采购及供方控制程序

.1.目的对采购过程及供方进行控制，确保所采购的产品符合规定要求。2.适用范围适用于对所需的原材料、设备、附件采购及供方的控制过程。3.职责3.1供销部(采购)3.1.1负责按公司的要求组织各相关部门对供方进行评价，建立供方档案。3.1.2负责根据各部门物资采购计划，执行采购作业。3.2技术部负责编制采购物资技术标准。3.3质量部负责对与产品有关的采购物资（原材料、附件、辅料、外协加工）的进货验证。3.4财务部负责制定仓储物资的库存标准。3.5技术部、生产部、质量部本着谁出图/计划，谁检验的原则负责对工装模具、设备配件等的进货验证。4.工作程序4.1采购物资的分类4.1.1采购物资分三类：A类物资：构成最终产品的主要部分或关键部分，或直接影响最终产品使用或安全性能，可能导致顾客严重投诉的物资。如设备、产品原材料、中心螺栓、衬套等。B类物资：构成最终产品非关键的批量物资，它一般不影响最终产品的质量或即使略有影响，但可采取措施予以纠正的物资。如产品辅料、油漆、塑粉、钢丸等。C类物资：非直接用于产品本身的起辅助作用的物资，如一般包装材料等。4.2供方选择与评价4.2.1初步考察：4.2.1.1供销部(采购)门根据需要从各种渠道了解市场情况、行业信息，收集相关的供方资料，对提供A、B 类物资的供方由供销部(采购)对其进行初步考察，考察内容包括：a) 是否通过质量管理体系认证，具有较强的质量保证能力；b) 产品工艺技术是否合理，生产、检测、试验设备是否齐全；c) 是否具有较强的设计开发能力；d) 企业生产经营及财务状况是否良好；e) 产品价格是否合理及售后服务情况等；f）生产能力是否满足我公司年度经营计划和月度经营计划的需求。4.2.1.2通过上述考察，填写供方调查表，符合上述要求的列入潜在供方名录； C类物资供应商可直接纳入潜在供方名录。4.2.2审核与评估4.2.2.1 经初步考察合格后，供销部(采购)组织技术部、质量部、生产部、办公室等相关部门对A、B类物资的潜在供方进行现场审核和评估，现场审核内容包括：质量管理体系运行情况；实物质量；财务状况；产品研发能力；工艺保证能力；交付服务能力等。4.2.2.2以下供方优先考虑: A.经顾客批准的合格供方。 B.通过OEM或第三方认证机构的认证。 C.能达到规定的质量要求，能按规定的数量、时间交付，有合理的报价和提供优质的服务。4.2.2.3 上述审核合格的供方，经相关部门综合评估后，合格的进行样件认可，不合格的淘汰。4.2.3样件认可4.2.3.1 供销部(采购)组织对A、B类物资的供方进行样件和小批量认可，质量部负责组织技术部、生产部对其进行检验验证，根据样品检验报告做最后确认。4.2.3.2顾客对PPAP有要求时，供销部(采购)负责向供方收集PPAP资料，具体按生产件批准控制程序（PPAP）执行。4.2.4纳入合格供方4.2.4.1样件检验及小批量试用或试装合格后，经相关部门综合评价确认后，供销部(采购)纳入合格供应商名单，原则上每种物品应有两家以上合格供方。4.2.4.2 合格供方名录由总经理批准后正式生效。4.2.5建立档案：供销部(采购)建立合格供应商档案。内容包括：供应商简介、调查表、供应商供应产品明细表、质量技术协议/技术保密协议、营业执照/生产许可证/法人代表证、二方审核报告/三方审核报告等。4.2.6 供方监控及评价4.2.6.1供方的绩效从以下指标进行监控：1) 交付产品的质量；2) 对顾客造成的中断干扰，包括现场退货；3) 交付计划表现（包括发生的超额运费）；4) 与质量或交付问题有关的特殊状况的顾客通知；5) 供方过程的绩效。4.2.6.2供方业绩评价1）供销部(采购)组织相关部门每月根据4.1.6.1的要求对各供方进行业绩评价，完成供方供货业绩表。2）由供销部(采购)在每年年初制定 年度供应商评审计划，保证每年至少一次组织技术部、质量部、生产部、办公室等相关部门对合格供方进行评价，不合格的取消其合格供应商资格。4.2.6.3根据业绩评价结果，由供销部(采购)与供方沟通，要求其进行整改并跟踪其整改情况。4.3采购过程4.3.1采购计划的制定4.3.1.1财务部组织制定仓储物资的安全库存标准，各部门应根据月度营销计划、营销调度令、合同需求，结合安全库存标准提交采购计划，经分管领导批准后报供销部(采购)。4.3.1.2采购计划/请购单中应明确规定采购物资名称、规格数量、到货日期等内容，必要时可指定供方。4.3.1.3采购计划修订时，应补充或重新填写请购单然后经供销部(采购)部门负责人审核，报分管领导批准。4.3.2采购的实施4.3.2.1供销部(采购)接到采购计划后，按物资的缓急，根据合格供应商名单并参考市场行情及过去的采购记录或厂商提供资料，采用纵向比价与横向比价相结合方式最终选择供应商。