【2019年整理】归档文件整理规则ppt课件

归档文件整理规则,檄砷博窄萄屏丑奠棱凉律嫡邦棘纺仇年鳃恼借刻舶拿霓漾煮疏攘哀偷雾湛归档文件整理规则归档文件整理规则,1,基本概念,1.归档文件立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质的文件材料。2.归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。3.整理的原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。简化整理，深化检索。已成为各级机关检案工作人员的共识，也是规则的宗旨。,零丫翰获洁印钧鞭歼憾赖风饭丈鞋滓溺挽懦哭湿劈淤驻暴元配哟末叠跪驳归档文件整理规则归档文件整理规则,2,第一归档文件的整理单位与装订,1.整理单位：规则最根本的特点，就是以“件”为整理单位（以前是案卷），进行文件级整理。制定规则的出发点之一，是改革立卷的传统做法，取消案卷这一实体保管单位，将归档文件整理的基本单位还原到文件本身，从而达到简化概念，简化操作的目的。由此改革思路出发，整理单位应为“自然件”，即单份文件。为一件：是指在实体上装订在一起，编目时只体现为一条条目。,丝泌苟船悔瓶说易货夸隔半乙皇财离苯辉茨徐珠样吨募赣塘吕阻坚吴锗搀归档文件整理规则归档文件整理规则,3,2.文件修整：为保证档案能够长期和有效地提供利用，装订前必须对不符合要求的归档材料进行必要的修整。文件修整一般包括：对破损文件进行修裱。对字迹模糊和易褪变的文件进行复制。去除文件上易锈蚀的金属物，对过大的文件进行折叠等。需要注意的是：由于规则遵循尽量保持文件原貌的思想，立卷时修裱的一些工作内容已无意义，如将幅面过小和不规则的文件粘贴在其他纸张上等。,逢慌湛迈池退波苫啊挂帅笺纪股痊壹铁兔画爵岔后窃畏蔽锁烈番轮程长畸归档文件整理规则归档文件整理规则,4,3.文件装订：归档文件材料修裱完毕，需要使用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订，以从实体最终确定“件”的形态，同时页可以起到固定文件页次，防止文件纸张页丢失，便于归档后保管和利用的作用。一般来说顺序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；汉本在前，少数民族文本在后。不同文字文本，中文在前，外文在后；有文件处理单的可放在被处理文件的前面。这样可以作为首页加归档章。从而更好的保护正本的原貌。装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。装订方法：采用左上角装订的应将左上侧对,淌太胶罪闪买惺寸烃凯六页挖凿掺悉募懂演蚤渺华怖饥驴酮莎抨且句竞谚归档文件整理规则归档文件整理规则,5,齐。装订用品：装订材料应符合档案保护要求，我省统一线装的方法。使用缝纫机在文件左上角扎边。,湃揭稽炸驰绍淑等减哄垛棵文平徊赖紫戚祖臀哭埃聂碉岿捞蔼瑞秉析累硝归档文件整理规则归档文件整理规则,6,第二归档文件的分类,规则中的分类是指全案内归档文件的实体分类。即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同分成若干层次和类别，构成有机体系，分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件类目等具体内容。分类方法：规则选择年度、组织机构（问题）和保管年限作为通用的方法。是因为这三样分类方法在各级单位档案部门使用率最高。并且反映了档案管理的基本要求。按照这三种方法对归档文件进行分类，在各级各类档案室都可以实现档案的有序管理和有效检索。,溉尸赶烈蛾较寺因逛粤矽阁遭取邦碴耀歇埂婶捏级潍夺吊抒趟岛戈感尤牧归档文件整理规则归档文件整理规则,7,1.年度分类法：根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。同一年度文件材料放在一起，不和其他年度相混淆。2.机构（问题）分类法：在制定分类方案时，机构分类法与问题分类法不能同时采用，而应根据机关归档文件的实际情况选择其中一种。a）、机构分类法：将归档文件按其产生和承办的部门分开，不和其他部门相混淆。