会计电算化精ppt课件

.,1,会计电算化工作流程指导课件(2),.,2,会计核算软件的功能,一、初始化功能二、录入会计凭证三、审核会计凭证四、登记会计账簿五、编制会计报表六、查询功能,.,3,一、系统初始化,分类：分核算体系的建立和期初数据的整理录入两部分一、核算体系的建立1、操作员设置2、建立核算账套3、操作员权限设置4、定义编码方案5、设置账簿选项,.,4,一、系统初始化,6、定义外币及汇率7、建立会计科目8、建立辅助核算9、明细权限设置10、结算方式定义11、设置凭证类别12、自定义项的设置13、常用摘要及常用凭证定义,.,5,一、系统初始化,二、期初余额的录入1、总账期初余额的录入2、辅助账期初余额的录入,.,6,总账期初余额的录入,1、在“总账系统”界面，单击“系统初始化”菜单下的“录入期初余额”，屏幕显示“期初余额录入”界面；2、将光标移到需要输入数据的“期初余额”栏直接输入数据；3、数据输入完毕，单击刷新按钮，系统自动生成上级科目的余额,.,7,总账期初余额的录入,注意：只要求录入最末级科目的余额和累计发生数，上级科目的余额和累计发生数由系统自动计算。如果某科目为数量、外币核算，可以录入期初数量、外币余额。但必须先录入本币余额，在录入外币余额。若期初余额由外币、数量余额，则必须有本币余额。,.,8,辅助账期初余额的录入,在录入期初余额时，若某科目涉及辅助核算，则系统会自动为该科目开设辅助账页。相应的，在录入期初余额时，不能直接输入总账期初额，必须双击该栏，调出辅助核算账，输入辅助账的期初明细。输完后，系统自动将辅助账的期初余额之和计为该科目的总账期初余额。注意：,.,9,辅助账期初余额的录入,1、在录入辅助核算期初余额之前，必须先设置各辅助核算目录。若系统中往来款核算受控系统是应收、应付，那么应该到应收、应付系统中录入含客户、供应商类的科目的明细期初余额，在这里，只能录入各科目的总余额，若这些科目还有其他辅助核算，如部门客户核算或项目客户核算，则只能录入这些科目下各部门或各项目的明细期初，至于各客户及供应商的余额，可到应收应付系统中录入。,.,10,辅助账期初余额的录入,2、若期初余额试算不平衡，那么将不能记账，但可以填制凭证。3、若已经使用本系统记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”的功能。,.,11,初始化的几点说明,1、初始化设置在启用账套时一次性处理完成，以后年份的会计核算工作不再需要再次进行初始化设置。2、以后年度可以使用初始化设置功能对某些需要调整的项目重新进行定义。,.,12,7.3凭证处理,初始化设置完成后，就可以开始进行日常账务处理。凭证处理是利用账务处理系统进行日常会计核算业务处理过程中，最经常性的工作，也是日常使用账务处理系统中最基础性的工作。目前的会计电算化系统，是以记账凭证数据作为系统的最基础数据，记账凭证数据的正确性，是决定系统输出结果正确与否的基础，凭证处理是整个系统数据的入口。输入垃圾输出垃圾一般账务处理系统的凭证处理功能主要包括：凭证输入、凭证修改、凭证审核和记账。,.,13,凭证输入,输入记账凭证的两种方式：一是直接在计算机上根据审核无误的原始凭证编制记账凭证；（前台处理）适用于业务量不多、基础较好或使用网络版的用户二是先由人工在记账凭单上编制记账凭证，审核后再录入计算机系统。（后台处理）,.,14,7.3.1凭证输入,后台处理适用于第一年使用电算化系统或人机并行阶段。操作步骤：1、在“总账系统”界面，单击“填制凭证”2、单击“增加”图标或F5键增加凭证3、输入以下内容：,.,15,7.3.1凭证输入,1)凭证类型。即本凭证属于何种类型的记账凭证，账务系统中，凭证编号是按凭证类型分月连续编号的，凭证编号由系统自动完成。2)凭证月份和日期。即凭证编制的月份和日期。一般财务系统中，允许输入未结账月份的记账凭证。3)附件。即本凭证的附件张数。,.,16,7.3.1凭证输入,4)摘要。即对本凭证所反映的经济业务内容的简要说明。5)科目。只能输入最低级会计科目，或输入科目编码，或输入科目名称，或输入科目的助记码。6)金额。即该笔分录的借方或贷方发生额，金额不能为零，“红字”金额以负数形式输入。,.,17,7.3.1凭证输入,我们以下面的业务说明凭证填制方法：001账套云南大地股份有限公司2001年1月2日购入A003商品50件，单价为310元/件，增值税率为17%，货已到，款用工行存款户转账支付。