Access-2010：第3章--表的建立与维护2010解析.ppt

第3章表的建立与维护,3.1创建新表3.2表的维护3.3表之间的关系3.4表的数据操作,数据表（简称表）是与特定主题相关的数据集合。用户放入数据库中的数据会被存储到一个或多个相互关联的表中，这样可以提高数据库的效率，并且能减少数据冗余和错误。数据表是数据库的核心，也是窗体、报表等其他对象工作的基础。一个数据表是由若干行和列构成的二维表，表中的行称为记录，列称为字段，每个表都有一个表名。,3.1创建新表,在Access中建立数据表，一般分为两步：一是创建表结构，即确定表是由哪些字段组成的；二是向表中输入数据，即确定表的内容。3.1.1在新建数据库时直接创建表【例3-1】新建“学籍管理信息系统”数据库，同时创建“班级”表。,“班级”表结构定义,3.1创建新表,3.1.2使用设计视图创建表【例3-2】在“学籍管理信息系统”数据库中，使用表设计视图创建“课程”表。,“课程”表结构定义,使用设计视图创建表的过程中，需要考虑的主题：1.字段名称每个字段都有一个名称，字段名称在表中应是唯一的。在Access2010中，字段名称应遵循以下规则：（1）长度最多只能为64个字符。（2）可以包含字母、数字、空格及特殊的字符（除句号“.”、感叹号“!”、重音符号“”和方括号“”之外）的任意组合。（3）不能以空格开头。（4）不能包含控制字符（031的ASCII值）。,3.1创建新表,2数据类型数据表中的同一列数据应具有相同的数据特征，即数据类型。数据类型决定了用户在字段中保存值的种类。,3.1创建新表,数据类型及用法说明,3.1创建新表,3.字段属性字段属性就是字段特征的集合，分为常规属性和查阅属性两大类。字段属性主要用于设置字段数据的存储、处理、输入和显示等。,3.1创建新表,3.1创建新表,常用字段属性及用法说明,（1）字段大小“字段大小”属性只对文本型与数字型字段进行设置。文本型字段的默认大小为50个字符，最大为255。若超过255，则应考虑使用备注型。,3.1创建新表,在Access2010中，一个汉字和一个字母都是一个字符。,注意：在一个已存储数据的字段中，如果使字段大小的属性值变小，可能会丢失数据。,数字型字段默认为长整型。,数字型字段的字段大小及用法说明,（2）格式“格式”属性主要用于设置字段数据在屏幕上显示和打印输出的样式。可使用Access自带的预定义格式，也可自定义格式。格式属性只影响数据的显示，不影响数据的存储。,3.1创建新表,1）日期/时间数据格式,3.1创建新表,日期/时间数据的预定义格式,2）数字与货币格式,3.1创建新表,数字与货币类型的预定义格式,自定义的格式是由14个部分组成的，完整的格式形式为“正数格式;负数格式;零值格式;Null值格式”。,3.1创建新表,例如：若自定义货币格式为“￥#,#0.00;(￥#,#0.00);零;未输入”,3）文本和备注格式,3.1创建新表,文本和备注类型没有预定义格式，用户可以自定义。,自定义格式由12个部分组成，完整的形式为：“有文本的字段格式；零长度字符串和Null的字段格式”,文本和备注类型的自定义格式符,4）是/否类型格式,3.1创建新表,是/否类型字段的预定义格式有3种，分别为“真/假”、“是/否”和“开/关”。,是/否类型字段的自定义格式最多由3个部分组成，完整形式为“;字段值为真时的显示文本;字段值为假时的显示文本”。,（3）输入掩码输入掩码定义的是向字段中输入数据的模式。输入掩码可以使输入数据更容易，并且可以控制用户输入的值，有利于提高输入数据的正确性。可以使用输入掩码向导设置输入掩码，也可以自定义输入掩码。,3.1创建新表,自定义输入掩码最多由3个部分组成，完整的形式为“输入掩码本身;0、1或空白;空格所显示的字符”。,输入掩码格式符,（4）有效性规则和有效性文本用户可在“有效性规则”属性中定义一个条件表达式，当用户输入的数据不满足此条件时，Access将拒绝接受并显示有效性文本的内容。,3.1创建新表,（5）索引索引类似书籍的目录，是一种用于实现快速检索的数据结构。应为那些经常作为查找条件、分组和排序的字段建立索引。,3.1创建新表,“索引”属性仅用于设置单字段索引，有3种选择：无：没有索引。