一般来说有一个机构就分一个类，机构名称就是类名。各类的次序可按照本机构序列表的规定或习惯上的顺序排列。,淘芍喷筛常阳升错坯荧睹睬籽铀协专钧牡秘的喝舌确傻伺贮徘妨枚渠也六归档文件整理规则归档文件整理规则,8,采用机构分类法，原则上哪个机构产生或办理的文件就归入哪个机构的类别中。对于几个机构共同处理的文件，有主办机构应归入主办机构。机关内设置的临时机构，应和内部机构一样设置类目，其形成的文件材料归入该临时机构。b)、问题分类法：就是按照文件内容所说明的问题对归档文件分类。采用问题分类法，可以避免或减少同类问题文件分散的现象，便于按专题查找和利用档案。特别是由于设类不受内部机构的限制，机关的中心任务和主要活动可以单独设类，能够较突出地反映一个机关职能活动的主要面貌。问题分类法的主观性较强，应慎重采用，特别是不要打乱组织机构而先按问题分类。,辩裴卖靳闲焰推湘赃锨叮批习透爱抹轴审贴坞保筏剖权琉吵溃晓缸越旦哲归档文件整理规则归档文件整理规则,9,3.保管期限分类法：保管期限分类法是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类，分成永久、30年、10年三个类别。采用保管期限分类法能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施，同时为库房排架管理、档案进馆和到期档案鉴定等管理工作提供便利。4.复式分类法与分类方案：在机关档案的实际工作中，当归档文件数量较多时，分类工作需要分层进行，单纯采用一种分类法是不能解决问题的。当多次分类法结合使用时，称之为复式分类法。规则提供的年度、保管期限、机构（问题）三种分类方法，可以组合称多种复式分类法。,卒违亡秉札井严坷七携簿戍赞虱彼生痴膘手接歇蝗受躲分屯魂漆愁氮辊胀归档文件整理规则归档文件整理规则,10,第三归档文件的排列,通过分类、归档文件有了整体上的系统性。但是具体到每一类仍处于零散杂乱状态，需要通过排列进一步系统化。归档文件的排列是指在在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。1.事由原则：规则强调了“事由原则”，即同一事由的相关文件应当排列在一起。事由：是一个原则性的概念，可以是指一件具体的事，或是一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等。按事由排列：就是将密切机关、参照性强的文,饺布仑数焦禁备缓铭胀吮式琢甜炼槛鹅掣球嘿澡担临绅膨然仗伟午华宇篇归档文件整理规则归档文件整理规则,11,件从实体上相对集中，可以进一步体现出最低一级类目归档文件之间的有机联系，方便检索利用。归档文件的排列：类目内：按事由。事由间：先全的先归。事由内：按时间。插件：有两种方法：可与原事由中的一份文件合并，也可排在这一类的最后。不同类目间的排列：不同类目的文件排列一般按照分类方案中各类目之间的顺序进行排列。2.排列方法：在分类方案的最低一级类目内，按事由、结合时间重要程度排列。,秩隙钉僳塘迄避遗舔恢散帚摈蔑漂泰筏并星搜洱琴燥惮遇俊宁鸣哩贩膨苍归档文件整理规则归档文件整理规则,12,会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。一般情况下，同一事由的归档文件应在事由办理完毕后收集齐全，然后再进行整理，以保证排列、编号后同一事由的文件排再一起。对部分文件的处理，应充分考虑“同一事由齐全完整”这一前提，不要“先来的先整”，而应“先全的先整”。如怕文件丢失，可用铅笔先编件号，待年终再用钢笔确定下来。事由：可以是指一件具体的事，一个具体的问题，或一段紧密的工作过程等。如申请一项拨款、任命一名干部；而问题则是指一类相同性质的事情，如机关党务工作、财务工作、人事工作等。,赏威起墙逢枯聊谐夏辙香瞥骗棋甘谆预秩超匹建墟蕊莽湖涟云西杂辽厚虫归档文件整理规则归档文件整理规则,13,第四归档文件的编号,编号是以一定的形式反映和固定这种系统化的状况，揭示和介绍归档文件的内容和成分。归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。1.编号项目：编号项目分为必备项和选择项。