编制会计分录如下：借：库存商品/A00315500.00应交税金/应交增值税/进项税金2635.00贷：银行存款/工行存款18135.00操作步骤：,.,18,7.3.1凭证输入,(1)凭证头的填制1)以操作员马方身份进入系统；2)单击系统主菜单中凭证的填制凭证菜单，出现一张空白的记账凭证回车；见图7.43填制凭证界面,.,19,7.3.1凭证输入图7.43填制凭证界面,.,20,7.3.1凭证输入,3)单击增加按钮，出现一张新凭证，单击参照按钮，选择凭证类别（收款凭证、付款凭证、转账凭证中的一种）中的付款凭证回车；4)确定后，系统自动生成凭证编号，输入制单日期为2001年01月02日，所附原始单据张数为3回车，如图7.43所示；(2)输入凭证分录部分1)输入或参照输入凭证摘要“购进商品”，回车；,.,21,7.3.1凭证输入,2)“科目名称”参照或参照输入135003，回车，“借方金额”输入15500，回车，回车空过贷方；3)系统自动复制摘要到下一行，在此也可对其进行修改形成多摘要凭证，回车；4)在第二行的“科目名称”栏中，参照或直接输入22101，回车，“贷方金额”输入2635.00，回车；5)系统自动复制摘要到第三行，回车；,.,22,7.3.1凭证输入,6)在第三行“科目名称”栏中，参照或直接输入10201，回车；凭证弹出辅助项窗口；(3)输人支票管理信息1)结算方式点击参照，双击“转账支票”，回车；2)在“票号”栏输入1006，回车，“发生日期”输入2003.03.02或调出日历输入，单击确认，在凭证的左下角显示辅助项的内容；,.,23,7.3.1凭证输入,3)此时，光标出现在“借方金额”栏，回车通过；4)在“贷方金额”栏中输入18135.00，回车，如果对该结算方式启用支票登记簿，而该支票又没有登记，屏幕出现支票登记提示；此支票尚未登记，是否登记，选取“是”,录入支票领用信息，回车；,.,24,7.3.1凭证输入,5)单击保存，可输入其他凭证；6)输入完毕，单击退出按钮，退回总账系统界面。,.,25,7.3.1凭证输入,（注意）1)系统默认应按时间顺序填制凭证，即每月内凭证日期不能倒流。2)如果使用应收系统管理所有客户往来业务，制单中不能使用纯客户往来科目，而是到应收系统中生成相应的凭证。3)凭证一旦保存，凭证类别、凭证编号将不能再修改。,.,26,7.3.2-4凭证修改、审核、记账,(4)凭证填制的其他功能说明1)生成和调用常用凭证。,.,27,7.3.2-4凭证修改、审核、记账,当你认为某张凭证应作为常用凭证保存时，在完成填制后可通过菜单【编辑】下的【生成常用凭证】制作常用凭证，然后为该张凭证确定一个代号和说明，该张凭证即被存入常用凭证库中，以后可以调用。调用常用凭证时，输入常用凭证的编号或在常用凭证的编号处按参照按钮，选取要调用的常用凭证，用鼠标点选入按钮或按F3键，调出的常用凭证可直接将其修改成所需的凭证。,.,28,7.3.2-4凭证修改、审核、记账,2)修改凭证。在填制凭证中，通过按翻页按钮或按查询按钮输入查询条件，找到要修改的凭证，然后直接将光标移到需修改的地方进行修改即可。若要修改某辅助项，则将光标移到要修改的辅助项处，双击鼠标，屏幕显示辅助项录入窗，可直接在上面修改。若要修改金额方向，可在当前金额的相反方向，按空格键。,.,29,7.3.2-4凭证修改、审核、记账,若在【选项】中设置了“制单序时”的选项，那么，在修改制单日期时，不能在上一编号凭证的制单日期之前。在【选项】中选取“不允许修改、作废他人填制的凭证”，则不能修改他人填制的凭证。3)作废/恢复凭证。,.,30,7.3.2-4凭证修改、审核、记账,进入填制凭证后，找到要作废的凭证。用鼠标单击菜单【编辑】下的【作废/恢复】，凭证左上角显示“作废”字样，表示已将该凭证作废。作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号，作废凭证不能修改，不能审核，在记账时，不对作废凭证作数据处理，对已标记作废的凭证，可以取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。,.,31,7.3.2-4凭证修改、审核、记账,4)整理凭证。有些作废凭证不想保留，可以通过凭证整理功能将这些凭证彻底删除，并对未记账凭证重新编号。操作方法为：在填制凭证界面单击菜单【编辑】下的【整理凭证】，选择要整理的月份，按确定后，屏幕显示作废凭证整理选择窗，用鼠标选择要删除的作废凭证，按确定按钮，系统将这些凭证从数据库中删除掉，并可对剩下披挂那种重新排号。,.,32,7.3.2-4凭证修改、审核、记账,若本月已有凭证记账，只能对未记账凭证作凭证整理。若想作凭证整理，请先到“恢复记账前状态”功能恢复为本月月初的记账前状态，再作凭证整理。5)制作红字冲销凭证。