公司合同管理办法

宁夏颖泰嘉和化工科技有限公司合同管理办法（讨论稿）第一章 总 则第一条 为规范公司的合同管理工作、满足合同管理工作需要，实现公司合同管理的制度化、规范化，预防和减少合同纠纷的发生，保证合同有效履行，维护公司合法权益，根据中华人民共和国合同法和有关的法律、法规，结合公司实际情况制定本办法。第二条 本办法适用于公司及公司下属部门的一切合同管理活动。劳动合同的管理按照上级劳动人事部门的有关规定执行，借款合同、财产保险合同按公司财务部门要求执行。第三条 本规定所称合同，是指公司在经营管理活动中，与其它平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的书面文件。第四条 本办法所称合同管理，是指公司制定和修改有关合同管理制度以及对合同的订立、审查批准、履行、变更与解除、纠纷处理等进行监督、检查与考核等全过程的管理活动。第二章 合同的管理部门第五条 综合办公室为公司合同管理的主管部门，统一管理公司的合同工作。其主要职责是：一、负责拟定、修订合同管理制度，并组织实施；二、组织宣传贯彻合同法及相关法律法规，组织对各业务部门合同经办人的培训；三、参与公司对外订立重大合同的谈判；四、参与标书评审和合同评审；五、对合同订立、变更及解除进行审查把关；六、负责公司本部及所属各单位的各类合同执行情况的监督检查；七、负责公司合同专用章的管理；八、负责公司合同台账、合同档案的建立和管理；九、协调单位内部和外部合同关系，对合同纠纷依法申请仲裁或诉讼；十、合同管理中需要解决的其他问题。第六条 公司各管理部门为合同承办部门，负责本部门合同的订立和管理工作，实行“谁订立，谁负责”和“谁主管，谁负责”。主要职责为：一、负责组织本部门职责分工范围内的合同谈判，拟定合同条款；二、全面准确地填写合同条款，必要时组织进行合同评审。办理合同送审、报批、盖章及送交存档手续；三、负责合同履行跟踪，追踪合同标的的内外质量，收集使用单位意见；四、及时妥善办理合同的变更或解除事宜，并报综合办公室和有关领导审查、批准；五、及时向综合办公室报送合同正本、招投标文件以及合同有关的各种纪要、变更澄清等资料，及时反映合同履行中出现的法律问题；六、参与合同纠纷的调解、仲裁或诉讼，负责提供有关的一切资料；七、安排专人或指定兼职人员负责合同管理工作，及时做好本部门合同副本及有关文件的归档工作，建立本部门合同台账。八、订立合同，如涉及公司内部其他单位的，应事先在内部进行协商，统一意见，然后签约。对于涉及多个部门或难以确定由哪个部门作为合同承办部门的，由与该项业务最相近的部门负责，或由与该项业务最相近的上级主管领导确定哪个部门作为合同的承办部门。第七条 公司财务部是涉及合同财务事项的监督部门，主要职责：一、从财务角度审查和监督合同的订立和履行情况，注重在价格、结算方式、票据等方面进行审查把关；二、负责发票的审查、签收、签发。核对发票金额和合同金额、发票内容与合同内容是否一致；合同批准程序是否符合规定，程序不完备的，拒绝付款；三、负责按合同结算条款收、付款。第八条 其他相关单位的职责：一、物资申购单位负责向其管理部门提供本单位所需物品的规格、型号、数量、质量、时间要求等；需要进行工程建筑施工的单位，负责向主管部门提供包括维修、改造、新建、扩建工程建设的需求报告；二、申购单位负责对购进机器设备、材料、燃料等进行验收，并出具验收报告；三、申购单位负责对验收合格的机器设备、材料、燃料等办理入库手续；四、各管理部门必须配合综合办公室进行重大合同审查或评审，并签署审查或评审意见。第三章 合同的订立第九条 订立合同应严格按中华人民共和国合同法的要求及本办法的有关规定，必须遵循“平等、自愿、公平”的原则。第十条 合同订立的程序一、供应商提出要约的合同订立程序收到要约 资信审查 承诺信息反馈 合同填写 审查 批准 签章。二、我公司提出要约的合同订立程序对方资信情况审核 发出要约 收到承诺信息 合同填写 审查 批准 签章。四、通过招标订立合同的程序市场调查 确定招标单位 标书制作、发放 接收投标 参与评标 定标 订立合同 审查 批准 签章。五、设备、材料、物资买卖合同的订立程序计划准备 考察小组对标的厂商进行咨询（质量、价格、售后服务等） 资信审查 技术或商务谈判 签订技术协议 草拟合同文本 审查 批准 签章。第十一条 合同签订内容一般包括（但不限于）以下条款：一、当事人名称（或姓名）、住所、法人代表人姓名及职务、开户银行及账号；二、标的或标的物（指货物、劳务、工程项目等）名称、型号、规格等；三、数量和质量，包括适用规范、质量标准、检测方式、备件附件和专用工具等；四、价款或酬金；五、履行的期限、地点和方式；六、违约责任；七、合同争议的解决方法；八、合同订立的时间、地点和份数（我司留存三份）；九、根据法律规定或合同性质应当具备的其他条款。