建立良好的沟通渠道提高工程监理工作的及时和有效性.docx

建立良好的沟通渠道提高工程监理工作的及时和有效性 组织沟通读后杂想在人们的工作生活中，任何一个地方沟通都是不可缺少。特别是在当今社会，信息在人们的生活和工作中一刻也不能缺少。看一下我们每一天的工作内容就可知道，如今的工作对电脑、网络的依赖已到了须臾不可离开的地步。没有沟通，就不可能有良好的合作，更谈不上配合。从人们的日常的沟通过程来看，良好沟通的渠道是提高沟通效率的一个前提条件。没有良好的沟通渠道，有沟通的愿望也无法实现；反之，要想实现一次有效的沟通，前提就是必须有一个良好的沟通渠道。否则沟通无从谈起。在一个组织内部，沟通渠道可分为两种，一是正式沟通渠道；一是非正式的沟通渠道。正式的沟通渠道是通过组织正式结构或层次系统运行，它是由组织内部明确的规章制度所规定的沟通方式，它和组织的结构息息相关。主要包括正式组织系统发布的命令、指示、文件，组织正式颁布的法令、规章、手册、简报、通知、公告以及下级向上级的报告等。非正式渠道则是通过正式系统以外的途径来进行的。它是以社会关系为基础，与组织内部明确的规章制度无关的沟通方式。由于非正式渠道是由组织内成员的感情和动机上的需求而形成的，因此，在很多情况下来自非正式渠道沟通的信息反而易于获得接收者的重视。项目监理机构作为工程建设管理一个方面的组织机构，承担着对工程质量、进度、投资和安全的控制和监管职能。它运行的效率直接反映了该组织机构是否有用，换言之，就是该监理机构是否能被甲方认可。我以为这在很大程度上取决于该监理机构内部的沟通渠道是否畅通，以及与甲方的沟通渠道是否良好。当然，这里所说的与甲方良好的沟通渠道既包括正式的沟通渠道，也包括与甲方非正式的沟通渠道。在09年江苏电信C网建设工程监理工作中，我们有一个地区的项目监理部在工程启动后，对工程的质量、进度控制做了大量的工作，并按公司工程管理部的要求每周将工程质量、进展情况上报给监理公司的工程管理部。结果一个月不到，该地区电信C网项目管理人员就向江苏省电信公司领导进行投诉，说监理根本就不起作用，没有作为。接此投诉，我到该项目部一查，原来他们每周的工程监理周报只报给了监理公司，而没有向电信（甲方）的工程管理人员报告。问其原因，说不知要报给甲方哪个管理人员。这就是典型的正式沟通渠道未建立，更谈不上良好，所带来的后果。同样，如果在项目监理机构内部没有畅通的沟通渠道，我们的监理工作也将大打折扣。这一点对于通信工程尤其是这样。通信工程的特点是面广量大，施工现场分散，特别是对于省管工程，如果在监理机构内部没有畅通的信息沟通渠道，要把监理工作做到及时那是很难想象的。譬如，省公司（甲方）的工作要求，全省带有系统性的问题的处理，都很难及时的到达各本地网项目监理部，那许多问题也就不能得到及时、有效的处理或纠正，带来的后果必然是甲方难以认可你。08年末，全省C网工程普遍进入铁塔安装阶段，我们在某个本地网巡检过程中发现，铁塔安装中存在许多问题，如垂直度偏差超标、螺栓扭矩不达标，在铁塔安装施工中还普遍存在用电焊扩孔的违禁操作。我们一方面及时将所发现的问题向电信省公司有关项目负责人反馈，同时，也将现场拍摄的照片向全省各项目监理部转发，很快，在全省13个本地网开始了对铁塔安装施工质量的全面检查和全面的整改。使铁塔安装施工中存在的普遍和带有系统性的问题得到了纠正和控制。当然，这里只是我读管理沟通一书结合自己的工作实践所想到的一点。其实，作为一个工程项目监理部的总监，在项目监理机构组建的同时，就必须要考虑建立起工程监理工作的沟通渠道。