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.文件控制管理总体规划和部署文件控制管理总体规划和部署 摘要：一个工程的顺利完工离不开对各类文件的高效、有序管理。而面对国际化施工总承包工程时，由于运作较国内项目更复杂、文件管理专业化要求更高，且各类文件通常以外语为主，因此文件管理更加严格，对文件管理人员的素质要求也更高。各类文件通常时效性强、针对性强、直接影响工程进度、质量、成本，因此建立健全文件管理体系并且保证该体系有效运行显得尤为重要。 关键词：文件控制、总体管理、部署规划 中图分类号：C29 文献标识码：A 一、文件管理现状及存在的不足 1、文件管理未能覆盖到所有部门，仅限与业主、设计、PMC往来文件沟通、下发、存档。各部门管理文件、过程文件没有统一的文件编号、格式，存档分散没有统一的归档部门。部门间文件传递未得到统一规范的有效控制。 2、程序文件发布、审批程序未流程化，内部制度、程序文件无版本更新。 3、工程文档管理的信息化水平不高，大多数文档仍存储在个人手里，无法实现资源有效共享，项目结束后因为人员变动，资源流失现象严重。 二、文档一体化管理的目标 建立企业电子文件管理系统、OA办公系统，充分利用成熟的EPC项目文件管理理论，将文件控制管理贯穿项目始终，作到全程参与、全程管理，合理使用管理软件，追踪项目各个环节的进度，及时发现制约工程进度问题，为公司信息资源的保护、开发、利用提供坚实的基础，为公司实现跨跃式发展提供必要的支持。 第一、文控体系的理念建设 树立“文件是金”管理理念：在工程建设项目施工过程中，通过“文件”明确业主、设计(采办)单位、PMC、施工单位的责任，维护项目各参与方的关系，推进项目规范、有序运作，保证施工单位的利益不受损失。“写你做的，做你写的”，任何事情都要求有文字记载。针对于项目来讲，文件控制是项目管理体系运行的基础之一，在每个环节中都有举足轻重的地位并且贯穿项目始终。一个项目如果没有严格的文件控制程序，文件编号混乱，往来文件无法有效识别并及时接收、发送，施工设计方案随意变更这个项目将丧失执行能力、控制能力。因此，上至企业高层领导，下至每一个项目参与者，都必须重视文件控制工作，树立“文件是金”的理念，并在工作中认真贯彻这一理念。 全过程完整、及时、准确的文控责任意识：文件控制中不能仅注重竣工资料编制、交付验收，而是要着眼全局，执行项目全过程的文件控制、管理，在确保项目顺利执行的同时，积累项目经验数据。同时，形成三个责任意识：文控全过程的完整意识在项目成立之初，建立项目文控部，确保所有项目内、外正式文件均通过文控部进行控制、管理。结合项目的特点编制并发布文件管理手册、文件控制程序、文控人员操作手册、项目编号系统、版次规定利用这些程序文件来控制项目所产生的文件，根据文件类型、版次以及用途将它们进行分类并逐一控制，自项目立项起至最终全部文件验收、入库，真正做到统一、完整管理;文控全过程的及时意识在管理程序上，针对各种类文件的控制规定，结合项目的要求和实际执行情况，编制各类文件控制流程图。使文件从产生，到中间各环节，到最后达成的结果，均能脉络清晰地传输，提高效率。同时，统筹考虑，将文控人员的具体工作按文件类型并结合实际管理要求进行合理划分，专人专控，以及时地将文件传送到相关部门，保障项目执行进度;文控全过程的准确意识文件控制程序、文件编号系统与版次规定的建立是保证文件准确性的前提条件。 第二、文件控制体系的组织建设 为满足将来公司可能的多项目运行，组建以国内文控部、各职能部门、各施工单位专业负责人为主的公司文件控制体系小组，负责文控体系的推进。采取矩阵式架构管理，现场文控人员在接受本项目管理的同时，接受来自公司文控体系小组的宏观监督、管理和指导。公司文控体系小组为现场文控人员提供专业化的文控支持，从技术上为项目文控工作提供来源保证。国内文控部统一管理公司全部介质的受控文件、资料，保证项目受控文件、资料的流转渠道的唯一性及确定性，对于专业性较强的文件，采用各部门专人负责、并兼职文件管理员的方式。将兼职文件人员配备到文控中心管理文件，大大的提高了项目文件、资料的利用效率，同时保证了项目文件的完整和安全。文控体系小组的组建，也为进一步推行文档一体化建设提供了先决条件。 第三、文控体系的制度建设 文件控制专业对于公司来讲仍是一个较新的专业，没有形成系统的标准规范，规章制度及相关的操作手册，所以在于国际化的公司包括业主/PMC/设计合作的时候，要认真吸取他们的经验和做法，结合现场实际工作情况，逐渐完善自己的文控制度。这包括编制文件控制体系文件、相关的作业文件，涉密文件的等级标准等，集中骨干人员，从文件控制专业的实际工作着手，提炼体系文件、标准规范中的内容编制成操作手册，方便文件控制人员快速学习和掌握，如“文控人员操作手册”、“项目秘书操作手册”、“现场文件管理手册”、“竣工资料管理手册”等。 三、实施计划与细则 1、编写受控文件目录项目部管理资料归档表项目部专业技术资料归档表，实施项目文档资料分类管理：组织各管理部门各专业施工部结合本部门业务在项目准备、施工、试运行阶段所产生的一系列文件进行分类整理，列出目录。 1）公司级文件分为行政类文件、工程过程类文件（施工方案等）的标准格式、国家、行业和企业标准规范清单、采购物资设备技术规格书、管理技术总结、部门管理体系文件，施工管理手册等。 2）项目级文件分为文控类资料、技术类资料、财务合同等专业资料。 技术类资料包括：在施工过程中形成的工序过程资料、材料设备采购类资料、竣工验收及工程交工资料、存档工程技术资料等。 财务合同等专业资料包括：在项目施工管理过程中产生的一系列需要移交公司财务部、合同部、需要移交业主的资料。（项目合同评审资料、项目物资及设备计划、采购、合同、验收、调拨等资料、项目盈亏测算成本管理资料、项目安保资料、反恐资料等） 2、进一步修订完善、补充文控（信息）管理的相关管理程序、管理规定： 修订文件管理程序、文件编码规则、文件保密管理规定新增记录控制程序、资料整理、归档管理程序、受控文件清单 3、工程项目文件流转系统的建立，实现项目群管理，实现国内机关各部室与国外尼亚美、迪法办事处、与各工程前线施工部、（与前线PMC监督、业主代表）实现各类文件办理流程。将日程纸制文件的处理过程通过电子化处理，实现文件的在线拟文、审批、会签、编号、签章、收文登记、收发文过程的办理跟踪、待办工作的即时提醒、以及相关范围、权限的配置功能。同时，实现了项目上日周月报等信息的发布与查看。 4、工程项目文件档案系统建立 1）由于前线基地使用卫星接入网络，带宽非常有限，可考虑首先在国内项目部，尼亚美办事处、迪法物资中转站以及前线基地分别建立各自的本地文件档案系统服务器，分布存储整理后的归档文件。以国内服务器为中心，各地服务器为次中心，通过异地同步实现不同地区的资料共享。 2）各部门对项目运行过程中发生的与工程相关的各类施工过程资料按业主及项目部要求进行统一整理归类。以竣工资料归档为例，技术部门根据竣工资料编制原则建立“卷、册、分册、目录”，各施工部将审核后符合归档条件的资料，填写文件