《行政管理培训》PPT课件.ppt

1,税务行政管理,2,行政：是指国家机能中立法和司法以外的全部机能的总称。“行政”指的是一定的社会组织，在其活动过程中所进行的各种组织、控制、协调、监督等活动的总称。,什么是行政,3,行政管理：就国家而言，就是依法行使国家权力的一种管理；就机关组织或企业内部来说，就是一般的行政事务的职能管理。,什么是行政管理？,税务行政管理的内容,税务行政管理是对税务机关内部构成要素及流程实施的规划、组织、监督、控制、协调等管理过程的总称，是对人、财、物、文、事等的综合管理。人的管理泛指对税务工作人员进行的管理和服务，包括内部战略规划、机构设置、人事管理、人才管理、绩效管理、纪检监察、党务管理等内容；财的管理，包括财务收支管理、预决算管理、政府采购管理、内部审计管理等；物的管理包括房产管理、基本建设管理、车辆管理、办公用品管理等；文的管理包括综合材料的撰写、公文处理、税收宣传、档案管理、会议管理等；事的管理包括后勤接待管理、安全管理、环境管理等。,4,5,规则全局组织领导指挥实施监控效果协调关系,税务行政管理的职责,行政部门工作内容,行政管理工作具有以下六大特点：一、服务性二、政策性三、时间性四、复杂性五、群众性,行政部门范围与特点,税务行政管理的基本原则,7,系统和整体原则忠诚和服务原则质量和时效原则集中统一与分工协作原则简化与规范原则成本控制与追求效益原则,8,行政执行概述,任务：贯彻法规、政策，上级指示、决定、决议，有效的实现国家和政府的决策目标,9,二、行政执行的手段,2）经济手段：间接性、有偿性（利益性）、多样性,3）法律手段：权威性、规范性、稳定性、强制性,4）教育手段：长期性、内在稳定性、超前性,1）行政手段：权威性、强制性、垂直性、具体性,10,行政执行的过程,1.行政执行的准备阶段（1）思想准备：执行前的思想动员目的明确；了解计划内容；广为宣传,11,行政执行的过程,1.行政执行的准备阶段（2）计划准备：明确行政执行的具体准则和依据,12,行政执行的过程,1.行政执行的准备阶段（3）物质技术准备：经费、办公设施设备,13,行政执行的过程,1.行政执行的准备阶段（4）组织人事准备：建立和确立执行机构配备行政人员制定严格的规章制度,14,行政执行的过程,2.行政执行的实施阶段（1）指挥活动：指挥必须统一防止多头指挥指挥必须有力，领导者应享有依法授予的指挥权指挥权可以进行合理分解方式：口头指挥；书面指挥；会议指挥,15,三、行政执行的过程,2.行政执行的实施阶段2）协调活动行政协调是指对行政管理工作加以调节，引导各行政组织之间、人员之间互相协作、互相配合，以便齐心协力共同实现行政决策目标的活动。其方法主要有：会议协调组织协调信息协调,16,行政执行的过程,2.行政执行的实施阶段（3）控制活动行政控制是指行政领导者和工作人员为了检查行政实施的进程和完成情况，纠正实施过程中的偏差，以确保实际工作与工作计划相一致而采取的措施。行政控制的过程：确定标准衡量工作成效纠正偏差方式:预先控制、事中控制、事后控制,17,行政执行的过程,2.行政执行的实施阶段（4）监督活动建立评价执行情况和执行者完成任务情况的客观标准深入实际及时发现问题和偏差找出问题原因，提出相应对策措施,18,行政执行的过程,3.行政执行的总结阶段（1）对行政执行活动进行全面回顾和检查（2）对行政活动进行科学的评价（3）认真总结经验教训,眼睛一闭一睁一天儿过去了,哈.,眼睛一闭不睁，一辈子就过去了,哈,21,时间的定义时间的特征？时间的意义,22,23,所谓的时间管理不是去管理时间本身,而是管理单位时间内的事件；,24,列单组织册除习惯,时间管理的步骤,25,时间管理的象限,常用问候语,吃了吗？,中国社会推进的心理力量体制压力下的中国人情绪压力,常用问候语心理需要,中层管理压力最大,中国科学院，2005年，社会转型期不同职业群体主要社会应激源与心理健康研究，得到结论：管理中层的工作和家庭压力排首位；其次是个人成就和社会支持压力上并列首位，末位的住房问题、经济问题。管理中层压力得分最高，80分；一般技术工人71分；下岗人员68分；矿工60分。不确定性和精神压力是主要的压力源。,压力的身心影响,来源：时勘课题组,压力是什么？,物理学中压力（stress）是指当物体受到试图扭曲它的外力作用时，在其内部产生相应的力；压力，是一种反应模式，当刺激事件打破了有机体原来的平衡和负荷能力，或者超过有机体的能力所及，就会出现压力。