第三章-会计软件的应用参考资料

会计软件的应用(第三章）,1,系统初始化,系统级初始化,模块级初始化,创建账套并设置相关信息,增加操作员及权限,设置系统的公用信息,设置系统控制参数,录入初始数据,设置基础信息,日常处理,数据管理,期末处理,数据备份,数据还原,第一节会计软件的应用流程,第二节系统初始化,系统管理,1、增加操作员,2、建新账套,3、分配权限,4、修改账套,用“admin”身份操作,“账套主管”身份操作,9,一系统初始化系统登录,系统允许以两种身份注册进入系统管理。1以系统管理员的身份2以账套主管的身份,10,系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所选账套进行修改、对年度账的管理以及该账套操作员权限的设置,11,系统管理员：总体控制，管理操作员帐套主管：管理所负责的帐套1系统管理员建立、修改、输出（备份）、引入（恢复）2帐套主管建立、清空、引入、输出、结转上年数据,12,、建立：建立下年年度账并传送基础数据、结转上年数据：将上年有关核算数据传送至下年、输出与引入、清空年度数据：保留基础信息等,13,操作步骤：、进入系统管理模块：系统新建账套注意：第一次使用时，系统管理员（admin）的口令为空；设置和修改密码。,14,建立帐套,15,账套信息包括：录入账套号、账套名称、账套路径及启用会计期。新建账套号不能与已存账套号重复账套名称可以是核算单位的简称，它将随时显示在正在操作的财务软件的界面上。账套路径为存储账套数据的路径，可以修改。,16,启用会计期为启用财务软件处理会计业务的日期。启用会计期不能在机内系统日期之后,17,1输入单位信息输入单位名称、单位简称、单位地址及法人代表等相关注意:K单位简称必须录入，如有发票业务管理还应将相关信息输入完整，如单位全称、地址、税号等信息。,18,2确定核算类型本币代码、本币名称、本币类型、编码、行业性质及账套主管。注意:行业性质的选则决定着系统为该账套提供适合于该行业的基础数据。账套主管可以在此确定，也可以在操作员权限,19,3确定分类信息如果用户的存货、客户、供应商相对较多，可以对它们进行分类核算。,20,4确定编码方案,确定编码方案是指设置编码的级次和各级的长度。,21,5确定数据精度数据精度是指定义数据的小数位数。由于各单位对数量、单价的核算精度要求不一致，为了适应不同的需求，系统提供了自定义数据精度的功能,22,6系统启用,23,操作步骤：,2,24,以系统管理员注册，单击“账套”菜单中“建立”即可新建账套。,修改账套,经过一段时间运行，如果发现账套的某些信息需要修改或补充，可以通过修改账套功能来完成。此功能还可以帮助用户查看某个账套的信息。（一）注册若当前操作员不是要修改账套的主管，则应在“系统管理”中更换操作员。,25,（二）修改账套以要修改账套的账套主管的身份注册后，单击“账套”菜单中的“修改”选项，进入“修改账套”对话框。修改完成后，如果确认已修改的内容，应单击“完成”按钮，否则单击“放弃”按钮，放弃已经进行的修改操作。删除账套在账套输出时，选择删除账套，在“删除当前输出账套”前的方框单击打勾。只有系统管理员才有权进行账套输出。,26,2,27,以账套主管注册“系统管理”，在“账套”菜单中单击“修改”即可修改或查看账套信息。删除也同,数据备份及恢复,一、账套数据备份会计数据备份即账套输出，是将财务软件所产生的数据备份到硬盘、软盘或光盘中保存起来。其目的是长期保存，防备意外事故造成的硬盘数据丢失、非法篡改和破坏。还可以实现删除当前输出账套的功能。,2,28,二、账套数据恢复会计数据恢复即账套引入，是指把软盘上或硬盘上的备份数据恢复到硬盘上指定目录下。系统还允许将系统外某账套数据引入本系统中，从而有利于集团公司的操作。,2,29,注意：建立和输出帐套只能由系统管理进行操作，修改帐套只能由帐套主管进行操作。