部门负责人签署意见一般来讲，收文由办公室人员登记。登记后如果你认为本文件还需要部门内其他人员审核如办公室主任，选择带有部门主管签署意见的流程。（2）领导批示在部门负责人签署意见后，收文转给领导签署意见，签署完毕后转交承办部门。（3）承办部门签收承办部门在收到通知后，打开并查阅收文管理，可以自动进行签收。（4）收文结束后的其它操作在收文结束后，可以对收文进行归档操作，可以把现有收文归档到文档管理数据库中。可以查看收文概况，了解收文的过程。2发文处理功能发文处理是指以本公司名义发出去的文件的处理过程。用户可根据实际情况设置工作流程，以决定不同行文流向及处理过程。发文处理系统有以下需求（1）求对所有的发文通过计算机进行拟稿、核稿、会签、复核、签发、成文、盖章、发文、归档。（2）可对发文进行显示、排序、查询、统计、打印。（3）对发文的处理全过程进行自动化管理、跟踪和记录。根据对需求的分析，我们确定的一般通用发文处理流程如图33所示。拟稿人拟稿拟稿人确认会签意见、修改送拟稿人作重大修改驳回终止发文拟稿人成文、校对单位、保密室盖章办公室发文档案室归档办公室复核核稿人核稿相关部门领导会签相关领导签发图33通用发文处理流程发文的流转过程（1）起草发文作者应严格按公文制度来填写表单中的各个项目,填写完成后即可进入流转过程。（2）转部门内其他人员核稿用户单击操作按钮“提请核稿”，系统将文件自动发送到指定的人员。（3）转部门负责人核稿根据发文流程的定义，把发文转给本部门的负责人审核，并转相关部门负责人会签。（4）转分管领导审核部门负责人审核后，转分管领导进行审核。（5）单位领导签发单位领导审批完成后，可以直接签发公文，公文将自动把文件分发给主送部门、抄送部门。（6）发文成功后的其它操作在发文成功后，可以对发文进行归档操作，可以把现有发文归档到文档管理数据库中。可以查看发文概况，了解发文的过程。可以下发文件，把当前的发文转给下属单位。3报告管理该模块的功能是为工作中经常随机性地起草一些报告，汇报送交指定的人员审批而设计的，主要功能包括起草报告、报告上送批阅、多级审批等。批阅过程中，提交报告人可以实时了解批阅进展情况。4文档管理档案数据库是一个非常重要的数据库，它存储了所有的发文文件和收文文件。建立档案数据库，便于档案的科学管理，方便用户查阅。在文件存档后，所有查阅将被自动记录。322通用信息系统系统包括讨论中心、会议中心、软件下载。讨论中心为用户提供了一个类似于INTERNET网BBS的功能。在本系统中，您可以就某一事件或某一主题发表见解，也可按作者姓名或文章标题查询你想要的信息。在会议中心，您可一发表见解，与别人交流，和现实中参加会议没什么区别，若不想参加讨论，您可轻松点击按扭退出会议。323个人办公系统个人办公子系统主要包括个人信箱、个人通讯录、日程安排。本系统在现阶段提供了内部局域网上的电子邮件功能。你可以自如的收、发、写邮件，并可浏览公共信件。在个人通讯录里可添加或查找用户的姓名和联系方式。你可以在日程安排里详细记录活动的内容和时间，让它随时都可以提醒你，给你的生活和工作带来方便。324系统管理系统其中包含了广告管理、数据备份、数据恢复、数据压缩、技术支持4模块功能详细说明41主页通过浏览主页可获取大量信息，并由此进入各功能模块。图41主页42个人信箱模块设计421公共信件公共信件这一功能是将单位要对全体员工公布的政策、文件、通报等，在这里公布出来，使得全体员工可以在第一时间里能够知晓单位最新的精神、政策及规定。为了保证信件内容的严肃性，这一功能的操作都是需要具有相应权限的员工才可以执行，权限由系统管理员来设定。从下图的数据库中可以看到，权限的级别设定。图42权限级别设定后台数据本系统的权限设定共有四个级别，其中RULE列中的A表示ADMIN这个用户是属于超级用户，他可以修改和删除文件。