用户通过菜单【编辑】下的【冲销凭证】制作红字冲销凭证。先输入制单月份，然后回答将冲销什么时间什么号凭证，则系统自动制作一张红字冲销凭证，本功能用于自动冲销某张已记账的凭证。,.,33,7.3.2-4凭证修改、审核、记账,7.3.2凭证审核记账凭证在记账前，须由审核人员对制单员填制的记账凭证进行审核。同时，若企业需要进行出纳签字管理，并在【选项】设置“出纳凭证必须经由出纳签字”，则需在审核凭证前，由出纳人员对带有现金或银行科目的凭证进行检查核对并签字。,.,34,图7.44凭证审核界面,.,35,7.3.2-4凭证修改、审核、记账,凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有被取消签字后才可以进行修改或删除，取消签字只能有出纳人员自己进行。,.,36,7.3.2-4凭证修改、审核、记账,审核凭证是审核人员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等。审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后，再审核。只有具备审核权的人才能使用本功能。,.,37,7.3.2-4凭证修改、审核、记账,按照会计制度的规定，记账凭证的填制与审核不能为同一个人，因此，在进行审核凭证前，应进入【文件】菜单下的【重新注册】功能中更换操作员，才能执行审核。,.,38,7.3.2-4凭证修改、审核、记账,操作步骤：(1)以操作员陈明身份进入系统：(2)在凭证菜单中，单击审核凭证，出现审核凭证条件窗如图7.44所示，定义凭证审核条件：,.,39,7.3.2-4凭证修改、审核、记账,(3)输入审核凭证的条件后，单击确认按钮，屏幕显示凭证一览表：(4)在凭证一览表中双击某张凭证，则显示该凭证。审核人员在确认该张凭证正确后，单击审核按钮将在审核处自动签上审核人名字，该张凭证审核完毕后，系统自动显示下一张待审核凭证。,.,40,7.3.2-4凭证修改、审核、记账,(注意)(1)审核人除了要具有审核权外，还需要有对待审核凭证制单人所制凭证的审核权，这个权限可在“明细权限”中设置。(2)审核人和制单人不能是同一人。,.,41,7.3.2-4凭证修改、审核、记账,(3)凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可以进行修改或删除。(4)取消审核签字只能有审核人自己进行。(5)作废凭证不能被审核，也不能被标错：已标错的凭证不能审核，若想审核，需先按取消，取消标错后才能审核。,.,42,7.3.2-4凭证修改、审核、记账,7.3.3记账记账凭证必须经审核签字后，才可用来登记总账和明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。本系统记账采用向导方式，记账工作有计算机自动进行数据处理，不用人工干预。下面讲述记账操作方法。操作步骤：,.,43,7.3.2-4凭证修改、审核、记账,(1)在凭证菜单中，单击记账，进入记账向导一；(2)在未记账凭证范围清单中单击可输入的记账范围区，输入要进行记账的凭证范围；(3)记账范围输入采用范围列示方式，可以输入数字、“”和“，”；,.,44,7.3.2-4凭证修改、审核、记账,(4)选择完成后，单击下一步，系统先对凭证进行合法性检查；(5)核对无误后，单击下一步，进入记账窗口；(6)当以上工作都确认无误后，单击记账按钮，系统开始登录有关的总账和明细账，并提示记账完毕。,.,45,7.3.2-4凭证修改、审核、记账,（注意）(1)如果发现某一步设置错误，可单击上一步返回后进行修改，若设置过程中不想再继续记账，可通过单击取消，取消本次记账工作。(2)在记账过程中，不得中断退出。,.,46,7.3.2-4凭证修改、审核、记账,(3)在第一次记账时，若期初余额试算不平衡，系统将不允许记账。(4)所选范围内的凭证如有不平衡凭证，系统将列出错误凭证，并重选记账范围。(5)所选范围内的凭证如有未审核凭证时，系统提示是否只记已审核凭证或重选记账范围。,.,47,7.3.2-4凭证修改、审核、记账,)对记账处理的几点说明1)同手工系统类似，记账处理只能对本月的记账凭证进行记账，所谓本月，即上月已结账。2)有不平衡凭证，不能记账。3)在记账过程中，不得中断退出。4)如果记账中断是发生在系统正式记账开始前，用户可直接重新记账，但如果记账中断是发生在正式记账过程中，应在重新记账前，先通过系统提供的“恢复记账前状态”功能恢复上次未完成记账处理前的状态后，再重新进行记账处理。5)每月的记账次数是任意的。