刺激事件是应激反应的应激源。应激源要求有机体作出适应性反应。,压力来源,Socialisolation缺乏人际支持Thinkunrealistically想法不切实际Rigidbody身体紧张Emotionalrepressed情绪压抑Self-neglect忽略自己的需要Sensoryoverload感官刺激过度,事件压力指数表,亲密家庭成员的死亡100亲密朋友的死亡73父母离异65个人严重的疾病和受伤63结婚58失业47家庭成员健康上的变故45怀孕43和亲密的朋友吵架40,性生活不协调39新家庭成员诞生39学校工作负担加重37出众的个人成就36睡眠习惯的改变29儿女长大离家29饮食习惯的改变28少量抵押和贷款17过重大节日12,33,重新认识压力,适度压力会被身体转化成活力与激情。机体不仅可以是健康的，也是有饱满能量的。压力过小的生活让人消沉、昏昏欲睡、机体懈怠、思维变慢。两种压力可能使机体调节失常，一是突如其来的过大压力，二是持续不变低量的压力。,34,压力应对方式：无效的,Psychologicaldefenses,e.g.,denial,withdrawal心理防御，如否认、退缩Workharder,keeptrying(usingmethodsthathavenotworked)更加努力工作，继续尝试(使用行不通的方法)Self-medication自行用药Indulgeyourself自我放纵Self-pity自我怜悯Getaddictedtosomething沉迷于某事物(各种生活抓手)Givingup(learnedhelplessness,fatalism)放弃(习得的无助感，宿命论)Escapingandavoidance逃避与迥避Suicide自杀,所有的压力应对方式，就大脑感受而言，都是有效的；但是，就结果而言，有的是无效的！,面对负面情绪的正确心态,不喂养它，也不打压它，而是接纳它认同与反认同，“我很悲伤，但悲伤不是我，悲伤只是我的一部分。”情绪从来都不是问题，只是症状情绪只是告诉我们，人生里有些事情出现了，需要我们的处理让情绪和思维保持平衡,36,如何获取快速成长的能量,2：裂变式：学习，实践，反思,能力能量获得模式,1：累加式：学习，学习，学习,职位能量,能力能量,能量来源,80,20,50,50,20,80,一般优秀卓越,38,知识类型内容专业知识财务管理、资本运作、投资、风险、金融知识、政策法规管理知识战略管理、公司治理、团队、沟通相关知识企业所处的行业知识、市场营销、采购、供应链、库存管理、生产管理,知识结构与管理,角色定位与行政管理,我们认识自己吗？,怎样利用了解之窗？,不知道,知道,盲目区,知道,开放区,未知区,不知道,隐藏区,别人,自己,相互尊重共同交流,虚心听取认真回应,开诚布公实话实说,相互尊重共同探讨,美国著名社会心理学家约瑟夫和哈瑞对如何提高人际交往成功的效率,提出了一个名为“约哈瑞窗户”的理论,你的潜能都开发了吗?,44,测试题如下：一个记事本和一支钢笔的总价格是.元，记事本比钢笔贵元，请问钢笔的价格是多少？,45,正确答案是钢笔价格为分钱，记事本价格为块。研究人员发现，三分之一的人答对。那些答错的人给出的答案是“块钱”。研究人员把答对者归类为“思考型”。这类人用左脑思考，思维深入、细腻且有逻辑，理财意识和能力较强。答错者则属于“直觉型”。他们通常用右脑思考，易冲动，信用卡经常欠账，较少能存钱，不关心也不擅长理财。,不同层次人员的工作重点,47,辅助决策工作信息工作文书工作会务工作文书立卷和档案管理工作查办工作行政事务工作上司交办的其他工作,行政人员的日常工作,48,行政人员的日常工作（表一）,49,行政人员的日常工作（表二）,50,行政管理人员日常工作的三大特征,日常工作的时效性计划性与针对性利益的诱导性,51,办公室事务,办公室管理,气派个性,舒适美观,和谐便利,环保健康,实用、方便,良好办公环境五大标准,办公室布置的环境要求,53,公文写作基础,54,公文的含义？,我国现行党政机关使用的文种,我国现行党和各级领导机关使用的文件有14个：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。国家行政机关使用的公文种类有13个:命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。