有（有重复）：允许索引字段有重复值。有（无重复）：不允许索引字段有重复值。,若要设置多字段索引，可以在“设计”选项卡中单击“索引”按钮，在弹出的“索引”对话框中进行设置。,【例3-3】在学籍管理信息系统数据库中，使用表设计视图创建“学生”表。,“学生”表结构定义,3.2表的维护,3.2.1修改表结构通过修改表结构，可以添加或删除字段、修改字段的数据类型、修改主键和索引的定义等。,“班级”表结构定义,【例3-4】按下表要求修改“班级”表。,3.2表的维护,3.2.2设置数据表格式数据表建立后，为了显示和打印的需要，可对数据表进行美化，如调整行高、列宽，设置字体，修改表格边框和背景颜色等。,【例3-5】美化“学生”表。,3.3表之间的关系,3.3.1什么是表间关系,数据表之间的关系是通过主键和外键建立的。主键是唯一标识表中一行记录的字段或字段组合，一个表的主键必须唯一，且不能为空（null）。如果一个表的字段或字段组合不是这个表的主键，而是另一个表的主键，则称其为外键。一般把主键所在的表称为主表或父表，把外键所在的表称为子表或相关表。,3.3表之间的关系,根据表间数据的对应关系，将关系分为3类：一对一、一对多和多对多。,一对一关系是指对应表A中的一条记录，表B中仅有一条记录与之匹配，反之，表A中仅有一条记录与表B的一条记录对应。一对多关系是指表A中的一条记录与表B中的多条记录对应，而表B中的一条记录仅与表A中的一条记录对应。多对多关系是指表A中的一条记录与表B中的多条记录对应，而表B中的一条记录与表A中的多条记录对应。,在实际应用中，一般是通过建立中间表将这种多对多的关系转换为两个一对多的关系。,3.3表之间的关系,3.3.2建立表间关系,建立表间关系是在“关系”窗口中完成的，创建关系前需先设置表的主键。,【例3-6】为学籍管理信息系统数据库中的表建立关系,3.3表之间的关系,3.3.3设置参照完整性,参照完整性是一套规则系统，可以确保相关表之间数据的一致性和有效性。,实施参照完整性，在主表和相关表间将建立如下规则。禁止插入当主表中不存在相关记录时，不能向相关表中添加相应记录。禁止更新当相关表中存在相关记录时，不能修改主表中对应记录的主键值。禁止删除当相关表中存在相关记录时，不能删除主表中的对应记录。,3.4表的维护,建立表结构之后，就可以向表中输入数据，并可以对表中数据进行各种编辑操作。,表的视图方式有设计视图（表设计器）、数据表视图、数据透视表视图和数据透视图视图。表的大部分数据操作是在数据表视图中完成的。,3.4表的维护,3.4.1添加、删除与修改记录,注意：OLE对象类型不能直接输入，需要使用“插入对象”命令,添加记录添加记录就是向表中输入数据。直接在数据表视图下单击表中最后一行，就可以输入数据了。在数据表视图窗口最下方的是记录导航栏，单击*按钮，可直接切换到最后一行，此时输入数据即可,3.4表的维护,2.删除记录在数据表视图中，右击记录行左边的行选择器，从弹出的快捷菜单中选择“删除记录”命令，可以删除当前选择记录。也可以在选中记录后，按Delete键进行删除。,3.修改记录在数据表视图窗口中定位修改的数据，直接修改即可，切换行即可实现数据的保存。,3.4表的维护,3.4.2查找和替换数据,【例3-7】在学籍管理信息系统数据库中将“班级”表中所有“班级名称”中的“网络技术”修改为“网络”。,3.4表的维护,3.4.3排序与筛选,排序（1）单字段排序先定位到排序字段列，再单击功能区“开始”选项卡下“筛选与排序”组中的“升序”或“降序”按钮。（2）多字段排序,【例3-8】在学籍管理信息系统数据库中将“班级”表中的数据按“系别”升序排列，“系别”数据相同的按“专业”升序排列。,3.4表的维护,2.筛选使用筛选功能可以方便地将表中满足指定条件的记录列出。在Access2010中，提供了4种筛选方式：（1）筛选器筛选（2）按选定内容筛选（3）按窗体筛选（4）高级筛选,【例3-9】在学籍管理信息系统数据库中筛选出“学生”表中1992年以后出生的男生。,3.4表的维护,3.4.4表的导出、导入与链接,1.导出与导入表使用Access的导入与导出功能，可以在Access数据库之间、Access数据库与Excel之间、Access与其他数据