,30,用户管理,一、用户与角色（一）角色管理角色是指在企业管理中拥有某一类职能的组织，这个角色组织可以是实际的部门，可以是由拥有同一类职能的人构成的虚拟组织。如：实际工作中最常见的会计和出纳两个角色。,31,角色管理包括账套中角色的增加、删除、修改等维护工作主要完成本账套用户的增加、删除、修改等维护工作。由系统管理员或帐套主管进行,32,思考：用户和角色有何区别？（1）用户和角色设置不分先后顺序，用户可以根据自己的需要先后设置。但对于自动传递权限来说，应该首先设定角色，然后分配权限，最后进行用户的设置。这样在设置用户的时候，如果选择其归属那一个角色，则其自动具有该角色的权限统管理：,33,（2）一个角色可以拥有多个用户，一个用户也可以分属于多个不同的角色。（3）若角色已经在用户设置中被选择过，系统则会将这些用户名称自动显示在角色设置中的所属用户名称的列表中。（4）只有系统管理员有权限进行本功能的设置。,34,操作步骤、设置操作员：权限操作员设置功能：增加、删除、修改、注销等注意：已启用帐套所属的操作员不能删除，但可以注销。、操作员权限设置：权限操作员权限设置系统管理员所有操作员的权限帐套主管所负责帐套所有操作员的权限（自己的除外）,35,2,36,设置用户权限：,财务分工财务分工在财务软件中主要体现在两个功能上：系统管理中的操作员权限设置和总账模块中的明细权限设置。操作员权限设置功能是用于对已设置的操作员进行赋权。只有系统管理员和该账套的主管有权进行权限设置。明细权限设置功能是用于对总账模块中各操作员的凭证审核、科目制单及明细账查询打印权限进行设定。,37,一增加操作员权限操作员权限是指某一操作员拥有某一账套的某些功能的操作权限，因此，在设置操作员和建立该核算账套之后，可以在操作员权限设置功能中对非账套主管的操作员进行操作员权限的设置。,38,注意:在“增加权限”对话框中，双击右侧明细权限选择区中的明细权限，可以根据自己的需要添加或删除已选中的明细权限,39,二修改操作员权限,修改操作员权限包括设置或取消账套主管及删除操作员权限。1、设定或取消账套主管账套主管的设立首先在建立账套时指定，修改时由系统管理员进行账套主管的设定与放弃的操作，首先在“操作员权限”左边窗口中选择欲设定或放弃账套主管资格的操作员，然后在界面右上角选择账套，最后选中旁边的“账套主管”复选框。,40,2、删除操作员权限系统管理员或账套主管可以对非账套主管的操作员已拥有的权限进行删除。注意:如果要删除某一操作员的某一账套的多个操作权限，可以采用批量删除的功能。,41,42,43,公用信息,44,45,公用基础设置（部门档案）,1,2,3,46,公用基础设置（职员档案）,1,2,3,4,5,47,公用基础设置（往来与供应商）,1,2,3,4,5,48,公用基础设置（地区分类）,1,2,3,4,5,49,公用基础设置（客户分类）,1,2,3,4,5,50,公用基础设置（供应商分类）,1,2,3,4,5,51,公用基础设置（供应商档案）,1,2,3,4,5,6,外币核算:汇率管理是专为外币核算服务的。在此可以对本账套所使用的外币进行定义，以便在制单或进行其他有关操作时调用使用固定汇率的单位，在填制每月的凭证前，应预先录入该月的记账汇率。否则将会出现汇率为零的错误。使用浮动汇率的单位，在填制当天的凭证前，应预先录入当天的记账汇率。“外币*汇率=本位币”的折算方式是指直接汇率。“外币/汇率=本位币”的折算方式是指间接汇率。制单时使用固定汇率还是浮动汇率，需在总账系统选项“凭证”选项卡中设置。,设置外币,52,增加明细科目时，系统默认其类型与上级科目保持一致。已经使用过的末级会计科目不能再增加下级科目。非末级会计科目不能再修改科目编码。如果要对已经设置完成的会计科目的名称、编码及辅助项目等内容进行修改，应在会计科目未使用之前在会计科目的修改功能中完成。,设置会计科目,53,已经使用过的末级会计科目不能再修改科目编码。