上述文件共27个，其中9个是相同的，即：决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要；不同的有9个，其中属党的机关的有5个，即：公报、指示、决议、条例、规定；属国家行政机关有4个，即：命令（令）、议案、通告、公告。由于这18个文件是党和国家在公文管理法规中明确规定的，一般称为法定文种。,公文的分类按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文。按其密级要求，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。,57,写作特点,简明准确朴实庄重规范,58,分清写作文类,指挥性规范性报请性通知性记录性报道性,59,写作程序,公文的作用,60,领导和指导作用行为规范作用宣传教育作用联系与知照作用依据与凭证作用,61,通知,会议性通知任免通知指示性通知,62,会议通知的时效性强，应提前发文，估计有足够的时间收文，以便与会人员做好准备，按时到会。会议原因要写得简短。会议内容、安排、要求要写得具体,会议性通知,63,通知*（发文机关名称）关于召开*的通知资讯部员工：鉴于资讯部员工目前对业务还不熟练，决定星期六进行培训。详情请见下表：其他事项：提供午餐与会过程中不得大声喧哗，不得无故迟到早退，需做好笔记特此通知！*公司资讯部（公章）2009年3月3日,64,任免通知,任免根据任免日期被任免人员的姓名和职务,65,通知经董事会决定，王某某在其任职期间内，贪污公款，情节严重，从2009年3月7日始，罢免其总经理职务。*公司董事会（签章）2009年3月7日,66,通知的依据：为什么发此通知，然后一句话作过渡语，如“现通知如下”，转入主题内容。主题内容：具体事项结尾部分：一般写执行要求“以上事项望认真执行”。,指示性通知,67,通知由于近来公司员工不太注意形象，为优化公司形象，现通知如下：周一至周四，所有员工按员工手册上的要求着装，周五可穿休闲一些的服装上班，但不得浓妆艳抹和奇装异服。以上通知，望认真执行！*公司行政部（盖公章）2009年3月5日,68,公文写作注意事项,名称数字规范计量单位的规范,标题示例：*股份有限公司关于企业文化建设的通知,69,70,下行、平行公文首页格式,71,上报公文首页版式,72,公文处理方法和程序,三大环节：1、发文处理：拟稿-审核-签发-登记-缮印-用印-分发2、收文处理：签收-登记-分办-拟办-批办-承办-催办-督办-办复3、公文管理：制定立卷类目表-归卷-调用-立卷-归档-销毁,73,什么是档案？档案的作用及种类档案的管理部门档案的分类及点收档案的保存期档案的归档要求及借阅,档案管理,文档管理与处理,文档的归档原则：一、是在本企业活动中直接形成的；二、是在当前或一定时期内具有依据凭证作用的；三、是对企业具有长远的历史查考价值的。,文档的归档方法：1、按问题组卷2、按名称组卷3、按时间组卷4、按地区组卷5、按收发文机关组卷6、按作者组卷7、按结构组卷8、按工作阶段组卷9、按专业组卷,归档案卷内的基本排列方法：一、上级机关文件在前，本企业和下属单位形成的文件后；二、来文和复文，复文在前，来文在后；三、正文和附件，正文在前，附件在后；四、正本和原稿，正文在前，原稿在后；五、成果性、结论性文件在前，原始性、过程性文件在后。,75,会议的概念,76,会议的种类？,投入,效能,会议价值,会议收益,会议成本,人力成本物料成本机会成本,情感收益认识收益任务收益,应当开什么样会议？,如何提升会议价值？,会议弊端与防治,79,会议的筹划与管理,会前的准备工作会间的组织服务会后的善后处理,80,明确参会人员选择开会地点选择会议时间制定会议议事日程会议现场布置会议的通知会前的审核会议经费,会前的准备工作,81,会议签到会场服务会议记录,会中事务,82,会议简报会务总结会议纪要会议文件资料的收退会后的检查催办,会后工作,83,面对面就座当你在讨论问题或试图作出决定时，安排持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边,主席坐在团队成员之间,84,显示等级如果你希望显示等级，让主席坐在长方桌子的顶端，其他与会者座位按资历递降顺序就坐,主席坐在长桌的顶端,资历最浅者坐在离主席最远处,85,自由讨论如