新员工入职培训讲座——公文写作和文件管理

,上海期货交易所公文写作和文件管理2012新员工入职培训办公室 曾欣2012年10月24日,公文写作,创作文艺小说写作学术论文、新闻报道制作公文撰写,公文写作,基本要求：又快又好公文的写作是为了解决问题的, 一旦错过时机, 再发公文就没有意义了。因而公文必须速成、速呈、速发。,基本要求：又快又好 （一）合“法” （二）求实 （三）合体 （四）简明 （五）严谨 （六）准确 （七）规范 （八）完整 （九）清晰,公文写作,公文写作与处理的主要法规依据,1中国共产党机关公文处理条例 2人大机关公文处理办法 3国家行政机关公文处理办法 4关于实施国家行政机关公文处理办法涉及的几个具体问题的处理意见 5国家行政机关公文格式（GB/T 9704-1999） 6中共中央办公厅公文主题词表 7国务院公文主题词表 8中华人民共和国国家通用语言文字法 9标点符号用法（GB/T 158341995） 10出版物上数字用法的规定（GB/T 158351995） 11.中国证监会公文处理办法 12.上海期货交易所公文格式和上海期货交易所公文处理规程,交易所常用的公文种类,公文按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。,按内容及所限定的阅读范围程度，公文可分为秘密公文、普通公文。,按时限要求，公文可分为紧急公文和常规公文。,交易所常用的公文种类,（一）通知。发布规章制度，转发公文，需要周知或共同执行的事项，用“通知”。（二）公告、通告。宣布重要事项，用“公告”;在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。（三）通报。表彰先进，批评错误，传达重要情况，用“通报”。（四）报告、请示。向上级汇报工作，反映情况，答复上级询问，用“报告”;向上级请求指示、批准，用“请示”。（五）决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”;经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。（六）意见。对重要问题提出见解和处理办法，用“意见”。（七）函。相互商洽工作，询问和答复问题、向不相隶属的有关主管部门请求批准等，用“函”。（八）会议纪要。传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行的，用“会议纪要”。（九）简报。反映工作动态，报道有关情况、介绍经验等，可以用“简报”。,请示公文应注意的问题,一是必须一事一请示，不能许多事搅在一起，一锅端给上级机关。二是标题一定要写明“请示”，不要写成“请示报告”。三是不要在“报告”等非请示性公文中夹带请示事项。四是必须事先请示，不能“先斩后奏”，像个总结报告。五是只能向上级机关请示，不能越级请示，不能多方请示，也不能向不相隶属机关请示。六是请示事项涉及其他部门业务范围时，应当协商取得一致意见后再向上级机关报送请示；经过协商却不能达成一致意见时，要在请示中说明。七是请示公文应是单位一把手签发。八是请示一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。,上期交办字2009116号关于上报上海期货交易所文件材料归档范围和文书档案保管期限表的请示中国证监会办公厅： 贵厅关于印发中国证监会机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定的通知（证监办发（2008）105）收悉，我所按照通知要求，认真细致落实有关工作。由于我所在今年1月份刚进行内部机构改革，组织机构设置有较大调整，按照新的部门职能分工，重新编制了文件材料归档范围和文书档案保管期限表。 现将上海期货交易所文件材料归档范围和文书档案保管期限表上报，请审查。附件：上海期货交易所文件材料归档范围和文书档案保管期限表二九年三月二十四日上海期货交易所 2009年3月25日印发,报告公文应注意的问题,报告，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告是报知性上行文，要注意克服“懒”（该报的不报）和“滥”（不用报的老报）两种不良倾向。