对数量、质量、履行期限限和方式等有特殊要求的，应当在合同中予以特别明确。第十二条 合同内容应符合下列要求：一、主体合格、标的明确、手续完备；二、条款齐全、意思表示真实；三、文字清晰、语言规范、无歧义；四、无矛盾条款、无空白条款。五、数据电文合同信息及时调取以备日后查用，有可靠的方法保证信息完整性，同时可以将信息展示。六、订立合同时涉及公司内部其他单位的，应事先在内部进行协商，统一意见，然后签约。对于涉及多个部门或难以确定由哪个部门作为合同经办部门的，由与该项业务最相关的部门或该项业务最相关的上级主管领导，确定哪个部门作为合同的经办部门。第四章 合同的审查第十三条 合同订立前，合同承办部门应当就对方的资信状况和履约能力进行初步审查，内容包括：一、社会信誉（近三年是否有重大违约，是否涉及重大经济纠纷或经济犯罪案件等）和履约能力（如生产能力、支付能力、运输能力等）； 二、审查营业执照是否真实、有效；三、核实对方的资产（资金）证明；四、审查合同对方的资质等级证书；五、审查法人证书及法人委托证书；六、根据合同性质需要审查的其他内容。合同对方当事人的资信、履约能力有瑕疵或其委托代理人无有效授权的，不得与其签订合同。第十四条 经办部门组织对合同进行业务性审查，审查的内容为：一、对方当事人是否具有签约主体资格；二、是否各方谈判、协商的一致意见，是否符合决策部门的决策意见；三、是否违反公司的规章制度；四、是否超越业务权限；五、语言是否准确、通顺。第十五条 综合办公室委托公司法律顾问对合同进行合法性审查，主要内容包括：一、合同签订主体是否符合法律规定；二、条款是否违反法律、法规和司法解释的规定；三、条款是否有冲突；四、条款是否有歧义；五、条款是否有效维护我公司合法权益；六、条款是否完备。第十六条 综合办公室对合同严密性进行监督审查。提交审查的合同应符合下列要求：一、经办部门已经对合同进行了业务性审查，涉及财务事项的已经过财务部门审查，法律顾问已对合同进行合法性审查；二、合同当事人均未在合同上签字盖章；三、合同约定的内容尚未实际履行；四、需要同时附送的材料完备；第十七条 综合办公室审查的期限为在收到合同后的2个工作日内完成，并视情况提出法律意见或解决问题的方案，业务紧急的，应尽可能满足业务部门的时间要求，业务特别疑难的，应合理延长审查时间。第十八条 综合办公室审查后，应综合法律顾问意见出具书面法律意见书，对存在的问题进行分析，对风险做出判断，并视情况提出防范或降低风险的对策。该意见不是最终的决策意见，而是业务部门做出决策的重要参考。第十九条 合同报送法人代表或授权代表批准时，必须将法律意见书做为附件一并报送，根据批准人的要求对采纳部分和不采纳部分进行说明，经办部门合同存档时也应将法律意见书一并存档。第二十条 同一内容合同一般审查一次，由经办部门对采纳部分进行修改，特殊情况需要再次报送审查的，最多进行两次，审查人对合同文本和审查意见一并保存。第二十一条 审查人对合同审查中涉及到的商业秘密负有保密义务。第五章 合同的批准第二十二条 公司总经理经法定代表人授权，全权处理公司的各类业务，代表公司对外签订合同。公司其他人员对外订立合同，应得到公司总经理的书面授权并在授权范围内对外订立合同。第二十三条 以公司名义签订的合同，合同承办部门应做好履行合同批准的程序：一、工程合同：公司本部土建工程、设备安装工程的承包合同，由公司委托有资质的预算人员审核总造价后，经主管副总经理审核后，按财务制度规定权限由公司总经理、董事长批准签订合同。二、销售合同：公司销售合同，必须注明单价、供货数量、供货时间、回款时间、回款方式等，报主管副总经理审核，按财务制度规定权限由公司总经理、董事长批准签订有关合同。如遇索赔、善后处理等有关事宜，必须经合同主管部门和其它合同监督部门讨论后报总经理。四、采购合同：公司本部大宗物资、设备及其配件的采购经物资部门负责招投标后，报主管副总经理审核，按财务制度规定权限由公司总经理、董事长批准签订合同。五、其它各类合同批准程序：公司本部以公司名义签订的其他各类合同，经合同业务部门拟定，报主管副总经理审核，按财务制度规定权限由公司总经理、董事长批准签订有关合同。第二十四条 以公司名义对外订立合同应当使用合同专用章，以其他各种公章签订合同对本公司不发生效力，除非公司追认。违反规定签订合同的追究有关人员责任。