《GS系统培训》PPT课件

宁夏建材集团股份有限公司混凝土公司GS系统物流模块培训课件,技术中心,销售业务,销售报价协议,销售订单（调度计划）,销售交货单,首先由销售部办理销售报价，确认供应商、物料、价格等信息；随后由总调办理销售订单，实际就是调度所做的每日调度计划，在单据中需确认工程名称、方量、打料位置、是否需要泵车等信息；此时即可发货了，司机带回的提货小票需交由站管调度，最终将小票转给库房或相关人员，在系统中参照销售订单办理交货单。尽量做到当天的小票在当天全部制单完成。总调度次日需将前日未完成的销售订单（调度计划）进行强制完成提货，与实际业务操作流程保持一致。办理销售订单之前可手工制单办理收款单，手工制单的月底需手工与销售订单和发票进行核销；也可在办理销售订单后参照订单办理收款单，此单据月底需与发票进行核销,销售回款,销售发票,销售发票可依据实际情况参照交货单或订单进行制单，需注意的，销售订单为预收订单类型的可作为发票参照的对象，如果销售订单为标准订单，则发票制单时只能参照对应的交货单，无法参照订单。请依据实际情况选择不同的订单类型,注意点：对于销售经常谈及的零活现活，销售部可能未在系统中办理销售报价协议，造成总调度无法办理销售订单（调度计划），此时需要总调与销售积极配合和沟通办理交货单的人员在无法参照到相应的销售订单时，需及时与总调沟通，落实原因，需销售配合完成的，由总调及时沟通并办理，避免造成业务的推迟使得交货小票积压无法办理的情况经常发生的问题点：物料规格没有，价格不确定；此类问题尽量考虑在前期，积极与销售部和物料审核负责人李珺沟通由于提货小票积压，未及时进行办理交货单，使得销售订单（调度计划）无法强制完成；此时需与相应的分站领导沟通，当月的提货小票必须在月底前全部办理完成，提货单是主管领导及集团领导实时反映公司销售业务情况的主要数据来源，所以必须保证提货小票录入的及时性和真实性对于现货零活无法提供资质的客户，未便于提货以及办理发票，可将此类客户申请为临时往来单位，在制作单据时收货方选择此临时客户即可，在后续的提货单、办理发票等业务时均可作为过滤条件使用，需强调的是临时往来单位不能作为售达方使用，即不可作为记账方使用，无法将发票开到该单位，收款也不可以该临时单位挂账使用，只作为系统的统计和过滤条件使用应收管理模块反映的应收余额数据为：账面赊销余额加销售已出库已开发票部分的金额，对于已出库未办理发票的数据暂时不体现在应收余额账簿，可能会因为销售计提原因与财务账面的数据存在偏差,采购业务,采购计划,采购询价单,采购报价单,各部门采购计划必须在系统中进行录入采购申请单，此单据经过提交审批后流转到采购部采购员，采购员参照采购计划办理采购询价单，然后办理采购报价单；报价需经过采购部领导审核确认；随后由采购报价单生成采购订单，采购订单需再次进行提交审批，经主管领导审批通过后，订单生效，即可联系供应商发货办理采购收货等后续业务采购发票制单参照库存收货单进行制单，付款单可手工制单也可依据采购发票采购计划申请时主要表现的问题是物料不全，需进行申请物料，申请物料的工作可依据材料岗位人员的具体素质来决定，最好由对物料及规格型号熟悉的人员来申请，前期可暂时由采购部代为申请和导入分配,采购订单,采购收货.,采购发票制单,付款单,采购业务可按办公用品及耗材和其它生产类物料区分开来，如果办公用品及耗材不是由采购部办理而是由办公室采购，则需设置两个采购组，一个采购组负责生产类物料的采购业务，一个采购组负责办公用品及耗材的财务业务，物料引入或分配时也需按类别分别引入，不可混淆导入，否则不便于日后采购的询报价等业务的开展。办公用品及耗材类物料的采购业务也建议执行整个采购业务流程。也可作为前期推行采购计划执行和审批的强制性要求。