企业采购工作流程

辰坤集团采购工作流程(初稿为明确和规范集团公司采购工作流程,分清相关部门的工作内容,促进相关部门的协调、配合,更好的监督管理集团公司的采购工作,特制订本采购工作流程。本工作流程是集团公司采购工作的大体和基本流程,在实际工作中,各相关部门可依据采购工作的实际情况灵活借鉴和采用。集团公司采购工作流程如下:一、物资提报各部门根据自己的实际生产经营状况确定本部门物资需求,提前一月填制物资提报单报送供应部。不能提前一个月确定所需物资的,应尽可能提前向供应部报送物资提报单,以便于供应部制定采购计划和资金使用计划,及时采购。对于重大紧急物资,供应部应优先采购。二、采购计划采购部对物资提报单进行汇总整理,制定本月集团公司物资采购计划。采购计划包括采购物资种类、金额、时间、采购负责人等。采购计划一式三份,采购部自留一份存底,报送总裁、总经理各一份。三、用款计划采购部根据采购计划制定本月资金使用计划,即月度用款计划。用款计划包括资金使用数量、用途、时间、支付对象等。用款计划一式四份,采购部自留一份存底,报送董事长、融资办、财务部各一份。五、领导审批集团公司总经理和总裁先后对本月的物资采购计划进行审批,审批后交予采购部修改执行。财务部长、融资办主任、董事长先后本月用款计划进行审批,审批后交予采购部修改执行。六、招标议标采购部根据所采购物资灵活的通过各种方式进行招标,招标工作要做到全面细致,把公司的需求传达到最适合的供应商中。供应商应标投标后,与相关供应商进行议标,进一步确定采购条件,缩小供应商范围,但至少保证三家以上供应商参与评标。议标要做到公平公正公开。对于数额较大的物资应由招标委员会全权负责招标工作。七、评标定标议标完成后,采购部对待选定的三家以上供应商进行评标,对于数量金额较大的采购项目,由集团公司的招标工作委员会进行议标评标。在货比三家、实地考察、掌握市场行情、集体商议的基础上,要求供应商提供样品、资质证明等文件,最终确定合适的供应商。然后向中标供应商发放中标通知书。八、领导审批确定最终供应商后,将供应商的相关资料和此次招标结果交予集团公司领导审批。若审批同意则与供应商签订采购合同;若不同意或需要对供应条件进行修改,则通知供应商,要求进一步对供应条件进行商榷修改。若商榷未果,重新招标。九、签订合同领导审批同意后,与中标供应商正式签订采购合同。采购合同要求做到清晰、明确、规范、完整、合理。先签订两份合同,后交予经检办进行合同相关内容的审查。十、合同审查经检办合同管理员对合同进行审查,若无问题则正式签章生效,若存在问题,应及时通知供应商对问题进行商榷整改。合同一式四份,供应商一份,供应部自留一份存底,经检办一份保存备案,财务部一份作付款凭据。十一、验收货物供应商根据合同发货到厂后,有一定技术含量的物资,由采购部联合相关技术人员对货物进行检查,检查范围包括货物数量、质量、重量、规格型号、生产商、生产日期、生产地、质保期、材质等内容,大型设备则要进行试运行。验收合格后,采购部向供应商开具货物验收合格证明,一式两份,一份采购部存底,一份交予供应商,作为其向财务部收款的凭据之一。若经查验,货物存在问题,采购部则视问题大小上报领导,经领导审批,与供应商协商解决问题。十二、货物入库采购部对货物验收合格后,可协助仓储保管进行货物入库,入库时应再次对货物的数量、质量、重量等进行查验确认,无误后开具入库单,一式三份,仓库自留一份存底,采购部一份,供应商一份并以此作为向财务部索款凭据之一。十三、索票付款采购工作要坚持先到货后付款的原则。对于供应商要求支付押金或保证金的,应在采购合同中明确列出,支付押金时,一定要向供应商索要押金支付证明。付款前应再次对采购合同、供应商资质等相关内容进行审核确认无误后,交由公司领导进行付款审批。领导审批同意付款后,向供应商索要发票,然后财务部根据发票、采购合同、货物验收合格证明、入库单进行付款。十四、作好记录在每次采购过程中和采购结束后,采购部都要及时做好采购工作记录,记录内容包括此次采购货物资料、供应商资料、采购问题等,即建立采购日常工作台账,每年年底对所有供