涉外秘书三级办事模块辅导参考资料

事务管理,贺存乡,1,一、复习指导要点二、命题思路三、试题解析,2,一、事务管理复习指导要点,一、接待工作二、办公环境管理三、办公室日常事务管理四、办公用品与设备的使用和管理五、信息管理六、商务活动,3,一、事务管理复习指导要点,（一）接待工作1.知识要点学习者应该了解仪表、仪容、仪姿、仪态等方面的礼仪常识；了解接待规格的确定方法、接待计划的制定方法、中西餐餐饮礼仪常识。理解涉外接待的原则和要求、礼宾次序确定的知识。2.技能要点学习者应能够按照秘书的职业要求穿着打扮，姿态优雅大方，能够掌握接打电话和做电话记录的方法；掌握迎送、招待来访者和来访团体的基本要求和操作程序，能制定接待计划；掌握按照礼宾次序安排来宾的方法以及涉外接待的各种礼仪。,4,一、事务管理复习指导要点,（二）办公环境管理1.知识要点学习者应了解办公环境的主要内容，了解办公室安全运营的知识，理解各类办公模式的应用，掌握办公室布局的基本知识。2.技能要点学习者应能够营造健康、安全的办公环境，能够正确选择办公模式，合理地布置办公室，并能对办公环境进行评估。,5,一、事务管理复习指导要点,（三）办公室日常事务管理1.知识要点学习者应了解会议室和用车登记、邮件处理、团队管理的要求，了解调查研究的类型与方法。理解管理印信、安排值班工作、使用零用现金、办理差旅事务的要求。掌握工作日志、工作时间表、工作计划的内容与编写要求，掌握处理突发事件的原则以及督查工作的要求，掌握工作评估的标准。2.技能要点学习者应能够预订会议室和工作用车，能够处理邮件；能够管理印章和介绍信，安排值班工作；能够管理零用现金并办理报销手续，能够安排上司的差旅事务，完成上司临时交办的事项；能够管理时间，提高工作效率；能够改进办公室日常事务工作，处理突发事件，完成督促检查工作，制定工作计划，确定承办期限，对办公室工作进行评估；能够管理团队，做好随从工作以及调查研究工作。,6,一、事务管理复习指导要点,（四）办公用品与设备的使用与管理1.知识要点学习者应了解各类办公设备的分类与功能，理解各类办公设备的基本工作原理，掌握各类设备使用的注意事项。2.技能要点学习者应能够采购、接收、发放、管理办公用品与设备，能够操作各类办公设备并且进行简单故障的排除。,7,一、事务管理复习指导要点,（五）信息管理五级没有此本节内容1.知识要点学习者应了解信息工作程序，理解本级别信息工作内容，掌握本级别信息工作要求。2.技能要点学习者应会分析案例，能把握本级别信息工作注意事项，能完成交办的信息工作。,8,一、事务管理复习指导要点,（六）商务活动本节为二级考试内容1.知识要点学习者应了解开放参观活动的目的、类型、注意事项，掌握签字仪式、典礼仪式、展览活动、招商活动的类型，掌握商务谈判的注意事项。2.技能要点学习者应能够安排开放参观活动、宴请活动、签字仪式、典礼仪式、信息发布会、股东年会、展览活动、商务谈判及招商活动。,9,一、事务管理复习指导要点,提示：应指导考生将重点放在“相关知识”与“工作程序”两部分内容的学习上。认真阅读“示例分析”，以加深对于相关内容的理解。“注意事项”中提及的内容与“相关知识”和“工作程序”有很大的关联，是进一步的强化，要指导考生加以理解。“相关链接”，主要是提供一些阅读材料以拓展考生的视野，不作为考核的重点。,10,二、事务管理命题思路,秘书职业是一种具有综合性和辅助性特点的职业，因此，在新标准中，要求从事这一职业者具有较强的文字与语言表达能力、综合协调能力和合作能力、逻辑思维与分析能力等。就本章而言，秘书职业标准中包含了接待工作、办公环境管理、办公室日常事务、办公用品管理、信息工作等多个方面的职业资格要求，是培养和考核秘书职业领域从业人员的基本依据。,11,二、事务管理命题思路,五级五级秘书工作相对于其他级别的秘书工作而言是最简单、最前沿的秘书工作，我们把它设定为前台秘书工作。因此，命题时主要侧重对简单操作内容的考核，要求考生掌握最基础的办公技能。四级四级秘书工作充分体现了秘书工作的辅助性、服务性与繁杂性，这类秘书主要是各单位办公室普通工作人员，他们在完成本职工作的同时，实现对上司、对同事、对客户等的服务。