这既包含与建设方（甲方）的沟通渠道，也包括项目监理机构内部的沟通渠道。建立沟通渠道，其实就是确定用什么样的方式，或者说什么样的载体将项目监理机构的指令下发，既可以是纸质的，也可以是电子档的；要确定这些信息发往何处，报与何人，总之，你必须确定一种形式，清楚沟通的对象。也就是要建立沟通的渠道或曰“管道”，将工程现场的情况上传，同时将甲方（或监理机构）的管理意图下达。只有这样才能把监理工作做得有声有色，真正起到监理的作用，并得到甲方的认可。作为一个有效而聪明的项目监理机构管理者（总监），不仅要在项目监理机构组建之初就确定正式的沟通渠道，还要在工程监理工作过程中建立起与甲方、施工承包方及项目监理机构内部的非正式沟通渠道。这是因为非正式的沟通渠道是以相互间的感情为基础的。我们常讲，从做工程开始相识，到工程结束时就成为朋友。讲的就是在工程过程中建立起了非正式的沟通渠道。非正式的沟通渠道它有着许多正式沟通渠道所没有的优势，通过非正式沟通渠道进行的沟通，有的时候比通过正式渠道效果更好。非正式沟通的最大优点就是不拘形式；直接明了，沟通的速度很快，且易于接受。在监理工作中与建设方（甲方）建立起非正式的沟通渠道对于工程后期经营工作非常有利，如工程后期的验收、移交以及工程审核结算等工作，需要与甲方不断地进行沟通，一方面明白领会甲方的意图；另一方面也将我们的想法向甲方进行准确的传达。在很多情况下，通过正式渠道无法沟通的事，可通过非正式渠道轻松的解决。这一点在协调施工方与甲方的某些分岐时特别有效也特别地有用。这是非正式沟通渠道在项目监理机构外向沟通中的作用。比如，有时建设方对施工承包方的签证要求不能及时给予回复，有的对签证核减的量较大。在这种情况下承包方往往不能接受，有的虽然接受了，但心中却不能平服，以至于影响到工程的进度和质量。在此情况下，监理如果只是采用正式指令的方式（正式的沟通渠道）来要求其确保工程进度和质量，效果不一定会很好；如再辅以在工程施工过程中与承包方形成的非正式沟通渠道，向承包方说明建设方的意图、难处等，以及作为承包方确保工程进度、质量的责任，就会起到非常好的效果。其实，非正式沟通渠道更大，也更重要的作用还在项目监理机构内部沟通中的作用。在一个组织内非正式渠道的建立并不是管理者主动建立的，但却是组织管理者所不能忽视且应加以影响和引导的。在相当程度上，非正式沟通是形成组织内部良好氛围的必要条件。项目监理机构作为一个团队，其是否有战斗力，能否打硬仗，是和这个团队的精神面貌紧密相关的，而团队的精神面貌恰恰反映的是团队内部的氛围。由此，我们就可以看出，作为一个项目监理机构的总监，在考虑团队建设的时候，必须要注重项目监理机构内部非正式沟通渠道的引导和应用，在团队内形成良好的氛围。非正式沟通是没有好坏之分的，因为它是非正式的，它有优点，也存在负面的作用，如果组织的领导者不能对非正式沟通加以影响和注意，非正式沟通在组织内部极易导致小集体、小圈子，影响组织的凝聚力和人心稳定。所以，项目监理机构的负责人（总监）应该对非正式沟通渠道予以足够的注意，以杜绝其消极作用，并运用非正式沟通渠道为组织建设目标和监理工作服务。在非正式沟通渠道运用中，有一点必须要明白，即对于非正式沟通渠道的运用必须是作为正式沟通渠道的辅助方式来应用；同样对于非正式沟通渠道的影响或引导，也必须是通过正式沟通渠道来施加，否则就会适得其反。通过组织沟通一书的学习和思考，我个人认为项目监理机构内部良好沟通渠道的形成，对外沟通渠道的