而D就表示TEST1这个用户是个普通用户，只能在某个模块中浏览和添加文件。422写邮件在该菜单中，用户可以编写自己要发送的邮件也可以查询以前所发送的邮件。423收件箱在该菜单中，用户可以查询其他用户和你的亲友所发邮件，方便了联系和沟通。如何实现其操作功能见如下代码BOTTOM_MAINFUNCTIONOPENWINDOWSURL,WIDTHX,HEIGHXVARNEWWINWINDOWOPENURL,“_BLANK“,“TOOLBARNO,LOCATIONNO,DIRECTORIESNO,STATUSNO,MENUBARNO,SCROLLBARSNO,RESIZABLENO,TOP20,LEFT60,WIDTH320,HEIGHT160“RETURNFALSEFUNCTIONOPENWINDOWS1URL,WIDTHX,HEIGHXVARNEWWINWINDOWOPENURL,“_BLANK“,“TOOLBARNO,LOCATIONNO,DIRECTORIESNO,STATUSNO,MENUBARNO,SCROLLBARSNO,RESIZABLENO,TOP20,LEFT60,WIDTH500,HEIGHT300“RETURNFALSE“SESSION“ID“，您好您的信箱有了新邮件“RESPONSEWRITESTRRSESSION“NUM“RECORDRECORDCOUNTENDIFRECORDCLOSESETRECORDNOTHINGCONCLOSESETCONNOTHING邮箱系统收信通告代码,WIDTH500,HEIGHT300/,WIDTH320,HEIGHT160/424发件箱在该菜单中，用户可以自己把所要发送邮件保存在该发件箱，可以查询以前所发送的邮件。425回收站与WINDOWS里的回收站功能类似。在系统任何删除的数据都将存放在回收站里。有回收站清理功能的人可以查看到各类被删除的信息。选择这些信息后可以永久删除他们或把他们还原43超级管理模块设计431文件管理添加文件拥有添加文件权的用户可以对所有归档的文件进行管理。有权查阅所有的归档文件的详细信息，并有添加所需上传的文件栏目管理拥有栏目管理权的用户可以进行“档案管理“中的“栏目管理“功能。可以设置某些用户为补录人，这些补录人可以为哪些领导进行公文信息补录。也可对栏目进行添加和修改。打开名为TYPE的表，在表中可以添加栏目，当然也可在该模块的页面中直接添加。图43栏目管理后台数据库删除修改拥有模板管理权的用户可以新建、删除和修改发文模板。432用户管理用户管理功能是用来维护用户信息的和增加、删除用户。433报文管理拥有报文管理权的用户可以进行“报文管理“。报文管理权建议赋予负责收文工作的人员。确定该外来文需要由哪些领导批示、哪个部门主办、哪些部门协办。用户可以进入“收文查询“菜单，通过输入组合条件查询出所有没有被主办部门办结的文件。并可以点击查看这些文件的详细内容和处理过程。拥有部门文档管理权的用户可以管理在本部门归档的文件。拥有收文归档权的用户可以对收文进行归档。文件一旦归档后就不能再做任何修改或批示。拥有收文借阅审批权的用户可以审批别人的收文借阅申请，拥有收文流程控制权的用户可以修正收文的错误流程。该子菜单和本系统的“行政管理模块”中的“上报文件”子菜单是联系起来的。两者之间的关系是在上报文件中输入信息后，那么该信息就会在报文管理中显现出来，大家就可以浏览到上报的内容了。操作代码如下“YES“THENRESPONSEREDIRECT“INDEXHTM“ENDIFIPREQUESTSERVERVARIABLES“REMOTE_ADDR“NOWTIMENOWSJCSTRYEARNOWTIME“CSTRMONTHNO