因此，命题时侧重“服务”与“管理”两方面知识技能的考核（服务为主，管理次之），要求考生进一步提高办公管理技能技巧。,12,二、事务管理命题思路,三级三级秘书属高级秘书，其基本职能包括办事、协调、参谋三个方面，其主要活动是围绕上司的活动展开的。高级秘书的日常活动涉及面很广，例如，既要替上司管理时间，为上司的工作排除各种干扰，又要收集各种信息，提供方案、意见；既要协助控制，沟通协调，还要办文、办事、办会。因此，命题时主要考虑考核考生的管理、协调与参谋能力，要求考生掌握较高水平的办公管理知识、技能及解决问题的能力。二级二级秘书主要指高级行政助理，属公司中的管理层。因此，命题时主要考虑考核考生的决策、管理、督导等方面能力，要求考生掌握高水平的办公管理知识与技能，能够指导解决工作中的问题。,13,三、事务管理试题解析,在理论知识的各个级别试卷中，本章比重占试卷2025%左右，其中，五级试题全部为单向选择题，其比重占试卷20%；四级、三级、二级为单向选择题与多项选择题搭配构成，四级、三级、二级比重各占试卷25%，侧重考核考生对相关知识和注意事项内容的了解。试题包括理论知识和技能操作两部分。在技能操作试卷中，本章内容在五级和四级试卷中各占45，在三级和二级试卷中各占40，以案例分析和工作实务题形式出现，用以检验考生对办公室事务管理的程序、方法和内容的掌握情况。考试偏重实际操作能力的考核，低级别的知识和操作技能可能在高级别的考试中出现。,14,三、事务管理试题解析,接待单项选择题示例接待规格可分为高规格接待、低规格接待和对等接待，()是最常用的接待方式。（A）对等接待（B）低规格接待（C）正规接待（D）非正规接待,15,三、事务管理试题解析,接待多项选择题示例制定接待计划时，要了解来访者的基本情况，如所在单位的全称、（）、姓名、性别、身份、民族（国籍）、宗教信仰。（A）业务范围（B）来访的目的（C）发展态势（D）来访者人数,16,三、事务管理试题解析,办公环境管理在秘书五级考试中，本节内容将以单项选择题、实务操作题以及情景录像题的形式出现。在四级、三级、二级的考试中，本节内容将以单项选择题、多项选择题、实务操作题以及情景录像题的形式出现。本节的内容由于较为简单，因而主要的命题形式是选择题，实务操作题和情景录像题较少涉及。,17,三、事务管理试题解析,办公环境管理单项选择题示例秘书一般不可在自己的办公区内（）。（A）张贴公司的logo（B）张贴公司通讯录（C）张贴自己喜欢的明星照片（D）摆放绿色植物,18,三、事务管理试题解析,办公环境管理多项选择题示例要想使办公室的布置美观、协调常采用的做法是（）。（A）选用一大间办公室（B）使用各种式样的办公桌（C）使同一区域的柜子高度错落有致（D）使用统一规格的办公桌,19,三、事务管理试题解析,办公环境管理实务操作题说明由于本节不是本章的重点，所以实务题不是本节的主要命题方式，但偶尔也会涉及到一些，尤其是关于办公模式与办公室布局的内容，经常会被拿来做实务题的命题内容。本节实务题的命题内容主要是在各级别的“相关知识”与“工作程序”模块中。本节实务题分值有时是15分，有时是20分。,20,三、事务管理试题解析,办公环境管理情景录像题说明本节内容不是情景录像题的考查重点，但在每次的考试中，在情景录像题中都会占到6分左右。五级、四级情景录像题中，这部分内容占比重较多，三级、二级的情景录像题中内容则少一些。考生在做情景录像题时，一定要注意观察办公环境，如桌椅、设备的摆放位置，文件是否归类，环境的整洁度等等，往往都是命题点。尤其是有特写的部分，如绿色植物、一条拖曳在地的电线等，一定会是一个考核点。,21,三、事务管理试题解析,办公室日常事务管理这一节内容较多，每一项工作自成体系，相互之间联系不是很大。考生在学习这一部分时应掌握每项事务性工作的特点及完成方法，将学习的重点放在“相关知识”与“工作程序”两个模块上。“注意事项”中的有些内容是与“工作程序”密切相关的，也需要学习者理解与掌握。本节中“相关链接”模块的内容很少，基本上不考。