当顾客要求时，合格供应商名单经顾客批准，对于客户指定供应商的情况，并不免除本公司确保采购的产品质量的责任。4.3.2.2技术部负责制定采购物资标准及产品工艺定额表。4.3.2.3供销部(采购)与合格供应商签订价格协议（原材料除外）时，其内容需经总经理审核、董事长批准后，由供销部(采购)负责人进行合同的签署；原材料的协议直接由董事长审核批准。4.3.2.4由供销部(采购)为供方提供必要的采购策划资料，如采购计划和采购承诺，做好交货能力的持续评价，确保供方具有100%的按时交付能力。4.3.2.5第一次向合格供方采购A类和B类时，应签订采购合同，明确品名规格、数量、质量要求、技术标准、验收条件，违约责任及供货期等。4.3.2.6供销部(采购)应按采购文件和合格供应商名单（零星采购辅助物资除外）采购A类和B类。4.3.2.7临时采购的要求：因临时性需求需要在非合格供方采购时，由各部门填写临时采购申请单，经使用部门负责人签字确认，报总经理审批执行，使用部门对临时采购产品进行检验。4.4采购信息4.4.1采购信息应表述拟采购的产品。A.对产品型号、规格及质量要求（可直接引用各类标准或提供规范、图样等技术文件）。B.对产品的验收要求。C.其它要求，如价格、数量、交付等。4.4.2 由技术部和供方签订技术协议，质量部签订年度质量协议，内容应包括技术质量要求、质量检验方法和职责(如供方提供检验报告中的项目的规定、检验标准等)。对A类物资要求供方至少每半年一次提供第三方证明（如外部实验室结论、第三方认证机构认证等），对A、B类物资必须随附供应商内部检测报告。4.4.3 采购信息的形式4.4.3.1对A类重要的采购产品供方，应包括：A.产品的批准要求，采购产品的验收依据、准则或标准。B.程序的批准要求，即涉及采购双方遵守的程序和协议，如质量保证协议等。C.过程的批准要求，采购产品的实现过程确认的有关要求，如维护保养规定等。D.设备的批准要求，用于制造所采购的特定设备能力的要求，如维护保养规定等。E.供方人员的资格要求，如对生产、检测人员的要求。F.质量管理体系的要求，如要求供方通过质量管理体系第三方认证或第二方认证。4.4.3.2在将上述要求向供方进行沟通或说明前，应由供销部(采购)组织各部门对其要求是否适当进行审批，以确保有关的采购要求是适宜的（即适合组织的产品需要）和充分的（即所提出的采购要求是全面的）。4.4.3.3本公司表述采购信息的文件包括 营销调度令、周生产计划、请购单、入库单，技术协议书、增补合同及有关合同的附件等，由供销部(采购)及其他相关部门保管，采购文件发放前，应由相应的发放部门负责人对其是否适当进行审批。4.5采购产品的检验4.5.1需要检验、试验的物资按现行相关标准执行。所有采购物资必须提供以下资料：产品合格证、质量检验报告、与产品有关的相关资料。4.5.2采购产品到货后，由供销部(采购)对进货物资与采购计划进行核对，包括到货数量、到货时间、物品规格型号等内容，发现问题及时与相关部门联系处理，核对无误后在ERP中制作采购订单，同时通知质量部进行检验。4.5.3检验合格的产品由质量部在ERP中制作到货单，仓库对到货的数量进行校核，发现超过规定偏差必须及时反馈财务部、供销部(采购)等相关部门，检验不合格的产品，质量部根据不合格品控制程序进行处理；检验合格的由仓库办理入库并制做入库单。4.5.4对于检验中不易暴露而在生产或销售过程中可能暴露又确属供方的质量问题，由质量部督促供销部(采购)根据造成经济损失的程度依据双方签订的质量保证协议向供方提出索赔。4.5.5设备的验证执行设备控制程序。5、相关文件：生产件批准控制程序工装模具控制程序设备控制程序 各类物资安全库存标准6、质量记录记录名称编号使用/保管部门保存期限月度物资采购计划KPR-QR7410-01供销部(采购)/质量部1年请购单KPR-QR7410-02供销部(采购)/质量部1年入库单KPR-QR7410-03财务部1年供方调查表KPR-QR7410-04供销部(采购)/质量部长期合格供应商名单KPR-QR7410-05供销部(采购)长期供方业绩评价表KPR-QR7410-06供销部(采购)3年 年度供应商评审计划KPR-QR7410-07供销部(采购)3年附件一采购流程作业流程职责部门/人员记录表单采购计划需求评 审 NO批 准YES采购物资分类采购信息 采购实施采购产品验证NO评审处置合格?是通知供方YES产品入库供方业绩监控各部门供销部(采购)/职能部门总经理/部门负责人技术部/职能部门供销部(采购)质量部/生产部/技术部质量部/技术部/总