办公用品管理制度

办公用品管理制度1 目的为加强企业规范化管理，保障日常办公需求，加强办公费用控制，特制定本制度。2 适用范围适用于公司办公用品的采购、管理及使用。3 职责3.1行政部：负责办公用品的采购及发放管理。3.2 各部门：严格按本制度执行。4 术语与定义无5 工作程序5.1办公用品分类：按使用的性质分为一般办公用品和固定资产两类。5.1.1一般办公用品包括：剪刀、胶水、橡皮擦、回形针、直尺、订书器、涂改液、裁纸刀、签字笔、以及垃圾袋、垃圾篓等清洁用品。5.1.2 固定资产包括：桌椅、文件柜、电脑、打印机、复印机等。具体固定资产依固定资产管理规定执行。5.2 采购5.2.1行政部依据采购管理控制程序负责办公用品的统一采购工作，其他部门及个人不得自行购买。5.2.2 办公用品的采购须基于公司实际需求进行。一般情况下，各部门于每月25日前向行政部提交次月办公用品需求计划表，行政部负责数量汇总后，根据办公用品库存情况及消耗水平填写入库类需求请购单，经总经办审核后由行政部询议价采购。5.2.3 采购时需从相对固定的供应商中选择两到三家性价比高的供应商进行询议价，询议价结果经总经办审批同意后，报总经理核准，核准同意之后由行政部安排专人集中每月30日前采购。5.2.4特殊情况下，如日常工作中某项办公用品库存严重短缺或使用部门有大量需求时，则由需求部门填写入库类需求请购单，经总经办审核同意后交行政部采购。5.2.5 购买办公用品应取得合法、正规的发票，报销时还需附上供货商提供的办公用品明 细清单。5.3 入库保管5.3.1 仓管员对采购回来的办公用品数量和质量进行验收，验收合格后按照其物品名称、规格型号及数量录入ERP系统并打印出入库单给到部门主管签字确认后精心保管。5.3.2 库房内的各种办公用品应摆放合理，并做到整齐、美观；及时更新库存，并于每月28日-30日进行盘点库存，做到账物相符。5.3.3 办公用品的保养，主要由各部门自行负责，行政部进行不定期检查，不得故意破坏办公用品；个人领用的办公用品必须认真保管，因人为保管不当造成办公用品损坏者，则需自行购买。5.4 领用5.4.1固定资产领用固定资产领用依据固定资产管理规定执行。5.4.2 一般办公用品 1）每周五为办公用品领用时间2）办公室新入职员工，每人可领取签字笔（三色）各一支、笔记本一本作为必备办公用品；其余办公用品根据各岗位工作需求由各部门汇总申请领取。3）公用品易耗品重新领用时，需携带原物品交行政部后方可领取新办公用品，以旧换新的办公用品交库管员保存3个月之后报废。具体清单参考附件一。4）所需用品，由各部门填写领料单于每周五到行政部领取。5）部门或员工应按需领用办公用品。领用时，须系统完成ERP系统领料流程后，打出纸质档并给到部门主管审核，行政部会签后由仓管员发料。6）除以上情况以外，如有特殊者应做另外说明，报备至部门主管知悉后告知行政部领用。5.5 盘点5.5.1 为明确办公用品的实际存量，必须对办公用品定期进行盘点。5.5.2 仓管员须在每月末将办公用品领购明细账与实物进行盘点核对。5.5.3 财会部每季度指定专人盘点办公用品，核查库存实物与账面是否准确无误；如有差异，应及时查明原因并进行处理。若收发计量错误，及时更正；若因保管不善造成的缺失、损坏，则由当事人照价赔偿。6 相关文件和记录6.1 引用文件6.1.1 入库类需求请购单 6.1.2 固定资产管理规定 6.1.3 采购管理控制程序 6.1.4 入库单 6.1.5 领料单 6.2记录文件6.2.1办公用品需求计划表 7 附件7.1 附件一：以旧换新清单附件一：以旧换新清单序号品名单位备注1中性笔-黑色支以旧换新2中性笔-蓝色支以旧换新3中性笔-红色支以旧换新4白板笔-黑色支以旧换新5白板笔-蓝色支以旧换新6白板笔-红色支以旧换新7油性笔-黑色支以旧换新8油性笔-蓝色支以旧换新9油性笔-红色支以旧换新10荧光笔-多色支以旧换新11笔芯-黑色支以旧换新12笔芯-蓝色支以旧换新13笔芯-红色支以旧换新14修正液瓶以旧换新15订书机个以旧换新16打孔机个以旧换新17剪刀把以旧换新18美工刀把以旧换新19刨笔刀个以旧换新20固体胶瓶以旧换新21