1例行报告2综合报告3专题报告注意：报告不能夹带请示事项。,上期交办字2011号签发人：杨迈军关于上报上海期货交易所2011年工作打算的报告中国证监会： 年初以来，我所认真学习领会全国证券期货监管工作会议和期货监管工作会议精神，联系实际，就扎实做好当前和今后一个时期的工作开展讨论研究，并召开本所2011年工作座谈会，集思广益，统一思想，明确了推进各项工作的基本思路和总体安排。 现将上海期货交易所2011年工作打算上报，请审阅。 附件：上海期货交易所2011年工作打算二一一年四月四日,函公文应注意的问题,函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。1商洽、询问性的2请求批准的3知照性的4答复问题、回复请求的 函公文应注意的问题：一是要用好“函”的“请求批准”之意，不相隶属机关之间可以用“函”报送请求批准的事项，而不要用“请示”，或要求不相隶属机关给你部门报送“请示”。二是“函”的用语要得体，不能用命令的口气，不能用粗暴的语气。三是报送“请求批准”的函时，应在成文日期后标明联系人和联系电话。,关于赴深圳证券交易所考察学习的函深圳证券交易所： 贵所近年来在推进资本市场改革发展的实践中，以科学发展观为统领，解放思想，转变观念，深入创新，扎实工作，在优化人力资源配置、完善内部管理、推进流程制度建设等各方面取得了显著成绩，积累了丰富经验。 当前我所正在开展深入学习实践科学发展观活动。为认真学习贵所的先进理念、优良作风、创新举措、成功经验，我所拟于近期（具体时间由两所另行商定）由杨迈军总经理、滕家伟总经理助理等所领导带队赴贵所考察学习。 专此函请接待。 附件：考察学习团组人员名单及调研提纲上海期货交易所二八年十月二十九日,如何才能又快又好地写好公文,我所80后的日常语言：一、sorry刚刚木有放附件二、“今天和好朋友出去FB（腐败），花了偶200个大洋，心疼死偶的说啊。”,如何才能又快又好地写好公文,我所博士后的学术语言：解读NYMEX的“忧患意识”兼谈对我国期货交易所发展的启示在简单回顾NYMEX辉煌的发展历程之后，让我们追本溯源，看看支撑NYMEX的高速发展的商业模式（business model）到底是什么？作为全球能源和金属品行业主要的金融服务提供商，NYMEX的日常经营活动是由三个业务单位构建的：（1）标准期货与期权合约的交易服务，（2）OTC市场交易和结算服务，和（3）市场数据和信息服务（见图1.）。这三个业务单位代表三种不同的商业模式，即通过某种方式（how）传递基于一定产品和服务的价值和利益（what），以满足不同的目标客户（who）的价值需求。,统计数据表明：交易所各部门订阅人民日报的数量仅有5个部门，实际阅读人数？,如何才能又快又好地写好公文,一、循序渐进任何事物都有一个由量变到质变的过程，学习公文写作也不可能一蹴而就。正确的态度和策略应该是循序渐进，由易到难，慢慢积累，逐步实现由不会写到会写的转变。可以先从通知、函件、大事记等相对来说内容单一、结构简单、篇幅短小的文体学起，逐步向工作意见、工作规划、工作总结等相对复杂的文体拓展。,如何才能又快又好地写好公文,二、照猫画虎所谓照猫画虎，就是套写和模仿。主要适用于三种情况：一是适用于相对简单和模式化程度较高的文体。如起草一个会议通知，往往就可以找一个原有的通知来套写。二是适用于相同的文体。三是适用于相同或相近内容的文稿。,如何才能又快又好地写好公文,三、熟能取巧公文写作规律，多写多练多挨批。写作的能力，只有在多写多练中才能逐步提高。不通过多写多练的长期积累，写作理论懂得再多也无济于事，正所谓“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行”。,如何才能又快又好地写好公文,四、改中求精一是斟酌主题，看是否正确、深刻和突出；二是研究结构，看前后是否衔接，整体是否协调，层次是否清楚，段落是否分明，照应是否紧密，过渡是否自然；三是检查素材，看是否真实、典型、新鲜、生动，是否恰到好处地说明了主题；四是推敲文字，看每个段落、每句话、每个词、每个标点是否得当。