已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再修改。被封存的科目在制单时不可以使用。删除科目后不能被自动恢复，但可通过增加功能来完成。非末级科目不能删除。已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再删除。被指定为现金银行科目的会计科目不能删除。如想删除，必须先取消指定。,54,通过指定科目功能将:现金科目要设为日记账。银行存款科目要设为银行账和日记账。结算方式设置它与财务结算方式应一致，如现金结算、支票结算等。结算方式最多可以分为2级,55,56,期初余额录入如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再录入数量外币余额。非末级会计科目余额不用录入，系统将根据其下级明细科目自动汇总计算填入，其数据栏为黄色。出现红字余额用负号输入。修改余额时，直接输入正确数据即可，然后单击“刷新”按钮进行刷新。凭证记账后，期初余额变为浏览只读状态，不能再修改。,总账科目与其下级明细科目的余额方向必须一致。余额的方向应以科目属性或类型为准，不以当前余额方向为准期初余额及累计发生额输入完成后，必须依据“资产=负债+所有者权益+收入-成本费用”的原则进行试算平衡。校验工作由计算机自动完成期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制凭证已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”的功能如果对账后发现有错误，可单击“显示对账错误”按钮，系统将把对账中发现的问题列出来,57,设置凭证类别设置收付结算方式,总账管理系统日常业务处理1凭证管理2出纳管理3账簿管理,第三节账务处理模块的应用,59,60,总账管理,61,2)总账管理业务流程,总账管理,62,操作指导,1.启动与注册2.设置总账控制参数3.设置基础数据4.输入期初余额,设置外币及汇率建立会计科目设置凭证类别设置结算方式设置项目目录设置明细科目权限,总账管理,一、凭证管理(内容类型设置)1)计算机凭证的分类手工编制凭证：指根据所发生的经济业务及其原始凭证手工编制的记账凭证。机制凭证：由计算机自动处理产生的凭证.A,复制凭证（模板凭证）B,其他业务子系统对原始凭证进行处理后编制的记帐凭证。C,自定义转帐凭证：指总账系统根据系统内已有的数据产生的记账凭证。通常是用户定义的、从账簿取数的期末转账凭证。,总账管理系统日常业务处理,63,64,2)操作流程,总账管理系统日常业务处理,思考:为什么要出纳签字?,&若已采用“制单序时控制”，则在修改制单日期时，不能在上一张凭证的制单日期之前。&若已选择“不允许修改或作废他人填制的凭证”权限控制，则不能修改或作废他人填制的凭证。&如果涉及银行科目的分录已录入支票信息，并对该支票做过报销处理，修改操作将不影响“支票登记簿”中的内容。&外部系统传递来的凭证不能在总账系统中修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。,凭证模块的注意事项,1,关于凭证修改:,65,66,&凭证修改的方法：如果发现了凭证录入有错，可在原凭证上修改，步骤见下表：,凭证模块的注意事项,&处理流程,凭证模块的注意事项,注意:切换操作员,67,在记账时，已作废的凭证将参与记账，否则月末无法结账，但系统不对作废凭证进行数据处理，即相当于一张空凭证。账簿查询时，找不到作废凭证的数据。若当前凭证已作废，可单击“制单”菜单中的“作废/恢复”选项，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。