,22,三、事务管理试题解析,办公室日常事务管理本节的内容充分体现了秘书工作的辅助性、繁杂性和多样性，是秘书每天要面对的具体而实际的工作，因而成为重点考核的内容，几乎在每个级别中都属于考试的重点。出题形式也非常多，在选择题、实务题和情景录像题中都占有较大的比重。,23,三、事务管理试题解析,日常事务管理单项选择题示例本题列出的四个备选项中只有一个答案正确，请在答题卡上将所选答案的相应字母涂黑。企业刻制印章，应到（）指定单位刻制。（A）工商局（B）税务局（C）公安局（D）版权局,24,事务管理试题解析,日常事务管理多项选择题示例本题列出的四个备选项中有多个答案正确，请在答题卡上将所选答案的相应字母涂黑。错选、漏选、多选，均不得分。健全的公务接洽制度应包括（）。（A）岗位责任制度（B）登记、记录制度（C）安全保卫制度（D）协调服务制度,25,三、事务管理试题解析,日常事务管理实务操作题说明实务操作题也是本节重要的出题形式。本节在以往考试的五、四、三、二各个级别中都曾经出现过实务操作题。实务操作题有时是15分题，有时是20分题。实务操作题的命题形式有时是单一内容的，只涉及某一项事务性工作；有时是综合性的，涉及多项内容。,26,事务管理试题解析,日常事务管理实务操作题示例背景说明：你是宏远公司的秘书钟苗，下面是行政经理需要你完成的任务。（20分）便条钟苗：最近公司在印章管理及使用方面出现一些问题。请你向我说明：1.印章有哪些作用？2.秘书部门应管理好哪些印章？3.使用印章应注意哪些问题？谢谢。行政经理年月日,27,三、事务管理试题解析,办公室日常事务管理情景录像题也是本节的一种主要考核方式，每年命题几乎都要涉及到。,28,三、事务管理试题解析,办公用品与设备的使用与管理本节主要有两方面内容，一是关于办公用品与设备的订购、接收、发放、管理的基本知识与工作程序，二是关于各类常用办公设备的使用。第一部分各级别在教材中按“相关知识”、“示例分析”、“工作程序”、“注意事项”和“相关链接”五个模块进行讲解。“相关知识”一般是关于办公用品与设备管理的定义、功能等一些必备的基础知识，要求考生必须掌握；“示例分析”中一般给出了一个相关的案例并进行分析；“工作程序”部分是按照工作步骤进行叙述的，这部分也是考生必须掌握的；“注意事项”是完成该项工作中应注意的问题；“相关链接”中一般是一些更深入的知识。,29,事务管理试题解析,办公用品与设备的使用与管理第二部分各级别在教材中按“相关知识”、“示例分析”、“操作步骤”、“注意事项”和“相关链接”五个模块进行讲解。“相关知识”中一般介绍了设备的工作原理、种类、结构以及性能指标等内容；“示例分析”中给出了该设备使用的案例，多是关于种类的选择、使用中存在的问题等内容；“操作步骤”中详细介绍了该设备使用的具体操作过程，五级中的设备大多是传统的办公自动化设备，而四级中的设备大多是需要与计算机连接使用的数字化设备；“注意事项”中进一步阐述了使用该设备应注意的问题；“相关链接”中多是设备常见故障的解决方法。上述两部分各模块（含“相关链接”）内容，均可能进入试题，因此，学习者既需要了解一些基本知识，同时也要掌握工作程序和设备的操作方法。,30,三、事务管理试题解析,办公用品与设备的使用与管理二级考试中没有本节的内容。在五级考试中，本节内容以单项选择题、实务题以及情景录像题3种形式出现。在四级、三级的考试中，本节内容以单项选择题、多项选择题、实务操作题以及情景录像题4种形式出现。,31,三、事务管理试题解析,办公用品与设备的使用与管理单项选择题示例1“相关知识”模块下列型号的扫描仪中，扫描效果最好，但价格较高的是（）扫描仪。（A）手持式（B）平台式（C）滚筒式（D）立扫式,32,本题答案为C。本题为四级试题。本题考查的是扫描仪的种类。“相关知识”模块中的大多数内容，如工作原理、设备种类、性能指标等，都可以以选择题的形式出现。选择题也是“相关知识”模块最主要的命题形式。当然，除了选择题之外，这部分内容也是可以出现在实务题中的。,33,三、事务管理试题解析,办公用品与设备的使用与管理单项选择题示例2“工作程序”或“操作步骤”模块制定采购预算方案首先要（）。