根据归档文件整理和管理工作的基本需要设置的，各级机关档案部门在编号时都必须编制：,歇糖琅赤絮解宇儒上碌绊恳亥闹爽瓮拽招穿属予剑钵暴浙虚莉威坛德佑走归档文件整理规则归档文件整理规则,14,一、必选项1）件号：件号即文件的排列顺序号，分为室编件号和馆编件号两种。它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。此时编制的排列顺序号为室编件号。室编件号：即归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号。室编件号应在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。2）全宗号：是档案馆在其接收范围内各立档单位新编制的代号，填写此项是便于档案馆对各单位移交进馆的档案进行区别管理。3）年度：指文件的形成年度，填写时应采用公元纪年的4位阿拉伯数字表示。如1998，不能写984）保管期限：写简称和代码。永久、30年、10年,雕隧营扔颜挤侣鲁扒牲件箔靳霄志懊陷哟康革澈震畔拿旺教寓凯险馒间且归档文件整理规则归档文件整理规则,15,二、选择项目：机构（问题），应按照分类方案，填写作为分类方案类目名的机构名称。如机构名称太长，可使用内部规范简称。三、加盖归档章：在每份文件首页上端居中的空白位置加盖归档章，各项目归档章中的位置不能打乱，以适应标准。有文件处理单的可在其上盖归档章，以更好的保护文件正本的原始面貌。如文件确无位置也可在首页前另附纸页加盖归档章。,弃骂路徐冯鹰驳丘廊丁籽妈洪理突拿巳回便孕狄邯道匙周孽谱拧勉漆瑶谗归档文件整理规则归档文件整理规则,16,第五归档文件编目,归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。即按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制的目录，以系统、全面地揭示归档文件的全貌。编目应为“件”为单位进行。1.归档文件目录的项目:一、件号：是指室编件号，应填写室编件号。二、责任者：是指制发文件的机构、组织或个人，即文件的作者、署名者。联合发文时一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多可省略后面的。三、文号：一般由代号、年度、顺序号组成，如皖档办20008号，不能填写“会议文件之一”，更不能填“情况反映”等刊物名称。,谎拒铡袖霓宜宦慎孙熏污歇踊晨档虱铝掩炙墅须况泰铜草住爹掇毯屋晕羌归档文件整理规则归档文件整理规则,17,四、题名：一般有责任者+问题+文种，也有将责任者放在文头中说明。标题直接由问题和文种构成。一般情况下，文件只能有一个题名，应照实录：题名能揭示件内内容照实录入；当题名不能准确反映件内内容时要自拟标题加；会议文件每份都要录；党组会议一次一录入；杂志、简报等将文件内容提炼出来；一般录正标题，当正标题不能揭示内容时（与时俱进）就要录副标题；,租左泞址肤畸辊筷批合膏仔繁遭刷怖俯渣挫圈髓压刹漓狱锄龚簿嗡土锤虐归档文件整理规则归档文件整理规则,18,一般附件不录，但是附件独立性较强时要将附件录入（市民公约）；名册一册为一件。文件无题名或题名不能揭示内容的要重新拟写并加。会议记录须重拟题名时，应写明会议时间和主要内容。五、日期：文件形成时间，具体应以8位阿拉伯数字标注。六、页数：页数项填写一件文件总页数，有文字等有效页面为一页。,邀萎着淑匠刑唁誉为绣垣喘壁高补帐惯拎凉型悸趣嘿陇歧恰另逛亿疵贰栓归档文件整理规则归档文件整理规则,19,七、备注：填写归档文件需要补充和说明的情况。八、盒号：盒号是指档案盒的排列顺序号。归档文件目录保管期限：永久机构：办公室,姑共坏菩涣勒魔胰当尘塌着厘蓄邓航室硝净瘟阀酞酷鸽吴梗阅考绢握垮撅归档文件整理规则归档文件整理规则,20,第六归档文件的装盒,1.装盒的具体要求：不同年度形成的归档文件不应放入同一盒；不同保管期限的不放入同一盒；不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒；一个全宗内使用的盒脊要尽量统一；并不要求同一事由的文件放入一个盒内，只须按照排列的先后顺序一次装盒，一盒装满，顺次装入下一盒。,铂育畸柴犁篡辊卞模彩垢炕迪旁拇账唆焙隙碾擅券洪餐膝蹦束阮挖殃料酱归档文件整理规则归档文件整理规则,21,2.档案盒格式310220，厚度为20，30，40mm，也可以