员工费用报销流程及办法

员工费用报销流程及办法 为规范本公司报销程序，提升报销流转速度和精确度，充分发挥会计核算及监督职能，提高管理效益，特制定本办法，请各位同仁配合执行；本办法适用于湖南阳扬文化传播有限公司全体员工；本办法经总经理批准后立即实行，原来与之相关的其他办法随之失效。 一、通则 1. 任何一种类型如请购及支出，包含物品设备请购、差旅费、车费、交际费等，必须于事件发 生前依照“预算及费用之审核权限”规定取得权责人的书面核准。 2. 报销人员必须取得完整真实、合法之原始凭证(发票之单位名称必须是正确无误湖南阳扬文 化传播有限公司)，由报销人整齐地自行粘贴在公司统一的报销单上，同类性质必须粘在一 起。“请款单”和“费用及出差旅费报销申请表”按原始凭证之交易发生时间分类详细填写， 并自行编号以便参照。付款一般采用（现金、支票、转帐）及汇入员工帐户等方式，经授权 人员核准并经财务部复核通过，方可付款。 3. 报销以“周”为单位每周二报销上周产生的费用，并附相关凭证，不得几周凭证粘于一起， 否则财务部将予以退单处理。当月发生的费用应尽量在当月报销，最晚不得超过发生月份的 次月，如逾期须经总经理书面批准，否则财务部将不予报销。 4. 对于报销时出现填写或计算的错误，公司采取只减不加的方式，针对不写小计数和总计数， 报销总额的20%将会被扣除；针对加总错误，差额部分的50%将会被扣除。 5. 签名的规定： 所有员工在任何凭单上签字，表示对该凭单所载事项以及金额完全同意，并已尽到诚实 申报或认真审核之责。 所有签名应同时附注日期，如不附注日期，当产生争议时，未签注日期之员工将承担最 不利之结果。 6. 财务复核结果视情况做下列处置： 退回报销单(注明退回原因)。 剔除部分不合格、不合理、说明不全之金额后付款(附剔除原因)。 要求报销人员补充说明或补必要单证。 交出纳付（汇）款。 7. 每周员工报销款一次，每月的最后一个周五不报销。 8. 在报销流程前，所有单据未齐备的，必须补齐手续后方可进入报销流程。 二、报销流程： 1. 事先核准及事后报销表单流程如下： 实物报销：报销条件为发票（因故无法开据发票需由部门领导签字）、验收（入库）单、采购单原件，三者缺一不可。 出 差：“出差(预算)申请书”“费用及出差旅费报销申请表”和“交通费用报销单”(附已经核准之“出差（预算）申请书”)；销售人员须另附行动周报及时间分配表。 交 际 费：“出差（预算）申请书(交际栏)” “报销请款单” 或“费用及出差旅费报 销申请表”(附已经核准之“出差预算申请书(交际栏)”)。 车 费：“用车申请书”“费用及出差旅费报销申请表”和“交通费用报销单”(出 租车车费，附已经核准乘坐出租车之“用车申请书”)。 验收 单据：公司自用物品采购验收，请填写事务用品验收单，生产，经营用存货验 收，经IQC核验后填写入库单。 “采购单”（如有借款，应附“借款单” ）或“费用及出差旅费报销申请表”（ 如有借 款，应附“借款单”；如有相关费用，应附“出差（预算）申请表” ）部门 主管财务复核总经理签准出纳报销。 三、途中交通费标准和说明： 1. 标准： 员工出差或培训应以最经济、有效的方式到达目的地，员工出差乘坐交通工具的规定按 车程时间限定标准：6小时以下乘坐硬座或长途汽车；68小时可乘坐硬卧；816小时可 乘坐软卧；16小时以上可乘坐飞机。员工超标申请特批乘坐飞机的，公司准予按上述规定标 准报销途中费用之外，最多再增加200元/次。 说明： 火车、长途汽车，应以火车、汽车票根为报销依据。 