档案管理规定

控股行规标题：档案管理规定 编号： 行字201303号制订：行政人事部 审批：总裁密级： 版本：01版控股有限公司档案管理规定一、总则：(一)、目的：为加强公司文书档案、声像资料档案、工程技术资料档案、合同管理等重要文件和档案的管理工作，保证各类档案及时归档、合理借阅使用和妥善保管。(二)、公司设专职和兼职档案管理员负责档案管理工作。(三)、适用范围：本规定适用于公司全体员工和涉及档案资料的管理工作。二、规定：(一)、公司档案室设专职档案管理员（简称档案员，下同），负责公司档案资料的收集、归档、督促和日常管理工作。档案员对档案资料必须按年度立卷，各部门在工作中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照本规定分别立卷归档。(二)、公司档案管理采用部门收集保管、定期归档办法。各部门负责人均应指定专人（兼职档案员）负责收集保管本部门的档案资料并督促其及时归档。兼职档案员应保持相对稳定，名单报行政部备案，如有变动须及时通知行政部。因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。(三)、各部门兼职档案员的职责：1、了解本部门的工作业务，掌握本部门文件资料的归档范围，收集保管本部门的文件资料。2、对本部门承办的文件资料平时收集归卷，每年的二月份前应将上一年的归档文件资料归档完毕，并向档案员办好交接签收手续。3、承办人员借用文件资料时，应积极做好服务工作，并办理临时借用文件资料登记手续。(四)、文件资料的收集管理：1、凡公司缮印发出的公文一律由行政部统一收集保管。2、一项工作由几个部门参与办理在工作中形成的文件资料，由主办部门收集保管。会议文件由会议召集部门收集保管。3、公司员工外出培训、学习、考察、调查研究、报告等公务活动在核报差旅费时，必须将有归档价值的文件资料向本部门兼职档案员办理交接手续。(五)、归档范围：1、重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等。2、政府机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料。3、公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。4、公司的请示与有关部门的批复；反映公司经营主要工作、项目和工程进度的报告、总结等。5、公司内部各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工作记录（表单）及工作简报。6、各类媒体报到公司和宣传公司的相关资料。7、公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。8、公司管理人员的任免文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。9、公司的各种规章制度、实施细则、程序文件。10、公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。11、公司保密制度中规定的保密范围材料。12、公司项目资料、工程资料、技术资料、招投标文件、财会档案及建设档案材料。(六)平时归卷：1、各部门对处理完毕的文件资料，由兼职档案员集中统一保管。2、各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件资料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。3、公文承办人员应及时将办理完毕或经领导批示的文件资料收集齐全，加以整理，送交本部门兼职档案员归卷。4、兼职档案员应及时将已归卷的文件资料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在文件处理登记薄上注明。(七)、立卷：1、立卷工作由相关部门兼职档案员配合，档案员负责组卷、编目。2、案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。3、归档的文件资料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。4、在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。5、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。6、卷内文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；定稿在前，草稿在后；其它文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。7、卷内文件资料应按排列顺序，依次编写页号。装订的文书案卷应统一在有文字的每页资料正面的右上角、背面的左上角打印页号，科技案卷应在有文字的每页资料正面右下角、背面左下角打印页号。8、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。9、有关卷内文件资料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。10、案卷封面，如无法打印，应逐项按规定用钢笔、黑色签字笔书写，字迹要工整、清晰。11、案卷的装订和案卷各部分的排列格式：1)、案卷装订前，卷内文件资料要去掉金属物，对破坏的文件资料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。2)、案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。(八)、声像档案：公司的声像档案是指公司各部门或个人在工作、社会活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。声像档案一般由录音带、录像带、照片、光盘、硬盘文件及文字说明等组成。声像档案是公司卷宗的组成部分，必须由档案员集中统一管理。(九)、声像档案资料的收集：1、收集范围：1)、反映公司主要职能活动、工作成果和存在问题的声像资料。2)、各级领导人和著名人物参加的与公司有关的重大活动的声像资料。3)、公司有关人员组织或参加的重要会议的声像资料。4)、涉及公司权益的声像资料。5)、其它单位形成的与公司有关的重要声像资料。6)、其它具有保存价值的声像资料。2、收集时间：1)、声像档案资料由各部门兼职档案员负责收集，应在档案资料形成后一个月内归档。2)、档案员有责任随时征集具有保存价值的声像档案资料。3、收集要求：1)、录音带、录像带、照片、电子文件资料、光盘和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。2)、原则上接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件，光盘文件和硬盘文件允许采用复制件。3)、声像资料的内容要真实，原件与复制品要相符。4、声像档案费用的报销：兼职档案员按本规定要求形成声像档案的费用，并按要求向档案员办理归档，经档案员签字、总经理审批后财务部给予报销费用。(十)、声像档案的整理：1、声像档案的整理包括分类、组合、排列和编目，形成系统，便于保管和利用。2、声像档案的整理由摄录人员负责，相关的兼职档案员协助。3、分类、编号：1)、照片档案按年代、时间分类，同属一类的照片按时间顺序编号，并在卷宗内编流水号。格式：卷宗号-流水号。2)、录音带、录像带、光盘影像资料按年代分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。3)、编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。4、保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限，电子格式文件可保存在服务器和光盘中备份，并长期保存。4、文字说明的编写：1)、文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。2)、编写文字说明的要求：a、准确揭示档案资料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全。b、照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、光盘按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明。c、文字简洁、语言通顺。d、时间用阿拉伯数字表示，格式：年(4位)月(2位)日(2位)。5、编制格式：1)、照片编制采用横写格式。其格式为照片/文件名-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。2)、录音带、录像带、光盘的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。6、案卷要求：1)、将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。2)、卷内目录：照片以自然张为单元填写卷内目录；录音、录像带、光盘以盒为单元填写卷内目录。3)、卷内备考表，用于说明卷内声像资料的整理、变动情况。(十一)、声像档案的保管：1、保存条件：1)、照片保存温度应保持14-24，相对湿度应保持37.5%-67.5%；录音、录像带、光盘、硬盘保存温度应保持18-24，相对湿度应保持40%-60%。2、照片册、录音、录像带应立放，光盘和硬盘应平放，并保持不小于3mm的间距。3、对库存的照片档案，要每半年检查一次。4、归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁、涂改和删除；销毁声像档案必须经过鉴定，征得档案员同意，报经总经理审批，登记造册。5、建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。(十二)、声像档案的开发利用：1、 编制声像档案目录、电子表格等检索工具，为利用提供方便条件。2、建立声像档案借阅、利用及审批手续，根据声像档案的秘密程度，确定利用范围。3、具有专利制度的声像档案，外单位利用时，应按中华人民共和国专利法的有关规定办理。4、声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经总经理批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借；外单位借用或复制声像档案，由总经理批准，档案员具体办理，如在借用中造成损坏，借用单位负赔偿责任。5、在不影响保密的前提下，各部门可利用声像档案举办报告会、说明会等，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现存的声像档案。(十三)、档案的借阅：1、本公司员工因工作需要均可借阅档案。2、借阅档案必须严格履行手续。借阅前，填写借阅登记表，借阅无密级档案由档案员办理，借阅有秘密级的档案由公司分管领导批准，机密、绝密级档案由总经理批准，外单位调阅档案须持介绍信，有密级的由总经理批准。3、借阅档案不得超过3天，续借者须办理续借手续。4、借阅档案者不得在档案上涂改、批注、