,2,关于作废凭证:,凭证制作的注意事项,68,3凭证审核方法：A,二次输入法B，静态屏幕审核法控制：A，只有审核过的凭证才能记账B，审核人与制单人不能为同一人C，审核过的凭证不能修改、删除，取消审核后才可以D，现金与银行凭证需要出纳审核（见出纳签字）E，在确认一批凭证无错误时可以单击“审核”菜单中的“成批审核凭证”功能，以便加快审核签字速度，但请慎用。,总账管理系统日常业务处理,69,凭证审核,凭证审核步骤,在进行审核之前,进入到总账系统中执行【凭证】【凭证审核】,打开【凭证审核】,如图5-11,选择要审核的凭证.,选择完之后，单击【确认】按钮打开所选择的凭证对象涉及的【凭证审核】对话框，如图5-12,显示符合用户选择条件的凭证。,在对话框中双击需要审核的凭证,打开【审核凭证】窗口,如图5-13,单击工具栏上的【审核】按钮,单击【确定】按钮进入【审核凭证】窗口,如图5-14.,如果单击【取消】,则可取消凭证的审核.如果发现错误，单击【标错】，先标错后修改，如图5-15.,70,4凭证删除A，步骤：作废-整理凭证-删除（Y）B，已审核、记账的凭证不能删除，它是正式会计文档,只能做”冲消分录”.C，删除凭证只能是制单人,总账管理系统日常业务处理,71,操作流程,凭证的填制和修改,填制,在【企业应用标准】窗口执行【财务会计】【总账】【凭证】【填制凭证】命令，打开【填制凭证】，如图5-1,单击工具栏上的【增加】按钮增加一张新的凭证，将光标定位在凭证类别上，输入或选择一个凭证类别字.,在“附单据数”处输入原始单据的张数，输入凭证自定义项。输入凭证分录的摘要，按【参照】按钮输入常用的摘要。,输入科目是银行科目,要在结算方式设置中确定票据管理。,如果科目设置了辅助核算属性，可在这里输入辅助信息，辅助信息将会在凭证下方的备注中显示.,录入该笔分录的借方或贷方本币发生额,如想放弃当前未完成的分录输入，单击工具栏上的【删分】,删除当前的分录，如图5-4,如果使用的科目是现金流量科目，在录完本条分录后要求指定该分录的现金流量项目。,凭证录入完毕后,单击工具栏上的【保存】按钮,弹出信息提示框,单击【确定】按钮，就可以保存这张凭证。,修改,在【填制凭证】窗口中，直接单击【查询】按钮，打开【凭证查询】对话框，如图5-6,如果所选凭证还有辅助条件的选项，可以在该对话框中直接单击【辅助条件】按钮，打开带有辅助条件的【凭证查询】对话框，如图5-7，从中可以对有辅助条件的凭证进行修改。,在其中输入相关的查询科目信息，即可在【填制凭证】窗口中显现出来，对要修改的内容进行修改。,修改完毕之后，直接单击工具栏上的【保存】按钮即可对修改的内容进行保存。,72,二、出纳管理主要包括出纳签字、现金日记账、银行日记账、资金日报表、支票登记簿、银行对账（等。,总账管理系统日常业务处理-出纳管理,73,74,出纳需先重新注册才能对凭证进行签字。已签字凭证仍有错误，则需单击“取消”按钮，取消签字，再由制单人修改。出纳签字时，可以单击“签字”菜单下的“成批出纳签字”选项；取消签字时，则可以单击“签字”菜单下的“成批取消签字”完成相应的操作。凭证一经签字，不能被修改、删除，只有被取消签字后才可以进行修改或删除，取消签字只能由出纳本人进行操作。,1,关于出纳签字:,出纳签字的注意事项,75,一、银行对账1,手工银行对账概述为避免银行存款账目发生差错，用户定期(一般在期末)将银行存款日记账的记录同银行提供的银行存款对账单进行逐笔核对，会计上称为银行对账。,期末处理-银行对账,对账处理,出纳,企业账,银行账,调节表,手工银行对账流程,76,银行对账子系统的功能模块,银行对账子系统,对账单录入,对账处理与结账,余额调节表输出,系统维护,系统设置,期末处理-银行对账,银行对账流程图,期末处理-银行对账,77,78,三、记账处理,总账管理系统日常业务处理-记账,1凭证记帐(登账),凭证记账又称作过账，是指以会计凭证为依据，将经济业务全面、系统、连续地记录到具有账户基本结构的账簿中去的一种会计核算方法。