员工遇规定以外的紧急公务必须搭乘飞机者，应事先填写“定票单”，并报总经理批准。 出差期间，由于其它与工作无涉的事情所发生的费用，或由于员工本人的原因导致发生 的额外费用（如退票费等），一律由该员工本人承担。 四、市内交通费用标准和说明： 1. 标准： 凡从事销售、业务等经常因公需要外出工作的员工，经部门经理批准日常工作所需的交 通费可以选取以下方法之一： 据实报销：凭公交车票据实全额报销，凭出租车票按本办法第3 点规定限额报销出租车 票。 除销售、业务之外的部门员工的出租车票报销标准，出租车费依本办法第3点规定执行。 公交车票可据实全额报销。 员工在常驻工作当地公出，单次可以乘坐的出租车路程以单次最高车费为20元为限（从 出发地到目的地单程最高只能报销出租车费20元，而不是单张票据最高只能报销出租车 费20元），深夜（22：00以后，6：00前）允许单次报销50元为限。 员工异地出差，在出差目的城市内允许在出差预算批准范围内报销出租车费。一般不允 许报销两个城市间的跨市出租车费。 公司个人汽车报销规定: a) 申请报销个人汽车费用必须事先填写异动审批表，被核准后方可报销相应费用。 b) 公司行政人员个人汽车、只有在办理公司事务的前提下，才能给予补贴。 采用实报实销的办法，汽车的最高限额为每月 元，若有到机场接送高层主管或公司客人， 可增加每单程 元报销标准，超过 元须经总经理签字认可后方可报销；异地出差可报销来回 过桥费及相关油费；办理报销手续时，都必须提供相应单据（如停车费、过桥费，汽油费等）的 原始发票实报实销。受此补贴的员工原则上都不得再另行报销其他与其有关的交通费用，如出租 车费用等。 说明：员工已享受任何其他车贴福利者,不享受本办法规定待遇。 五、住宿费用标准和说明： 标准：出差费用标准 经理级： 办事员： 常驻住房补贴： 职位 地区 部门经理 非经理员工 六、餐费补贴说明： 员工因公到常驻地以外的城市出差（不含长沙），每天有 元的伙食津贴，逢法定假日津贴加倍（不得再另行申请加班工资）；如有申请报销交际餐费(含早茶，夜宵)者，则不再享受该餐津贴。伙食津贴填写金额应为早餐10元，中餐和晚餐各为20元；可享受报销的时间限定条件是：早餐为8：00 am以后、午餐为1：00pm以后、晚餐为19：00pm以后仍在出差途中。 七、交际费用说明： 员工外出聚（就）餐、请客：为某一特别的主题、或作公关和销售活动，公司经理可以安排公司内部的员工聚（就）餐；为公关或销售的目的，公司经理级及以上员工（如有必要，销售员）可以请客，但必须遵守以下规定： a.属于事先预知的情况，必须事先取得书面核准；属于临时发生的紧急情况的，必须在事后补得上述书面核准。 b.这类费用产生的原因必须是有必要的、合理的和可解释的。 c.所产生的费用必须由当时在场的最高主管进行报销，并在报销时向其上一级主管说明具体原因。 d.各级经理有责任和义务对此类费用的发生加以控制和管理。 e.报销时应注明所有在场人员姓名。 八、杂费报销说明： 1. 劳务费：总部劳务费需事先填报使用临时劳务人员申请表，经核准后由人事部统一报销， 如重大活动人手紧缺的情况在取得经理同意后可外请人员帮忙。如无法取得完整、 真实、有效的原始凭证，请相关人员另签签收单并附该外请人员之身份证复印件以 备报销。 其它费用：除另有特别规定外，一律以合法之凭证为可否报销之依据。 九、 借支流程 填写借款单（需详细填写原由）部门领导审核（签字）总经理意见（签字）财务部报备出纳。 十、工资流程 起薪 1、接收人事科转来的新参