大宗原材料类物料可依据实际情况先不办理采购计划，由采购部直接按生产需求手工办理采购订单，其它类物料必须执行采购计划流程。付款业务可按材料款、工程款等不同业务类型进行设置不同的格式，此单据需执行审批流控制。,库存业务,采购收货,生产领用物资出库,库房出入库业务必须严格按照实际业务活动进行办理，实际发生收货业务就必须在系统中办理入库单，不可等待发票在次月办理入库出库单。没有采购订单需及时与采购部沟通办理采购订单，否则无法收货入库；当月采购发票未到的系统做暂估处理；次月发票收到后参照历史入库单办理发票即可；此时采购部最好将发票单据号及入库单号形成对应的文档，月底报送至财务，财务便于办理暂估冲销业务。注意点：月底所有的出入库单据及采购发票必须进行审核记账，否则影响财务部存货处理,产成品生产入库,产成品出库,物料移库,库存业务,产成品出库需参照销售提货单进行办理出库，出库的作用一是作为财务存货核算的数据依据，二是可以起到对交货单的复核作用，所以必须保证产成品出库单的准确性和真实性产成品入库数量可按照公司实际生产量进行手工办理入库单，一月可一单，也可依据实际情况自由选择期间进行录入，原则是当月月底前必须将本月入库总量按产成品规格型号的不同分类全部在系统中办理完成。,产成品生产入库,产成品出库,物料移库,物料移库业务需注意两步一次的实现方式，办理移库移出单后需审核记账，然后在系统中查看是否生成对应的移库移入单。月底财务需对此类单据进行确认，确认后即可存货记账,过磅业务,采购收货过磅,采购收货过磅必须有采购订单才可办理采购过磅业务其它收货、发货过磅可通过其它收货发货过磅类型进行过磅，例如废旧物资过磅采购部可将采购订单的单号及供应商名称，物料名称、规格型号等信息形成纸质版的文档发送至地磅，便于司磅员快速检索到订单号过磅。推行采购一卡通业务后可免去此工作。注意点：过磅物料必须设置为过磅物料才可进行过磅，否则无法参照到采购订单，也无法选择到相应的物料。采购订单剩余可收获数量不足时采购部需尽快补录新的采购订单并通知地磅，否则影响过磅业务，造成车辆积压厂内无法过磅出厂。过磅业务必须为联机榜单，不可手工录入过磅数据，手工录入的磅单系统自动判定为脱机磅单，必须经领导签字后方可生效,其它收货、发货过磅,基础数据的维护,往来单位,物料,往来单位按层级分为3级，第一级为集团往来单位库，第二级为公司级往来单位第三级为业务级往来单位首先申请通过的往来单位，技术中心系统管理员会直接导入到集团往来单位库；具体需求使用的公司必须要先从集团往来单位库中将此单位引入到公司级往来单位；然后再进行分配或者从具体的业务模块再次进行引入到业务口，例如销售模块下的销售客户，采购模块下的采购供应商，只有引入到业务层面时，业务部门（销售部、采购部）才可使用此单位；财务做账不受影响，只要引入到公司层面后财务部即可使用。物料按层级也分为3级，第一级为集团物料库，第二级为公司级物料库，第三级为业务需求物料首先申请通过的物料，技术中心系统管理员会直接导入到集团物料库；具体需求使用的公司必须要先从集团物料库中将此物料引入到公司级物料库；然后再进行分配或者从具体的业务模块进行引入，例如销售组织、销售渠道、销售物料、采购申请物料、采购组织、采购组、库存物料、仓库物料、过磅物料设置、存货核算属性定义等，物料只有引入或分配到了业务模块下的相应功能下后才可正常使用。,会计期间,基础数据的维护,会计期间为业务办理的业务期间，覆盖所有功能模块，销售、采购、存货、库存等业务模块，原则要求只允许打开当月会计期间，不允许打开未来会计期间。会计期间的打开操作可由业务主管每月月底最后一天进行打开，否则无法办理业务。物料申请需注意物料名称及规格型号的准确性和规范性，为保证审核通过的效率，建议首先在编码字典中查找同种类别相似的物料，查看具体的物料分类，名称和规格型号如何填写；然后再进行申请，提交申请后积极