,（1）账务系统记账原理从系统内部对数据的处理过程来看，记账实际上是会计数据在不同数据库文件之间的传递与汇总及对数据字段做记帐标记。从机内数据性质上看，只有经过记账处理后的凭证才是真正合法有效的凭证,是正式会计文档。凭证审核（或取消审核）实际上是对临时数据库文件中相关数据的确认。在记账环节，系统将临时数据库中通过审核的数据转移到另外一个正式的数据库文件(流水帐文件)中，由此形成确定的账务数据。,上页下页返回,（2）记账处理过程记账处理过程包括以下操作步骤：选择记账凭证。一般通过设置凭证日期、凭证类型、凭证字号（或凭证字号范围）等来实现。对所选记账凭证进行合法性检验。主要是检验是否存在不平衡的凭证或不符合会计规范的凭证。输出记账凭证汇总表。正式记账。为确保数据的安全，记账过程中，系统将首先通过备份形式对记账前各数据库的当前状态进行保护。,总账管理系统日常业务处理-记账,79,80,（4）对记账处理的几点说明凭证一经记账，就不能在这一凭证或登记这一业务的账簿上进行直接的修改。记账开始后，不能中断系统的运行，以免干扰系统运行而造成对数据文件的破坏。期初余额借贷不平衡或总账期初余额与其所属明细账余额不平衡时，不能记账。所选范围如有未经审核签字的凭证，系统将给出提示并自动中止记账。多数软件具有记账前提示备份或强制备份（如金蝶软件）功能(U8不提供该功能)。记账功能随时可运行，每月可执行记账的次数是任意的,但系统不会允许重复记帐。,总账管理系统日常业务处理-记账,上月未记账，本月不能记账。作废凭证不需审核可直接记账。在设置过程中，如果发现某一步设置错误，可单击“上一步”返回后进行修改。如果不想再继续记账，可单击“取消”，取消本次记账工作。记账过程一旦断电或其它原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后再重新记账。(大多数软件不提供此功能),总账管理系统日常业务处理-记账,81,关于恢复记账前状态,如果选择的是恢复至本月月初，需要输入会计主管的口令，系统才开始进行恢复工作。对于已结账的月份，不能恢复记账前状态。如果再按CTRL+H键，隐藏恢复记账前状态功能。激活功能菜单不等于已经取消了记账,恢复记账前状态时有两种选择：最近一次或月初.,总账管理系统日常业务处理-记账,82,四、凭证汇总(凭证打印)操作员可以汇总已记账凭证，也可以汇总未记账凭证，或汇总包含所有已记账凭证和未记账凭证的业务内容。汇总凭证时一般需要用户输入以下内容：（1）月份。（2）凭证类别。（3）科目级次。（4）凭证号。（5）日期。（6）凭证汇总范围。系统一般提供三种汇总的范围，即未记账凭证、已记账凭证、全部记账凭证。,总账管理系统日常业务处理-凭证汇总,83,五、账簿查询（辅助账管理）*基本会计核算账簿管理（一）总账的查询（二）余额表的查询（三）明细账的查询与打印（四）序时账的查询与打印（五）多栏账的查询*各种辅助核算账簿的管理（一）部门辅助账（二）个人往来辅助账（三）项目辅助账,总账管理系统日常业务处理-账簿管理,84,具体操作,总账的查询,在【总账系统】中,执行【账表】【科目账】【总账】,打开【总账查询条件】对话框,如图5-29,在对话框中选择好相应的科目，单击【确认】按钮即可进入到【总账】窗口，如图5-30,在该窗口中单击【科目】下拉框,选择需要查看的会计科目.单击窗口右上角的账页格式下拉框按钮,选择科目总账的账页格式。,单击工具栏上的【明细】即可联查到当前月份的明细账,查询完毕之后,直接单击【退出】可以返回.,总账的打印,在【总账系统】窗口,执行【账表】【账表打印】【科目账簿打印】【总账】命令项,打开【总账打印】对话框,如图5-32.输入查询过的内容,单击【打印】按钮即可专门打印输出正式的账簿.,余额表,在【总账系统】中,执行【账表】【科目账】【余额表】,打开【发生额及余额查询条件】对话框,如图5-33,选中【包含未记账凭证】根据企业的实际情况进行查询