,.,48,辅助核算与管理,辅助核算：也叫辅助账类。用于说明本科目是否有其它核算要求，系统除完成一般的总账、明细账核算外，并提供以下几种专项核算功能供用户选用：部门核算个人往来核算客户往来核算供应商往来核算项目核算例如：制造费用可设成部门核算，生产成本可设成项目核算，应收账款可设成客户往来核算，应付账款可设成供应商往来核算。,.,49,辅助核算与管理,一个科目可同时设置两种专项核算，如：管理费用既想核算各部门的使用情况也想了解各项目的使用情况，那么，可以同时设置部门核算和项目核算。个人往来核算不能与其他专项一同设置，客户与供应商核算不能一同设置。辅助账类必须设在末级科目上，但为了查询或出账方便，有些科目也可以在末级和上级设账类。但若只在上级科目设账类，其末级科目没有设该账类，系统将不承认，也就是说当上级科目设有某账类时，其末级科目中必设有该账类，否则只在上级设账类系统将不处理。在设置辅助核算时请尽量慎重，因为，如果您的科目已有数据，而您又对科目的辅助核算进行修改，那么，很可能会造成总账与辅助账对账不平。,.,50,辅助核算与管理,其他核算：用于说明本科目是否其他要求，如银行账、日记账等。一般情况下，现金科目要设为日记账；银行存款科目要设为银行账和日记账。科目性质（余额方向）：增加登记在借方的科目，科目性质为借方；增加登记在贷方的科目，科目性质为贷方。一般情况下，资产类科目的科目性质为借方，负债类科目的科目性质为贷方。只能在一级科目设置科目性质，下级科目的科目性质与其一级科目的相同。已有数据的科目不能再修改科目性质,.,51,7.4往来辅助核算与管理,手工会计核算中，往来科目是对核算和管理应收应付和预收预付资金科目的统称。用于核算资金往来业务的科目较多，如：应收账款、其他应收款、应付账款、其他应付款、预收账款、预付账款等。会计电算化的往来核算与管理是指对已经设置为往来辅助核算的往来科目，并不是所有往来科目。,.,52,7.4往来辅助核算与管理,电算化后，对往来科目的核算方式有两种：1、常规方式：与手工核算方式一致，将往来的单位和个人下设为明细科目。适用于往来业务量较小或不需要进行进一步核算与管理的单位。2、往来方式：将往来科目设置为往来辅助核算。适用于往来业务量较大，特别是又容易形成坏账的单位。,.,53,7.4往来辅助核算与管理,一、往来设置1、建立往来单位（或个人）一览表2、输入往来单位（或个人）期初余额二、往来核算1、往来余额表2、往来明细账3、核对往来账,.,54,7.4往来辅助核算与管理,三、往来管理1、两清账自动勾销系统中对“两清”账的自动“勾销”处理，主要有3种方式：专认、逐笔和全额。专认，是指摘要中内容完全相同、发生额相等、借贷方向相反的业务，如：日期摘要个人借方贷方业务一：970203借差旅费张三2000.00业务二：970312还差旅费张三2000.00业务一和业务二将通过专认方式自动勾销。逐笔，是指发生额相同但借贷方向相反的两笔业务，如：日期摘要个人借方贷方业务三：970314销售货款北京新兴公司12000.00业务四：970602结算货款北京新兴公司12000.00业务三和业务四将通过逐笔方式自动勾销。,.,55,7.4往来辅助核算与管理,全额，是指同一往来户的多笔往来业务的借贷方合计发生额相同但方向相反，如：日期摘要个人借方贷方业务五：970113销售货款上海新兴公司130000.00业务六：970310结算货款上海新兴公司130000.00业务七：970315销售货款上海新兴公司75000.00业务八：970423结算货款上海新兴公司45000.00业务九：970612结算货款上海新兴公司150000.00业务五至业务九将通过全额方式自动勾销。2、往来账清查3、打印催款单4、账龄分析表,.,56,7.5现金与银行管理,.,57,7.5现金与银行管理,日记账的输出包括：1、查询现金日记账2、查询银行存款日记账3、打印现金和银行存款日记账资金日报：及时了解和掌握每日现金和银行存款的收支情况及现金、银行存款的当日余额，是企业财务管理重要的内容之一。系统提供的现金、银行存款日报表功能，通过对当日现金和银行存款收支及账面余额的输出，不仅为企业出纳员的现金、银行存款管理提供了方便，而且为管理者及时了解和掌握本企业的资金状况、合理运用资金提供了参考数据。,及时,.,58,7.5现金与银行管理,支票登记簿：,在手工系统中，为对银行结算票据进行严格管理，企业出纳员通常需要建立支票领用登记簿，用以登记支票的领用人、领用日期、支票用途、是否报销等情况。在计算机账务处理系统中，通过建立电子登记簿的方式代替了手工系统中传统的支票登记簿。,.,59,7.5现金与银行管理,银行对账(1)录入日记账未