一旦发现毛病，无论大小，都要严肃对待，认真修改。,如何才能又快又好地写好公文,五、比较鉴别一是拿自己写的初稿同领导修改后的定稿进行比较二是拿自己的习作同别人起草的大家公认比较成熟的相同内容、相同体裁的文稿进行比较三是找一些不同人起草的内容和体裁相同的文稿进行比较。四是把自己所在单位的文稿同上级单位的同类文稿进行比较,如何才能又快又好地写好公文,六、勤于总结要真正掌规律，就要勤于实践，勤于总结。每写一篇文章要总结，每看一篇文章也要总结，还要经常把一些相同体裁的文章收集起来进行集中研究和总结。,案例点评,关于的报告中国证监会部： 开篇第一段表明观点。 一是论点+论据。 二是论点+论据。 三是论点+论据。 结论（结束语）。,公文标准结构 五段式,案例点评公文的作用,作者：李斯读者：秦王,“臣闻吏议逐客，窃以为过矣！.此非所以跨海内、制诸侯之术也。,谏逐客令,案例点评公文的作用,关于螺纹钢和线材期货合约挂牌方式的报告中国证监会期货部：一、当前宏观经济形势和行业特点相当程度上限制了钢材期货的活跃程度二、会员开户情况表明钢材期货客户和资金并未大量增加三、风险管理制度能够有效控制相关风险四、同步上市螺纹钢和线材期货合约能够促进钢铁产业振兴和提升期货行业信心五、相关建议和下一步工作打算,公文写作内容结束以下是文件管理部分内容,上期交办发（2009）014号,关于加强文件运转管理的通知,一、关于文件的收登各类公文要办公室来统收、拟办、分发而不是各部门自收自办,上期交办发（2009）014号,关于加强文件运转管理的通知,一、关于文件的收登办公室和各部门应根据文件的紧急程度和附件情况，在相应文件上标记红色特急条（原则上12个工作日办结）、粉红色急件条（原则上3个工作日办结）以及附件条等，以便于流转督办和所领导审阅。,上期交办发（2009）014号,关于加强文件运转管理的通知,二、关于文件的会签需要会签的文件在送办公室登记之前，主办部门应交相关部门进行会签，会签过程结束后再送交办公室。 办公室对部门提交的文件，认为应当由相关部门会签而没有会签的，可退回主办部门，由主办部门找部门会签后再提交。,上期交办发（2009）014号,关于加强文件运转管理的通知,三、关于文件的流转与收存（一）文件交予办公室后，由办公室负责流转。须报送所领导审批签阅的文件，由办公室指定的收文人员交综合文秘送呈所领导。应由部门签阅处理的文件，由办公室通知相关部门的文档管理员及时前来签取。（二）只要涉及文件的交收，相关人员须办理签收手续。,1对1或者1对2,精细化服务初审退回记录督办日程安排简报草拟,上期交办发（2009）014号,关于加强文件运转管理的通知,四、关于文件的存档和密级文件的年终归档工作由各部门档案管理员根据归档的不同类别对部门内文件先行完成分类与立卷后，统一交办公室档案管理人归档。文件密级的确定依照国家和交易所的有关保密规定执行，由主办部门负责人注明，（原则上密来密往），若遇有无法明确的情况，主办部门负责人可商请办公室负责人确定。,上海期货交易所常见文件批示用语指引,（一）审批文件时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。1直接签发：“拟同意，请签发。”2请他人审阅后再报签发人签发：“拟同意，请核报签发。”3先会签（复核）后签发：“拟同意，请会签并报签发。”（适用于各会签部门事先已经基本协调一致的情况。）,关于保密工作的“五条禁令”和“十个不得”,五条禁令：1、禁止将涉密信息系统接入互联网及其他公共信息网络；2、禁止在涉密计算机与非涉密计算机之间交叉使用U盘等移动存储设备；3、禁止在没有防护措施的情况下将互联网等公共信息网络上的数据拷贝到涉密信息系统；4、禁止涉密计算机、涉密移动存储设备与非涉密计算机、非涉密移动存储设备混用；5、禁止使用非涉密计算机和具有无线互联功能的设备处理涉密信息。,关于保密工作的“五条禁令”和“十个不得”,计算机网络保密“十个不得”：1、涉密计算机不得连接互联网；2