办公文档的快速操作和处理技巧

1 办公文档的快速操作和处理技巧 2 本章主要内容 办公中文档处理的基本流程 简单的文档处理 图文混排的文档处理 3 第一节、办公中的文档处理的基本流程 1. 文档录入：注意录入时的技巧。 2. 文本编辑：熟练使用编辑时一些常用快捷键。 3. 格式排版：字体和段落的格式排版。 4. 页面设置：设置纸型、页边距等。 5. 打印预览：单页、多页。 6. 打印输出：“打印”对话框的使用。 4 第二节、简单的文档处理 在工作和学习中，经常要用计算机处理一些基本的文档，如公文、海报、招聘启示、合同等。 本节以制作一份通知来了解简单文档处理的过程。 实例效果如图所示。 5 6 操作步骤（ 1） 1. 新建一个 2. 通知文本的录入与编辑 1. 设置输入法 2. 录入通知的文本内容 3. 特殊符号的录入 4. 通知内容的编辑 7 3. 设置通知的字体和段落格式 1. 设置字体格式 2. 设置段落格式 3. 使用“格式刷”按钮 4. 通知中的编号设置 选择“格式”“项目符号和编号”命令，打开“项目符号和编号”对话框，在其中进行设置。 操作步骤（ 2） 8 主要知识点（ 1） 自动保存文档 在“选项”对话框中的“保存”选项卡中设置。在“自动保存时间间隔”处打“ ”并设置自动保存的具体间隔时间，最后确定即可。 文档保护 在“选项”对话框中的“安全性”选项卡设置。在“打开文件时的密码”和“修改文件时的密码”后面的文本框中分别输入密码字符，单击“确定”按钮后再次输入密码进行确认即可。 这两个密码可以是相同的，也可以是不同的。 9 主要知识点（ 2） 文本的基本编辑 选择文本 修改文本 复制、移动、删除 撤消和恢复 自动更正 在“自动更正”对话框里进行设置。可以添加自动更正项。 拼写和语法 10 主要知识点（ 3） 查找和替换 查找文本 替换文本：都在“查找和替换”文本框里进行设置。 项目符号和编号 在文档中，相同级别的段落有时需加一些符号或者编号。项目符号主要用于罗列项目，各个项目之间没有先后顺序。而一般在各个项目有一定的先后顺序时使用“编号”。适当地使用项目符号或编号可以增加文件的可读性。 在“项目符号和编号”对话框中进行设置，如图所示。 11 “项目符号和编号 ” 对话框 12 主要知识点（ 4） 根据模板创建公文 现代办公中，撰写公文可以说是最为基本的工作之一。公文都有统一的规定格式。但是如果我们直接去编辑会比较繁琐， 选择“文件” /“新建” 命令，在打开的任务窗格里选择“根据本机模板”，在打开的“新建”对话框里选择“报告”选项卡，单击“公文向导”图标。 在该提示向导中，多次单击“下一步”按钮进行制作。结果如图所示。 13 14 主要知识点（ 5） 使用制表位 标尺法：在标尺最左端的制表符符合要求时，在标尺上单击就可以设置一个制作符了。 菜单法 选择“格式” /“制表位” 命令，在“制表位”对话框中进行制作符的设置。每次设置完毕后单击“设置”按钮，最后确定即可。 15 主要知识点（ 6） 页面设置 选择“文件”“页面设置”命令，在打开“页面设置”对话框中对四个选项卡进行一一设置。 打印预览 单击工具栏上的“打印预览”按钮，进入打印预览页面进行设置。 打印输出 打印一份，直接单击“打印”按钮，打印多份，在“打印”对话框中设置。 16 第三节、图文混排的文档制作 以在文档中插入图形、图片、艺术字、文本框、页面边框等，还可以为文档分栏排版，真正做到“图文并茂” 。 本节实例为一篇“荷塘月色”散文的图文混排。 实例效果如图所示。 17 18 操作步骤（ 1） 1. 录入文档并进行基本排版 2. 设置首字下沉 选择“格式” /“首字下沉” 命令，在打开“首字下沉”对话框设置下沉的行数和下沉文字的格式。 3. 设置边框和底纹 为段落设置边框和底纹 插入横线 设置页面边框 19 操作步骤（ 2） 4. 为段落分栏 选中需要分栏的文本，选择“格式” /“分栏” 命令，在打开 “分栏”对话框设置栏数和分隔线，最后单击“确定”按钮即可。 5. 插入图片和艺术字 插入背景图片。选择“插入” /“图片” /“来自文件” 命令，在打开“插入图片”对话框中选择需要插入的图片。将图片的格式中的版式设置“衬于文字下方”。 插入艺术字。 20 操作步骤（ 3） 1. 插入竖排文本框 选择“插入” /“文本框” /“竖排” 命令，拖动鼠标，画一个文本框，设置文本框的线条、填充格式，输入文本等。 2. 设置页眉页脚 选择“视图” /“页眉和页脚” 命令，进入页眉和页脚的编辑状态，同时打开 “页眉和页脚”工具栏。 使用工具栏上的按钮对页眉和页脚进行设置。 21 主要知识点（ 1） 图片 在文档中插入图片 ：两个来源：剪贴画和来自文件。 调整图片的格式 ：在“图片”工具栏中设置或在“设置图片格式”对话框中设置。 设置艺术字的属性 利用“艺术字”工具栏或“艺术字格式”对话框中设置。 22 主要知识点（ 2） 图形 绘制图形 选择“视图” /“工具栏” /“绘图” 命令，打开“绘图”工具栏， 选择任一种图形，拖画即可。 为图形添加文字 选中图形，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“添加文字”命令，直接在图形中输入文字即可。 修改图形的叠放次序 选中对象，在快捷菜单中设置“叠放次序”即可。 23 主要知识点（ 3） 组合图形对象 选择多个对象，在快捷菜单中选择“组合”即可。 制作流程图（六步） 绘制图框 输入文字 图框的分布 绘制线条 输入分支文字 组合图形 24 主要知识点（ 4） 分栏 设置分栏：选中分栏的内容，在“分栏”对话框中设置。 删除分栏 调整栏宽 强制分栏：插入