唊唊乐餐厅营运手册3《排班系统》

排班系统一、 介绍排班唊唊乐餐厅管理体系中极其关键的工作，我们将在恰当的时间和地点安排适当数量的员工，以持续一致的提供杰出的QSC&V，作为一名排班经理，你需要有对餐厅管理的高度责任心，要有对员工的爱心，更要有解决诸多繁杂信息的信心，当你成功的完成一次排班后，那种成就感是无法言喻的。任何工作都有它最基本的要素，排班也是，在开始学习排班之前，应该对排班的基本要素做细致的了解和逐渐熟练的掌握，以便在排班时做到周到，细致而且统观全局。二、 排班的基本要素我们将学习如下内容，希望各位学会识别各项内容和表格，以及如何有效地在实际工作中运用，排班的基本要素包括：1. 固定工时2. 可变工时3. 每日工时预估控制表4. 沟通5. 人员分析及招募6. 排班步骤下面对各项进行细致分析：1. 固定工时：固定工时是指不论总营业额的情况如何，为保持餐厅运作所需的岗位工时，这些岗位包括：开铺、打烊、训练、接货、细部清洁等。正确地安排固定工时，可以有利于餐厅中很多工作的合理分配，并有效地管理工时。新员工完成一项工作会需要更多人更长的时间，熟练的员工完成同一工作则会需要更少人更短的时间，因此，在安排固定工时时，要特别注意人选的问题。固定工时指引附表1能很好的帮助你预估固定工时，此表应由餐厅经理校准，排班经理要在每天完成实际部分的填写，并与预估数值项比较，找出问题原因，寻找解决方法。2. 可变工时：可变工时是指需根据营业额的增加、减少加以安排的岗位工时，这些岗位包括：服务区和生产区 等。可变工时指引附表2能很好的帮助你排定餐厅可变工时，依此表可以在各时段的TC相应栏目内查到市场标准的生产小时，你可以根据本餐厅员工生产力水平进行安排，应有多少个工时完成产品的制作。餐厅的生产力水平应由餐厅经理决定，同一TC其生产力在杰出、优秀、良好三者所需工时不同。餐厅应根据餐厅特点，制定自己餐厅的可变工时指引。可变工时员工工作站岗位安排指引附表3给出了建议员工被安排的岗位，请餐厅在安排员工岗位时参考。3. 每日工时预估控制表：每日工时预估控制表可用来预估每小时TC及工时，并与预估值进行比较，找出差距原因，寻找解决办法，在此表中记录每天的天气变化及其他影响营业额的因素，如节假日、促销活动、对手、外部环境变化、特殊定餐等。4. 沟通：作为排班经理，除了做好以上表格外，很重要的一方面就是要考虑到人的因素，考虑到不同人的不同情况、不同需求合理地在班表中体现出来，这就需要你沟通如下时项：a) 员工的可排班时间：与员工沟通最早和最晚的可排班时段，确认员工人事资料表的变动情况。b) 有关生产小时方面地安排应与值班经理沟通，使生产力合理地安排。c) 对员工的工时需求进行沟通。d) 对员工替班及请假等事宜进行沟通。e) 对工作中有问题的员工应及时进行沟通、辅导，及时解决问题，提高员工生产力和士气。沟通方式可多种多样，一对一的沟通、开临时座谈会、出海报、留言本等。5. 人员分析及招募：每月月初对上一个月的人员流失情况进行统计分析。对营业额的实际趋势进行分析，提供是否需要招募的依据，招募计划应提前两个月提供给餐厅经理。6. 排班步骤：在排班之前，准备工作是必要的，请准备好下述物品：a) 每月目标和行动计划b) 空白的餐厅班表、笔、直尺、计算器c) 员工训练追踪卡d) 员工休息日的要求e) 固定工时f) 每周的管理组班表g) 每周计划维护保养需求、细部清洁h) 训练班表i) 餐厅可变工时指南j) 营业额预估表三、 排班第一步：预估使用每日预估工时预估控制表，回顾前三周每小时的营业额和交易次数情况，查看对于预估时段而言，前三周的营业额是否在相同的数值范围内，如果数值范围相同，那么可使用过去三周每小时数值的平均值作为下周该时段的预估值，如果数值有上升或下降的趋势，请按照趋势，预估下周相应时段的营业额和交易次数。