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注，在会议中用一张圆桌,主席可坐在任何一个位置上,86,小组讨论,设计会议记录表格,87,88,有效能集思广益，达成目标；和谐信任、认同、畅所欲言；参与参与的人全神贯注；效率能在预定的时间内达成会议的目的；学习参与者有更多的学习机会；,成功会议的标准,90,沟通是人们通过语言和非语言方式传递并理解信息、知识的过程，是人们了解他人思想、情感、见解和价值观的一种双向的途径,沟通的含意：,91,沟通的理解,管理沟通的要诀,工作沟通要诀：上行：理解为主下行：说服为先横向：协调为上斜向：借权为用,93,沟通的五大原则(基础)真诚：信任：理解：自制：宽容：,沟通基础,真诚,宽容,信任,自制,理解,94,95,地位差异,语义,无反馈,认知,情绪,性格,沟通中的障碍,96,沟通的三个方式,口头语言、书面语言、图片或者图形,动作、表情、眼神,距离、持物,97,沟通三要素的比例,美国心理学家阿尔皮特,98,与部属沟通的艺术,1、尊重2、批评分先后天要素3、让对方说出期望4、布置任务明确具体,99,与上司沟通的法则,1、读懂上司的心思2、充分尊重上司3、绝不出卖部属4、善用资讯5、假想上司质疑,100,别人行动的20%,别人听懂的40%,别人听到的60%,你嘴上说的80%,你心里想的100%,沟通的漏斗,指令不能有效执行的真正原因！,沟通的漏斗,101,绿色,性格,黄色,蓝色,红色,四色人格与管理风格,102,红色特质,活泼型,特点:真心诚意，好客，乐观，喜欢交友，口才流畅，热心，喜社交。,需要:公开赞扬，名望，朋友和友情回馈，金钱回馈。,害怕:失去朋友，严肃的，神秘的，缜密思考者。,103,黄色特质,特点:有自信的，不怕竞争，果断，组织者，权威的，擅于分析，目标性强。,需要:挑战及高报酬，实干，结果，喜欢能力强的人，说话讲重点。,害怕:犹豫不决，顺从的，多虑的，温和的。,力量型,104,蓝色特质,特点:注意细节，尊重制度，完美主义，条理分明，忠心耿耿，批判，关心的。,需要:对所有变化希望有完整报告，程序化制度化，小心的，事必躬亲。,害怕:不拘小节，自由主义，弹性处事，直言不讳。,完美型,105,绿色特质,特点:柔顺，持续性，有规律有节奏的，避免冲突，亲切，可依靠的，艺术的。,需要:愉快和谐，充足的时间计划，经过公正认可的，稳定和可预测的环境。,害怕:快节奏，勿忙急智，缺乏耐心，激烈冲突，变化多端。,和平型,邓engyuly,克瑞希穆快速识人法,瘦高：不善交际、安静、腼腆、认真肥胖：善交际、善良、亲切、热情肌肉：诚实、规矩、忍耐、顽固、易怒,107,心态与行政管理,不求有功、但求无过,三心二意、敷衍了事,A,B,职场常见心态,一味抱怨、不思解决,D,明哲保身、怕负责任,C,做自己的主人用老板的心态为自己打工,爱上你的工作,笑对人生战无不胜,你对待工作的态度，就是你发展的高度,影响力是一种不运用权力就使他人或下属做事的能力,什么是影响力？,双圈理论的启示,关注圈,115,影响圈的不断扩大,情商与管理,117,日常事务管理,118,目标统一权责一致指挥统一分工协作利益原则精干高效,日常事务管理的工作原则,119,食堂管理的特点食堂管理的内容食堂的计划管理食堂的财务管理食堂原材料管理食堂服务质量管理,食堂管理,120,宿舍分类单身、倒班、家属宿舍管理的内容宿舍的管理方法、宿舍设备物品、宿舍服务、宿舍安全,宿舍管理,121,文体场馆的建设管理切合实际、量力而行、适当满足、专人负责、文体活动的组织管理积极、及时、有效、有计划、结合本企业特性、,文体生活管理,122,车辆的使用管理（车辆的使用、车辆的调度、制定使用和管理制定）车辆的保养与维修管理（车辆的保养、车辆的维修）车辆的油料与材料管理,车辆的日常管理,123,改进服务态度，提高业务水平保养、节油、安全教育、职业道德教育、遵章守纪教育严守交通规则，确保行车安全加强车辆道路管理,司机管理,124,接待客人社交细节,男人着西服的八忌,单击此处添加标题,不许不穿衬裙,不随意搭配,不乱配鞋,过大或过小,衣扣不到位,不内衣外穿,女士着西装的六不,126,坐姿,行姿,站姿,仪态礼仪,手势,蹲姿,电话礼仪,电话礼仪三要素,声音,态度,言词,电话形象三要素,同事家里电话,迟到、请假,外出办事,延误拜访,用传真机机传文件,借用他人或单位电话,让工作更顺利的电话术,你是如何鼓掌的?,你会握手吗？,握手礼仪禁忌,握