第六章 合同的履行第二十五条 合同依法成立，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“守合同、重信用”的原则，严格执行所规定的权利义务，确保合同实际、全面地履行。第二十六条 公司实行合同履约责任制，各部门一把手是合同履约的第一责任人，第一责任人对合同的全面、正确履行负责。第二十七条 各签约部门、签约人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理或汇报。应当积极妥善地行使抗辩权、代位权、撤销权、留置权，否则致使合同不能履行或不能完全履行，给公司造成损失的，要追究有关人员的相应责任。第二十八条 根据合同性质，合同执行部门应按照合同约定的标的物的数量、质量等进行验收，对不符合合同约定的，应在法定或约定的期限内向对方当事人提出书面异议，并督促合同对方继续履行。第二十九条 对于公司为付款方的合同，支付合同价款时，须经公司领导审批签字。未经合同主管部门及公司领导签字，财务部门不予付款。第三十条 对于公司为付款方的合同，支付最后一笔合同款项时，合同执行部门应填写合同履行终结报告，送综合办公室备案。第七章 合同的变更与解除第三十一条 在合同履行过程中遇到困难，各部门应尽一切努力克服，尽力保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。第三十二条 对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本企业合法权益出发，从严控制。第三十三条 合同需要变更、解除，合同执行部门应向综合办公室提交经本部门负责人签字的书面报告，经审查出具意见后，报总经理签字同意后方可变更、解除。经办部门应及时采取补救措施，尽量减少由此造成的损失。第三十四条 合同变更、解除必须采取书面形式。第三十五条 合同执行部门应在2个工作日内将变更、解除合同的各种文件、纪要、信函等原件报送综合办公室备案。第七章 合同纠纷的处理第三十六条 发生合同纠纷时承办部门应于当日向综合办公室提交书面报告，并根据实际情况，提出相应的解决以及应对办法；第三十七条 合同纠纷原则上由承办部门负责处理，承办部门对纠纷的处理必须具体负责到底。涉及公司内多个单位的，或承办部门处理不了的，报主管领导、总经理协调处理。 第三十八条 对经协商仍无法解决的合同纠纷，经总经理同意，可提交上级主管机关、仲裁部门或人民法院依法处理。第三十九条 合同纠纷的提出，及与对方当事人协商处理纠纷的时间，应注意不超过法律规定的时效，并考虑有仲裁或起诉的足够时间。第四十条 综合办公室处理经济纠纷前，承办部门必须提供下列证据材料(原件或复印件)；一、合同的文本(包括变更、解除合同的协议)以及与合同有关的附件、文书、电报、图表等；二、送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证；三、产品质量标准、样品或鉴定报告；四、货款的承付、托收凭证，有关财务帐目；五、有关违约的证据材料；六、其他与处理纠纷有关的材料。第四十一条 合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应订立书面协议，由双方代表签字并加盖合同专用章。第四十二条 合同纠纷处理或执行完毕的，应于2个工作日内通知有关单位，并将有关资料汇总，统一交综合办公室归档，以备查考。第八章合同日常管理第四十三条 公章、合同专用章的使用，必须按法定代表人委托的范围使用，超越委托范围的无效。具体管理办法参照公司印章管理制度。 第四十四条 合同档案归档应具有以下书面文件：一、合同文本，合同附件，往来信函、电报、传真；二、合同对方营业执照复印件、资质证明复印件；三、合同对方资信调查记录；四、合同对方经办人、签字人的资格证明文件；五、合同评审记录、合同审查审批表；六、重大合同履行报告；七、对非正常履行情况分析及处理建议，或同意结算意见书；八、合同履行终结报告。第四十五条 以公司名义鉴订的一切合同，如采购合同、销售合同、租赁合同、保险合同、工程承包合同及其招投标文件的正本一份由综合办公室存档，一份由财务部保管，一份由承办部门保管。公司及所属各部门须认真做好合同管理及相关基础工作。具体如下：一、建立合同档案。每一份合同都必须有一个编号，不得重复或遗漏。每一份合同包括合同正本及附件，合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议（包括文书、电传等），均应妥善保管。二、建立合