如果每周营业额或交易次数数值与同一时段内其他两个数值相比，明显的过高或过低（超过10个百分点），那么当天可能发生了异常情况。建议：查看三周前的营业额和交易次数，以便确定这段时期内，营业额和交易次数的比率过高或过低的情况时有规律的还是偶然的，如果仅属偶然情况，那么该时段内的异常数值可忽略不计，使用剩余的两个营业额和交易次数的比率取平均值，但是，如果上述情况经常发生，你必须对此做出计划。预估不仅是一门科学，而且是一门艺术，必须依据充分而且正确的资料、经验来完成。第二步：预估工时及工时与预算运用可变工时排班指南和每日工时预估控制表，逐一预估每个时段的可变工时和固定工时，将数值转录到班表上方相应的栏目内，并计算出预估工时百分比工时如下：预估工时成本=工时平均薪资预估工时百分比=预估工时成本预估营业额此工时计算结果应与餐厅经理讨论协调第三步：填写管理组班表把管理组班表的内容填写在员工班表上，确保任何时段都有管理组在楼面进行管理，原则上要求为每八名员工安排一名管理组，如需要，可增加经理人数。第四步：划线依照班表上方提供的可变工时和固定工时数进行划线，可变工时用实线，固定工时用虚线，为使班表更加一目了然，请使用一种颜色代表白班(黑色)，用另一种颜色代表晚班（红色），用绿色代表员工组长。（超过15分钟的工作应在班表上注明）。第五步：排入人员根据排班资料、训练资料排定员工，注意可排班时段内和事先请假的要求，注意新老员工的搭配，员工工时需求，以达到“公平满足”。另外针对每位员工不同的评估结果，排班时间的长短及班次也应有区别。第六步：工作完成后的检查1. 在各班次之间应有1530分钟的时间间隔，确保在同一时间内不会有过多的员工同时上班或下班。2. 确保各班次之间有充分的时间间隔，员工一个班次结束到下一个班次开始前，应留出至少10个小时的间隔，尽可能不出现下晚班连上早班的现象。3. 在排班时，不要只看员工的可排班时段，还应考虑他们的多面性及生产力。4. 再次检查员工的可排班时段，排上无法在此时段上班的员工会引起士气低落，或因人手不足而无法达到营业额比率。5. 再次检查员工班表，确保符合薪资和工时的法规。6. 制定一份替班表，询问哪些员工愿意加班，并在班表上作出记录，表中的信息应随时更新。在每日的班表下方预留standly人员名单，以备值班经理在值班时发生人员短缺。7. 如果餐厅有促销活动，你需要考虑在重要的时段增加员工，记住在促销时期人员配备不足，则可能出现食品送出了，但却没有迎来新顾客的局面，这样的促销对于未来营业额的增长，不能算是成功的投资。8. 在高营业额的时段，你也许希望每半小时追踪一次营业额，为确定此时的营业额比率，可用半小时的数字乘以2。9. 为提高营业额，请在重要的时段安排额外的可变工时，以确保能提供令顾客印象深刻的品质、服务、清洁和价值。第七步：分析结果并公布班表完成排班周报表，计算一周员工薪资比率，交餐厅经理审核。员工班表应至少提前3天公布出来，以便员工能提前作出计划。四、 总结一个成功的班表完成后，你将会得到：1. 顾客：将会由于我们持续高水平的QSC表现感到愉快，他会再次来到你餐厅。2. 员工：将会由于生活、学业、工作时间上的良好计划和分配而感到充实、愉快、并愿意在唊唊乐工作。3. 其他管理组