（A）确定采购产品的种类及型号价格（B）编写预算方案（C）确定预算的核算基数（D）征求意见，完善方案,34,本题正确答案为C。本题是三级试题，考查的是采购预算方案的制定。“工作程序”或“操作步骤”模块中虽然都是操作性、应用性的技能，但偶尔也是可以以类似于本题的选择题形式进行考核的。当然选择题不是这一模块命题的主要形式，这一模块命题的主要形式是实务题与情景录像题。,35,三、事务管理试题解析,办公用品与设备的使用与管理多项选择题示例1“注意事项”模块下列关于刻录光盘时的注意事项，正确的是（）。（A）长时间工作可能导致刻录出错甚至损坏光盘。（B）在刻盘过程中可以执行其他程序，这样不会影响刻盘的成功率。（C）在刻录的过程中不要对刻录机面板按键进行任何操作。（D）刻录工作完毕后应及时将盘片取出。,36,本题正确答案是ACD。本题是四级试题。考查的是学习者对于使用刻录机的注意事项的把握。“注意事项”模块中选择题是一种主要的出题方式，尤其是多以多项选择题的形式出现。当然这一部分也可以出实务题和情景录像题。,37,三、事务管理试题解析,办公用品与设备的使用与管理多项选择题示例2“相关链接”模块投影仪有信息输入，但没有图像，产生这种故障的原因可能有（）。（A）电脑的输出模式不匹配（B）电脑的分辨率不匹配（C）电脑的刷新率不匹配（D）VGA连接线有问题,38,本题正确答案为ABC。本题是四级试题，考查的是关于投影仪常见故障的处理。这是“相关链接”模块中关于故障排除的一种典型的出题方法。学习者在学习这一部分时应注意了解故障的产生原因及排除方法。这一模块主要的出题方式就是选择题，实务题及情景录像题中涉及较少。,39,三、事务管理试题解析,办公用品与设备的使用与管理实务操作题示例背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。（20分）便条钟苗：安装在电脑上的刻录机坏了，公司准备再购买一台。请你介绍一下刻录机的主要性能指标，并且说明一下刻录机使用的注意事项。经理苏明2007年3月2日本题考查的是刻录机的主要性能指标和使用的注意事项，这属于“相关知识”与“注意事项”中的内容，将这两个模块的内容组合在一起，这是一种比较典型的命题方法。,40,三、事务管理试题解析,办公用品与设备的使用与管理情景录像题说明在做这部分题时，一定要认真观察。教材“操作步骤”与“注意事项”模块中的很多细节内容，往往会在录像情景中表现出来。学习本节内容时，在实训中一定要亲自动手操作各类设备，掌握其操作步骤与注意事项录像题中所涉及的正确与错误点，往往多于15个，因此，只要熟练掌握了相关技能，考试时认真仔细些，这种类型的试题还是比较容易得分的。,41,三、事务管理试题解析,信息管理单项选择题示例秘书直接用感官或借助其他工具认识客观事物而获取信息的方法是（）。（A）感觉法（B）认识法（C）观察法（D）体验法,42,事务管理试题解析,信息管理多项选择题示例信息传递的要素包括（）。（A）信码（B）信源（C）信号（D）信宿,43,三、事务管理试题解析,信息管理工作实务题示例背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。（15分）便条钟苗：公司准备上一条微波炉生产线，打算采用观察法、询问法获得有关市场信息，作为决策的依据和参考。请你向我介绍观察法、询问法的优缺点。谢谢。行政经理苏明二九年十二月六日,44,三、事务管理试题解析,商务活动本节内容只在二级考试中存在主要题型有单项选择题、多项选择题、案例分析题（情景录像题）和工作实务题。在二级的“事务管理”一章中，本节是一个重点，因而试题所占比重较大。学习者应把本节作为考试重点来复习。,45,三、事务管理试题解析,商务活动单项选择题示例按照商界的习惯，待签合同的正式文本应由（）负责准备。（A）举行签字仪式的主方（B）参加签字仪式的客方（C）参加签字仪式的第三方（D）公证人,46,本题正确答案是：A本题为二级试题。这是一道纯粹考查知识点的问题，